Meilleures pratiques pour planifier une réunion
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Nous organisons beaucoup de réunions à Wikimedia : souvent en ligne, sur plusieurs fuseaux horaires. Voici quelques bonnes pratiques et outils.
Réunions en ligne
Choisir un jour et une heure : en général
- Déterminez le(s) fuseau(s) horaire(s) ou les villes d'où viendront probablement vos participants. Se réunir pendant les heures normales de travail et de déplacement peut convenir à certaines personnes, mais certainement pas à toutes ; de nombreux bénévoles (voire la plupart) ne peuvent participer que le soir ou le week-end.
- Ce planificateur de réunions converti en UTC vous aidera à trouver une bonne fourchette de temps.
- Si vous avez des personnes dans toutes les régions du monde, par exemple en Australie, en Californie et en Europe, vous devrez probablement prévoir (au moins) deux réunions pour que les horaires soient respectés. Sinon, quelqu'un devra rester debout jusqu'à 1 heure du matin.
- Annoncez toutes les heures au format UTC de 24 heures. Il est utile de fournir quelques conversions standard (par exemple en PST, IST) et un lien vers le site de l'horloge mondiale. Dire "la réunion est à 13h00" est inutile sans contexte.
- Saison : Attention aux pièges de l'heure d'été et de l'heure d'hiver ! Les pays changent à des semaines différentes ; s'en tenir à discuter des heures en UTC (qui ne change pas) est toujours la meilleure solution. L'outil de planification des réunions (et ces deux liens du calendrier 2012, changements à venir) vous alertera si un pays donné est à l'heure d'été. Il est à noter que la référence aux saisons dans les communications sur les réunions n'est pas utile, car nous avons des participants dans les deux hémisphères.
- Veillez à prévoir un délai suffisant : au moins une semaine complète, et de préférence plus longtemps. De nombreuses personnes ont des horaires de travail et de voyage fixés plusieurs semaines à l'avance. Annoncez la réunion sur la liste de diffusion appropriée et sur les pages de discussion du wiki. Veillez à l'envoyer aux listes publiques appropriées s'il s'agit d'une réunion publique.
- Envoyez un rappel aux mêmes endroits la veille de la réunion.
- Soyez au courant des autres réunions qui peuvent avoir lieu au même moment et essayez d'éviter tout conflit avec elles. (Y a-t-il un endroit où les autres réunions sont susceptibles d'être enregistrées ?)
Choisir un jour et une heure : petit groupe
- Pour un petit groupe où tout le monde doit participer, l'outil de sondage Doodle est extrêmement utile. N'importe qui peut créer un sondage Doodle et n'importe qui peut y répondre. Voici quelques bonnes pratiques d'utilisation de Doodle (correspondant aux étapes de création d'un sondage) :
- Étape 1: (général) -- fournir un nom de sondage descriptif et absolument fournir votre adresse électronique.
- Step 2: (time proposals – days) -- proposer des options sur plusieurs jours, en veillant à donner un préavis suffisant.
- Étape 2 : (propositions de temps – horaires) -- provide multiple time options, following the guidelines above; you might want to use the worldclock tool first to get a range of acceptable times. Important : cliquez sur "activer la prise en charge des fuseaux horaires" et assurez-vous que vous saisissez les heures dans le fuseau horaire approprié (PST, UTC, etc.). En cliquant sur ce lien, tous les participants pourront sélectionner leur propre fuseau horaire lorsqu'ils verront le sondage.
- Étape 3: (paramètres) -- choisir le lien "paramètres" puis sélectionner "oui-non si nécessaire" est utile, car cela permet aux personnes d'indiquer les moments où elles peuvent être disponibles.
- Étape 4: (invitations) -- sélectionnez "vous envoyez l'invitation" car cela vous donnera un lien qui peut être posté dans un e-mail, sur le wiki, etc.
- Doodle vous enverra également un lien d'administration qui vous permettra de modifier le sondage.
- Autre solution : publier une série de jours et d'heures sur une page wiki et laisser chaque personne signer sous les heures où elle est disponible fonctionne également bien, en particulier lorsque la réunion est publique mais restreinte, et que chaque participant est susceptible d'être sur le wiki.
- Il est facile de se laisser aller à proposer aux participants un grand nombre d'options de dates et d'heures, ce qui peut rendre difficile le remplissage du formulaire par les participants et le choix d'une date optimale par le coordinateur. Essayez de vous en tenir à une dizaine d'options qui sont déjà susceptibles de convenir à la majorité des participants (cela varie un peu en fonction du groupe - certains groupes de personnes très occupées ont besoin de plus d'options, d'autres de moins).
Lieu
Try using the Event_Center/Registration tool to schedule your event.
- IRC: voir Les meilleures pratiques pour organiser une réunion ouverte sur IRC et la documentation associée. Si vous utilisez IRC, veillez à annoncer le canal dans vos communications, et assurez-vous que quelqu'un s'occupe des opérations.
- Google Hangouts: peut être utilisé pour un maximum de 10 participants, ou 25 s'il est organisé par une personne disposant d'une adresse électronique @wikimedia.org.
- Notez que les discussions sous le compte Wikimedia seront restreintes par défaut et ne permettront pas à des personnes externes de se connecter.
- You need to click the invitation icon in the top right and change the hangout from "Wikimedia Foundation only meeting" to "Anyone with the link". This has to be done every time you open the hangout (it doesn't remember what you used last time).
- Même si l'option "Toute personne disposant du lien" est sélectionnée, chaque participant devra être approuvé manuellement par l'organisateur de la réunion au fur et à mesure de sa participation.
- Autres lieux de réunion en ligne (webcasts, Skype, etc.) : tout est-il prêt ? De quoi les participants ont-ils besoin pour se joindre à la réunion ? Veillez à inclure ces informations. Voir recommandations pour les réunions vidéo pour des conseils sur l'organisation d'une réunion avec Skype.
- Avez-vous réfléchi au nombre de personnes qui participeront à la réunion et à la capacité du lieu à accueillir ce nombre de personnes (par exemple, le chat vocal sur Skype rencontre des problèmes au-delà de 5 participants) ? Réfléchissez également aux types de participation nécessaires (par exemple, participant à part entière, observateur en temps réel, auditeur après la réunion) et aménagez le lieu en conséquence.
Notes sur l'UTC
- voici un article assez technique sur l'UTC.
- Voici un article moins technique.
- Ce qu'il faut savoir : L'UTC constitue la norme pour la mesure du temps dans le monde ; tous les autres fuseaux horaires du monde sont mesurés en heures par rapport à l'UTC (c'est-à-dire -8, +5, etc.). Il peut ou non être identique à l'heure britannique, en fonction de la saison (l'UTC est identique au GMT/Heure moyenne de Greenwich, mais n'est pas identique au BST/Heure d'été britannique). C'est utile parce que tout le monde peut convertir vers/depuis l'UTC à partir de son emplacement sans se soucier de se tromper d'une heure (ce qui n'est pas bon pour les réunions) pour tous les autres.
Réunions en présentiel
Tout ce qui précède s'applique, mais vous devez également vous soucier de:
- les temps de trajet -- combien de temps faudra-t-il à vos participants pour y arriver ?
- planification des voyages -- si des personnes doivent prendre l'avion, elles doivent être prévenues au moins 2 semaines à l'avance. Qui coordonne les déplacements ?
- les horaires de travail -- il est difficile pour de nombreux bénévoles de prendre des congés pendant la semaine de travail. Il faut en tenir compte : de combien de temps vos participants ont-ils besoin pour s'absenter de leur travail ?
- décalage horaire -- savoir qui sera en décalage horaire et à quel moment (en fonction de la direction du voyage).
- participation à distance -- Y aura-t-il des participants qui ne pourront pas venir en personne et qui devront participer ?
- frais de voyage -- quels participants doivent se faire rembourser les frais de voyage et les moyens de les rembourser.
- Besoin de plus de conseils pour ORGANISER les réunions dans une section distincte consacrée aux meilleures pratiques !