Идеи для коммуникаций движения/Отчет/Скоординируйте связь

This page is a translated version of the page Movement communications insights/Report/Coordinate communicate and the translation is 59% complete.

5. Скоординируйте, а затем свяжитесь

Сначала скоординируйте действия внутри Фонда, а затем свяжитесь и общайтесь со всем движением.

«Вы можете поговорить с пятью разными людьми в Фонде и получить пять разных ответов на один и тот же вопрос», - сказал нам один из участников. «Необходимо больше ясности внутри Фонда.»

Мы ожидали, что идеи, которую мы соберем, будет касаться двустороннего обмена между Фондом и сообществами. Но снова и снова, как сотрудники, так и участники от сообществ хотели поговорить о том, что происходит до этого обмена. Они ясно дали понять связь: лучшая внутренняя коммуникация = лучшая коммуникация с движением.

Участники сообщества отметили, как трудно следить за нашей работой или сотрудничать с нами, потому что мы кажемся несвязанными.

“ ” Фонд кажется расколотым, так как кажется трудно выяснить, что Фонд делает в данный момент и какие планы у него могут быть на ближайшее будущее. Есть много активности, но нет обзора.

Сотрудники сказали нам, что сильные связи внутри Фонда является важным первым шагом к тому, чтобы иметь возможность донести ясное послание до остальной части движения.

“ ” Дайте нам мандат на определение приоритетов нашей работы по внутренней связи, чтобы мы могли использовать это в качестве основы для того, что мы можем рассказать сообществам --сотрудник Фонда

Координация это такая же внутренняя проблема, как и внешняя проблема «общения». Если мы расколоты внутри Фонда, мы кажемся расколотыми и снаружи. Мы спросили участников, как они начнут решать эту проблему, и они подали три конкретных идей для рассмотрения Фондом: соединяя точки с помощью обзоров, занимаясь управлением воздушной гавани и нанять специальный персонал по внутренней связи.

Соединяя точки

“ ” Существует недостаточная осведомленность о том, что результаты одного проекта оказывают серьезное влияние для всех остальных в организации… Все думают, что их дело это самое важное. --сотрудник Фонда

Мы много слышали об этом от сотрудников Фонда: Как мой проект влияет на другие проекты? Как другие проекты влияют на мою работу? Почему так кажется, что мой проект соперничает за внимание с другими проектами? Сотрудники сказали нам, что, когда мы не соединяем конкретные точки по всей организации, хорошая работа может в конечном итоге не иметь того эффекта, который оно должна иметь.

“ ” Проблема соединения точек связана с большим объемом работы.… продукты, которые мы производим, которые затем совместно используются в команде или даже больше – в отделе, и все… [Продукты], которые основаны на всей этих знаниях сообщества. --сотрудник Фонда

Соединение точек означает: соединение проектов друг с другом между отделами, согласование общих целей и установление приоритетов между проектами. Это означает подытоживание, синтез и организацию внутренней и общественной документации Фонда, чтобы люди могли разумно следовать ей и хранить ее. Участники упомянули, что у нас уже есть информация об этих делах, доступная в разных формах и в разных местах, но управления над этим нам не хватает.

“ ” Все открыто, но вам нужно ориентироваться на большое количество [документов], поэтому люди все еще не имеют представления о том, что происходит, даже если теоретически они могли бы следить за работой. --сотрудник Фонда

Сотрудники и участники от сообществ хотят получить краткие, понятные и легкодоступные обзоры важной работы Фонда. Они хотят понять, как различная работа связана с нашими более крупными целями, и иметь представление о том, какая работа наиболее важна и почему.

“ ” Мы слишком большая организация, чтобы каждый человек имел полное представление о том, что делает организация. Мы могли бы и сделали бы это шесть или семь лет назад. [Каждый должен] иметь легкодоступное резюме о том, какая работа происходит во всей организации… должны относительно легко сказать: “эта часть работы важна и конкретно поэтому. --сотрудник Фонда

Управление воздушной гавани

Подсоединение точек между проектами и отделами, а также установление приоритетов позволяет нам осуществлять управление «воздушной гаванью». Мы опять таки слышали от сотрудников и участников от сообществ, что все время происходит слишком много чего. Даты, сроки и приоритеты в конфликте, сбивая с толку сообщество, раздваивая их внимание и вызывая усталость у добровольцев.

“ ” Часто бывает так что много чего для которых нужно участие сообщества или должно обсуждаться с сообществом, происходит параллельно чему-то, причем я запутываюсь и я представляю, что добровольцы еще больше запутываются. --сотрудник Фонда

“ ” Я бы работал над коммуникацией между командами или отделами в рамках самого Фонда. Итак это снизит усталость от участия добровольцев.

Управление воздушной гаванью поможет нам определить, где могут быть пробки, попытаться посадить два самолета на одну и ту же взлетно-посадочную полосу одновременно и другие подобные проблемы. Это поможет гарантировать, что наиболее срочные запросы получат приоритет и что проекты не конкурируют друг с другом за внимание.

Сотрудник по внутренним коммуникациям

Сотрудники много раз высказывали предположение, что мы возможно уже слишком большая организация, чтобы полагаться на существующий тип внутренних коммуникаций, который мы использовали в прошлом.

“ ” Мы подвергали самокритике наши [внутренние] методы коммуникации и документирования еще до того, как стали организацией с 500 сотрудниками. И теперь мы организация с 500 сотрудниками, и мы все еще наверстываем упущенное. --сотрудник Фонда

Конкретный сотрудник по внутренним связям мог бы помочь соединить все точки, контролировать управление воздушной гаванью и в целом повысить разборчивость внутри Фонда, чтобы мы могли донести более последовательное сообщение до остальной части движения.

A point of emphasis: Coordination around consultations

While these points speak to recommended improvements for coordinating ongoing movement communications, participants pointed to additional recommendations in the case of consultations. Consultations are high-stakes moments of shared decision making with the movement, and coordination around them needs to support the purpose of coming to decisions collectively.

“ ” “The Foundation tends to do a lot of planning and brainstorming and preparing all kinds of topics with different stakeholders, and then they think, ‘Okay this is it, this is what we’re going to do, we’ve made the decision. Let’s throw it out there.’ And then suddenly it becomes very clear that there has not been a discussion with the 150,000 other people who are completely taken by surprise by what is going on… As soon as there are polarized opinions, this completely blows up every single time... Maybe some of these things should be taken much more incrementally."

Many participants shared a feeling that, at times, consultation decisions are made behind closed doors and released to communities after. When it appears that the outcome of a consultation is predetermined, it can create feelings that the feedback cycles were misleading, which erodes trust.

“ ”

When I see lack of trust for WMF, I think of examples of partners coming to the Foundation to use [staff] as a gateway to make the community happy about something they don’t want. --Foundation staffer

In many words, participants emphasized that increased coordination should not mean deciding the outcome of a consultation decision, or selecting a preference for a decision, ahead of time. In fact, in many ways, it should mean the opposite. Coordination around consultations is implementing best practices and streamlining processes so that communities can participate in a meaningful way. Best practices mentioned for consultations included:

Multilingual accessibility	“ ” Excellent multi-lingual participation (including the even rarer ability for English speakers to interact back to other languages, which really improves understanding each others' needs).
Openness to receiving feedback	“ ” Why did we publish it for feedback? Why did we say there was a talk page? Why didn’t we just publish on the Foundation website? If we’re not sincere about that kind of feedback, then it should have been very clear what we were doing.
Mechanisms to integrate feedback	“ ” It does feel good when ’the loop is closed’— That is, I know I was heard and somebody really thought about it and the decision was X. “ ” A proper staging process where clear details were given that actually matched the discussion.
Openness to using feedback to come to a decision	“ ” [There should be] no feeling of a prior decision being made. “ ” I have frustrations when consultations turn out to not have significant impact, only amending the minor details in a change.

Consultations require careful coordination, aimed at allowing people from across the movement to share their perspectives and make critical decisions collectively. Coordinating to calendar, connect the dots, and ensure the use of these additional best practices across the Foundation during consultations will help ensure that community members can meaningfully participate in building the future of the movement.

Аналогичные рекомендации приведены в:

← Назад | Читать далее →