Grants:Programas/Fundo da Comunidade Wikimedia/Processo e estrutura de revisão do Comitê
The Wikimedia Foundation Funds exist to support the strategic direction of the movement. We want to build a relationship of partnership with all of the people and organizations that are supported through these programs. For this reason, it is important to explain the review process within the new Funds strategy. Partners in the process: Applicants, Community Resources regional program officers and Regional Funds Committees.
The General Support Fund is being reviewed with the new Regional Funds Committees. These committees are decentralised and participatory decision-making bodies, composed of experienced and newer community members, and organised in 8 regions. For more information about the Regional Committee process and its current members see: Grants:Committees.
Our goal is to work with each applicant to explain decisions clearly. In the event the recommendation is to not fund the proposal as submitted we are committed to working with the applicant to ensure they understand what would be needed in the future and to support them in that journey.
Overview of the review process
A brief overview of the review process:
- Applicant submission: Applicants submit their proposal through the new grantee portal, these are available on Meta for general community review and comments.
- Due diligence: The Community Resources team organises the proposals and supporting documents for committee review. These supporting documents include any additional documents the applicants included in their proposal, such as strategic or annual plans, as well as background information about the organisation prepared by Program Officers based on several sources of information: such as Affiliate reports and surveys, review of past qualitative and quantitative results (from grant reporting), budget and staff growth, etc.
- Regional Committee review: Committee members take some time to review these proposals and supporting documents individually based on a series of criteria and questions. The categories and questions that can be reviewed below.
- Initial feedback : During this phase, committees may publish questions on meta so that applicants can clarify any aspects of their proposal. Community members in general may also be posting comments, questions or feedback that applicants should respond to via meta.
Structured feedback from Regional Committee: The whole committee meets to discuss each project to consolidate a unified feedback document that will be sent to applicants. This feedback may include suggestions for adjustments in certain areas of the proposal or questions around issues that were unclear and the committee would like to understand further to review the proposal.
- Staff feedback shared with committee: At this stage Program Officers also share their Staff review of each proposal with Committee members. This analysis seeks to offer additional information or insights about the proposal based on Program Officers engagement with applicants throughout the process, but also other Foundation staff knowledge around thematic areas and learning from other programs and experiences. This may include analysis about the organizational growth and impact over time, the clarity of their approach and strategies, their staff and budget distribution, etc. Committees should feel ownership of the decision and be empowered to question and use the analysis from Foundation Staff as another perspective.
- Committee/Applicant meetings: In certain cases, committee members may request a live session with the applicants to discuss this feedback and ask questions. Program Officers may also organise these spaces to provide applicants with support to review this feedback.
- Applicant responses and revisions: Applicants have a set time to make necessary adjustments or clarifications. These should be done directly on Fluxx as the final proposal.
- Deliberations: Committee members hold a second round of formal deliberation sessions to make their final decisions on the funding. In this stage they take into consideration all the recommendations and adjustments, as well as the overall budget for the region. In the final Committee recommendation, some further recommendations may be made to applicants to support their implementation work, or for future proposal development.
- Committee funding decision and remarks: The applicants are informed of the funding decision via email, Fluxx and Meta and, if approved, begin the grant administration process.
The Regional Fund Committees use the following framework for the proposal review
Fundo de Apoio Geral – Ferramenta de estrutura para revisão de propostas
Esta pequena ferramenta tem como objetivo apoiar os revisores de propostas na compreensão e aplicação dos critérios de revisão, conectando a estrutura da revisão com o fluxo da solicitação.
Também procura consolidar e organizar a sua linha de pensamento para melhor se preparar para as discussões de deliberação sobre fundos. O seu oficial de programa também pode usar/compartilhar respostas consolidadas com o comitê como um todo. Por gentileza, escreva seus comentários como se estivesse se dirigindo diretamente ao solicitante, para que seu feedback possa ser mais facilmente incorporado às recomendações a serem publicadas posteriormente na página de discussão do solicitante. Lembre que a clareza de seus comentários e sugestões pode ajudar seus colegas membros do comitê, bem como os solicitantes, a lerem a análise consolidada. Você também pode fornecer alguns exemplos concretos que possam ajudar o solicitante a realizar os esclarecimentos ou ajustes necessários.
Título da solicitação:
Nome do solicitante:
Número de Identidade do grant (a ser preenchido pelo Oficial de Programa)
| Perguntas correspondentes no formulário de solicitação correspondentes a estes aspectos: | Aspecto Principal | Critérios de avaliação | Sim | Não | Não está claro, uma pergunta de esclarecimento é necessária |
| 5, 6, 8, 9 | Valor do impacto na equidade do conhecimento:
Envolvimento de grupos sub-representados ou contribuições de conteúdos sub-representados sobre, por exemplo:
|
A dimensão da equidade do conhecimento é devidamente considerada nas atividades, conteúdos ou grupos-alvo. | |||
| 5, 6, 8, 9 | Valor para a comunidade de pessoas voluntárias | As práticas que incluíram a comunidade de pessoas voluntárias no planejamento, implementação e reflexões sobre o projeto estão bem demonstradas, ou existe a presença de alguma forma de endosso da comunidade para o trabalho sugerido. | |||
| Medidas para manter ou melhorar a saúde, segurança e inclusão da comunidade são consideradas. | |||||
| Feedback da comunidade sobre como o impacto do projeto na comunidade (por exemplo, sobre o trabalho, habilidades ou capacidades da comunidade) foi ou será coletado e como isso servirá de apoio no próximo planejamento de estratégia ou programa. | |||||
| Atividades para recrutar ou reter pessoas voluntárias estão incluídas. | |||||
| 5, 6, 7, 8, 9, 14, 15 | Valor para o movimento | As atividades e estratégias propostas são claras e respondem bem aos desafios apresentados. | |||
| Cooperações e parcerias são criadas que demonstram potencial para ampliar áreas temáticas/campanhas em grande escala/transferência para outras regiões e contextos, ou proporcionam sinergias em atividades de diferentes grupos. | |||||
| Metodologias, táticas ou estratégias valiosas e transferíveis são aplicadas (por exemplo, em uma área temática ou na revitalização de uma comunidade). | |||||
| 13 | As atividades estão alinhadas com as iniciativas e Recomendações da Estratégia do Movimento para 2030. | ||||
| Se a resposta for “Não” ou “Não está claro”, você tem recomendações práticas específicas para implementar na proposta ou perguntas de esclarecimento relacionadas aos valores que a proposta traz: | |||||
| 14, 15 | Viabilidade do trabalho proposto | A escala proposta e a importância das contribuições são realistas e se apresentam como resultados do projeto (não teriam se materializado de outra forma e não demonstram nenhuma duplicação de esforços/sobreposição com outros projetos semelhantes e outras atividades da comunidade). | |||
| 10 | O cronograma de trabalho demonstra viabilidade. | ||||
| 11, 12 | A capacidade e o papel dos membros da equipe, pessoas voluntárias, subcontratados e parceiros externos envolvidos são claros e demonstram até que ponto a equipe de implementação como um todo detém os conhecimentos necessários. | ||||
| 16-22 | Orçamento: a execução planejada de receitas e despesas é razoável, justificada e reflete sustentabilidade. | ||||
| Se a resposta for “Não” ou “Não está claro”, você tem recomendações práticas específicas para implementar na proposta ou perguntas de esclarecimento relacionadas a viabilidade da proposta: | |||||
| Pontos fortes gerais (ou se o solicitantes estiver apresentando novamente uma proposta, se existem mudanças/melhorias positivas/desenvolvimentos organizacionais bem-vindos, por exemplo, em governança, gestão financeira ou práticas de transparência) que observamos: | Recomendações/oportunidades gerais observadas: | ||||
| Perguntas de acompanhamento/esclarecimento para Meta, se houver: | |||||
Recomendação inicial de financiamento, se já estiver clara:
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Ver também
The Community Resources team at Wikimedia Foundation supports the Wikimedia Foundation Funds. We offer funding opportunities, guidance, and other resources to the Wikimedia Movement.