Wikimédia France/Documents/Charte des événements

Wikimédia France tient particulièrement à ce que tous ses événements soient adaptés à tous types de public, transparents, inclusifs, respectueux de tous, sécurisés et répondant aux exigences écologiques. Tout événement organisé, financé et soutenu par l’association Wikimédia France doit respecter la présente charte. Elle définit des principes et des règles à respecter, par les organisateurs de ces évènements.

Définition des évènements

Les événements concernés par la présente charte sont tous ceux organisés, financés ou soutenus par l’association Wikimédia France : assemblée générale, réunion du Conseil d'administration, réunion des divers comités et commissions, Wikiconvention/conférence/convention, Wikicamp, groupe de travail, formation, salon (tenue de stand), editathon, atelier de contribution, grand editathon, sortie photo, rencontre locale, wikipermanences, apéros informels, réunions en ligne, etc.

Principes et règles de la charte des événements

A - L’organisation d’un événement demande de l’implication, de l’organisation et de l’anticipation

Obligations communes à tous les évènements

1 - Suivre, dans la mesure du possible, les étapes de la gestion de projet évènementiel : définir l’objectif de l’événement et la cible, choisir le lieu, choisir la date, construire un rétroplanning, établir un budget, organiser le suivi de projet, choisir les prestataires, prévoir la communication, organiser l’événement, construire un programme et faire un bilan de l’évènement ;

2 - Choisir la ou les dates de l’événement en tenant compte de la mobilisation des bénévoles, des périodes de vacances, des jours fériés, etc. ;

3 - Veiller à impliquer le ou les éventuels organismes partenaires : négocier en amont les divers aspects de la présente charte avec ceux-ci et tenir compte de leurs propres pratiques et contraintes ;

Obligations additionnelles pour certains types d’évènements

4 - Prévoir la présence d’au moins un.e salarié.e selon le type d’événement ;

5 - Prévoir la présence d’au moins un.e membre selon le type d’événement.

	A – 4 Présence d’au moins un.e salarié.e	A - 5 Présence d’au moins un.e membre
Assemblée générale
CA/Comités/Commissions
Wikiconvention/Conférence/Convention
Wikicamp
Groupe de travail
Formation
Stand dans un salon
Editathon/Atelier de contribution
Grand editathon
Sortie photo
Rencontre locale/Wikipermanence
Apéro informel
Réunion en ligne

B - Le lieu de l’événement doit être adapté

Obligations communes à tous les évènements

1 - S'assurer que le lieu dispose d'un accès facile en transports en commun ;

2 - Vérifier que le lieu permet de respecter les exigences écologiques : organisation d’un tri des déchets, réduction et/ou compensation de l’impact carbone, accès par les transports en commun, approvisionnement en produits locaux, bios et faiblement carbonés, etc. ;

3 - Proposer, dans la mesure du possible, une chambre individuelle pour tou.te.s les participant.e.s en cas d’hébergement ;

4 - Réserver une chambre (en cas d’hébergement) et/ou un espace non mixte pour les participant.e.s qui le souhaitent ;

Obligations additionnelles pour certains types d’évènements

5 - Garantir l’accès aux personnes à mobilité réduite (espaces collectifs et/ou chambres) ;

6 - Prévoir une salle calme au-delà de 30 participant.e.s et prévoir un accès à un casque antibruit (avec piles de rechange) pour chaque participant.e qui en exprime le besoin ;

7 - Garantir une proximité ou un accès facile aux commerces et services de proximité ;

8 - Prévoir un accès wifi pour tou.te.s les participant.e.s ;

9 - Prendre en charge des frais d’hébergement des participants adhérents à Wikimédia France dans le cadre de certains évènements.

	B – 5 Garantir l’accès aux personnes à mobilité réduite (espaces collectifs et/ou chambres)	B - 6 Salle calme au-delà de 30 participant.e.s	B – 7 Accès à des commerces et des services de proximité	B – 8 Accès wifi	B – 9 Hébergement pris en charge par l’association
Assemblée générale
Conseil d'administration/Comités/Commissions
Wikiconvention/Conférence/Convention
Wikicamp
Groupe de travail
Formation
Stand dans un salon
Editathon/Atelier de contribution
Grand editathon
Sortie photo
Rencontre locale/Wikipermanence
Apéro informel
Réunion en ligne

C - L’offre de restauration doit convenir à tou.te.s les participant.e.s

Obligations communes à tous les évènements

1 - Ne pas encourager la consommation d’alcool ;

2 - Privilégier une alimentation locale, bio et faiblement carbonée ;

3 - Prendre en compte les allergies des participant.e.s (prévoir un champ spécifique sur le formulaire d’inscription et prévoir en conséquence des repas adéquats) ;

4 - Éviter le gaspillage alimentaire ;

Obligations additionnelles pour certains types d’évènements

5 - Prévoir une option végan pour tous les repas ;

6 - Prévoir une option sans alcool (autre que de l’eau).

	C – 5 Accès à une option végan lors des repas	C - 6 Accès à une option sans alcool (autre que de l’eau)
Assemblée générale
Conseil d'administration/Comités/Commissions
Wikiconvention/Conférence/Convention
Wikicamp
Groupe de travail
Formation
Stand dans un salon
Editathon/Atelier de contribution
Grand editathon
Sortie photo
Rencontre locale/Wikipermanence
Apéro informel
Réunion en ligne

D - La communication de l’événement doit assurer la plus grande transparence

Obligations communes à tous les évènements

1 - Inscrire l'évènement à l'agenda de Wikimédia France au moins un mois à l'avance ;

2 - Mentionner Wikimédia France sur chaque communication liée à l'évènement (supports papier, supports web, publications sur les réseaux sociaux, etc.) ;

3 - Informer en amont les participant.e.s des règles applicables à l’événement ;

4 - Communiquer en amont aux participant.e.s le programme de l’événement ;

5 - Avertir en amont de l’inscription des conditions liées à l’hébergement (par exemple : chambre individuelle ou collective) ;

6 - Garantir le respect du droit à l’image (attestation, tour de cou différencié, etc.) ;

7 - Permettre aux participant.e.s de renseigner des besoins particuliers (non couverts par la présente charte) lors de l’inscription pour que des solutions puissent être étudiées ;

8 - Prévoir une traduction pour les langues étrangères ou régionales lorsque cela est nécessaire (anticiper dans la mesure du possible le besoin et prévoir un champ dédié lorsqu’un formulaire d’inscription est fait) ;

Obligations additionnelles pour certains types d’évènements

9 - Établir un formulaire d’inscription pour les évènements principaux de l’association (sans obligation de remplissage pour l’assemblée générale) ;

10 - Prévoir la présence d’un.e photographe (prestataire ou bénévole) avec un reporting des photos et un chargement sur Wikimedia Commons.

	D – 9 Faire un formulaire d’inscription	D - 10 Présence d’un.e photographe (prestataire ou bénévole) + un reporting des photos et chargement sur Wikimedia Commons
Assemblée générale
Conseil d'administration/Comités/Commissions
Wikiconvention/Conférence/Convention
Wikicamp
Groupe de travail
Formation
Stand dans un salon
Editathon/Atelier de contribution
Grand editathon
Sortie photo
Rencontre locale/Wikipermanence
Apéro informel
Réunion en ligne

E - L’événement doit garantir le respect de tous et favoriser l’inclusivité

Obligations communes à tous les évènements

1 - Permettre l'accessibilité numérique aux personnes en situation de handicap, donc de pouvoir utiliser des ordinateurs et leurs logiciels et consulter ou créer des ressources numériques, sur tous types de supports (ordinateur, téléphone portable, tablette, etc.) ;

2 - Respecter le code de conduite et prévoir les moyens pour l’appliquer (formation des bénévoles à ce code) ;

3 - Garantir l’inclusivité et prendre des mesures proactives pour lutter contre les propos haineux ou discriminants ;

4 - Demander à chaque participant s’il a des besoins spécifiques : besoin d'une salle calme/espace tranquillité et/ou d'un endroit calme pour manger, d'un casque anti-bruit, d'aménagements pour mobilité réduite, d'un interprète en langue des signes française (LSF), d'une chaise spécifique, s'il vient avec un chien d'assistance, autres (prévoir un champ dans le formulaire d’inscription) ;

5 - Prévoir la présence d’un.e référent.e (petit évènement) ou d’un comité « convivialité et prévention des conflits » (grands évènements) formé au code de conduite ;

Obligations additionnelles pour certains types d’évènements

6 - Prévoir un accès à un casque antibruit (avec piles de rechange ou solution de recharge) pour chaque participant.e qui en exprime le besoin ;

7 - Prévoir une traduction LSF (sous titrage ou traducteur) en cas de besoin (prévoir un champ dans le formulaire d’inscription) et utiliser la méthode FALC (Facile à Lire et à Comprendre) dans la mesure du possible ;

8 - Faire un badge pour chaque participant (prévoir un champ dans le formulaire d’inscription) indiquant au choix : l’identité (identité civile et/ou le pseudo wikimédien ou les deux), le ou les pronoms et d’éventuelles autres informations (« j'ai besoin d'espace personnel », « je suis neuroatypique », « parlez distinctement s'il vous plaît ») ;

9 - Prendre en charge les frais de transports des participants adhérents à Wikimédia France afin de favoriser l’inclusivité pour certains évènements.

	E – 6 Prévoir un accès à un casque antibruit pour chaque participant.e qui en exprime le besoin	E - 7 Traduction en LSF (sous titrage ou traduction) ou méthode FALC	E – 8 Prévoir un badge pour chaque participant.e	E – 9 Prise en charge totale des frais de transports des participants
Assemblée générale
Conseil d'administration/Comités/Commissions
Wikiconvention/Conférence/Convention
Wikicamp
Groupe de travail
Formation
Stand dans un salon
Editathon/Atelier de contribution
Grand editathon
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Rencontre locale/Wikipermanence
Apéro informel
Réunion en ligne

F - L’événement doit respecter les exigences environnementales

Obligations communes à tous les évènements

1 - Éviter le gaspillage ;

2 - Réduire le bruit, la pollution lumineuse et les consommations d’énergie et d’eau ;

3 - Privilégier les goodies écoresponsables et fabriqués en France ;

4 - Réduire tant que possible l’impact carbone de l’évènement ;

5 - Privilégier les produits locaux, bios et faiblement carbonés ;

6 - Réduire les déchets et organiser le tri sélectif ;

Obligations additionnelles pour certains types d’évènements

7 - Inciter à une mobilité bas carbone des participant.e.s (privilégier le train, les transports en commun et favoriser le covoiturage).

	F – 7 Inciter à une mobilité bas carbone des participant.e.s (privilégier le train, les transports en commun et favoriser le covoiturage)
Assemblée générale
Conseil d'administration/Comités/Commissions
Wikiconvention/Conférence/Convention
Wikicamp
Groupe de travail
Formation
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Grand editathon
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Apéro informel
Réunion en ligne
Wikimania

G - L’événement doit garantir une bonne gestion des risques sanitaires et des situations d’urgence

Obligations communes à tous les évènements

1 - Communiquer à tou.te.s les participant.e.s un plan des lieux afin de connaître l’emplacement du défibrillateur et des issues de secours ;

2 - Suivre scrupuleusement les recommandations et les obligations sanitaires des autorités ;

Obligations additionnelles pour certains types d’évènements

3 - Prévoir du matériel de secours (trousse médicale) ;

4 - Garantir la présence d’une personne formée aux premiers secours (PSC1).

	G – 3 Matériel de secours (trousse médicale)	G - 4 Présence d’une personne formée aux premiers secours (PSC1)
Assemblée générale
Conseil d'administration/Comités/Commissions
Wikiconvention/Conférence/Convention
Wikicamp
Groupe de travail
Formation
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Grand editathon
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Rencontre locale/Wikipermanence
Apéro informel
Réunion en ligne

H - Lorsque l’événement prévoit un système de bourse, des mesures spécifiques doivent être mises en place

Obligations communes à tous les évènements

1 - Anticiper les besoin de visas des boursier.e.s si besoin ;

2 - Réserver des billets annulables pour les transports ;

3 - Prévoir un accueil des boursier.e.s étranger.e.s à l’aéroport par des salarié.e.s ou des bénévoles ;

4 - Expliciter clairement les frais pris en charge par l’association (repas, déplacement…) ou non (dépenses personnelles, etc.) lors de l’octroi de la bourse ;

Obligations additionnelles pour certains types d’évènements

5 - Prévoir un système de bourse dans le cadre de certains évènements permettant d’aider les participants à financer partiellement ou totalement leur transport et/ou leur hébergement.

	H – 5 Système de bourse
Assemblée générale
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Wikiconvention/Conférence/Convention
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Groupe de travail
Formation
Stand dans un salon
Editathon/Atelier de contribution
Grand editathon
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Rencontre locale/Wikipermanence
Apéro informel
Réunion en ligne
Wikimania

I - La participation de personnes mineures et la présence d’enfants imposent la mise en place de mesures spécifiques

Obligations communes à tous les évènements

1 - Accepter la présence de personnes mineures de moins de 16 ans qu'avec la présence d'un.e repésentant.e légal.e et faire signer une décharge par le ou les responsables légaux de personnes mineures âgées de plus de 16 ans ;

2 - Réserver une chambre individuelle pour les personnes mineures en cas d’hébergement ;

3 - Nommer une personne référente pour chaque personne mineure ;

4 - Prévoir un champ « êtes vous mineur.e ? » dans le formulaire d’inscription ;

5 - Interdire la consommation d’alcool pour les personnes mineures ;

6 - Respecter le droit à l’image pour les personnes mineures par la signature d’une attestation par le ou les responsables légaux ;

Obligations additionnelles pour certains types d’évènements

7 - Prévoir une solution de garde d’enfants en cas de besoin (prévoir un champ dans le formulaire d’inscription) : remboursement de frais ou garde organisée sur place.

	I – 7 Prévoir une garde d’enfants : remboursement de frais ou garde organisée sur place
Assemblée générale
Conseil d'administration/Comités/Commissions
Wikiconvention/Conférence/Convention
Wikicamp
Groupe de travail
Formation
Stand dans un salon
Editathon/Atelier de contribution
Grand editathon
Sortie photo
Rencontre locale/Wikipermanence
Apéro informel
Réunion en ligne

Récapitulatif

Récapitulatif des obligations communes à tous les évènements

A - L’organisation d’un événement demande de l’implication, de l’organisation et de l’anticipation	1. Suivre, dans la mesure du possible, les étapes de la gestion de projet évènementiel : définir l’objectif de l’événement et la cible, choisir le lieu, choisir la date, construire un rétroplanning, établir un budget, organiser le suivi de projet, choisir les prestataires, prévoir la communication, organiser l’événement, construire un programme et faire un bilan de l’évènement
	2. Choisir la ou les dates de l’événement en tenant compte de la mobilisation des bénévoles, des périodes de vacances, des jours fériés, etc.
	3. Veiller à impliquer le ou les éventuels organismes partenaires : négocier en amont les divers aspects de la présente charte avec ceux-ci et tenir compte de leurs propres pratiques et contraintes
B - Le lieu de l’événement doit être adapté	1. S'assurer que le lieu dispose d'un accès facile par les transports en commun
	2. Vérifier que le lieu permet de respecter les exigences écologiques : organisation d’un tri des déchets, réduction et/ou compensation de l’impact carbone, accès par les transports en commun, approvisionnement en produits locaux, bios et faiblement carbonés, etc.
	3. Proposer, dans la mesure du possible, une chambre individuelle pour tou.te.s les participant.e.s en cas d’hébergement
	4. Réserver une chambre et/ou un espace non mixte pour les participant.e.s qui le souhaitent
C - L’offre de restauration doit convenir à tous les participant.e.s	1. Ne pas encourager la consommation d’alcool
	2. Privilégier une alimentation locale, bio et faiblement carbonée
	3. Prendre en compte les allergies des participant.e.s (prévoir un champ spécifique sur le formulaire d’inscription et prévoir en conséquence des repas adéquats)
	4. Éviter le gaspillage alimentaire
D - La communication de l’événement doit assurer la plus grande transparence	1. Inscrire l’évènement à l’agenda de Wikimédia France au moins un mois à l’avance
	2. Mentionner Wikimédia France sur chaque communication liée à l’évènement (supports papier, supports web, publications sur les réseaux sociaux, etc.)
	3. Informer en amont les participant.e.s des règles applicables à l’événement
	4. Communiquer en amont à tou.te.s les participant.e.s le programme de l’événement
	5. Avertir en amont de l’inscription des conditions liées à l’hébergement (par exemple : chambre individuelle ou collective)
	6. Garantir le respect du droit à l’image (attestation, tour de cou différencié, etc.)
	7. Permettre aux participant.e.s de renseigner des besoins particuliers (non couverts par la présente charte) lors de l’inscription pour que des solutions puissent être étudiées
	8. Prévoir une traduction pour les langues étrangères ou régionales lorsque cela est nécessaire (prévoir un champ dans le formulaire d’inscription)
E - L’événement doit garantir le respect de tous et favoriser l’inclusivité	1. Permettre l'accessibilité numérique aux personnes en situation de handicap, donc de pouvoir utiliser des ordinateurs et leurs logiciels et consulter ou créer des ressources numériques, sur tous types de supports (ordinateur, téléphone portable, tablette, etc.)
	2. Respecter le code de conduite et prévoir les moyens pour l’appliquer (formation des bénévoles à ce code)
	3.Garantir l’inclusivité et prendre des mesures proactives pour lutter contre les propos haineux ou discriminants
	4. Demander à chaque participant s’il a des besoins spécifiques : besoin d'une salle calme/espace tranquillité et/ou d'un endroit calme pour manger, casque anti-bruit, aménagements mobilité réduite, interprète langue des signes française, je viens avec mon chien d'assistance, chaise spécifique, autres (prévoir un champ dans le formulaire d’inscription)
	5. Prévoir la présence d’un.e référent.e (petit évènement) ou d’un comité « convivialité et prévention des conflits » (grands évènements) formés au code de conduite ;
F - L’événement doit respecter les exigences écologiques	1. Éviter le gaspillage
	2. Réduire le bruit, la pollution lumineuse et les consommations d’énergie et d’eau
	3. Privilégier les goodies écoresponsables et fabriqués en France
	4. Réduire tant que possible l’impact carbone de l’évènement
	5. Privilégier les produits locaux, bios et faiblement carbonés
	6. Réduire les déchets et organiser le tri sélectif
G - L’événement doit garantir une bonne gestion des risques sanitaires et des situations d’urgence	1. Communiquer à tou.te.s les participant.e.s un plan des lieux afin de connaître l’emplacement du défibrillateur et des issues de secours
	2. Suivre scrupuleusement les recommandations et les obligations sanitaires des autorités
H - Lorsque l’événement prévoit un système de bourse, des mesures spécifiques doivent être mises en place	1. Anticiper les besoin de visas des boursier.e.s si besoin
	2. Réserver des billets annulables pour les transports
	3. Prévoir un accueil des boursier.e.s étranger.e.s à l’aéroport par des salarié.e.s ou des bénévoles
	4. Expliciter clairement les frais pris en charge par l’association (repas, déplacements…) ou non (dépenses personnelles, etc.) lors de l’octroi de la bourse
I - La participation de personnes mineures et la présence d’enfants imposent la mise en place de mesures spécifiques	1. Accepter la présence de personnes mineures de moins de 16 ans qu’avec la présence d’un.e représentant.e légal.e et faire signer une décharge par le.les responsable.s légal.aux (pour les personnes mineures âgées de plus de 16 ans)
	2. Réserver une chambre pour les personnes mineures en cas d’hébergement
	3. Nommer une personne référente pour chaque personne mineure
	4. Prévoir un champ « êtes vous mineur.e ? » dans le formulaire d’inscription
	5. Interdire la consommation d’alcool pour les personnes mineures
	6. Respecter le droit à l’image pour les personnes mineures par la signature d’une attestation par le ou les responsables légaux

Récapitulatif des obligations additionnelles par types d’évènements

	A - L’organisation d’un événement demande de l’implication, de l’organisation et de l’anticipation		B - Le lieu de l’événement doit être adapté					C - L’offre de restauration doit convenir à tous les participant.e.s		D - La communication de l’événement doit assurer la plus grande transparence		E - L’événement doit garantir le respect de tous et favoriser l’inclusivité				F - L’événement doit respecter les exigences écologiques	G - L’événement doit garantir une bonne gestion des risques sanitaires et des situations d’urgence		H - Lorsque l’événement prévoit un système de bourse, des mesures spécifiques doivent être mises en place	I - La participation de personnes mineures et la présence d’enfants imposent la mise en place de mesures spécifiques
	4. Présence d’au moins un.e salarié.e	5. Présence d’au moins un.e membre	5. Garantir l’accès aux personnes à mobilité réduite (espaces collectifs et/ou chambres)	6. Salle calme au-delà de 30 participant.e.s	7. Accès à des commerces et des services de proximité	8. Accès wifi	9. Hébergement pris en charge par l’association	5. Accès à une option végan lors des repas	6. Accès à une option sans alcool (autre que de l’eau)	7. Faire un formulaire d’inscription	8. Présence d’un.e photographe (prestataire ou bénévole) + un reporting des photos et chargement sur Wikicommons	6. Prévoir un accès à un casque antibruit pour chaque participant.e qui en exprime le besoin	7. Traduction en LSF (sous titrage ou traduction) ou méthode FALC	8. Prévoir un badge pour chaque participant.e	9. Prise en charge totale des frais de transports des participants	7. Garantir l’accès aux personnes à mobilité réduite (espaces collectifs et/ou chambres)	3. Matériel de secours (trousse médicale)	4. Présence d’une personne formée aux premiers secours (PSC1)	5. Système de bourse	7. Prévoir une garde d’enfants : remboursement de frais ou garde organisée sur place
Assemblée générale
Conseil d'administration/Comités/Commissions
Wikiconvention/Conférence/Convention
Wikicamp
Groupe de travail
Formation
Stand dans un salon
Editathon/Atelier de contribution
Grand editathon
Sortie photo
Rencontre locale/Wikipermanence
Apéro informel
Réunion en ligne
Wikimania