Training modules/Dealing with online harassment/slides/what-makes-a-good-reply/nl

Meldingen afhandelen: waaruit bestaat een goed antwoord

U kunt het beste actief reageren op een melding van intimidatie - ook als u of uw team niets kunnen doen.

• Reageer snel: dit is ongetwijfeld het belangrijkste voor een eerste reactie. Laat de melder niet onnodig wachten op een reactie. Als u de melding direct kunt afhandelen, doe dit dan en laat dit de melder weten. Als het om een ingewikkelde situatie gaat en u kunt niet meteen een betekenisvolle reactie geven, laat de melder dan weten dat u de melding hebt ontvangen en dat u deze zult onderzoeken.
• Wees empathisch: neem aan dat de melding oprecht is - neem op zijn minst aan dat het gaat om iets dat de melder oprecht verontrust. Reageer vriendelijk en laat de melder weten dat uw team naar de melding zal kijken. Vermijd standaardteksten in uw antwoord - maak duidelijk dat u reageert op zijn/haar specifieke situatie en dat u reageert als een ander persoon.
• Geef concrete tijdlijnen en houd u daaraan: geef, indien mogelijk, de melder schattingen omtrent de reactietijd. Geef uzelf voldoende tijd bij deze schattingen; er kunnen dingen tussenkomen en er zullen vertragingen zijn - dit is niet uw fulltime baan en van u wordt niet verwacht dat u alle anderen zaken laat vallen zodra de melding binnenkomt.
• Wees informatief: dit is lastig, vooral als de melding bij u persoonlijk is binnengekomen. Informatief zijn is niet altijd hetzelfde als openbaar of gedetailleerd zijn. Het is wel raadzaam om in elk geval de melder op de hoogte te blijven stellen van de status van uw onderzoek. Blijf gedurende het onderzoek zo informatief mogelijk.
• Vraag om updates: laat de melder weten dat ze nieuwe ontwikkelingen direct aan u moeten melden. Als u vindt dat u meer informatie nodig heeft voor uw onderzoek, vraag dit dan aan de melder.