회의 예약 모범 사례
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회의 목록 도구 모범 사례 |
우리는 위키미디어에서 여러 시간대에 걸쳐 종종 온라인으로 “많은” 회의 일정을 잡습니다. 다음은 몇 가지 모범 사례와 도구입니다.
온라인 회의
요일 및 시간 선택: 일반적으로
- 참가자가 올 가능성이 있는 시간대 또는 도시를 찾으십시오. 표준 근무일 및 출퇴근 시간 동안의 회의는 일부 사람들에게는 효과가 있을 수 있지만 확실히 모두는 아닙니다. 많은 (아마도 대부분의) 자원봉사자들은 저녁이나 주말에만 참여할 수 있습니다.
- 이 UTC 변환 회의 플래너는 적절한 시간 범위를 찾는 데 도움이 됩니다.
- 전 세계 모든 지역에 사람들이 있는 경우: 예. 오스트레일리아, 캘리포니아, 유럽 -- 시간을 맞추려면 (최소한) 두 회의 일정을 잡아야 할 것입니다. 그렇지 않으면 누군가 새벽 1시까지 깨어있어야 합니다.
- 24시간 UTC 시간으로 모든 시간 발표. 몇 가지 표준 변환(예: PST, IST로)과 세계시계 사이트 링크를 제공하면 도움이 됩니다. "회의가 1시에 있습니다"라고 말하는 것은 문맥 없이는 쓸모가 없습니다.
- 계절성: 여름/겨울 시간(일광 절약 시간제) 함정에 유의하십시오! 국가는 주마다 변경됩니다. UTC(변경되지 않음)로 시간을 논의하는 것이 항상 가장 안전한 방법입니다. 회의 플래너 도구(및 이 두 링크 2012년 캘린더, 향후 변경 사항)는 특정 국가가 여름 시간인 경우 알려줍니다. 양쪽 반구에 참가자가 있기 때문에 회의에 대한 커뮤니케이션에서 계절을 언급하는 것은 도움이 되지 않습니다.
- 충분한 통지를 하십시오: 최소 1주일, 가능하면 더 오래. 많은 사람들이 몇 주 전에 미리 정해진 업무 및 여행 일정을 가지고 있습니다. 해당 메일링 리스트와 위키 토론 페이지에서 회의를 알립니다. 공개 회의인 경우 적절한 공개 목록을 보내야 합니다.
- 회의 전날 같은 장소에 미리 알림을 보냅니다.
- 동시에 발생할 수 있는 다른 회의에 유의하고 충돌을 피하십시오. (다른 회의가 녹음될 가능성이 있는 곳이 있습니까?)
날짜와 시간 선택: 소그룹
- 모두가 참여해야 하는 소규모 그룹의 경우 설문 도구 기념일 로고가 매우 유용합니다. 누구나 Doodle 설문을 만들 수 있고 누구나 채울 수 있습니다. 다음은 Doodle 사용에 대한 몇 가지 모범 사례입니다(설문 조사 설정 단계에 해당):
- 1단계: (일반) -- 설명이 포함된 투표 이름을 제공하고 이메일 주소를 확실히 제공하십시오.
- 2단계: (시간 제안 – 일) -- 여러 날 옵션을 제공하고 충분한 통지를 해야 합니다.
- 2단계: (시간 제안 - 시간) -- 위의 지침에 따라 여러 시간 옵션을 제공합니다. 허용 가능한 시간 범위를 얻기 위해 먼저 세계 시계 도구를 사용하는 것이 좋습니다. 중요: "시간대 지원 활성화"를 클릭하고 적절한 시간대(PST, UTC 등)에 시간을 입력하고 있는지 확인하십시오. 이 링크를 클릭하면 모든 참가자가 투표를 볼 때 자신의 시간대를 선택할 수 있습니다.
- 3단계: (설정) -- "설정" 링크를 선택한 다음 "필요하면 예-아니요-필요하지 않음"을 선택하면 도움이 됩니다. 이렇게 하면 사람들이 사용 가능한 시간을 표시할 수 있기 때문입니다.
- 4단계: (초대장) -- "초대장 보내기"를 선택하면 이메일, 위키 등에 게시할 수 있는 링크가 제공됩니다.
- Doodle은 관리 링크도 보내드립니다. 이것을 사용하여 투표를 편집할 수 있습니다.
- 또는 위키 페이지에 일정 범위의 날짜와 시간을 게시하고 각 사람이 가능한 시간 아래에 서명하도록 하는 것도 효과적입니다. 특히 회의가 공개되지만 소규모이고 모든 참가자가 위키에 있을 가능성이 있는 경우에 좋습니다.
- 참가자에게 많은 수의 날짜 및 시간 옵션을 제공하면 참여자가 양식을 작성하기 어렵고 코디네이터가 최적의 날짜를 선택하는 데 어려움을 겪을 수 있습니다. 대부분의 참가자에게 이미 적합할 가능성이 있는 약 10개의 옵션을 유지하도록 노력하십시오(이는 그룹에 따라 약간 다릅니다. 바쁜 사람들의 일부 그룹은 더 많은 옵션이 필요하고 일부는 덜 필요합니다).
회의 장소
이벤트_센터/등록 도구를 사용하여 이벤트를 계획해보세요.
- IRC: IRC 공개 회의 주최 모범 사례 및 관련 문서를 참조하세요. IRC를 사용하는 경우 통신에서 채널을 알리고 다른 사람이 작업을 수행하는지 확인하십시오.
- 구글 행아웃: 최대 10명의 참가자 또는 @wikimedia.org 이메일 주소를 가진 사람이 조직한 경우 25명까지 사용할 수 있습니다.
- 위키미디어 계정의 행아웃은 기본적으로 제한되며 외부 사용자가 연결할 수 없습니다.
- 오른쪽 상단의 초대 아이콘을 클릭하고 행아웃을 "위키미디어 재단 전용 회의"에서 "링크가 있는 모든 사람"으로 변경해야 합니다. “행아웃을 열 때마다 이 작업을 수행해야 합니다”(마지막에 사용한 내용은 기억하지 않음).
- "링크가 있는 모든 사용자"를 선택한 경우에도 참가하는 모든 참가자는 모임 주최자가 “참가할 때” 수동으로 승인해야 합니다.
- 기타 온라인 장소(웹캐스트, 스카이프 등): 모든 것이 설정되어 있습니까? 사람들이 회의에 참여하려면 무엇이 필요합니까? 이 정보를 포함해야 합니다. 스카이프에서 회의를 진행하는 방법에 대한 팁은 화상 회의 권장 사항을 참조하세요.
- 얼마나 많은 사람들이 회의에 참여할 것인지, 장소가 그 수를 지원하는지 여부를 고려했습니까? (예: 스카이프 음성 채팅은 참가자가 5명을 초과하면 문제가 발생합니다.) 또한 필요한 참여 유형(예: 전체 참가자, 실시간 '잠복자', 회의 후 청취자)을 고려하고 적절하게 장소를 설계합니다.
UTC에 대한 참고 사항
- 다음은 UTC에 대한 매우 기술적인 기사입니다
- 여기에 덜 기술적인 문서가 있습니다
- 알아야 할 사항: UTC는 세계 시간 표시에 대한 표준을 제공합니다. 세계의 다른 모든 시간대는 UTC(예: -8, +5 등)에서 벗어난 시간으로 측정됩니다. 계절에 따라 변경되지 않습니다. 계절에 따라 영국 시간과 같을 수도 있고 아닐 수도 있습니다(UTC는 GMT/그리니치 표준시와 같지만 BST/영국 서머 타임과는 다릅니다). 모든 사람이 다른 모든 사람을 위해 1시간(회의에 적합하지 않음) 잘못될 염려 없이 자신의 위치에서 UTC로/에서 변환할 수 있기 때문에 유용합니다.
대면 회의
위의 모든 사항이 적용되지만 다음에 대해 걱정해야 합니다:
- 여행 시간 -- 참가자가 거기에 도착하는 데 얼마나 걸립니까?
- 여행 일정 -- 사람들이 비행기를 타야한다면 2주 통지가 필요합니다. 여행을 조정하는 사람은 누구입니까?
- 작업 일정 -- 많은 자원 봉사자들이 오피스 아워에 시간을 내는 것은 어렵습니다. 이것은 설명해야합니다. 참가자는 직장에서 시간을 내야하는 통지가 얼마나 많은지?
- 제트 지연 -- 누가 분사 될 것인지, 그리고 어떤 시간에 (여행 방향에 따라 다름)를 알아야 합니다.
- 원격 참여 -- 참여 해야하는 사람이 올 수없는 참가자가 있습니까?
- 여행 경비 -- 참가자가 여행 비용을 상환하고 상환의 수단을 가져야합니다.
- “별도의 모범 사례에서 실제로 회의를 실행하기 위한 더 많은 팁이 필요합니다!”