Halaman pengumuman Dewan Yayasan Wikimedia/Hasil renungan narahubung Dewan Pengawas perihal rancangan akhir Piagam Gerakan

Pesan yang berjudul "Hasil renungan narahubung Dewan Pengawas perihal rancangan akhir Piagam Gerakan" ini dikirimkan oleh Nataliia Tymkiv pada tanggal 21 Juni 2024.

Hasil renungan narahubung Dewan Pengawas perihal rancangan akhir Piagam Gerakan

Halo semua,

Kami berterima kasih kepada anggota Komite Perumus Piagam Gerakan (MCDC) yang sudah meluangkan waktu dan tenaga dalam penyusunan rancangan akhir Piagam Gerakan. Mereka telah menunjukkan ketangguhan dan kegigihan yang luar biasa dalam mencari cara untuk dapat meningkatkan rasa kepemilikan bersama di dalam gerakan kita ini. Selain itu, Komite Perumus juga telah membantu menguraikan peranan dan tanggung jawab yang ditujukan untuk perbaikan proses pengambilan keputusan dalam mengarahkan masa depan Gerakan Wikimedia.

Bagi sebagian orang, rancangan akhir Piagam ini merupakan perpanjangan tangan dari proses Strategi Gerakan yang telah dimulai dengan penuh semangat semenjak tahun 2020. Ada banyak hal yang bisa kita renungkan selama proses ini berjalan, baik yang berkesan maupun yang tidak. Arahan Strategis 2030 telah dan akan terus menjadi panduan strategi Yayasan Wikimedia. Seperti yang kita bisa saksikan dalam rencana tahunan Yayasan Wikimedia tahun ini. Ada banyak juga hal yang perlu dirayakan bersama-sama terkait dengan upaya kita dalam memajukan versi awal dari kesepuluh rekomendasi Strategi Gerakan. Termasuk juga perihal progres bersama dalam hal penciptaan struktur pengambilan keputusan yang lebih adil dan tidak terpusat.

Pada saat yang sama, kita semua juga harus menyadari bahwa dunia di sekeliling kita telah berubah secara drastis semenjak proses Strategi Gerakan ini dimulai. Sumber daya terbatas yang kita punyai ternyata membutuhkan tukar guling dan pengambilan pilihan yang lebih bermanfaat. Oleh karena itu, Dewan Pengawas berkewajiban untuk mempertimbangkan segala risiko, nilai, biaya, dan manfaat dari setiap komitmen penting yang diusulkan untuk memajukan misi ini.

Sebagaimana diminta oleh MCDC, maka, selama beberapa bulan terakhir in, Dewan Pengawas Yayasan Wikimedia, telah membagikan umpan balik secara langsung mengenai rancangan Piagam Gerakan versi sebelumnya kepada komite MCDC. Hal tersebut termasuk pandangan mengenai Dewan Global dan umpan balik terhadap rancangan sebelumnya yang kami sudah terbitkan untuk umum. Para narahubung juga ikut serta dalam pertemuan rutin dan yang tengah berlangsung bersama dengan anggota MCDC. Hal tersebut termasuk mengundang anggota MCDC ke dalam pertemuan Dewan Pengawas dan acara kumpul pembahasan Rencana Strategis semenjak bulan Juni 2022.

Berdasarkan hasil pengamatan umum kami, juga terurai dalam isi surat ini, maka rancangan akhir Piagam Pergerakan masih belum menjawab permasalahan penting yang sebelumnya sudah disinggung oleh Dewan Pengawas. Oleh karena itu, rekomendasi kami selaku narahubung kepada Dewan Pengawas, Yayasan Wikimedia, yaitu:

• tidak meratifikasi rancangan akhir Piagam Gerakan seperti yang sudah diusulkan; dan
• mendukung Yayasan Wikimedia dalam mengembangkan langkah-langkah nyata berikutnya dan tetap terikat waktu pada skala yang lebih praktis serta memungkinkan bagi kita untuk bisa mengevaluasi perkembangannya, dan juga melihat apa yang perlu diubah atau dikembangkan.

Kami yakin dengan menyetujui Piagam versi ini bukanlah keputusan yang tepat, meskipun sudah begitu banyak upaya yang dilakukan dan sumber daya yang dihabiskan. Sebaliknya, kami berpikir akan lebih baik bila kita terus mencari cara untuk mencapai tujuan sama, yang juga dicari oleh rancangan Piagam ini, dengan cara yang berbeda. Dengan cara mengidentifikasi hal-hal utama yang tercantum dalam rancangan akhir Piagam ini, sehingga bisa memandu kita dalam mengambil langkah nyata ke depannya perihal peningkatan fungsi pengawasan oleh sukarelawan dan gerakan dalam hal tanggung jawab utama tertentu. Kami yakin hal ini akan membuat Yayasan Wikimedia dan kita semua untuk bisa menjalankan rekomendasi Strategi Gerakan serta menjalankan fungsi evaluasi, perbaikan, dan penyesuaian seiring dengan berjalannya waktu. Dibandingkan kita harus terburu-buru untuk menyetujui struktur baru yang dibentuk dan belum tentu sesuai dengan tujuan yang dimaksud.

Sebagai narahubung, awalnya, kami memberikan saran dan hasil renungan kami kepada MCDC pada tanggal 18 Juni dan kemudian kepada seluruh Dewan Pengawas, Yayasan Wikimedia pada tanggal 20 Juni (termasuk ringkasan rancangan). Saat ini, Dewan Pengawas sedang meninjau rancangan akhir Piagam Gerakan dan berencana untuk mengadakan pemungutan suara pada acara pertemuan khusus antara tanggal 25 Juni dan 9 Juli, selama masa pemungutan suara untuk semua organisasi mitra lokal dan perorangan tengah berlangsung.

Latar belakang hasil renungan ini: Mengapa harus sekarang?

Sebagai narahubung, kami yakin bahwa rancangan akhir ini belum mengatasi masalah yang sebelumnya sudah disinggung oleh Dewan Pengawas di dalam umpan balik untuk rancangan Piagam sebelumnya. Khususnya, rancangan akhir ini masih belum memberikan penjelasan yang cukup jelas tentang bagaimana Piagam ini bisa memajukan misi Wikimedia terkait kepentingan umum serta secara efektif bisa mengatasi kekurangan struktur Wikimedia saat ini sehingga proses pengambilan keputusan bisa menjadi lebih efektif dan adil.

Hal yang disinggung sebelumnya bukan sesuatu yang baru karena kami sebelumnya juga telah menyampaikan masukan dari Dewan Pengawas kepada MCDC, termasuk di antaranya surat tertanggal 22 Januari (dibagikan pada tanggal Februari) sebagai tanggapan terhadap rancangan pertama untuk umum dan surat bulan Mei sebagai tanggapan terhadap rancangan kedua untuk umum. Untuk menjawab tanggapan baik dari organisasi mitra lokal dan kontributor perorangan yang mempertanyakan kejelasan pandangan Yayasan Wikimedia secepat mungkin, maka kami perlu menegaskan hal-hal penting tersebut demi menjawab isu transparansi dan juga sebagai bentuk pembelajaran.

Pertanggungjawaban proses

Kami, selaku narahubung, mendengarkan adanya berbagai bentuk kekhawatiran dan rasa frustasi tentang proses seputar Piagam Gerakan. Proses ini mengalami berbagai macam tantangan dan kendala secara signifikan akibat pembatasan perjalanan dan pertemuan langsung selama pandemi; pengunduran diri beberapa anggota MCDC; serta berbagai masalah lain yang menjadikan prosesnya harus diperpanjang hingga 2,5 tahun. Semua pihak berharap agar proses ini bisa diselesaikan secepat mungkin.

Dewan Pengawas tentu harus bertanggung jawab untuk beberapa hal tersebut. Ini merupakan maksud dari fungsi pengawasan Dewan Pengawas, serta pertanggungjawaban atas tata kelolanya. Pelajaran penting yang bisa dipelajari berdasarkan pengalaman ini yaitu proses dengan cakupan besar harus diikuti dengan harapan yang lebih gamblang dan jelas semenjak awal, sehingga Yayasan Wikimedia, selaku pemangku kepentingan, dapat terlibat secara langsung serta bisa menjelaskan posisi, pandangan, dan batasan secara terbuka dari awal proses. Tentu tidak akan mudah untuk bisa mendapatkan keseimbangan yang diharapkan, tetapi hal tersebut tetap diperlukan agar bisa melangkah ke masa depan dalam kondisi yang berbeda. Pelajaran ini dan lainnya harus tercatat serta dikembangkan dalam proses masa depan yang ditujukan untuk mendukung komitmen gerakan dalam hal-hal yang sulit untuk dibatalkan prosesnya (misalnya, Buku Pedoman yang dikembangkan setelah proses Strategi Gerakan Wikimedia).

Renungan untuk rancangan akhir

Dewan Pembina, Yayasan Wikimedia memiliki kewajiban hukum dan fidusia dalam mempertimbangkan setiap komitmen atau keputusan penting yang didasarkan pada risiko, nilai, biaya, dan manfaat yang diharapkan bagi misi Wikimedia yang terkait dengan kepentingan umum. Nilai penting dari struktur baru yang diusulkan dalam rancangan akhir Piagam Gerakan harus dibandingkan dengan risiko, biaya, dan jumlah sumber daya yang dibutuhkan Gerakan. Pada saat yang sama, kita semua telah melihat kenyataan bahwa pertumbuhan pendapatan tidak berjalan seiringan seperti pada masa lalu. Di lain pihak, permintaan untuk berinvestasi lebih banyak pada platform, proyek, dan komunitas Wikimedia juga meningkat.

Sebagai narahubung, kami percaya bahwa risiko dan biaya yang berhubungan dengan struktur Dewan Global yang sedang diusulkan lebih dari nilai kesanggupannya.

Pertama-tama dan yang paling penting, tujuan Dewan Global yang diusulkan tidak memiliki hubungan yang jelas dengan pemajuan misi Wikimedia untuk kepentingan umum. Selain itu, tidak ada penjelasan yang meyakinkan tentang bagaimana cara Dewan Global agar bisa memastikan proses pengambilan keputusan yang lebih adil dan mendukung misi berbagi pengetahuan bebas. Lebih lanjut lagi, tidak ada petunjuk tentang cara mengatasi masalah paling mendesak yang dihadapi oleh tata kelola komunitas dalam proyek Wikimedia. Kami menyadari bahwa bagi sebagian orang, keadaan saat ini juga tidak ada kejelasannya, tetapi kami tidak yakin bahwa rancangan akhir Piagam ini juga bisa mendekatkan ke tujuan kita.

Kedua, kami mencatat bahwa usulan untuk struktur dan susunan Dewan Global telah berubah secara drastis dalam setiap perbaikan rancangan yang telah diterbitkan sebelumnya (dari struktur kecil menjadi majelis besar dan kemudian diubah lagi menjadi struktur berukuran fleksibel dalam naskah terbaru). Hal tersebut kemungkinan terjadi untuk menanggapi umpan balik dari berbagai pemangku kepentingan, tetapi malah menimbulkan kekhawatiran berkepanjangan seperti umpan balik yang kami sudah berikan sebelumnya bahwa usulan struktur ini tidak berdasarkan pada prinsip bentuk mengikuti fungsi. Kami tidak melihat rancangan ini disengaja atau dimaksud agar bisa memenuhi tujuan suatu badan baru yang kritis dan penting tersebut.

Terakhir, kami, sebagai narahubung, percaya bahwa unsur penting dalam rancangan akhir Piagam ini, termasuk hal yang paling penting yaitu Nilai dan Prinsip, membutuhkan kesepakatan dari komunitas luas sebelum mulai menggabungkannya ke dalam satu-kesatuan dokumen yang mengabadikan komitmen mengikat untuk kita semua. Perlu dipastikan agar nilai tersebut bisa dipahami, dibagikan, dan, yang terpenting, dikedepankan untuk seluruh gerakan sehingga bisa diandalkan dalam penyusunan kerangka kerja pengambilan keputusan yang efektif dan berterima.

Komitmen Wikimedia Foundation: hal apa saja yang bisa dilakukan terlepas dari hasil pemungutan suara ratifikasi

Selaku narahubung, usulan yang kami sampaikan kepada Dewan Pengawas yaitu daripada meratifikasi Piagam Gerakan sesuai dengan naskah saat ini, akan lebih baik untuk mengikuti Rekomendasi Strategi Gerakan dengan melakukan eksperimen kilat terhadap bagian tanggung jawab utama sebelum pendirian lembaga yang bersifat lebih tetap dengan jangkauan lebih luas. Itulah alasannya, terlepas dari hasil pemungutan suara rancangan akhir Piagam ini, Yayasan Wikimedia juga sudah mulai berupaya untuk mengalihkan bagian utama dalam pengambilan keputusan dengan cara peningkatan fungsi pengawasan komunitas. Termasuk di antaranya dalam hal penyaluran dana dan masukan langsung dari para sukarelawan untuk keputusan Yayasan Wikimedia, misalnya mengenai saran untuk isu produk dan teknologi.

Secara khusus, kami mengusulkan agar pada bulan Januari 2025 agar penyaluran dana, yang merupakan salah satu bidang tugas Dewan Global yang diusulkan, ditangani oleh badan pengambil keputusan tingkat dunia untuk menentukan pembagian anggaran hibah wilayah Yayasan Wikimedia dalam sisa tahun keuangan 2024–2025 serta untuk merencanakan perkiraan pemberian hibah dalam dua tahun setelahnya. Sebuah badan dengan cakupan dunia, tetapi dengan ruang lingkup yang lebih sempit, akan bisa membantu proses uji coba dengan adanya tanggung jawab secara lebih besar untuk hasil yang ingin dicapai.

Proses ini, yang dibuat bersama dengan organisasi mitra lokal dan anggota komunitas perorangan, akan dirancang sesuai dengan pengalaman dari Komite Hibah Wilayah, dan Komite Penyaluran Dana masa lalu, serta sejalan dengan Prakarsa #27, Gerakan Wikimedia 2030. Upaya ini sekarang dipegang oleh Direktur Eksekutif Organisasi mitra lokal dan juga Komite Hibah Wilayah dalam penentuan pembagian anggaran wilayah tahun anggaran 2024-2025. Perlu ditekankan pentingnya proses dokumentasi dan penerbitan hasil pembelajaran untuk setiap langkah yang diambil dan kemudian mempergunakannya untuk mempengaruhi pengambilan keputusan pada masa depan serta kemungkinan pendirian komite dan/atau lembaga gerakan yang lebih tetap.

Sebagai tambahan, kami, selaku narahubung, juga mengusulkan untuk melanjutkan proses pendirian Dewan Penasihat Produk dan Teknologi, menindaklanjuti usual dari Yayasan Wikimedia yang dibagikan kepada MCDC. Hal tersebut sejalan dengan Prakarsa #31, Gerakan Wikimedia 2030 untuk memajukan proses pengambilan keputusan bersama serta pembuatan ruang kreatif bersama untuk isu teknologi yang merupakan isu mendasar agar bisa mendukung misi bersama kita.

Langkah selanjutnya

Semua organisasi mitra lokal dan sukarelawan perorangan bersiap-siap untuk memberikan suara dalam proses ratifikasi naskah akhir Piagam ini. Kami, selaku narahubung, berharap bahwa para pemilih juga akan meluangkan waktu untuk menuliskan pendapatnya bersamaan dengan memilih "ya", "tidak", dan "--". Harapannya agar semua orang bisa mempelajari sebanyak mungkin informasi tentang cara agar bisa terus melangkah maju dengan struktur pengambilan keputusan yang lebih efektif dari sudut pandang keadilan dengan susunan rumit komunitas global kita untuk memajukan misi Wikimedia di tatanan dunia.

Seperti yang sudah disinggung sebelumnya, saat ini, Dewan Pengawas tengah meninjau rancangan akhir Piagam Gerakan serta berencana untuk mengadakan pemungutan suara pada acara pertemuan khusus antara tanggal 25 Juni dan 9 Juli, selama masa pemungutan suara untuk semua organisasi mitra lokal dan perorangan tengah berlangsung. Dalam proses ini, Dewan Pengawas akan mempertimbangkan semua masukan yang diberikan sebelum mulai memberikan suara bersama dengan organisasi mitra lokal dan kontributor perorangan.

Atas permintaan MCDC, hasil suara Dewan Pengawas hanya akan dibagikan setelah masa pemungutan suara untuk perorangan dan organisasi mitra lokal sudah dilaksanakan. Sehingga tidak akan mempengaruhi proses pemungutan suara ini, tetapi ada kemungkinan sebelum hasil pemungutan suara diterbitkan, dan tidak dilakukan sebelum 10 Juli.

Sembari menunggu hasil dari pemungutan suara untuk naskah akhir Piagam ini, maka penting adanya untuk terus bersiap mengambil langkah nyata yang akan membantu kita untuk terus bergerak maju sebagai satu gerakan. Wikimania merupakan kesempatan untuk bisa memulai percakapan yang membangun dan produktif mengenai langkah berikutnya dan langkah langsung. Hal tersebut dilakukan berdasarkan hasil masukan yang diberikan oleh kontributor perorangan dan organisasi mitra lokal dalam proses pemungutan suara. Dengan bekerja sama dalam langkah yang mudah dilaksanakan dan terikat waktu, maka akan bisa membentuk kerangka kerja yang lebih baik dan lebih adil dalam hal pengambilan keputusan. Dengan adanya komitmen bersama, momen perubahan ini dapat menumbuhkan rasa kepemilikan bersama yang lebih kuat, suatu hal yang sering kali sulit dipahami dalam gerakan tingkat dunia yang beragam dan luas jangkauannya.

Salam hangat

Nat dan Lorenzo

Narahubung Dewan Pengawas, Yayasan Wikimedia untuk Komite Perumus Piagam Gerakan (MCDC)