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रिपोर्टों के संभालना: एक अच्छा जवाब कैसे लिखें
उत्पीड़न के दावे के लिए सबसे पहली बात सक्रिय रूप से उसका जवाब देना है - भले ही आप या आपकी टीम उसके बारे में कुछ भी नहीं कर सकते।
- शीघ्र हों: यह प्रारंभिक प्रतिक्रिया के लिए तर्कसंगत महत्वपूर्ण पहलू है। रिपोर्ट करने वाले लोगों को ऐसे जवाब के लिए इंतजार करते न छोड़ें, जिसके आने या न आने की संभावना नहीं है। यदि आप शिकायत करने में शीघ्र सक्षम हैं, तो ऐसा करें और रिपोर्ट करने वाले को बताएँ। यदि मामला जटिल है और आप तुरंत प्रतिक्रिया नहीं कर सकते हैं, तो रिपोर्ट करने वाले को इस बारे में बता दें कि आपको उनका संदेश प्राप्त हुआ है और जाँच हो रही है।
- सहानुभूति रखें: मान लें कि रिपोर्ट वास्तविक है - कम से कम यह मान लीजिए कि रिपोर्ट करने वाले दल को वास्तव में कुछ परेशान कर रहा है। कृपया उत्तर दें, रिपोर्ट करने वाले को बतायें कि आपकी टीम इस पर गौर करेगी। जहाँ संभव हो वहाँ बने बनाये उत्तरों से बचने की कोशिश करें - यह स्पष्ट कर दें कि आप उनकी विशिष्ट स्थिति का जवाब दे रहे हैं और आप दूसरे इंसान के रूप में जवाब दे रहे हैं।
- समय के बारे में ठोस जानकारी दें, और इसके अनुसार चलें: जहाँ संभव हो, रिपोर्ट करने वाले को अनुमान दें कि आगे बढ़ने के लिए कितना समय लगेगा। समय संबंधित इन अनुमानों में अपने आप के लिए उचित समय रखें; कुछ अधिक महत्वपूर्ण चीजें सामने आ सकती हैं, और काम में देरी हो सकती है - यह आपकी पूर्णकालिक नौकरी नहीं है, और जब कोई मामला सामने आ रहा है तब आपसे सब कुछ छोड़ने की उम्मीद नहीं की जाती है।
- जानकारीपूर्ण रहें: यह मुश्किल है, खासकर अगर रिपोर्ट निजी तौर पर आई है। तो जानकारीपूर्ण होने का मतलब हमेशा सार्वजनिक या विस्तृत होना नहीं है; हालांकि, आमतौर पर एक अच्छा विचार है कि कम से कम रिपोर्ट करने वाले को आपकी जाँच की स्थिति के बारे में अप-टू-डेट रखें। जैसा जैसे मामला आगे बढ़ता है उस के मुताबिक उचित ईमेल भेजकर जानकारी साझी करते रहें।
- अपडेट के लिए पूछें: रिपोर्ट करने वाले को बता दें कि वह नए घटनाक्रमों को बारे में आपको बताते रहें। अगर आपको लगता है कि आपको अपनी जाँच पूरी करने के लिए अधिक जानकारी की आवश्यकता है, तो इसके लिए रिपोर्ट करने वाले से पूछें।