Річний план Фонду Вікімедіа/2023-2024/Цілі/Ефективність
Покращте продуктивність і ефективність
Оцінюйте, ітеруйте та адаптуйте наші процеси для досягнення максимального впливу з обмеженішими ресурсами.
Рекомендація №10 до Стратегії руху заохочує всіх нас «пристосовуватися до нових і змінених ситуацій і викликів, приймаючи політику та процедури на основі оцінок змін в Русі та змін у світі». Це зобов'язання оцінювати, ітерувати та адаптуватися має бути чітким і відданим способом роботи у всьому Фонді Вікімедіа.
Тогорічний річний план визначив потребу у поліпшенні продуктивності та ефективності самого Фонду. Це включало кращу координацію наших спільних служб / адміністративних функцій (наприклад, юридичної, фінансової, кадрової), а також конкретні ініціативи, де вважалося, що краща координація може збільшити вплив та зменшити витрати.
Прикладом було досягнення минулого року — створення підходу спільних послуг для перекладів, щоб Фонд міг підтримувати більше мов, не примушуючи кожну команду розбиратися в цьому самостійно.
Письмовий і усний переклад
Минулого року ми розпочали роботу над покращенням підтримки письмового та усного перекладу для спілкування з рухом у всьому Фонді. Переглядаючи розподіл ресурсів, ми виявили, що більшість команд Фонду надавала значну мовну підтримку. Однак це робилося через низку зовнішніх постачальників, підрядників і волонтерів. Ми працювали над тим, щоб з'єднати всі точки воєдино, щоб покращити мовну підтримку для комунікації Фонду з рухом.
Об'єднуючи людські ресурси, гармонізуючи процеси та краще використовуючи наші інструменти, ми збільшили підтримку з 6 мов на початку року до 25 мов на сьогодні. Це= зростання не потребувало додаткових інвестицій. Покращуючи ефективність та працюючи в єдиних рамках, ми фактично скоротили загальні витрати.
Наступного року ми перемістимо нашу увагу на попередні спроби створити спільний глосарій: список слів, які зазвичай використовуються у Вікімедіа, щоб допомогти створити узгодженість у тому, як ми перекладаємо. Ми також будемо прагнути покращити контроль якості перекладів, які здійснюються на замовлення Фонду. Нарешті, ми будемо продовжувати покращувати використання інструментів перекладачами.
Фінансові й адміністративні послуги
У 2022-2023 роках, ми продовжили наші зусилля щодо надання покращених послуг Фонду та виконання наших зобов'язань щодо фінансового планування та дотримання нормативних вимог. Ми розгорнули програму диверсифікації постачальників, створили фінансову інфраструктуру для Вікімедіа Ентерпрайз, впровадили наші інструменти управління проєктами у всі основні ініціативи нашого відділу та завершили ключові внутрішні IT проєкти для більшої автоматизації та покращення доступу користувачів.
У 2023-2024 роках ми плануємо продовжити вдосконалювати робочі процеси, щоб підвищити ефективність наших робіт і швидше отримувати фінансові результати за належного контролю. Наші фінансові обмеження та прагнення досягти максимальної віддачі при обмежених ресурсах означають нову увагу до фінансового планування, внутрішньої технічної підтримки, що відповідає потребам глобально розподіленого персоналу та робочого середовища, що дозволяє людям виконувати свою роботу якнайкраще, в офісі та віртуально. Ми завершимо виділення коштів для Ендавменту Вікімедіа від Tides із залученням незалежних банківських та депозитарних партнерів.
Оновлення цінностей
У 2022 році Фонд розпочав низку розмов про те, як ми працюємо, особливо стосовно того, що ми намагаємося досягти в рамках місії. Одна із таких розмов була присвячений питанню, чи добре нам, як і раніше, служать наші наявні організаційні цінності. Цінності є фундаментальними для кожної організації та можуть забезпечити ясність та узгодженість, допомагаючи спрямовувати повсякденні дії, поведінку та очікування. Завдяки серії воркшопів у невеликих групах була оновлена перша цінність («Ми виконуємо цю місію разом»), а її текст став чіткішим і дієвішим. Потім ми продовжили цей процес для інших цінностей, і оновлені версії з'являться до липня 2023 року.
Наступна фаза цього проєкту включатиме інтеграцію наших оновлених цінностей у наші основні процеси роботи основного персоналу та «втілення їх у життя» у повсякденній роботі Фонду. Вони, зокрема, включатимуть:
- Продуктивність та індивідуальний розвиток: Цінності будуть інтегровані в систему показників продуктивності Фонду Вікімедіа через індивідуальну оцінку продуктивності та кар'єрного прогресу в рамках процесів просування по службі.
- Вивчення: Цінності будуть інтегровані до навчальної програми для всіх співробітників, включаючи сесію з культурної орієнтації для нових співробітників.
- Підбір: Цінності будуть відображені у нашому бренді та зусиллях і процесах підбору персоналу, щоб допомогти забезпечити культурну адаптацію нових співробітників.
Ініціативи Глобальне різноманіття, Рівність та Залучення
Ключовим напрямком діяльності команди Глобальна різноманітність, рівність та залучення (DEI) було інвестування у створення міцних мереж співробітників, що ґрунтуються на спільній ідентичності. Ці Ресурсні групи співробітників» (ERG) є добровільними групами під керівництвом персоналу, метою яких є сприяння створенню привітного, різноманітного, рівного та інклюзивного робочого середовища. Вони служать ресурсом для персоналу і офіційно створені та визнані Фондом. Ці групи працюють як надійні партнери з відділом Таланту та культури і командою з питань Різноманітності, рівності та залучення. Зараз існує вісім активних груп: Африканська ERG, Південноазійська ERG, Латино-Американська ERG, Чорна ERG, Азійська ERG, Жіноча та небінарна ERG, Квір-ERG та Нейродивергентна ERG.
У 2023-2024 роках ми плануємо допомогти ERG більшою мірою відповідати нашому річному плану та попросити їх підтримувати регіональні пріоритети, а також регіональне планування. Деякі з наших ERG також вивчають можливості партнерства з тематичними групами користувачів для обміну кращим досвідом та участі у спільних заходах з партнерами з руху з нагоди місяця культурної спадщини. Нарешті, ERG продовжують служити ключовим рушієм для залучення персоналу, допомагаючи зробити віддалену, розподілену по всьому світу робочу силу більш знайомою та гостинною для людей з усіх верств суспільства.
Ще одним ключовим елементом розвитку у 2022-2023 роках була панель лідерства DEI, центральне місце для відстеження прогресу в DEI та забезпечення звітності. Панель лідерства DEI продовжить допомагати нам відстежувати наші зобов'язання у 2023-2024 роках. Ми спиратимемося на наші стратегічні та програмні зобов'язання в інших областях поточного річного плану, а також будемо продовжувати створювати системи стримування та противаг відповідальності на всіх рівнях організації.
Управління ризиками
Цього року, однією з ініціатив для підвищення ефективності Фонду, стане розробка оновленої корпоративної стратегії управління ризиками, яка визначає основні ризики, з якими ми стикаємося як організація та розробку заходів щодо пом'якшення наслідків для зменшення впливу цих ризиків. Цей процес буде включати виявлення, пріоритетизацію і відстеження нашого реагування на найбільш пріоритетні ризики. Це буде здійснюватись завдяки скоординованим зусиллям наших юридичних та фінансових команд.