Wikimédia France/Gouvernance/Audit de gouvernance

Cette page présente les recommandations issues du rapport d'audit de gouvernance réalisé par Associés en gouvernance au premier semestre 2018.

L’évaluation de la gouvernance de Wikimédia France répond à une demande formulée par l'assemblée générale de septembre 2017 et une demande de Wikimedia Foundation.

Afin de mener à bien cette mission, les auditeurs ont suivi les étapes suivantes :

Analyse des textes de références (statuts et règlements intérieurs), des procès-verbaux des réunions du conseil d’administration et des nombreuses pages liées à la gouvernance sur les sites Wikimédia. Pour cela, les auditeurs ont obtenu les mêmes droit d'accès qu'une personne membre du CA à tous les documents, archives et listes de discussions de l'association.
Entretiens menés avec des personnes sélectionnées par le conseil d’administration dont les profils (administrateurs et ex-administrateurs, salariés et ex-salariés, membres, représentants de la fondation américaine et de « chapters » européens) ont permis d’appréhender la globalité de la gouvernance de l’association. Dix-sept personnes ont été interviewées.

Légende :

chaque recommandation est numérotée pour faciliter les discussions et indique la page du rapport dans laquelle elle est formulée, de façon à pouvoir prendre connaissance du contexte
en bleu (ou *) : consensus au sein du Conseil d'administration
en orange (ou **) : recommandation ajoutée par le Conseil d'administration

Recommandations (cliquer sur un titre pour dérouler les recommandations)

Missions

#	Page	Recommandation	Indispensable	Action requise	Échéance visée	Commentaire du CA
		Redéfinition de la mission de l'association
1*	10	Mener à bien une profonde réflexion au sein du conseil d’administration accompagnée d’une large concertation impliquant l’ensemble des parties prenantes, y compris les simples utilisateurs	X	En cours. À voter en AG.	AG 2018	Réclamé également par Ideas. Révision des valeurs et mission de l'association, qui servira de ligne directrice pour définir le plan stratégique 2019-2022. En cours.
2*	10	o À partir des choix effectués, définir la stratégie de l’association.	X	En cours. À voter en AG.	AG 2018	Réclamé par Ideas et le FDC. Élaboration du plan stratégique 2019-2022 débute en avril 2018. En cours.
3*		o mettre en place l’organisation adaptée qui aura la charge d’en assumer la mise en œuvre.	X	Rôle du CA, de l'équipe salariée avec l'appui du groupe stratégie.	3e trimestre 2018	Constitution du groupe stratégie en cours. Le plan d'action et de mise en œuvre de la stratégie sera déterminé au premier trimestre 2019.
4*	10	Veiller à ce que les définitions de la mission et les modes d’actions de Wikimédia France soient parfaitement cohérentes avec les textes de référence et les différents supports de communication.	X	Communication.	3e trimestre 2018
5**	-	Réflexion du CA : Renoncer à la RUP, qui ne s'inscrirait pas dans notre projet politique, afin de garder une plus grande liberté quant à nos statuts		À sonder	AG 2018	À sonder. Certaines propositions du CA ne sont vraisemblablement pas compatibles avec la RUP.

Gouvernance

#	Page	Recommandation	Indispensable	Important	Action requise	Échéance visée	Commentaire du CA
6*	11	La mise en place d’une formation destinée aux administrateurs, aux membres des comités et des commissions, aux référents des différents groupes		X	Formation.	2019	Pour le CA, discussions à mener avec les auditeurs pour mettre en place une formation. Pour les comités, commissions et référents : discussion à mener pour identifier les besoins.
7*	11	La rédaction claire d’une page traitant de la gouvernance qui sera mise en ligne sur les différents supports Wikimédia.		X	Rédaction.	2018	Page sur les rôles de chacun dans la gouvernance de l'association. Mettre en place des procédures claires.
8*	12	Les statuts et le règlement intérieur devront être modifiés afin de présenter plus clairement et plus complètement les acteurs, leurs responsabilités et le fonctionnement de leur gouvernance, en tenant compte des recommandations que nous formulons telles qu’elles auront été adoptées.		X	Réécriture des statuts & RI.	AG 2018	Se faire aider (juriste, auditeur ?). A minima, avoir corrigé les incohérences pour AG 2018. Appréhender la problématique RUP.
9*	12	Les statuts et règlement intérieur devront être parfaitement en phase lorsqu’ils traitent d’un même sujet. A titre d’exemple, les statuts indiquent que les modalités du vote par correspondance en assemblée générale sont précisées dans le règlement intérieur. Ce n'est pas le cas...	X		Réécriture des statuts & RI.	AG 2018	Se faire aider (juriste, auditeur ?). A minima, avoir corrigé les incohérences pour AG 2018. Appréhender la problématique RUP.

Instances

#	Page	Recommandation	Indispensable	Important	Souhaité	Mauvaise idée	Action requise	Échéance visée	Commentaire du CA
		l'Assemblée Générale
10*	13	Nous recommandons donc que les articles relatifs à l’assemblée générale soient développés dans les statuts et le règlement intérieur afin de rendre à cette instance toute son importance	X				Réécriture des statuts & RI.	AG 2018
11*	13	L’assemblée générale ne doit pas se contenter « d’entendre » les rapports présentés par le conseil d’administration. Elle doit également les voter.			X		Réécriture des statuts & RI.	AG 2018	Remplacer « entendre » par « voter » (pour correspondre à ce qu'on fait déjà).
12*	13	Revoir l'article 8.3 du règlement intérieur qui définit la règle suivante : « ceux ayant réglé leur cotisation plus d’un mois avant la tenue de l’assemblée générale disposent d’une voix », les autres ayant « accès à l’assemblée générale avec voix consultative ».			X		Réécriture des statuts & RI.	AG 2018	Ceux n'ayant pas renouvelé leur cotisation avant l'inscription au vote en ligne pourront voter en présentiel ou par procuration. En complément, passer à un système de cotisation du 1er janvier au 31 décembre ?
13**	-	Proposition CA : si un des deux rapports (moral et financier) n'est pas approuvé par l'AG : convocation d'une AG exceptionnelle au cours de laquelle tous les mandats sont remis en jeu pour la durée restante avec appel aux candidatures.		X			À sonder. Réécriture des statuts & RI	AG 2018 pour l'AG 2019	Mécanisme de révocation collective concernant la gestion de l'association dans sa globalité. Prévoir un délai pour la convocation de l'AG (de 2 mois ?). Vérifier compatibilité avec la RUP.
14**	-	Proposition CA : Prévoir un mécanisme de demande de révocation de mandat d'un administrateur.		X			À sonder. Réécriture des statuts & RI	AG 2018
15**	-	Proposition CA : Lancer une réflexion globale pour permettre la participation effective et démocratique d'un maximum de membres à l'Assemblée générale.		X			À sonder		Quelques pistes pour cela : - coupler avec un événement contributif pour motiver les membres ; - rembourser les frais de transports ; - organiser une vidéoconférence ; - repenser la place et l'intérêt du vote en ligne.
		Conseil d'administration
16	16	Ouvrir le conseil d’administration à des personnes extérieures. Nous suggérons qu’un minimum de 2 sièges soient réservés à des personnalités « extérieures » dont l’expérience, le réseau, l’approche de la fonction d’administrateur seront utiles au conseil et donc à l’association					À sonder. Réécriture des statuts & RI.		Pas de consensus au sein du CA.
17**	-	Proposition CA : ouvrir le conseil d’administration à des personnes élues par la communauté wikimédienne avec validation par le CA sous la forme d'une cooptation.					À sonder. Réécriture des statuts & RI.	AG 2018	Pas de consensus au sein du CA.
18	16	Il serait utile de réfléchir à certaines règles applicables, en plus de la règle d’assiduité existante, aux administrateurs comme par exemple :					Réécriture des statuts & RI.
18a*		o Limite d’âge.				X			Jugé non pertinent.
18b		o Règle d’ancienneté : un administrateur ne peut effectuer plus d’un certain nombre de mandats consécutifs.					À sonder.		Pas de consensus au sein du CA. Pertinence selon la durée du mandat ?
18c		o Règle sur le nombre de mandats : éviter qu’un administrateur ne siège dans un trop grand nombre de structures (entreprise, associations, ...)					À sonder.		Pas de consensus au sein du CA.
18d*		o Eventuellement, éviter qu’un administrateur siège ou ait des responsabilités opérationnelles dans d’autres structures.			X		À sonder.		Définir précisément les structures en question.
19*	16	Réfléchir à la durée des mandats (passer de 2 à 3 ans)				X	À sonder.		Au vu des profils des candidats, le CA ne recommande pas d'allonger la durée théorique du mandat. L'allongement pourrait diminuer le nombre de candidatures.
		Sensibiliser et former les administrateurs :
20*	17	a) réécriture des statuts & RI		X			Formation.
21*	17	b) Une formation plus détaillée de l’ensemble du conseil		X			Formation.
22*	17	c) Rédaction d’une charte de l’administrateur		X			Rédaction.		Mise à jour du Guide du conseil d'administration
23*	17	d) Acter le rôle du conseil et les droits et devoirs des administrateurs dans un règlement intérieur du conseil.		X			Rédaction.
		Le fonctionnement du Conseil :
24*	17	a) Fréquence des réunions (5 minimum par an)	X				Réécriture des statuts & RI.	2018	Le CA est pour augmenter l'obligation en nombres de réunions (deux réunions annuelles actuellement).
25*	17	b) Décisions du conseil (doivent être prises après débat lors d'une réunion)	X				Organisation interne du CA.	2018
26*	17	c) Les PV officiels du conseil d’administration (rédaction à améliorer)	X				Organisation interne du CA.	2018
27*	18	e) Confidentialité des débats	X				Organisation interne du CA.	2018
29*	18	f) prévoir une discussion annuelle entre les administrateurs sur le fonctionnement du conseil et, compte tenu de l’historique, une évaluation régulière	X				Organisation interne du CA.	2019
		Mieux exercer les fonctions clés d’un conseil d’administration.
30*	18	a) Arrêter la stratégie	X					2018
31*	19	b) Contrôler la gestion opérationnelle	X					2018
32*		Le mode de fixation des objectifs annuels de l’association,
33*		La feuille de route assignée au directeur exécutif et aux équipes.
34*		Le reporting régulier par la direction au conseil d’administration : le contenu, les indicateurs, la fréquence, le support, …
		Le Bureau
35*	16	Une réflexion doit donc être menée sur l’utilité ou non d’avoir un bureau et, dans l’affirmative, sur sa composition (un bureau peut accueillir des personnes qui ne sont pas administrateurs), ses responsabilités et son fonctionnement.			X		Organisation interne du CA. Réécriture des statuts & RI.	2019	Vérifier les implications de la RUP à ce sujet.
		Les mandats "spéciaux"
36*	19 & 20	Reprendre dans les statuts et le règlement intérieur la définition du rôle et des responsabilités du	X				Réécriture des statuts & RI.	AG 2018
37*		a) Président.e	X
38*		b) Vice-Président.e			X
39*		c) Trésorier.e	X
40*		d) Secrétaire du conseil	X

Direction exécutive

#	Page	Recommandation	Indispensable	Mauvaise idée	Action requise	Échéance visée	Commentaire du CA
41*	22	Recrutement d’un nouveau directeur exécutif		X	À sonder.	2018	Le CA maintient son analyse. Voir justification du CA dans le mail du 17 mars 2018 posté sur la liste de discussions.
42*	22	Préciser, dans les statuts et/ou dans le règlement intérieur, les règles de recrutement et de révocation du directeur exécutif.		X			Sans objet en l'absence de directeur exécutif.
43*	22	La « fonction employeur » doit rester de la responsabilité du conseil ou de son président.	X		À inscrire au réglement intérieur.	AG 2018	Le CA possède à l'heure actuelle les fonctions employeurs sensibles (recrutement, licenciements, sanctions).
44*	23	Formaliser :		X			Tous ces points sont détaillés dans les lettres de mission et contrats des salariées. À voir comment ces élements peuvent être rendus publics.
44a*		o Les délégations faites au directeur exécutif,
44b*		o Sa feuille de route décrivant le rôle du directeur exécutif,
44c*		o Le mode de fixation de ses objectifs annuels et de sa rémunération, notamment si elle a une composante variable,
44d*		o Le reporting de la direction exécutive au conseil d’administration (fréquence, supports, …),
44e*		o L’organisation du dialogue indispensable entre le Président et de directeur exécutif : fréquence de format de leurs entretiens.

Autres instances

#	Page	Recommandation	Indispensable	Souhaité	Mauvaise idée	Action requise	Échéance visée	Commentaire du CA
45*	26	Groupes Locaux et groupes thématiques : organiser réunion annuelle regroupant le conseil d’administration, les référents des groupes et les salariés concernés.		X		Réunion.	2019	Souhaité mais nécessite de réfléchir au format, aux concerné.e.s, etc.
		La commission micro-financement
46*	26	a) Officialiser son existence dans les statuts ou dans le règlement intérieur.		X		Étude faisabilité.	AG 2018	Selon les auditeurs, la RUP exige de rendre publique l'identité des membres (nom civil et non le pseudo) qui composent les comités mentionnés dans les statuts et le RI. Points à vérifier : inscrire micro-fi dans les statuts, micro-fi fait les propositions puis le CA valide, etc.
47*	26	b) Revoir sa composition en veillant à ce qu’elle implique l’ensemble des parties prenantes,	X				2018	En cours.
48*	26	c) Redéfinir ses modalités de fonctionnement afin de garantir son autonomie vis-à-vis de la direction exécutive et du conseil d’administration qui en assumera néanmoins le contrôle.	X				2018	En cours.
49	26	Le comité scientifique : La réflexion quant à la composition et le rôle de ce comité est en cours. Sous réserve que sa composante stratégique soit conservée, nous suggérons que sa composition ne soit pas limitée à des « personnalités extérieures »			X		2018	Le CA propose de mettre fin au conseil scientifique actuel et ne juge pas prioritaire ce sujet à court terme (sera voté à la réunion CA du samedi 23 juin).
		Le comité de résolutions des conflits d’intérêts :
50*	26	a) Poursuivre le travail en cours en s’inspirant du guide proposé par la fondation américaine et des recommandations de l’IFA (Institut Français des Administrateurs) sur la gestion des conflits d’intérêts.	X				2018	En cours. À finaliser.
51*	26	b) Veiller à ce qu’il soit, dans sa composition, indépendant du conseil d’administration. Il pourrait constituer un « comité des sages ».	X				2018	En cours. À finaliser.
52*	26	c) Rédiger une charte éthique rappelant les valeurs du mouvement et les comportements induits.		X		Rédaction.	2018	Existe, à étoffer, actualiser, etc.

Parties prenantes

#	Page	Recommandation	Indispensable	Important	Souhaité	Action requise	Échéance visée	Commentaire du CA
		Wikimedia Foundation et « chapters » :
53*	31	a) Travail sur les relations entre la Wikimedia Foundation et Wikimédia France	X			Rien.	2018	Poursuite des efforts entrepris depuis septembre 2017.
54*	31	b) Wikimedia Foundation devrait être plus présente et coopérative lorsqu’elle est informée des difficultés qu’un « chapter » doit affronter.			X	Rien.		Participer aux discussions inter-chapitres pour mettre en place les systèmes d'alertes utiles.
55*	31	c) Mettre en place des échanges entre les « chapters », notamment sur la gouvernance	X			Rien.	2018	Poursuite des efforts entrepris depuis septembre 2017.
		La communauté – les contributeurs
56*	31	a) dialogue avec la communauté des contributeurs afin de parvenir à une définition claire, à défaut d’être unanimement acceptée, pour tous de la mission et des moyens d’actions de l’association		X		À sonder.		Révision des valeurs, de la mission et du plan stratégique 2019-2022 débuté en avril 2018. Faire émerger les idées pour améliorer ce dialogue.
57*	31	b) Rétablir la confiance est une priorité. Pour cela nous préconisons les actions suivantes :		X		À sonder.
57a*		o Définir et formaliser clairement la mission et les actions,	X
57b*		o Démontrer l’utilité de l’association : expliquer la stratégie, présenter les objectifs, afficher les résultats. L’association pourrait mettre en place des indicateurs simples de performance et de réalisation du plan stratégique,		X
57c*		o Communiquer sur les résultats financiers afin, notamment, de limiter certains « fantasmes » liés à l’utilisation des fonds,		X		Revoir la présentation du budget et du rapport financier et améliorer le CER.
57d*		o Justifier et valoriser le travail accompli par les salariés,		X
57e*		o Valoriser la contribution de la communauté, en quantité et en qualité,		X
57f*		o Travailler au développement et au renouvellement des contributeurs,		X
57g*		o Effectuer les investissements nécessaires		X
58*	31	c) Communiquer auprès des contributeurs pour les convaincre de s’impliquer dans la structure et de devenir membres de l’association	X			En réflexion pour le prochain plan stratégique.
		Les membres :
59*	32	a) Reprendre la page traitant de l’adhésion sur le site de l’association.	X			Communication.	2018	Clarifier la différence don-adhésion. Mettre en place un opt-in d'acceptation des statuts et du RI. Expliciter que l'adhésion n'est pas automatique et doit être validée.
60*	32	b) Le recrutement de nouveaux membres doit être une priorité pour le nouveau conseil d’administration afin que l’assemblée générale reflète, dans sa composition, la diversité de l’univers Wikimedia et non pas un « microcosme » (sic) propice aux conflits internes.			X			Pas grand chose à faire à part mieux se lier avec les communautés de contributeurs et justifier notre rôle auprès d'elles (cf point précédent).
61*	32	c) Nous recommandons de promouvoir les règles démocratiques propres à toute association. Les membres détiennent, via l’assemblée générale, le « pouvoir souverain » (par comparaison avec le « pouvoir exécutif » de la direction et le « pouvoir de contrôle » du conseil d’administration). Ils doivent pouvoir participer à la concertation préalable à certaines décisions importantes, et particulièrement sur la stratégie. Ces décisions doivent être validées par l’assemblée générale.	X			Rien.	2018	Valeur primordiale d'une association mais ne voyons pas d'actions particulières à entreprendre.
62*	32	d) Nous recommandons que la communication vis-à-vis des membres soit revue.	X			Rien.	2018	Poursuite des efforts entrepris depuis septembre 2017.
		Les salariés :
63	32	a) Supprimer la règle interdisant aux salariés d’être membres				À sonder + état des lieux de ce qui se fait ailleurs		À discuter. Pas de consenus au sein du CA. Faire un état des lieux de ce qui se pratique dans les associations similaires. Étudier les implications de ce changement.
64*	32	b) mise en place de définitions de postes claires, d’objectifs annuels précis et de mettre en place des d’entretiens annuels d’évaluation menés par la direction exécutive qui en fera une restitution au conseil d’administration.	X			Rien.	2018	Refonte des lettres de missions déjà réalisées.
65**	-	Proposition du CA : adhésion des anciens salariés : délai de carence à revoir ?				À sonder.		À sonder. Actuellement les anciens salariés ne peuvent pas adhérer pendant un an après leur départ de l'association.
66**		Proposition du CA : Permettre aux structures passant des conventions (collectivités, etc) avec l'association d'être adhérente.				À sonder.		À sonder. Exemple : la ville de Paris ne peut pas adhérer parce qu'elle passe des conventions avec Wikimédia France. Or l'adhésion est un des moyens privilégiés par les collectivités territoriales pour « subventionner » les associations.

Communication

#	Page	Recommandation	Souhaité	Mauvaise idée	Action requise	Commentaire du CA
67	33	Définir des règles quant à la diffusion des débats et des délibérations du conseil d’administration			À sonder. Organisation du CA.	OK sur le principe mais pas de consensus sur les modalités et le champ d'application. Rien dire, tout dire, règle de Chatham House, au cas par cas, visio-conf ?
68*	34	« Laisser le temps au temps »	X		Rien pendant un certain temps.	Déjà à l'œuvre. Certains dossiers ont été repoussés de plusieurs mois pour avoir un climat plus propice aux échanges (ex. plan stratégique)
69*	34	Rédiger une « charte éthique de l’information » que chaque membre s’engagera à respecter		X	Rédaction.	Pas de pertinence pour une charte à part. À intégrer de façon plus large dans la Friendly space policy, la charte des valeurs, les règles d'utilisation des listes en conciliant liberté d'expression et respect de l'institution, des membres, etc.
70*	34	Limiter l’usage des pseudonymes (au sein des instances officielles de l'association)			À sonder + Étude de faisabilité.	Le CA est conscient du souci que peut poser la levée du pseudonymat. Des recherches complémentaires doivent être faites afin de vérifier s'il y a une incompatibilité entre la RUP et le pseudonymat. Si c'est le cas, le CA préconise d'abandonner la RUP. Instances officielles : micro-fi, comité d'audit, référents de groupes locaux et thématiques, commission conflit d'intérêts.
71*	34	Savoir ne pas répondre à des propos agressifs et inappropriés sur les pages publiques et surtout sur les réseaux sociaux	X		Rien.

Liens utiles

Statuts
Règlement intérieur
Charte des référents de groupe thématique ou local
Conflict of interest guide for Wikimedia movement organizations
Commission déontologie de l'IFA : rapport Administrateurs & conflits d'intérêts (présentation, synthèse)