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意思疎通: 情報の共有と予想されることの取り扱い

通報者との意思疎通は共感的に実施するとして、上記のとおり、調査はあなたの責任である点を忘れないでください。関係者全員の個人情報保護と安全を考慮した場合、通報者または標的にされた人を実際の調査または調査に関する意思疎通に積極的に関与させることは望ましくなく、適切でもありません。もちろん、あなたは先方の苦情を詳細まで完全に把握しているかどうか確認することと、先方にどのような情報をいつ渡すか合理的な見込みを立てる準備はしておかなければなりません。

すること:

• 標的となった人もしくは通報者に日程案を示すこと。皆さんのゴールは先方にこの先、どんな手順があるか知らせることです。特定の結果あるいは事案解決について確定したことを伝えることは絶対にできませんが、自分たちに関わる調査がどのような手順で進む予定か、感覚を掴んでもらうことはできるはずです。通報者に対して、「連絡日」を示すことは可能か、検討してください。
• すでに示した日程案に影響が出そうな大幅な遅延が見込まれる場合は、先方に注意を促すこと。あなたにとっては、数十件のうちの一つの案件だとしても、通報者にとってはずっと (そして感情面ではもっと) 優先順位が高い点を意識してください。突然、何の前触れもなく連絡がとだえたり、目に見える進展がなくなると、先方は警戒しがちです。
• 調査のために追加情報が必要な場合は、適切なタイミングで利用者に連絡を取り依頼すること。特に個別の調査の関係者が複数いる場合は、ほんの少しの遅れが積み重なりがちです – 重要な質問など単純な手順を忘れ、ただでさえ遅れの出そうな状況を悪化させないことです。

してはいけないこと:

• 共有しすぎる。繰り返しになりますが、これは標的とされた人には感情の揺らぐ状況であり、対応をする者として情報はできる限り多く提供したいという間違いを犯しがちかもしれません。ただし事案に関与する当事者は中立でもなければ、守秘義務を課されてた当事者ではない点に注意してください。嫌がらせの加害者と見なされた人にもプライバシーの権利はあり、通報されたからと言ってそれを手放してはいないからです。
• '守れるかどうかわからない約束をすること。標的にされた人に「こういう行為はやめさせます」あるいは「火曜日までにはお返事します」などと告げて励ましたいかもしれませんが、そのような励ましはそれを守れなかった場合には逆効果になります。自分の限界を、時間の面でも役割分担の面でも自覚しましょう。