Best practices in scheduling a meeting/uk
| Індекс зустрічей |
|---|
|
Списки зустрічей Інструменти Кращі практики, найкращий досвід, найкраща практика дивлячись з яким контекстом використовувати |
We schedule a lot of meetings in Wikimedia: often online, across multiple timezones. Here are some best practices and tools.
Online meetings
Picking a day and time: in general
- Find out what time zone(s) or cities your participants will likely come from. Meeting during the standard workday and commuting hours may work for some people but definitely not all; many (perhaps most) volunteers can only participate in the evening or on weekends.
- This UTC-converting meeting planner will help you find a good range of times.
- If you have people in all areas of the globe: eg. Australia, California, Europe -- you will probably have to schedule (at least) two meetings to make the times work. Otherwise someone has to stay up till 1:00am.
- Announce all times in 24-hour UTC time. Providing a few standard conversions (e.g. to PST, IST) and a link to the worldclock site is helpful. Saying "the meeting is at 1:00" is useless without context.
- Seasonality: Be aware of summer/winter time (aka daylight savings) pitfalls! Countries change in different weeks; sticking to discussing times in UTC (which does not change) is always the safest bet. The meeting planner tool (and these two links 2012 calendar, upcoming changes) will alert you if a certain country is in summer time. Note that referring to the seasons in communications about meetings is unhelpful, as we have participants in both hemispheres.
- Be sure to give enough notice: at least a full week, and preferably longer. Many people have work and travel schedules that are set several weeks in advance. Announce the meeting on the appropriate mailing list and wiki talk pages. Make sure you send it the appropriate public lists if it's a public meeting.
- Send a reminder to the same places the day before the meeting.
- Будьте в курсі інших зустрічей, які можуть відбутися в той же час, і намагайтеся уникати конфліктів з ними. (Чи можна десь записувати інші зустрічі?)
Вибір дня та часу: мала група
- Для невеликої групи, де кожен має брати участь, інструмент для опитування Doodle надзвичайно корисний. Будь-хто може створити опитування Doodle і будь-хто може заповнити його. Нижче наведено кілька практичних порад щодо використання Doodle (відповідає етапам налаштування опитування):
- Крок 1: (загальне) -- введіть описову назву опитування та безумовно вкажіть свою адресу електронної пошти.
- Крок 2: (пропозиції щодо часу – дні) -- надайте кілька варіантів дня, обов'язково заздалегідь попередивши
- Крок 2: (пропозиції часу – тимчасове) -- надайте кілька варіантів часу, дотримуючись наведених вище вказівок; ви можете спочатку використати інструмент світового часу, щоб отримати діапазон прийнятного часу. Важливо: натисніть «увімкнути підтримку часового поясу» та переконайтеся, що ви вводите час у правильному часовому поясі (PST, UTC тощо). Натиснувши це посилання, усі учасники зможуть вибрати власний часовий пояс, коли вони побачать опитування.
- Крок 3: (налаштування) -- Корисно вибрати посилання «налаштування», а потім вибрати «так-ні-якщо потрібно», оскільки це дає змогу людям показувати час, коли вони можуть бути доступні.
- Крок 4: (запрошення) -- виберіть «ви надсилаєте запрошення», оскільки це дасть вам посилання, яке можна опублікувати електронною поштою, у вікі тощо.
- Doodle також надішле вам посилання для адміністрування; ви можете використовувати це для редагування опитування.
- Як альтернатива: публікація діапазону днів і годин на вікі-сторінці та надання кожній особі підпису під часом, коли вони доступні, також добре працює, особливо коли зустріч публічна, але невелика, і кожен учасник, імовірно, буде на вікі.
- Легко захопитися наданням учасникам великої кількості варіантів дати та часу, що може ускладнити учасникам заповнення форми, а координатору – вибір оптимальної дати. Спробуйте зберегти близько десяти варіантів, які, ймовірно, підійдуть більшості учасників (це дещо різниться залежно від групи – деяким групам зайнятих людей потрібно більше варіантів, іншим – менше).
Місце
Try using the Event_Center/Registration tool to schedule your event.
- IRC (англ. Internet Relay Chat) протокол прикладного рівня для обміну повідомленнями в режимі реального часу: see Best practices in hosting an IRC open meeting and related documentation. If using IRC, be sure to announce the channel in your communications, and also make sure that someone has ops.
- Google Hangouts: може використовуватися до 10 учасників або 25, якщо організовує хтось із адресою електронної пошти 1 долар.
- Зауважте, що Hangouts під обліковим записом Wikimedia буде обмежено за замовчуванням і не дозволить зовнішнім людям підключатися.
- Вам потрібно натиснути піктограму запрошення у верхньому правому куті та змінити відеокімнату з «Лише зустріч Wikimedia Foundation» на «Будь-хто, хто має посилання». «Це потрібно робити кожного разу, коли ви відкриваєте відеокімнату» (вона не пам’ятає, що ви використовували минулого разу).
- Навіть якщо вибрано «Будь-хто з посиланням», кожного учасника, який приєднається, потрібно буде вручну схвалити організатор зустрічі «під час приєднання».
- Інші онлайн-локації (веб-трансляції, Skype тощо): чи все налаштовано? Що потрібно людям, щоб приєднатися до зустрічі? Обов’язково вкажіть цю інформацію. Перегляньте рекомендації щодо відеозустрічі, щоб отримати поради щодо організації зустрічі в Skype.
- Чи подумали ви, скільки людей приєднається до зустрічі та чи витримує місце проведення таку кількість людей? (Наприклад, голосовий чат Skype стикається з проблемами, коли кількість учасників перевищує 5.) Також розгляньте необхідні типи участі (наприклад, повний учасник, «приховувач» у реальному часі, слухач після зустрічі) і сплануйте відповідне місце.
Примітки щодо UTC
- ось досить технічна стаття про UTC
- ось менш технічна стаття
- Важливо знати: UTC є стандартом світового часу; кожен інший часовий пояс у світі вимірюється в годинах, відмінних від UTC (тобто -8, +5 тощо). Він не змінюється з сезонами. Залежно від сезону це може збігатися з британським часом (UTC – це те саме, що GMT/середній час за Гринвічем, але не те саме, що BST/британський літній час). Це корисно, тому що кожен може конвертувати в/з UTC зі свого місця, не турбуючись про те, що помилиться на годину (що не підходить для зустрічей) для всіх інших.
Особисті зустрічі
Усе вищезазначене стосується, але ви також маєте потурбуватися про:
- час подорожі -- скільки часу знадобиться вашим учасникам, щоб туди дістатися?
- планування поїздок -- якщо людям потрібно прилетіти, їх потрібно попередити за 2 тижні+. Хто координує поїздку?
- графіки роботи -- багатьом волонтерам важко взяти відпустку протягом робочого тижня. Це потрібно враховувати; скільки часу потрібно попереджати вашим учасникам, щоб взяти відпустку з роботи?
- часовий пояс -- знати, у кого та в який час (залежить від напрямку подорожі).
- дистанційна участь -- чи будуть учасники, які не можуть прийти особисто, яким потрібно взяти участь?
- витрати на проїзд -- яким учасникам необхідно відшкодувати витрати на відрядження та способи їх відшкодування.
- потрібно більше порад для фактичного ПРОВЕДЕННЯ зустрічей в окремому передовому досвіді!