Hibah:Program/Dana Komunitas Wikimedia/Proses peninjauan dan kerangka kerja komite
The Wikimedia Foundation Funds exist to support the strategic direction of the movement. We want to build a relationship of partnership with all of the people and organizations that are supported through these programs. For this reason, it is important to explain the review process within the new Funds strategy. Partners in the process: Applicants, Community Resources regional program officers and Regional Funds Committees.
The General Support Fund is being reviewed with the new Regional Funds Committees. These committees are decentralised and participatory decision-making bodies, composed of experienced and newer community members, and organised in 8 regions. For more information about the Regional Committee process and its current members see: Grants:Committees.
Our goal is to work with each applicant to explain decisions clearly. In the event the recommendation is to not fund the proposal as submitted we are committed to working with the applicant to ensure they understand what would be needed in the future and to support them in that journey.
Overview of the review process
A brief overview of the review process:
- Applicant submission: Applicants submit their proposal through the new grantee portal, these are available on Meta for general community review and comments.
- Due diligence: The Community Resources team organises the proposals and supporting documents for committee review. These supporting documents include any additional documents the applicants included in their proposal, such as strategic or annual plans, as well as background information about the organisation prepared by Program Officers based on several sources of information: such as Affiliate reports and surveys, review of past qualitative and quantitative results (from grant reporting), budget and staff growth, etc.
- Regional Committee review: Committee members take some time to review these proposals and supporting documents individually based on a series of criteria and questions. The categories and questions that can be reviewed below.
- Initial feedback : During this phase, committees may publish questions on meta so that applicants can clarify any aspects of their proposal. Community members in general may also be posting comments, questions or feedback that applicants should respond to via meta.
- Structured feedback from Regional Committee: The whole committee meets to discuss each project to consolidate a unified feedback document that will be sent to applicants. This feedback may include suggestions for adjustments in certain areas of the proposal or questions around issues that were unclear and the committee would like to understand further to review the proposal.
- Staff feedback shared with committee: At this stage Program Officers also share their Staff review of each proposal with Committee members. This analysis seeks to offer additional information or insights about the proposal based on Program Officers engagement with applicants throughout the process, but also other Foundation staff knowledge around thematic areas and learning from other programs and experiences. This may include analysis about the organizational growth and impact over time, the clarity of their approach and strategies, their staff and budget distribution, etc. Committees should feel ownership of the decision and be empowered to question and use the analysis from Foundation Staff as another perspective.
- Committee/Applicant meetings: In certain cases, committee members may request a live session with the applicants to discuss this feedback and ask questions. Program Officers may also organise these spaces to provide applicants with support to review this feedback.
- Applicant responses and revisions: Applicants have a set time to make necessary adjustments or clarifications. These should be done directly on Fluxx as the final proposal.
- Deliberations: Committee members hold a second round of formal deliberation sessions to make their final decisions on the funding. In this stage they take into consideration all the recommendations and adjustments, as well as the overall budget for the region. In the final Committee recommendation, some further recommendations may be made to applicants to support their implementation work, or for future proposal development.
- Committee funding decision and remarks: The applicants are informed of the funding decision via email, Fluxx and Meta and, if approved, begin the grant administration process.
The Regional Fund Committees use the following framework for the proposal review
Review resources
Useful resources used during review and decision-making:
Dana Dukungan Umum - Perkakas kerangka kerja peninjauan proposal
Perkakas sederhana ini ditujukan untuk mendukung peninjau proposal supaya mereka bisa memahami dan menerapkan kriteria peninjauan dengan cara menghubungkan kerangka kerja peninjauan dan alur permohonan hibah.
Perkakas ini juga ditujukan untuk membantu konsolidasi dan pengelolaan proses berpikir Anda serta persiapan sesi diskusi untuk pengambilan keputusan dana hibah. Staf Program akan mempergunakan/membagikan jawaban yang sudah disatukan kepada seluruh anggota komite. Mohon cantumkan pendapat yang seolah-olah Anda tujukan langsung ke pemohon hibah. Sehingga, umpan balik Anda akan lebih mudah dimasukkan ke dalam hasil rekomendasi yang kelak akan dikirimkan melalui halaman pembicaraan proposal hibah. Perhatikan juga bahwa komentar dan saran yang jelas akan membantu rekan sesama anggota komite dan juga pemohon hibah dalam membaca hasil analisis gabungan. Anda juga bisa memberikan contoh nyata yang bisa membantu pemohon hibah saat mereka memberikan penjelasan atau penyesuaian yang diperlukan.
Judul proposal:
Nama penerima hibah:
Nomor hibah (diisi oleh Staf Program):
| Pertanyaan dalam formulir permohonan yang sesuai dengan aspek berikut tersebut: | Aspek Utama | Kriteria evaluasi | Ya | Tidak | Tidak jelas, diperlukan pertanyaan lanjutan |
| 5, 6, 8, 9 | Nilai untuk dampak kesetaraan pengetahuan:
Pelibatan kelompok yang terpinggirkan atau sumbangsih untuk konten yang kurang terwakili, misalnya:
|
Topik kesetaraan pengetahuan sudah dipertimbangkan secara matang dalam kegiatan, konten, atau kelompok sasaran. | |||
| 5, 6, 8, 9 | Nilai untuk komunitas sukarelawan | Dalam praktiknya, upaya untuk memasukkan komunitas sukarelawan ke dalam perencanaan, penerapan, dan cerminan ke dalam program tergambarkan dengan baik di dalam proposal, atau beberapa bentuk dukungan komunitas untuk upaya yang disarankan juga ada. | |||
| Ada pertimbangan untuk langkah-langkah yang harus diambil dalam menjaga atau meningkatkan kesehatan, keamanan, dan inklusivitas komunitas. | |||||
| Umpan balik dari komunitas untuk proyek yang berdampak bagi mereka (misalnya upaya, keterampilan atau kapasitas mereka) telah atau akan dikumpulkan dan diinformasikan dalam strategi atau perencanaan program selanjutnya. | |||||
| Kegiatan perekrutan atau pelibatan kembali sukarelawan sudah dimasukkan. | |||||
| 5, 6, 7, 8, 9, 14, 15 | Nilai untuk Gerakan | Kegiatan dan strategi yang diajukan cukup jelas dan mampu menjawab tantangan yang diberikan dengan baik. | |||
| Kerja sama dan kemitraan dibangun karena memiliki kesempatan untuk meningkatkan kualitas bidang tematis/program kampanye berskala besar/pengalihan ke wilayah dan konteks lain, atau mampu memunculkan upaya sinergis dalam kegiatan atau kelompok lainnya. | |||||
| Penerapan metodologi, taktik, atau strategi berharga yang bisa dipindahtangankan (contohnya bidang tematik atau dalam penghidupan kembali komunitas). | |||||
| 13 | Kegiatan yang sejalan dengan Rekomendasi Strategi Gerakan Wikimedia 2030 dan gagasannya. | ||||
| Jika jawaban Anda "Tidak" atau "Tidak jelas", apakah Anda memiliki saran khusus yang bisa diterapkan dalam proposal atau pertanyaan penjelas yang terkait dengan nilai proposal: | |||||
| 14, 15 | Kelayakan upaya yang diusulkan | Skala dan kepentingan yang diusulkan dalam kontribusi masih wajar dan merupakan hasil dari kegiatan tersebut (tidak akan bisa diwujudkan, sebaliknya malah menunjukkan tidak adanya pengulangan upaya/tumpang tindih dengan proyek lain yang mirip serta kegiatan komunitas lain). | |||
| 10 | Lini masa hasil kegiatan masih tampak layak. | ||||
| 11, 12 | Kapasitas dan peran dari anggota tim, sukarelawan, subkontraktor, dan mitra luar yang terkait dengan proposal cukup jelas dan menunjukkan sejauh mana tim pelaksana sebagai satu-kesatuan bersama dari sisi keahlian yang diperlukan. | ||||
| 16-22 | Anggaran: pendapatan dan pengeluaran untuk pelaksanaan kegiatan yang sudah direncanakan cukup beralasan, bisa dibenarkan, dan mencerminkan keberlanjutan. | ||||
| Jika jawaban Anda "Tidak" atau "Tidak jelas", apakah Anda memiliki saran khusus yang bisa diterapkan dalam proposal atau pertanyaan penjelas yang terkait dengan kelayakan proposal: | |||||
| Keunggulan keseluruhan atau jika proposal ini dari penerima hibah yang mengajukan permohonan kembali, perubahan positif/peningkatan/pengembangan keorganisasian yang dinanti (misalnya tata kelola, manajemen keuangan, atau praktik transparansi) yang kami lihat: | Saran keseluruhan/Peluang yang dilihat: | ||||
| Tindak lanjut/Pertanyaan penjelas di Meta, jika ada: | |||||
Saran pendanaan awal, jika ternyata sudah jelas:
| |||||
Lihat pula
Tim Sumber Daya Komunitas dari Yayasan Wikimedia mendukung program Hibah Yayasan Wikimedia. Kami menawarkan dukungan pendanaan, bimbingan, dan sumber daya lain untuk Gerakan Wikimedia.