Ces règles de fonctionnement sont celles qui sont appliquées par le comité mais qui n'ont pas encore été reconnues officiellement par l'association

I But et composition du Comité

Préambule

L’assemblée générale de l’association Wikimédia France a voté en septembre 2017 pour la création d’un Comité de gestion des conflits d’intérêts. Les présents statuts (du Comité) ont été construits par le groupe de travail nommé par le Conseil d’administration à cette tâche, selon les principes édictés dans la charte de déclaration d’intérêts, en vigueur depuis fin 2015, et **les articles 3.4 et 6.2.3 du règlement intérieur de Wikimédia France**.

Article 0 - Principe

À l’exception de l’assemblée générale, un.e membre de l’association ne peut prendre part à une délibération ou un vote lorsque ceux-ci portent sur une décision relative à une autre structure dont il/elle est membre, salarié.e ou avec laquelle il/elle entretient des liens d'intérêts.

Article 1er – Objectifs

Le Comité est chargé de la prévention et de la gestion des conflits d’intérêts au sein de l’association, la gestion de la publicité de ces déclarations auprès de l’association, la réception et le traitement des alertes sur cette thématique, et la rédaction d’avis sur de telles alertes.

Article 2 – Moyens d’action

Le Comité est pourvu d’une mailing-list non archivée (interets@wikimedia.fr) permettant de recevoir des alertes et d’échanger entre ses membres.

Les présents statuts sont disponibles sur une page internet du site Wikimédia France, ainsi que les descriptions du fonctionnement du Comité et des modalités de saisie/alerte.

Le Comité sollicite les instances dirigeantes de l’association (président·e, bureau, CA, AG, . . .) en cas de besoin.

Le Comité s’assure de la tenue de réunions régulières (une fois par an minimum) pour discuter de l’évolution de son fonctionnement.

Article 3 – Composition

3.1 Membres

Le Comité est constitué de 3 membres minimum et 6 membres maximum. Il est paritaire en genre (les personnes non binaires sont rattachées au côté féminin pour le décompte, sauf demande inverse de leur part).

Les membres sont désigné.e.s lors de l’assemblée générale pour un mandat de 2 ans.

Tout membre de l’association peut candidater à condition :

De ne pas être membre du conseil d’administration ;
De ne pas être salarié.e de l’association ;
De ne pas être prestataire ou être salarié d'un prestataire de Wikimédia France ou l'avoir été dans les 12 derniers mois ;
De ne pas avoir fait l'objet d'une décision du CA ou de l'Assemblée générale avec avis conforme du Comité relative à la violation des statuts du Comité dans les 24 derniers mois ;
D’avoir communiqué une déclaration d’intérêts au Comité, et d’y avoir apporté les éventuels éclaircissements demandés ;
De ne pas être ou avoir été impliqué.e par un avis ayant abouti à une injonction ou une demande au sens de l'article 10.2 du Comité dans les 12 mois suivants la cessation de la situation ayant fait l'objet de l'avis.

Les membres du Comité sont renouvelé·es par moitié par tirage au sort parmi les candidat.e.s lors de l’assemblée générale. Ce tirage au sort est effectué par la commission électorale. Le tirage au sort permet un classement d’ordre des candidats, en vue d’une vacance potentielle. Un⋅e candidat⋅e ou un⋅e membre du comité peut être révoqué⋅e "ad nutum" par l'AG en proposant une résolution à cet effet, résolution qui sera ajoutée à l’ordre du jour (selon les mêmes dispositions que celles décrites dans l'article 5.6 des statuts de Wikimédia France).

Les candidat.e.s doivent annoncer publiquement leur candidature par écrit sur la page internet prévue à cet effet au moins 1 mois avant la tenue de l’assemblée générale.

Les candidat.e.s doivent se présenter sous leur identité civile.

En cas de vacance d’un poste entre deux assemblées générales, le remplacement se fait parmi les candidat.e.s tiré.e.s au sort précédemment. Le remplacement se fait pour le reste du mandat.

3.2 Observateurs / Observatrices

Toute personne membre de Wikimédia France peut participer aux réunions du Comité lorsque le Comité ne travaille pas sur des dossiers liés à des cas particuliers ou des dossiers issus d’alertes. Ces personnes sont alors qualifiées de membres observateur.ices.

Le Conseil d’administration peut désigner un.e ou plusieurs observateur.rice.s qui participent aux travaux du Comité lorsque le Comité ne travaille pas sur des dossiers liés à des cas particuliers ou des dossiers issus d’alerte.

II Organisation interne

Article 4 – Principes de gouvernance

Pour sa stabilité et favoriser le partage de la connaissance au sein du Comité, le Comité s’efforce de fonctionner de manière horizontale en rendant ses avis par consentement, c'est-à-dire la prise en compte de tous les points de vue des membres afin de s'assurer que l'ensemble des personnes consente activement à la rédaction d'un avis.

Article 5 – Réunions du Comité

Le Comité se réunit dès que cela lui est nécessaire.

Pour tout dossier, le Comité peut inviter tout membre de l’association à s’exprimer et notamment les observateur.rice.s désignés par le Conseil d’administration.

Si un.e membre du Comité est destinataire d’une alerte concernant un.e autre membre du Comité, il/elle réunit le Comité sans la personne mise en cause afin que le Comité soit saisi du cas.

Article 6 – Modalités de délibération

Les délibérations du Comité :

tendent à un consentement de tou.tes ses membres (veiller à ce que l'avis final prenne en compte toutes les réserves exprimées) ;
permettent l’expression de positions minoritaires (si impossibilité de consentement). Ces expressions ne sont pas nominatives. Les positions des membres sur les différentes positions ne sont pas intégrées dans l’avis ;
font l’objet d’un secret des délibérations et de la confidentialité des informations recueillies.

Tou.tes les membres du Comité sont sollicité.e.s pour donner leur sentiment/opinion avant toute finalisation d'avis. Le Comité est proactif pour recueillir ces avis et s’efforce de prendre en compte toutes les opinions dans son avis.

En cas d'avis qui n’a pas été finalisé sur le mode du consentement, le quorum est fixé à la moitié des membres du Comité en capacité de délibérer.

Un.e membre du Comité peut demander à se déporter de l’étude d’un cas ; dans ce cas il/elle ne participe pas à la délibération conséquente.

Les membres ne participant pas à une délibération sont tenu.e.s aux mêmes obligations que ceux/celles y participant. La non-participation à une délibération est indiquée.

En cas d’absence prolongée de réponse d’un.e membre, il/elle ne participe pas à la discussion.

Article 7 – Règlement intérieur

Le Comité peut édicter et adopter un règlement intérieur du Comité pour clarifier certains points de son fonctionnement qui est rendu public sur Meta.

III Rôle du Comité au sein de l’Association

Article 8 – Déclaration d’intérêts

8.1 Formulaire de déclaration (non salarié.e.s)

Le Comité a la charge d’élaborer un formulaire de déclaration d’intérêt. Ce formulaire est public et disponible sur Meta et un lien vers formulaire vierge est accessible depuis sur le site de l'association, wikimedia.fr. La validation de ce formulaire se fait d’abord par le Comité puis par le CA ; en cas de désaccord ou d’indécision, ce formulaire est validé par l’assemblée générale.

Ce formulaire peut être utilisé par les membres du conseil d’administration.

Les membres de l’association devant faire une déclaration sont également tenu.e.s de sa mise à jour.

Une fois la déclaration complétée ou mise à jour, le Comité doit en être informé.

Nota bene : Suite à la décision de l'AG de novembre 2022, le formulaire en vigueur en 2023 est le modèle adopté pour ses déclarations par le CA en 2019

8.2 Publicité des déclarations

L’ensemble des déclarations d’intérêts sont communiquées de manière exhaustive aux membres du Comité qui les exploitent dans le strict respect de leur mission.

Les déclarations sont publiées dans un dossier cloud de l'association accessible aux membres du Comité.

Les déclarations des membres du CA sont accessibles aux autres membres du CA ainsi qu'à la direction salariée.

Les déclarations ne sont pas publiées sur Méta ou sur tout autre support public.

Article 9 – Procédure d’alerte

9.1 Saisie du Comité

Le Comité peut être saisi par une personne membre de l’association, ou qui en est extérieure.

Le Comité informe la personne à l’origine d’un signalement du suivi de la procédure engagée dans le respect des secrets qui le lient.

Le Comité peut s’autosaisir.

9.2 Accueil des alertes

Le comité est destinataire des alertes relatives aux potentiels conflits d’intérêts liés à Wikimédia France. Ces alertes peuvent venir d'une personne concernant ses propres intérêts, d'une personne concernant les intérêts d'un·e tiers, ou du bureau par transmission d'une alerte reçue au titre de l'article 3.4 du règlement intérieur.

Si un.e membre du Comité est destinataire d’une alerte, il/elle s’en fait le ou la porte-parole auprès du Comité.

9.3 Délai de traitement

Le Comité a un mois pour donner son avis à partir du moment où il est saisi d’un cas. Si des événements viennent enrichir le dossier, le délai d’un mois est étendu si le Comité le juge utile. Les parties prenantes dans le dossier sont informées de ces nouveaux délais.

Les délais, la modalité et le déroulement de la procédure sont rappelés rapidement à la personne à l’origine du signalement ou aux parties prenantes (accusé de réception).

Une fois que le Comité s’est assuré d’avoir compris le point de vue de la personne à l’origine du signalement, le Comité peut prendre contact avec les autres parties prenantes.

Le contact est conservé avec toutes les parties prenantes lors de la procédure.

Le principe du contradictoire (à charge et à décharge) dicte la conduite du Comité.

Article 10 – Avis

10.1 Typologie des avis et publicité

Le Comité peut émettre trois types d’avis concernant les alertes dont il a été destinataire. La publicité de ces avis auprès de l’association (via Meta) dépend de chaque type.

**Rejet de l’alerte car pas factuelle/hors sujet** : Aucune publicité n’est faite sur ce type d’avis.
**Avis ayant fait l’objet d’une enquête qui a conclu à l’absence de situation potentielle et avérée de conflit d’intérêts pour l’association** : La confidentialité de l’avis est la règle, sauf si les personnes mises en cause acceptent sa publicité (pour pouvoir se défendre, car il/elle trouve l’alerte légitime…).
**Avis ayant fait l’objet d’une enquête qui a conclu à une situation potentielle ou avérée de conflit d’intérêts** : L’avis est rendu public sur Meta avec ses recommandations. Les personnes concernées sont notifiées de la publication sur Meta en amont. L’avis contient les mesures à adopter pour faire cesser le conflit d’intérêts.

Les avis de présence/absence de conflit sont communiqués sous réserve de confidentialité :

aux personnes à l’origine du signalement / de l’alerte ;
aux personnes mises en cause ;
au conseil d’administration.

Dans tous les cas, le Comité fait un retour à la personne à l’origine de l’alerte.

Le Comité veille à ce que l’avis ne contienne pas d’information qui viole des secrets sans permettre de lutter contre les situations de conflit d’intérêts.

10.2 Nature des avis pouvant être émis par le Comité

Les avis émis peuvent être ou plusieurs (liste non exhaustive) :

Déport des décisions relatives à une certaine thématique par la/le membre en cause ;
Publicité / information auprès de l’Association par le Comité de la situation visée ;
Injonction auprès du/de la membre concerné.e à communiquer / publier / mettre à jour toute ou partie de sa déclaration ;
Demande de démission du poste occupé ;
Demande de sanction par le Conseil d’administration ;
Demande au CA ou à l'AG d'acter une violation des statuts du comité ;
Demande au CA ou à l'AG de suppression d’un mandat de référent local/groupe de travail/…
Demande au CA ou à l'AG de retrait ou ré-examen d'une décision ayant fait l'objet d'un conflit d'intérêt.

Article 11 – Présentation du travail du Comité

Des réunions avec des membres “observateur.rice.s” sont organisées au minimum une fois par an pour discuter du processus mis en place en termes de lutte contre les conflits d’intérêts, du fonctionnement du Comité… Ces réunions visent notamment à la production du matériel pédagogique à destination des membres pour la lutte contre les conflits d’intérêts, mais également à la rédaction du rapport annuel d’activité du Comité (en vue de l’assemblée générale).

Le Comité présente un rapport annuel d’activité durant l’Assemblée générale. Le lien vers la page Méta contenant ce rapport est communiquée 1 mois avant l’Assemblée générale aux membres de l’association.