Movement communications insights/Report/Coordinate communicate/es
5. Coordinarse antes de comunicar.
-Puedes hablar con cinco personas diferentes en la Fundación y obtener cinco respuestas distintas a la misma pregunta - nos dijo un participante - hace falta más claridad dentro de la Fundación. -
Nosotros esperábamos que las percepciones que recogimos fueran sobre el intercambio bidireccional entre la Fundación y las comunidades pero una y otra vez, tanto el personal como los participantes de la comunidad querían hablar de lo que ocurre antes de ese intercambio. Nos dejaron bien en claro que una mejor comunicación interna = una mejor comunicación del movimiento.
Los voluntarios de la comunidad enfatizaron lo difícil que es seguir nuestro ritmo de trabajo o asociarse con nosotros debido a que parecemos estar desarticulados.
“ ” La Fundación Wikimedia parece fragmentada. Resulta difícil saber qué está haciendo en este momento y qué planes tiene para el futuro próximo. Hay demasiadas actividades pero no existe una visión de conjunto.
Los empleados nos dijeron que una comunicación más fuerte dentro de la Fundación es un primer paso importante para poder comunicar un mensaje coherente al resto del movimiento.
“ ” Dennos un mandato para priorizar nuestro trabajo de comunicación interna de manera que podamos usarlo como base para las cosas que podemos contarles a las comunidades.- pidió un empleado.
La coordinación es un reto tanto interno como externo. Si estamos desarticulados dentro de la Fundación también vamos a parecer desarticulados para el afuera. Les preguntamos a los participantes cómo creían que podíamos empezar a resolver este problema y nos hicieron tres propuestas concretas: conectar los puntos a través de visiones generales, controlar el tráfico aéreo y contratar personal especialmente dedicado a la comunicación interna.
Conectar los puntos.
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“ ” Hay una falta de consciencia de que el resultado del proyecto tiene profundas repercusiones en toda la organización y para todos los demás. Todo el mundo piensa que lo suyo es lo más importante. Dijo un empleado.
Esto lo escuchamos mucho de los participantes empleados de la Fundación. ¿Cómo repercute mi proyecto en otros proyectos? ¿Cómo influyen otros proyectos en mi trabajo? ¿Porqué tengo la sensación de que mi proyecto compite con otros proyectos para ganar la atención? Los empleados nos dijeron que cuando no conectamos estos puntos a través de la organización, el trabajo bien hecho puede terminar no teniendo el impacto que debería.
“ ” El problema de conectar los puntos se da con muchos productos, con cosas que producimos, que luego se comparten dentro de un equipo o, a lo sumo, dentro de un departamento, y eso es todo. [Cosas] que se basan en toda esa sabiduría de toda la comunidad. dijo un empleado de la Fundación.
Conectar los puntos significa relacionar los proyectos entre sí en todos los departamentos, alinearse alrededor de objetivos compartidos y establecer prioridades entre los proyectos. Significa resumir, sintetizar y organizar la documentación interna y pública de la Fundación, para que la gente pueda seguirla y retenerla de manera razonable. Los participantes mencionaron que ya tenemos información sobre estas cosas que están disponibles de diferentes formas en distintos lugares pero que les falta la coordinación.
Todo está a la vista pero tenemos que bucear por mucha [documentación], por lo cual la gente sigue sin tener idea de lo que ocurre, aunque teóricamente pueda continuar trabajando. dijo un empleado de la Fundación.
Tanto los empleados como los voluntarios quieren una visión general breve y concisa, digerible y fácilmente accesible sobre la importante labor de la Fundación. Todos quieren comprender cómo diferentes tareas se relacionan con objetivos más amplios y así poder tener una idea de cuál es el trabajo más crítico y porqué.
“ ” Somos una organización demasiado grande como para que cada individuo tenga una visión completa de lo que hace la organización. Hace seis o siete años podíamos.[Todos necesitan] tener una imagen completa de lo que hace la organización, debería ser relativamente fácil decir “este trabajo es importante más o menos porque…” dijo un empleado de la Fundación.
Control de tráfico.
Conectar los puntos entre los proyectos y los departamentos y establecer prioridades nos permite realizar un poco de control de tráfico aéreo. Tanto el personal como los voluntarios nos han dicho una y otra vez que hay demasiadas cosas que pasan al mismo tiempo. Las fechas, los plazos y las prioridades entran en conflicto, confundiendo a las comunidades, distrayendo su atención y provocando el agotamiento de los voluntarios.
“ ” Normalmente hay tantos temas que necesitan la atención de la comunidad, que se dan en paralelo, que me confundo y me imagino que los voluntarios se confunden aún más. comentó un empleado de la Fundación.
“ ” Yo trabajaría en la comunicación entre equipos y departamentos dentro de la Fundación. Para redicur la fatiga que experimentan los voluntarios.
Controlar el tráfico aéreo nos ayudará a detectar los atascos, los intentos de aterrizar dos aviones al mismo tiempo en la misma pista y otras dificultades del mismo estilo. Nos ayudará a garantizar que las solicitudes más urgentes tengan prioridad y que los proyectos no compitan entre sí por la misma atención.
Comunicaciones internas entre el personal
Staff participants suggested many times that we may now be too large of an organization to rely on the type of internal communications we have used in the past.
Nosotros hicimos autocrítica sobre nuestras prácticas de comunicación y documentación [internas] antes de que fuéramos una organización de quinientas personas y ahora que somos una organización de quinientas personas seguimos poniéndonos al día. dijo un empleado de la Fundación.
Un empleado dedicado a la comunicación interna podría ayudar a conectar los puntos, supervisar el control del tráfico aéreo y mejorar la claridad dentro de la Fundación de una manera más global para que podamos enviar un mensaje más coherente al resto del movimiento.
Un punto de énfasis: Coordinación sobre consultas
While these points speak to recommended improvements for coordinating ongoing movement communications, participants pointed to additional recommendations in the case of consultations. Consultations are high-stakes moments of shared decision making with the movement, and coordination around them needs to support the purpose of coming to decisions collectively.
“ ” “The Foundation tends to do a lot of planning and brainstorming and preparing all kinds of topics with different stakeholders, and then they think, ‘Okay this is it, this is what we’re going to do, we’ve made the decision. Let’s throw it out there.’ And then suddenly it becomes very clear that there has not been a discussion with the 150,000 other people who are completely taken by surprise by what is going on… As soon as there are polarized opinions, this completely blows up every single time... Maybe some of these things should be taken much more incrementally."
Many participants shared a feeling that, at times, consultation decisions are made behind closed doors and released to communities after. When it appears that the outcome of a consultation is predetermined, it can create feelings that the feedback cycles were misleading, which erodes trust.
“ ”
When I see lack of trust for WMF, I think of examples of partners coming to the Foundation to use [staff] as a gateway to make the community happy about something they don’t want. --Foundation staffer
In many words, participants emphasized that increased coordination should not mean deciding the outcome of a consultation decision, or selecting a preference for a decision, ahead of time. In fact, in many ways, it should mean the opposite. Coordination around consultations is implementing best practices and streamlining processes so that communities can participate in a meaningful way. Best practices mentioned for consultations included:
| Multilingual accessibility |
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| Openness to receiving feedback |
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| Mechanisms to integrate feedback |
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| Openness to using feedback to come to a decision |
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Consultations require careful coordination, aimed at allowing people from across the movement to share their perspectives and make critical decisions collectively. Coordinating to calendar, connect the dots, and ensure the use of these additional best practices across the Foundation during consultations will help ensure that community members can meaningfully participate in building the future of the movement.
Similares recomendaciones aparecen en:
- Movement Organizers Study (2019)
- Movement Strategy recommendations (2020)