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イベントの開催期間: 通報を受け付けるには

どのような通信手段で届いたものであれ、嫌がらせ行為の通報は真剣に取り扱わなければいけません。

事件の正式な記録文書作りは、情報の参照やフォローアップの資料として、後日、評価するために非常に重要です。 しかし発生直後に報告書を打ち込んだり手書きしたりすることはしばしば不可能でしょうし、実際的でもないのです。

事案が発生した時点では、緊急事態の担当者が簡単に見つかる措置をしておき、どの担当者も口頭で通報を受け付けます。事案が起きている最中に担当者が近くにいない場合は、通報できる人がイベントの実行委員会の誰かに知らせなければいけません。実行委員も一目で見分けがつく必要があります。臨時に担当するイベント実行委員はすぐに緊急事態対応チームの誰かを手配すると、現場の状況を伝えて担当者を交代し、緊急事態チームは自分たちで対処するか、さらに実行委員会などへ協力を要請するか、状況に合わせて対応します。

事案への対応は緊急事態対応チームが最大の責務を負うものの、イベント実行委員会にも緊急報告を受ける担当者を1人置き、通報があったら一定の手段を講じて通報者を即座に保護する態勢を整えておく必要があります。その後、できるだけ迅速に緊急事態対応チームを介入させます。

事案の対処が済むと、緊急事態対応チームはなるべく迅速に記録を作成し、詳細を的確に把握して、かつ通報者から必要な措置への同意を取り付けます。報告書に必要な要点は、事案のリソースキットに入っているチェックリスト案に照らしてチェックします。