رؤى اتصالات الحركة/تقرير/التنسيق ثم الاتصال

ربط الحركة ببعضها البعض
رؤى الاتصالات لمؤسسة ويكيميديا

• نظرة عامة
• مقدمة
• توصيات من المشاركين من الحركة
  • تأسيس مدخل أفضل
  • الاستعانة بالبشر
  • التحدث بلغة البشر
  • الموازنة بين «الإذاعة مباشرة» وبين «تقديمها حسب الطلب»
  • التنسيق أولًا، الاتصال لاحقًا
  • التوضيح والربط والتدبر
  • المحلق 1: المؤسسة في صفة راوي قصص
• بحث مسبق

5. التنسيق أولًا، الاتصال لاحقًا

التنسيق داخل المؤسسة أولًا، وبعد ذلك التواصل مع الحركة كاملة.

قال أحد المشاركين «يمكنك أن تتحدث إلى خمسة أفراد مختلفين في المؤسسة وتحصل على خمس إجابات مختلفة لنفس السؤال. المطلوب هو المزيد من الوضوح داخل المؤسسة.»

توقعنا أن تتناول الرؤى التي جمعناها التداولات التي تجري بين المؤسسة والمجتمعات من كلا الجانبين. إلا أننا مرة تلو الأخرى وجدنا أن الموظفين والمشاركين من المجتمع يرغبون في التطرق إلى ما يجري قبل حدوث هذه التداولات. لقد جعلوا الرابط واضحًا: اتصالات داخلية أفضل = اتصالات أفضل مع الحركة.

شدد المشاركون من المجتمع على مدى صعوبة متابعة عملنا أو عقد شراكة معنا بسبب أننا نبدو كما لو كنا متفككين.

“ ” تبدو مؤسسة ويكيميديا كما لو كانت مفككة – يبدو من الصعب معرفة ما تفعله المؤسسة في الوقت الراهن وما هي الخطط التي قد تكون لديها في المستقبل القريب. ثمة أنشطة كثيرة، إلا أن تلخيصها وإيجازها غائب.

أخبرنا الموظفون أن الاتصالات الأقوى داخل المؤسسة هي خطوة أولى هامة صوب التمكن من توصيل رسالة مترابطة إلى كافة أرجاء الحركة.

“ ” امنحونا تكليف بمنح الأولوية لتشغيل الاتصالات الداخلية، حتى يمكننا الاستعانة به أساسًا للأمور التي يمكننا أن نخبر المجتمعات بها —أحد موظفي المؤسسة

إن التنسيق تحدي داخلي مثلما هو تحدي خارجي «للرسائل». لو كنا متفككين داخل المؤسسة، سوف نبدو متفككين للخارج أيضًا. سألنا المشاركين كيف سيشرعون في حل هذه المشكلة، وكانت إجاباتهم تشير إلى ثلاث أفكار ملموسة يجب على المؤسسة النظر فيها مليًا: ربط الأمور عن طريق لقاءات ومقدار من التحكم في الرسائل الصادرة والواردة وتوظيف موظفين مخصصين للاتصالات الداخلية.

ربط الأمور

“ ” ثمة غياب في الوعي أن نواتج مشروع واحد تحمل آثار عميقة تشمل المنظمة كلها على الجميع... يظن الجميع أن ما يقومون به هو أهم شيء على الإطلاق. —أحد موظفي المؤسسة

سمعنا هذا كثيرًا من المشاركين من موظفي المؤسسة: كيف سيؤثر مشروعي على المشاريع الأخرى؟ كيف ستؤثر المشاريع الأخرى على عملي؟ ما هو الشعور حينما ينافس مشروعي المشاريع الأخرى كي يحصل على الاهتمام؟ أخبرنا المشاركون من موظفي المؤسسة أننا حينما لا نربط هذه الأمور ببعضها البعض داخل المنظمة، قد ينتهي الحال بالعمل الجيد ألا يحقق الأثر المرغوب منه.

“ ” إن مشكلة ربط الأمور ببعضها البعض تتعلق بكثير من العمل على المنتجات... أمور ننتجها، ومن ثم تجري مشاركتها داخل فريق أو ربما داخل قسم وهذا هو كل ما في الأمر... [أمور] تستند إلى حكمة المجتمع كاملة. —أحد موظفي المؤسسة

يعني ربط الأمور ببعضها البعض: ربط المشاريع ببعضها البعض بين الأقسام وتنسيق الأمور فيما يتعلق بالأهداف المشتركة وتحديد الأولويات بين المشاريع. يعني تلخيص وتجميع وتنظيم توثيق المؤسسة الداخلي والعمومي، حتى يمكن للأفراد متابعتها والاحتفاظ بها بصفة معقولة. ذكر المشاركون أننا لدينا بالفعل معلومات تتعلق بهذه الأمور متوفرة في صيغ مختلفة وفي أماكن مختلفة – ما يغيب عن الصورة هو تجميعها وصيانتها.

“ ” كل شيء أمام الجميع، إلا أنه يتعين عليك أن تتنقل بين الكثير والكثير من [أعمال التوثيق]، لذا لا يعلم الأفراد حتى الآن ما الذي يجري، حتى لو كانوا يمكنهم متابعة الأعمال من الناحية النظرية. —أحد موظفي المؤسسة

يرغب موظفو المؤسسة والمشاركون من المجتمع على حد سواء في وجود موجزات قصيرة مستساغة يسهل الوصول إليها لأهم أعمال المؤسسة. يريدون أن يستوعبوا كيفية ارتباط الأعمال المختلفة بأهدافنا الرئيسية، وأن تقدم لهم لمحة عن الأعمال الأهم من غيرها ولماذا.

“ ” نحن منظمة ضخمة للغاية للحد الذي يجعل من كل فرد أن يعلم الصورة الكاملة لما تفعله المنظمة أمرًا مستحيلًا. يمكننا أن نفعل ذلك ونحن فعلنا هذا بالفعل منذ ست أو سبع سنوات مضت. [يحتاج الجميع] أن يكون لديهم موجز يسهل الوصول إليه يتناول الأعمال الجارية في كل مكان في المنظمة... يجب أن يكون سهلًا للغاية أن نقول ’هذا العمل مهم وهذا سبب أهميته بوجه عام.‘ —أحد موظفي المؤسسة

مقدار من التحكم في الرسائل الصادرة والواردة

يسمح لنا ربط الأمور ببعضها البعض بين المشاريع والأقسام وتحديد الأولويات أن نفرض مقدار من التحكم في الرسائل الصادرة والواردة. تردد على مسامعنا مرارًا وتكرارًا من موظفي المؤسسة وأفراد المجتمع المشاركين أنه توجد أمور كثيرة للغاية تجري في ذات الوقت. تتعارض التواريخ والمواعيد النهائية والأولويات، مما يربك المجتمعات ويشتت انتباههم ويرهق المتطوعين.

“ ” غالبًا ما توجد أمور كثيرة للغاية تحتاج رأي المجتمع وملاحظاته أو يجب طرحها للنقاش مع المجتمع تجري في ذات الوقت، ينتابني الحيرة وأظن أن المتطوعين في حيرة أكثر مني. —أحد موظفي المؤسسة

“ ” ربما أركز على الاتصالات بين الفرق أو الأقسام داخل المؤسسة، وبالتالي يقل مستوى الإرهاق على المتطوعين.

سوف يساعدنا مقدار من التحكم في الرسائل الصادرة والواردة على تحديد احتمال وجود ازدحام، ومحاولة استقبال طائرتين اثنين على ذات المدرج في ذات الوقت، ومشاكل من هذا القبيل. سوف يساعدنا هذا في أن نضمن أن الطلبات العاجلة للغاية تمنح الأولوية، وأن المشاريع لا تتنافس مع بضعها البعض كي تحصل على الاهتمام.

موظفون للاتصالات الداخلية

Staff participants suggested many times that we may now be too large of an organization to rely on the type of internal communications we have used in the past.

“ ” انتقدنا أنفسنا فيما يتعلق بالاتصالات [الداخلية] وممارسات التوثيق قبل أن نصبح منظمة قوامها 500 شخص. والآن أصبحنا منظمة قوامها 500 شخص، ولا زلنا نحاول مواكبة الوضع. —أحد موظفي المؤسسة

قد يساعد وجود موظفين مخصصين للاتصالات الداخلية في ربط الأمور ببعضها البعض وفرض مقدار من التحكم على الرسائل الصادرة والواردة وتحسين مستوى الوضوح داخل المؤسسة بوجه عام حتى يمكننا توصيل رسالة أكثر تماسكًا إلى باقي الحركة.

A point of emphasis: Coordination around consultations

While these points speak to recommended improvements for coordinating ongoing movement communications, participants pointed to additional recommendations in the case of consultations. Consultations are high-stakes moments of shared decision making with the movement, and coordination around them needs to support the purpose of coming to decisions collectively.

“ ” “The Foundation tends to do a lot of planning and brainstorming and preparing all kinds of topics with different stakeholders, and then they think, ‘Okay this is it, this is what we’re going to do, we’ve made the decision. Let’s throw it out there.’ And then suddenly it becomes very clear that there has not been a discussion with the 150,000 other people who are completely taken by surprise by what is going on… As soon as there are polarized opinions, this completely blows up every single time... Maybe some of these things should be taken much more incrementally."

Many participants shared a feeling that, at times, consultation decisions are made behind closed doors and released to communities after. When it appears that the outcome of a consultation is predetermined, it can create feelings that the feedback cycles were misleading, which erodes trust.

“ ”

When I see lack of trust for WMF, I think of examples of partners coming to the Foundation to use [staff] as a gateway to make the community happy about something they don’t want. --Foundation staffer

In many words, participants emphasized that increased coordination should not mean deciding the outcome of a consultation decision, or selecting a preference for a decision, ahead of time. In fact, in many ways, it should mean the opposite. Coordination around consultations is implementing best practices and streamlining processes so that communities can participate in a meaningful way. Best practices mentioned for consultations included:

Multilingual accessibility	“ ” Excellent multi-lingual participation (including the even rarer ability for English speakers to interact back to other languages, which really improves understanding each others' needs).
Openness to receiving feedback	“ ” Why did we publish it for feedback? Why did we say there was a talk page? Why didn’t we just publish on the Foundation website? If we’re not sincere about that kind of feedback, then it should have been very clear what we were doing.
Mechanisms to integrate feedback	“ ” It does feel good when ’the loop is closed’— That is, I know I was heard and somebody really thought about it and the decision was X. “ ” A proper staging process where clear details were given that actually matched the discussion.
Openness to using feedback to come to a decision	“ ” [There should be] no feeling of a prior decision being made. “ ” I have frustrations when consultations turn out to not have significant impact, only amending the minor details in a change.

Consultations require careful coordination, aimed at allowing people from across the movement to share their perspectives and make critical decisions collectively. Coordinating to calendar, connect the dots, and ensure the use of these additional best practices across the Foundation during consultations will help ensure that community members can meaningfully participate in building the future of the movement.

تذكر توصيات مشابهة في:

• دراسة منظمي الحركة (2019)
• توصيات استراتيجية الحركة (2020)

→ العودة | اقرأ المزيد ←