Affiliations Committee/Berichte/2012

Jahresbericht 2012

Einleitung

Das Jahr 2012 war für das Committee in vielerlei Hinsicht ein bewegendes Jahr.

Aufgrund der anhaltenden Herausforderungen mit der Aktivität einzelner Mitglieder fand eine internationale Umstrukturierung statt, es wurden Standards für minimale Aktivität in der Arbeitsgruppe (Term Limits und Minimal Standards of Activity) eingeführt. Gleichzeitig war das Committee elementar für den Abschluss des sogenannten Movement Roles-Prozesses und damit der Eröffnung neuer Anerkennungsmöglichkeiten innerhalb des Wikimedia-Movements. Das Jahr war dadurch gekennzeichnet, dass es nun auch die Möglichkeiten als Anerkennung einer thematischen Organisation (thematic organization) und Wikimedia-Nutzer-Gruppe (Wikimedia User Group) gibt. Aus diesem Grunde nennt sich das ursprüngliche „Chapters Committee“ nun „Affiliations Committee“.

In diesem Jahr gab es das zweite persönliche Treffen des Committees, um auch die neu gewählten Mitglieder kennenzulernen. Das Treffen galt dem gegenseitigen besseren Kennenlernen und gleichfalls als Chance mit den Mitgliedern des Board of Trustees die Diskussionen um die neuen Anerkennungsmöglichkeiten abzuschließen. Weitere (spätere) Resultate war die neue Satzung des Committees (Charter of the Committee) und das erste eigene Budget, um den Gruppen, die sich im Anerkennungsprozess befinden, besser zu helfen.

Auf der Wikimania 2012 in Washington DC gab es eine eigene Präsentation des Chapters bzw. Affiliations Committees. Dies war eine gute Möglichkeit um interessierte Freiwillige aus aller Welt zu erreichen und ihnen die Wege ein „Affiliate“ (eine anerkannte Gruppe des Wikimedia-Movements) zu werden zu erklären und das Movement über Offline-Aktivitäten zu bewerben. Außerdem gab es weitere persönliche Treffen der Committee-Mitglieder mit lokalen Communitys, Chaptern oder Gruppen, die Chapter werden wollen, in Armenien, Belgien, Kroatien, Slowenien, Slowakei und Taiwan. Das Ende des Jahres eingerichtete Budget wurde dafür genutzt Wikimedia Taiwan zu besuchen, um ihre Situation besser zu verstehen, sowie bei der Unterstützung der Gründung des belgischen Chapters. Derweil wurden für die Reise- und Meetingkosten die Unterstützungsprogramme des WMF Boards und der einzelnen Chapter in Anspruch genommen.

Während die meiste Arbeit den neuen thematischen Organisationen und User Groups galt, hatte das Committee auch die unwillkommene, aber wichtige Arbeit in zwei Fällen zu überprüfen, ob Chapter noch die Bedingungen des Chapter-Daseins erfüllen. Wie schon in der Vergangenheit, war die Aberkennung des Chapter-Status‘ eine sehr ernste und nur in Ausnahmefällen getroffene Möglichkeit, sah die Arbeitsgruppe doch auch eher ihre Aufgabe darin Wege zu finden derart bedrohten Chaptern zu helfen, um ihre Situation zu verbessern. Bei beiden Fällen – wie aber auch im Allgemeinen – schaffte die sprachliche Hürde auch eine Informationshürde.

Höhepunkt in der Committee-Arbeit waren unter anderem die Wahlen (Vorsitzende/r und Schatzmeister/in), die Einführung regulärer Telefonkonferenzen und die Einführung minimaler Aktivitätspflichten für Committee-Mitglieder. Das Jahr war auch durch die Verbesserung und Intensivierung der Beziehungen mit dem WMF-Mitarbeitern gekennzeichnet, vor allem mit den Abteilungen Legal and Community Advocacy und Global Development.

Eine der größten Herausforderungen war unter anderem die niedrige Aktivität einzelner Mitglieder, was zu langen Antwortzeiten führte. Der hohe Arbeitsaufwand und eine Reihe von komplizierten Bewerbungen führten zu viel Stress und Erschöpfung der Mitglieder der Arbeitsgruppe. Eine weitere Herausforderung, die nicht gelöst werden konnte, war die nicht beschlossene Namenskonvention für neue Mitglieder. Dies führte zu deutlichen Verzögerungen und Unsicherheiten im Bewerbungsprozess für Nutzergruppen und thematische Organisationen.

Der im Anschluss folgende Bericht gibt einen Überblick über die derzeitige Situation der Mitglieder sowie die Erfolge, Herausforderungen und den Alltag des Affiliation Committees.

Wie geht es den Movement-Mitgliedern?

Im Jahr 2012 wurde ein Chapter (Wikimedia Kenia) vom Board of Trustees anerkannt (basierend auf der Empfehlung des Chapters Committees im Dezember 2011) sowie ein Chapter (Wikimedia Brasilien) aberkannt (basierend auf der Empfehlung des Chapters Committee im April 2010). Derzeit gibt es 39 anerkannte Chapter (Ende 2011 waren es ebenfalls 39). Von den 39 anerkannten Chaptern sind Wikimedia Kenia und Wikimedia Bangladesch noch nicht offiziell gegründet. Das Committee hat im Jahr 2012 keine Empfehlung für die Anerkennung neuer Chapter ausgesprochen (im Gegensatz zu neun Empfehlungen im Jahr 2011).

Auch wenn das Committee derzeit drei fortgeschrittene Bewerbungen im Prozess begleitet, ist offensichtlich, dass sich die erste Gründungswelle neuer Chapter dem Ende neigt. Es ist wahrscheinlich, dass aufgrund der hohen Hürden für die Chapter-Neugründung, die meisten Regionen der Welt mit starken Communitys bereits Chapter haben und es in Zukunft mehr und mehr User Groups geben wird, die sich dann zu Chaptern entwickeln können. User Groups haben den Vorteil, dass sie nicht die gleichen strengen Mitgliedschafts- und Institutionalisierungspflichten wie Chapter erfüllen müssen.

Als ein möglicher Nebeneffekt der Entscheidung der Wikimedia Foundation die Fundraising-Möglichkeiten für Chapter einzuschränken, haben sich einige Chapter dazu entschlossen einen Chapter-Dachverband, die Wikimedia Chapters Association, zu gründen. Dieser hat das Ziel „die Koordination und die Rechenschaftspflichten zwischen bzw. unter den Chaptern zu verbessern, die gemeinsamen Interessen der Chapter zu vertreten, den Wissens- und Erfahrungsaustausch zu erleichtern und Hilfe bei der Organisationsentwicklung zu leisten“. Nachdem 21 Chapter die Berliner Erklärung unterschrieben, ist die Gründung und die Suche nach dem ersten Generalsekretär für die Organisation Ende 2012 ein noch andauernder Prozess.

Im Jahr 2012 wurde keine thematische Organisation anerkannt, wobei zum Vorjahr keine Vergleichsdaten bestehen, da dieses Anerkennungsmodell erst dieses Jahr eingeführt wurde. Derzeit begleitet die Arbeitsgruppe drei fortgeschrittene Bewerbungen.

Im Jahr 2012 wurden keine Wikimedia-Nutzergruppen (bzw. MediaWiki-Gruppen) anerkannt, wobei auch hier keine Vergleichsdaten zum Vorjahr bestehen, da dieses Anerkennungsmodell erst dieses Jahr eingeführt wurde. Im Moment begleitet das Committee sechs fortgeschrittene Bewerbungen.

Dinge, die gut gelaufen sind

Das Jahr 2012 war ein bewegendes Jahr für das Committee, so konnten einige Erfolge sowie Aspekte, die verbessert wurden, verzeichnet werden.

Neue Mitglieder

Die Aufnahme fünf neuer Ehrenamtliche in das Committee im März war ein wichtiger Schritt das dahin siechende Committee wiederzubeleben. Vier der fünf Mitglieder wurden einigermaßen bis sehr aktiv, übernahmen wichtige Aufgaben, wie die Begleitung der Bewerbungen, Besuche von Mitgliedern und die Übernahme von leitenden Aufgaben innerhalb der Gruppe.

Ein weiteres Signal der Erneuerung war die Wahl eines neuen Vorsitzendes des Committees (Bence Damokos) im Januar sowie die Wahl von María Sefidari als Schatzmeisterin, ein Amt, das mit der Schaffung des eigenen Budgets miteingerichtet wurde.

Jährliches Treffen

Das persönliche Treffen des Committees in Berlin war ein sehr effektiver Weg die neuen Mitglieder in die Arbeit einzubinden und ihnen zeitgleich die Prozesse zu erklären. Ebenso war das Treffen wichtig, um einen Schritt hin zur Vollendung des Konzeptes der neuen Anerkennungsmöglichkeiten zu kommen.

Die Anwesenheit der Movement-Roles-Gruppe, mehrheitlich bestehend aus Mitgliedern des Board of Trustees, die in dem Prozess miteingebunden waren, der Board-Liaisons sowie zukünftige persönliche Treffen mit den Liaisons haben die Abarbeitung der anstehenden Themen zwischen dem Committee und dem Board of Trustees stark beschleunigt. Derartige Treffen sollten, soweit möglich, immer stattfinden, wenn Liaisons und Committee-Mitglieder die gleiche Veranstaltung (Wikimania, Wikimedia Conference, etc.) besuchen.

Webex-Treffen

Die Einführung von semi-regulären Videokonferenzen war ein wichtiger Schritt um die Arbeitslast innerhalb des Committees zu verteilen und die Entscheidungsfähigkeit zu beschleunigen – gerade angesichts der wachsenden Zahl an notwendigen Entscheidungen zu bestimmten Policys, die im Konsens getroffen werden mussten.

Die Videokonferenzen wurden anfangs via Skype organisiert bis das Committee Zugang zum Webex-System der Wikimedia Foundation erhielt. Webex bietet die Möglichkeiten Termine einfacher und besser zu finden, auch von regulären Telefonen anzurufen und, falls notwendig, die Gespräche aufzunehmen. Derzeit wird das System ungefähr einmal im Monat für ein sogenanntes „Open Issues“-Meeting genutzt, bei dem die laufenden Bewerbungen diskutiert und deren Bearbeitung innerhalb des Committees verteilt werden. In Zukunft könnte das System aber auch in Kommunikation mit jeder anderen Gruppe des Wikimedia-Universums genutzt werden. Derweil ist es eine größere Herausforderung gemeinsame Termine für Zeitzonen von Hong Kong bis Toronto für die Videokonferenzen zu finden. Dies kann nur die detaillierten Etherpad-Protokolle nur bedingt gelöst werden.

Budget

Die Einführung eines eigenen Budgets für das Affiliations Committee war ein wichtiger Schritt, um die Aktivitäten der Arbeitsgruppe zu erweitern und gleichzeitig strategisches Denken und Rechenschaftspflichten zu fördern. Das Budget des Committees besteht aus Haushaltsposten, die ursprünglich Teil des sogenannten „discretionary budget“ (frei verfügbares Budget) des Board of Trustees waren. Dazu gehörten Reise- und Organisationskosten des jährlichen Treffens des Board of Trustees sowie Start-up-Stipendien für neue Chapter und Wikimania-Stipendien.

Mit einem eigenen Budget entstand auch ein neues Verantwortungsgefühl innerhalb des Committees, gleichzeitig kamen aber auch neue Aufgaben hinzu, unter anderem neue Arbeitsprozesse um Ausgaben zu verwalten und genehmigen. Diese wurden an die internen Prozesse der Wikimedia Foundation angepasst, was ganz gut lief, trotz einiger Startschwierigkeiten.

Es ist wichtig zu betonen, dass die Ausgaben der Arbeitsgruppe immer noch sehr von externen Faktoren abhängen, beispielsweise Einladungen zu bestimmten Veranstaltungen oder Anfragen von Gruppen, die um finanzielle Hilfe bitten. Zukünftig sollte das Committee, sofern dafür genügend Mitglieder vorhanden sind, eine weniger konservativere und eine eher proaktive Ausgabenverwaltung anstreben. So könnten auch neue Communities erreicht und mehr direkte Hilfe an Gruppen, die Teil unseres Movements werden wollen, geleistet werden.

Abschließend möchte das Committee der Wikimedia Foundation sowie den Chaptern Wikimedia Deutschland, Wikimedia Ungarn und Wikimedia Argentinien für die Hilfe und Unterstützung im Jahr 2012 danken. Dank ihrer Hilfe konnte zahlreiche Aktivitäten des Committees finanziert und organisiert werden.

Verbesserung der Kommunikation mit den Foundation-Mitarbeitern

Mit wachsenden Aufgaben des Committees (neue Mitgliedschaftsmodelle, Budget) stieg die Kommunikation in Häufigkeit und Qualität mit den Mitarbeitern der Wikimedia Foundation stark an, insbesondere mit dem Geoff Brigham, dem Justiziar (General Counsel) der Foundation, sowie Asaf und Winifred der Abteilung für Globale Entwicklung (Global Development Department).

Mit der Einführung neuer Mitgliedschaftsmodelle und der ungeklärten Nutzung von Markenrechten, muss das Committee sich insbesondere auf die Rechtsabteilung der Foundation verlassen können. Bedauerlicherweise hat die Problematik um die Markenrechte zu zahlreichen Verspätungen bei der Einführung der neuen Mitgliedschaftsmodelle geführt. Schnellere und weniger personalintensive Lösungen (für die Rechtsabteilung) zu finden, ist auch in unserem Interesse.

Im Jahr 2012 begleitete Asaf Bartov das Committee als Verbindungsperson zur Wikimedia Foundation (Liaison) sowie als Beobachter. Er unterstützte unsere Arbeit mit seinem Rat, seinen Anmerkungen sowie als Informationsquelle. Winifred, ebenfalls Teil der Abteilung für Globale Entwicklung bei der Wikimedia Foundation, kam später hinzu um den finanziellen Part der Foundation im Rahmen der Budgetierung zu übernehmen.

Weitere Mitarbeiter, die das Committee unterstützten, waren insbesondere für die Reisekoordination Laura James, Reisekoordinatorin, sowie Josslyn Lewis, Assistentin der Geschäftsführerin und des Boards of Trustees.

Außerdem hat das Committee eine sehr gute Arbeitsbeziehung zu Nicole Ebber von Wikimedia Deutschland aufgebaut. Sie unterstützt uns dabei die Information über unsere Arbeit in die deutschsprachige Wikimedia-Community zu bringen und half uns bei der Organisation des Arbeitsgruppen-Treffens in Berlin.

Herausforderungen

Inaktivität

Die Inaktivität einzelner Mitglieder beeinträchtigte Ende 2011 die Funktionsfähigkeit und die Legitimation des Committees derart stark, dass über das Jahr 2012 Maßnahmen ergriffen werden mussten, um die Probleme zumindest teilweise zu lösen. Anfang des Jahres bestand die Arbeitsgruppe aus sieben weitgehend inaktiven und drei verlässlich aktiven Mitgliedern, wobei keines der Mitglieder einer Amtszeitbeschränkung unterworfen war.

Um die Situation deutlich zu machen: eine Arbeitsgruppe mit zehn Mitgliedern muss für eine gute Arbeitsweise und Funktionalität mindestens sechs Mitglieder umfassen, um gemeinsam Beschlüsse fassen zu können. Sind mehr als vier Mitglieder inaktiv, funktioniert das Committee nicht, sind exakt vier Mitglieder inaktiv müssen die verbleibenden Mitglieder immer einstimmig entscheiden, um Beschlüsse fassen zu können. Die Situation ist dadurch verschärft, dass für eine Wahl oder Abwahl eines Mitglieds eine Zwei-Drittel-Mehrheit (sieben Mitglieder) notwendig ist, sodass eine Lösung des Problems auch die Beteiligung inaktiver Mitglieder erfordert. Abgesehen von den Legitimitätsproblemen, hat die niedrige Anzahl an aktiven Teilnehmern dazu geführt, dass Antworten für eingehende Anfragen sehr lange brauchen und die Arbeitsbelastung für die wenigen Mitglieder sehr hoch ist.

Der erste große Schritt um die Problematik der Inaktivität zu lösen, war die Ergänzung der Arbeitsgruppensatzung im Januar, das Board of Trustees bestätigte diese im März. Die Ergänzung umfasste eine zweijährige Amtszeit für Mitglieder der Arbeitsgruppe, gleichzeitig ermöglichte sie die Amtszeit von fünf Mitgliedern (davon waren vier meistens inaktiv) zu beenden. Damit verblieben zwei aktive und drei mehr oder weniger aktive Mitgliedern, aber viel wichtiger die Möglichkeit fünf neue Mitglieder zu suchen.

Im März kamen fünf neue Mitglieder hinzu und wurden gemeinsam mit den anderen fünf Mitgliedern zum persönlichen Treffen der Arbeitsgruppe im April eingeladen. Dort wurde vereinbart, dass ein Minimum an Aktivität die Teilnahme an Abstimmungen sowie Mailinglisten-Diskussionen umfasst.

Trotz dieser Vereinbarung und der Aufnahme der neuen Mitglieder (von denen vier aktiv wurden und eines inaktiv) stieg die Aktivität der vorher inaktiven Mitglieder nicht wesentlich an. Das führte dazu, dass etwa fünf Mitglieder in den regulären Videokonferenzen teilnehmen und etwa sechs Mitglieder bei den Entscheidungen der Arbeitsgruppe mitstimmten sowie die Bewerber durch den Bewerbungsprozess begleiteten.

Ein weiterer Versuch, das Problem ungenügender Teilnahme zu lösen, war die Schaffung von Teilnahmestandards für die Arbeitsgruppe, die festschrieben, dass Mitglieder, die drei Abstimmungen verpassten oder vier Monate nicht an Diskussionen auf der internen Mailingliste teilnahmen, ihre Mitgliedschaft automatisch verlieren (wobei der Vorsitzende der Arbeitsgruppe wenig bis keine freie Entscheidungsfreiheit hat). Die Umsetzung der Standards im September führte nicht zu vermehrten Aktivitäten, angesichts der viermonatigen Frist (bzw. der drei Abstimmungen) verlor im Jahr 2012 jedoch kein Mitglied seine Mitgliedschaft – wobei zwei Mitglieder es beinahe geschafft hätten.

Das Jahr endete damit, dass ein Aufruf für neue Kandidaten für das Committee gestartet wurde, zeitgleich endete die Amtszeit von fünf Mitgliedern (drei davon weitgehend inaktiv, zwei aktiv). Mit der regelmäßigen Neuwahl von Mitgliedern und der Abwahl von inaktiven Mitgliedern, sollte das Inaktivitätsproblem im nächsten Jahr weniger dringlich sein.

Antwortzeiten

Für diesen Punkt gibt es keine Statistiken, aber aufgrund der unterschiedlichen Verfügbarkeit der einzelnen Mitglieder für Aufgaben der Arbeitsgruppe und der Zeit um eine gemeinsame Meinung und Entscheidung zu finden, kann die Beantwortung einzelner E-Mails eine Woche oder gar mehr brauchen, ohne dass der Absender eine Mitteilung dazu bekommt.

Antwortzeiten besser zu verfolgen und den Bewerbern auf ihre E-Mails zumindest eine Empfangsbestätigung zu schicken (mit dem Hinweis einer späteren Antwort) wäre für 2013 sinnvoll und würde ein besseres Bild abgeben.

Komplizierte Bewerbungen

Im Jahr 2012 gab es einige Bewerbungen, bei denen die Bewerbenden sich entweder weigerten, den Empfehlungen des Committees zu folgen, oder nur widerwillig bereit waren, zusammenzuarbeiten und Informationen ehrlich und freiwillig zu übermitteln. Die Gründe für die Probleme liegen meist in Missverständnissen und/oder anderen Kommunikationsproblemen.

Diese komplizierten Bewerbungen nahmen übermäßig viel Zeit und Energie der Committee-Mitglieder in Anspruch und tragen, solange der kommunikative Flaschenhals nicht gelöst ist, zum Burnout der Mitglieder bei.

Während einige unserer Videokonferenzen zumindest die Burnout-Symptome lindern konnten, haben die Mitglieder beschlossen, die Behandlung problematischer Bewerbungen aufzuschieben, bis sich die Umstände ändern (entweder durch die für 2013 geplante Aufnahme neuer Mitglieder oder durch die Änderung des Verhaltens der Bewerber).

Namenskonventionen für neue Movement-Mitglieder

Nachdem die neuen Mitgliedschaftsmodelle (Nutzergruppen, Thematische Organisationen) eingeführt worden waren, wurde klar, dass es bisher keine Namenskonvention für die neuen Mitgliedschaftstypen gab. Das bedeutet, dass jede Bezeichnung, die eine Wikimedia-Marke beinhaltet, vorher von der Rechtsabteilung der Foundation bestätigt werden müsste – ein Detail, das Geoff Brigham, Justiziar der Foundation, beim Gegenlesen eines Blogbeitrags machte, in dem bekannt gegeben wurde, dass das Affiliations Committee nun Bewerbungen derartige neuer Organisationen entgegennehmen dürfe

Daraufhin veröffentlichte Geoff Brigham Richtlinien, die bei der Verwendung von Wikimedia-Marken durch neue Organisationen gelten sollten: Vermeidung von Verwechslungen, Exklusivitäten und Marken-Verwässerungen sowie mehr Genauigkeit. Nach darauffolgenden internen Diskussionen zwischen dem Committee und Geoff sowie öffentlichen Diskussionen auf Meta, wurden vier weitere Richtlinien veröffentlicht:

1. neue Organisationen sollten nicht die „Wikimedia“-Marke nutzen, wenn ihr Fokus allein bei einem Projekt liegt,
2. projektübergreifend arbeitende Organisationen sollten einen Namen wählen, der ihr Arbeitsfeld sehr nah und gut beschreibt
3. ein Untertitel, der die Beziehung zum Movement herstellt, ist einer Wikimedia-Marke vorzuziehen
4. Organisationen des Movements müssen eine Erlaubnis einholen, bevor sie sich eine Wikimedia-Marke nutzend institutionalisieren bzw. arbeiten.

Jedes neue Mitglied muss mit dem Affiliations Committee und der Rechtsabteilung der Wikimedia Foundation eine Vereinbarung bezüglich der Namenswahl treffen, die den genannten Richtlinien entspricht, was den Anerkennungsprozess erheblich verlängert. 2012 betraf dies die Münchner Wikimedia-Gruppe und die thematische Organisation Wikimedia Medicine. Das Committee sieht, dass der Anerkennungsprozess für neue Movement-Mitglieder auch zukünftig kompliziert sein und sich in die Länge ziehen wird, solange es keine vollständigen und einfacheren Namenskonventionen gibt, die von jedem Freiwilligen für zukünftige, sich bewerbenden Organisationen und dem Affiliations Committee genutzt werden können.

Anhänge

• Monatliche Berichte über die Arbeit des Affiliations Committee