Wikimédia France/Documents/Charte des référents de groupe thématique ou local

Rôle des référents

Un référent est une personne volontaire pour assurer un rôle de coordination dans un groupe thématique ou dans un groupe local de l'association. L’instauration de ce rôle doit établir une bonne communication au sein de l'association et donner l'opportunité aux groupes locaux et thématiques de gagner en représentation et en autonomie.

Missions des référents

Les référents assurent un rôle de point d'entrée dans le groupe : ils en connaissent les membres et accueillent les nouveaux, en répondant à leurs questions.

Les référents ont pour mission de veiller au bon fonctionnement et à la bonne entente de leur groupe, aussi bien en ligne et que hors ligne.

Les référents sont le vecteur privilégié de communication entre les membres du groupe et le reste de l’association.

Ils informent clairement les salariés concernés des actions menées par leur groupe.
Ils diffusent les informations et documents transmis par l’association au sein de leur groupe, notamment en organisant des réunions du groupe.
Ils répondent aux attentes, questions et incompréhensions des membres de leur groupe. Ils obtiennent des réponses auprès des autres acteurs de l’association et les communiquent au groupe. Ils orientent vers l’interlocuteur approprié.
Ils s’efforcent de partager leurs expériences avec leurs pairs.

Au sein de leur groupe, les référents sont force de proposition. Ils peuvent impulser une dynamique, se positionner comme facilitateurs.

Moyens mis à disposition des référents

Les référents sont invités à participer à des événements organisés par l’association qui leur donnent une vue générale sur ses activités. À cette occasion, le voyage est pris en charge conformément à la politique de déplacements.

Les référents peuvent, sur simple demande, disposer d'une adresse e-mail nominative sur le domaine wikimedia.fr et de cartes de visites.

Obligations des référents

Les candidats au rôle de référent doivent être membres de l'association à jour de cotisation. Ce rôle n’est pas cumulable avec le statut de membre du conseil d'administration ou de salarié de l'association.

Les référents sont assujettis à la politique de conflit d'intérêts.

Dans la mesure du possible, ils ne doivent pas être référents d'un autre groupe, afin de permettre une représentation diversifiée.

Mandat des référents

Les référents sont mandatés pour une durée d’un an, de septembre à septembre. Chaque année, la direction sollicite chaque groupe quant à ses intentions : reconduction ou remplacement du référent en place.

Chaque groupe décide de la manière de choisir son référent : par vote, par désignation ou par tout autre moyen choisi par le groupe. Le groupe informe la direction de son choix, par mail à directionlists.wikimedia.fr.

Le mandat peut être interrompu avant son échéance par le renoncement du référent ou par une décision formelle du conseil d’administration. Le groupe nomme alors un nouveau référent jusqu’au mois de septembre suivant.