Grants:Programmes/Fonds communautaire Wikimédia/Processus et cadre d'évaluation des comités
The Wikimedia Foundation Funds exist to support the strategic direction of the movement. We want to build a relationship of partnership with all of the people and organizations that are supported through these programs. For this reason, it is important to explain the review process within the new Funds strategy. Partners in the process: Applicants, Community Resources regional program officers and Regional Funds Committees.
The General Support Fund is being reviewed with the new Regional Funds Committees. These committees are decentralised and participatory decision-making bodies, composed of experienced and newer community members, and organised in 8 regions. For more information about the Regional Committee process and its current members see: Grants:Committees.
Our goal is to work with each applicant to explain decisions clearly. In the event the recommendation is to not fund the proposal as submitted we are committed to working with the applicant to ensure they understand what would be needed in the future and to support them in that journey.
Overview of the review process
A brief overview of the review process:
- Applicant submission: Applicants submit their proposal through the new grantee portal, these are available on Meta for general community review and comments.
- Due diligence: The Community Resources team organises the proposals and supporting documents for committee review. These supporting documents include any additional documents the applicants included in their proposal, such as strategic or annual plans, as well as background information about the organisation prepared by Program Officers based on several sources of information: such as Affiliate reports and surveys, review of past qualitative and quantitative results (from grant reporting), budget and staff growth, etc.
- Regional Committee review: Committee members take some time to review these proposals and supporting documents individually based on a series of criteria and questions. The categories and questions that can be reviewed below.
- Initial feedback : During this phase, committees may publish questions on meta so that applicants can clarify any aspects of their proposal. Community members in general may also be posting comments, questions or feedback that applicants should respond to via meta.
- Structured feedback from Regional Committee: The whole committee meets to discuss each project to consolidate a unified feedback document that will be sent to applicants. This feedback may include suggestions for adjustments in certain areas of the proposal or questions around issues that were unclear and the committee would like to understand further to review the proposal.
- Staff feedback shared with committee: At this stage Program Officers also share their Staff review of each proposal with Committee members. This analysis seeks to offer additional information or insights about the proposal based on Program Officers engagement with applicants throughout the process, but also other Foundation staff knowledge around thematic areas and learning from other programs and experiences. This may include analysis about the organizational growth and impact over time, the clarity of their approach and strategies, their staff and budget distribution, etc. Committees should feel ownership of the decision and be empowered to question and use the analysis from Foundation Staff as another perspective.
- Committee/Applicant meetings: In certain cases, committee members may request a live session with the applicants to discuss this feedback and ask questions. Program Officers may also organise these spaces to provide applicants with support to review this feedback.
- Applicant responses and revisions: Applicants have a set time to make necessary adjustments or clarifications. These should be done directly on Fluxx as the final proposal.
- Deliberations: Committee members hold a second round of formal deliberation sessions to make their final decisions on the funding. In this stage they take into consideration all the recommendations and adjustments, as well as the overall budget for the region. In the final Committee recommendation, some further recommendations may be made to applicants to support their implementation work, or for future proposal development.
- Committee funding decision and remarks: The applicants are informed of the funding decision via email, Fluxx and Meta and, if approved, begin the grant administration process.
The Regional Fund Committees use the following framework for the proposal review
Review resources
Useful resources used during review and decision-making:
Fonds d'appui général - Outil d'examen des propositions
Ce mini-outil a pour but d'aider les évaluateurs de propositions à comprendre et à appliquer les critères d'évaluation en reliant le cadre d'évaluation au flux de demande.
Il vise également à consolider et à organiser votre processus de réflexion afin de préparer les discussions relatives aux délibérations sur les fonds. Votre responsable de programme peut également utiliser/partager les réponses consolidées avec l'ensemble du comité. Veuillez rédiger vos commentaires comme si vous vous adressiez directement au candidat, afin que vos réactions puissent être plus facilement intégrées dans les recommandations qui seront publiées ultérieurement sur la page de discussion du candidat. Gardez à l'esprit que la clarté de vos commentaires et suggestions peut aider les autres membres du comité, ainsi que les candidats, à lire l'analyse consolidée. Vous pouvez également fournir des exemples concrets susceptibles d'aider le candidat à apporter les clarifications ou les ajustements nécessaires.
Titre de la demande:
Nom du bénéficiaire:
Numéro d'identification de la subvention (rempli par le responsable de programme) :
| Questions correspondantes dans le formulaire de demande correspondant à ces aspects : | Aspect principal | Critères d'évaluation | Oui | Non | Pas clair, une question de suivi est nécessaire |
| 5, 6, 8, 9 | Valeur de l'impact sur l'équité de la connaissance :
Participation de groupes sous-représentés ou contributions de contenus sous-représentés, par exemple :
|
Il convient de tenir compte de la dimension de l'équité des connaissances dans les activités, le contenu ou les groupes cibles. | |||
| 5, 6, 8, 9 | Valeur pour la communauté des bénévoles | Les pratiques qui ont inclus la communauté des bénévoles dans la planification, la mise en œuvre et les réflexions sur le projet sont bien démontrées, ou une certaine forme d'approbation par l'ensemble de la communauté pour le travail proposé est présente. | |||
| Les mesures visant à maintenir ou à améliorer la santé, la sécurité et l'inclusion de la communauté sont prises en compte. | |||||
| Les commentaires de la communauté sur l'impact du projet (par exemple sur leur travail, leurs compétences ou leurs capacités) ont été ou seront recueillis et informeront la prochaine stratégie ou la planification du programme. | |||||
| Les activités de recrutement ou de rétention de bénévoles sont incluses. | |||||
| 5, 6, 7, 8, 9, 14, 15 | Valeur pour le mouvement | Les activités et stratégies proposées sont claires et répondent bien aux défis posés. | |||
| Des coopérations et des partenariats sont établis en vue de développer des domaines thématiques, des campagnes à grande échelle, des transferts vers d'autres régions et contextes, ou de créer des synergies entre les activités de différents groupes. | |||||
| Des méthodologies, des tactiques ou des stratégies transférables sont appliquées (par exemple, dans un domaine thématique ou pour la revitalisation d'une communauté). | |||||
| 13 | Les activités sont conformes aux initiatives et aux Recommandations de la stratégie du mouvement pour 2030. | ||||
| Si vous avez répondu "Non" ou " Pas clair ", avez-vous des recommandations spécifiques exploitables à mettre en œuvre dans la proposition ou des questions d'éclaircissement liées aux valeurs apportées par la proposition : | |||||
| 14, 15 | Faisabilité des travaux proposés | La portée et l'importance des contributions proposées sont réalistes et résultent du projet (elles n'auraient pas eu lieu autrement et ne font pas double emploi ou ne chevauchent pas d'autres projets et activités similaires d'autres communautés). | |||
| 10 | Le calendrier de mise en œuvre démontre la faisabilité de l'opération. | ||||
| 11, 12 | Les capacités et le rôle des membres de l'équipe, des bénévoles, des sous-traitants et des partenaires extérieurs impliqués sont clairs et démontrent dans quelle mesure l'équipe de mise en œuvre dans son ensemble rassemble l'expertise nécessaire. | ||||
| 16-22 | Budget : la mise en œuvre prévue des recettes et des dépenses est raisonnable, justifiée et reflète la durabilité. | ||||
| Si vous avez répondu "Non" ou "Pas clair", avez-vous des recommandations spécifiques exploitables à mettre en œuvre dans la proposition ou des questions d'éclaircissement liées à la viabilité de la proposition: | |||||
| Points forts globaux (ou, si le bénéficiaire revient, changements positifs / améliorations / développements organisationnels bienvenus (par exemple, en matière de gouvernance, de gestion financière ou de pratiques de transparence) que nous constatons) : | Recommandations générales / Opportunités observées : | ||||
| Suivi / Questions de clarification pour Meta, le cas échéant : | |||||
Recommandation de financement initial, si elle est déjà claire :
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Voir aussi
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