Grants talk:APG/Proposals/2012-2013 round2/Wikimédia France/Progress report form/Q1

Report received

Thank you for submitting a complete report for Q1 on time. We look forward to reading more about your activities. Due to the timing of the FDC funding cycle, it will take staff a little longer than usual to offer feedback about this report and post clarifying questions. We appreciate your patience with this process, and welcome any urgent questions or concerns that you may want to address before our comments are ready. Thank you and best regards, Winifred Olliff (Grants Administrator) talk 02:04, 9 November 2013 (UTC)

Comments from FDC Staff on this report / Commentaires des salariés FDC sur ce rapport

Thank you for this report, and thank you in advance for making the effort to read and respond to our comments and questions. Winifred Olliff (Grants Administrator) talk 00:43, 21 December 2013 (UTC)

Merci à vous pour votre rapport, et merci d’avance pour l’effort fait pour nous répondre et répondre aux commentaires et questions. Winifred Olliff (Grants Administrator) talk 00:43, 21 décembre 2013 (UTC)

Financial summary / Résumé financier

• We are reading the actual cumulative expenses this quarter as 107,884 EUR, or 15% of WMFR’s budget of 697,008 EUR. Spending rates are varied, which is understandable at this early stage of the grant implementation. Spending is around 25% for Wikimedia movement, Francophonie/Afripédia, Semantic, and functioning (office/administration) while expenditures in programs like Research, Education, and Territorial development, range from 0% to 3% spent. Staff expenses, by far the entity’s largest budget line item at 376,321 EUR, are around 17% spent.

• Nous lisons que les dépenses cumulées de ce trimestre sont de 107 884 EUR, soit 15 % du budget de WMFR de 697 008 EUR. Les taux de dépenses varient, ce qui est compréhensible à ce stade peu avancé de la mise en œuvre de la subvention. Les dépenses sont autour de 25 % pour le mouvement Wikimedia, la Francophonie/Afripédia, le Sémantique et le fonctionnement (bureaux/administration) tandis que les dépenses par programme comme la Recherche, l’Éducation et le Développement territorial vont de 0 % à 3 % dépensé. Les dépenses en salaires, de loin la ligne budgétaire la plus importante de l’organisation avec 376 321 EUR, est autour de 17 % dépensé.

Appreciation / Appréciation

• Congratulations to WMFR on hiring a new Executive Director, Nathalie. A warm welcome to her; we look forward to working together.
• Thanks to WMFR for the detailed explanation of the changes to its plan, especially for presenting a clear revised budget, which will allow us to understand WMFR’s spending throughout the term of this grant. If, based on the recommendations of the FDC, WMFR created a revised annual plan, please link to it here.
• We appreciated the beautiful aerial images WMFR featured right at the start of this report, which put its program activity front and center with some impressive content. WMFR also included very impressive images throughout the report, which were much appreciated.
• We appreciate that WMFR provides information about quality ratings for rated images contributed as a result of its Community support program.

• Félicitations à WMFR pour l’embauche d’une nouvelle directrice exécutive, Nathalie. Un accueil chaleureux pour elle ; nous nous réjouissons de travailler ensemble à l’avenir.
• Merci à WMFR pour les explications détaillées sur les changements de son plan, en particulier pour avoir présenté une révision budgétaire claire, ce qui nous permet de comprendre les dépenses de WMFR jusqu’au terme de cette subvention. Si, selon les recommendations du FDC, WMFR créait une nouvelle version de son plan annuel, veuillez nous l’indiquer ici.
• Nous apprécions les belles images aériennes que WMFR a mis en valeur au début de ce rapport, ce qui place son activité programmatique à l’avant-plan avec un contenu impressionnant. WMFR a aussi inclus d’impressionnantes images au cours du rapport, ce qui est très apprécié.
• Nous apprécions que WMFR fournisse des informations sur les mesures de qualité pour les images distinguées en résultat de son programme de soutien à la Communauté.

We would like to learn more / Nous aimerions en savoir plus

• Please answer the question, “What factors (organizational, environmental) enabled your success?” Consider factors that allowed WMFR to be successful in its work or organization.
• We enjoyed reading about WMFR’s partnership with the Centre Pompidou. Since this was expressed a highlight throughout WMFR’s report, we encourage WMFR to share with us some additional details about the expected outcomes or results of this partnership. For example, WMFR held 3-4 workshops with 47-53 attendees. Did WMFR track the activity of the attendees after the workshops, or perform surveys to learn more about the outcomes or results of these workshops? What was learned?
• Please explain how the WikiCristallo project is related to the objectives of the Research and Development program? How did WMFR decide to add this project to the list of priorities for this year?
• How did the results of the Wiki Loves Monuments project this year compare to last year’s results? Did participation and amount or quality of content increase or decrease from last year? Does WMFR intend to keep new contributors involved in the Wikimedia projects after Wiki Loves Monuments?
• We appreciate the clear targets set for the Reach new contributors program. Has WMFR yet measured progress against those targets?
• With respect to Afripédia, WMFR writes, “It's always difficult to have a good reporting of installations and training sessions by the African trainers.” Is WMFR thinking of ways to address this challenge while moving forward with the program?
• WMFR writes that micro-grants are an important way to support to the community. How does WMFR let community members know about this program? Has WMFR yet conducted a review to discover how useful community members find this program?
• WMFR writes that postponing the Territorial Development program was a great setback. We understand the rationale for shortening the program. Were there any other setbacks?
• Are there plans to increase direct debit donations, or will WMFR instead lower its expectations next quarter?

• Veuillez répondre à la question “Quels facteurs (organisationnels et environnementaux) ont permis votre succès ?” Demandez-vous quels facteurs ont permis le succès de WMFR dans son travail ou dans son organisation.
• Votre présentation du partenariat avec le Centre Pompidou était très plaisante à lire. Puisqu’il était indiqué comme un fait marquant dans le rapport, nous souhaiterions que WMFR donne plus de détails sur les retours (outcomes) ou les résultats de ce partenariat. Par exemple, WMFR a organisé 3-4 ateliers avec 47-53 personnes. Est-ce que WMFR a suivi l’activité de ces personnes après les ateliers, ou a effectué des enquêtes pour en savoir plus sur les retours ou résultats de ces ateliers ? Qu’avez-vous appris ?
• Veuillez expliquer en quoi le projet WikiCristallo est lié aux objectifs du programme Recherche & Développement ? Comment se fait-il que WMFR ait décidé d’ajouter ce programme à ses priorités de l’année ?
• Comment sont les résultats de Wiki Loves Monuments cette année par rapport à l’an passé ? La participation, la quantité et la qualité du contenu a-t-elle augmenté ou baissé par rapport à l’an passé ? WMFR compte-t-elle garder impliqués les nouveaux contributeurs dans la projets Wikimedia après Wiki Loves Monuments ?
• Nous apprécions les cibles claires établies pour le programme 4 “Reach new contributors”. WMFR a-t-elle déjà mesuré l’avancée par rapport à ces cibles ?
• En ce qui concerne Afripédia, WMFR écrit « Il est toujours difficile d’avoir un bon reporting des installation et des sessions de formation par les formateurs Afripédia. » WMFR réfléchit-elle à des moyens d’y remédier lors de la poursuite de ce programme ?
• WMFR écrit que le micro-financement est un moyen essentiel pour soutenir la communauté. Comment WMFR s’y prend-elle pour informer les membres de la communauté de ce programme ? WMFR a-t-elle déjà mené une enquête pour déterminer à quel point les membres de la communauté trouvent ce programme utile ?
• WMFR écrit que décaler le Développement Territorial est un important revers. Nous comprenons les raisons ayant conduit à réduire ce programme. Il y avait-il d’autres revers ?
• Est-il prévu d’augmenter les dons en prélèvement direct, ou bien WMFR va plutôt revoir ses attentes à la baisse pour le prochain trimestre ?

Suggestions for future reports / Suggestions pour les rapports futurs

• In future sections about growth, we encourage WMFR to share things like the number of editors reached or gained or the number of articles or the amount of content contributed or improved through its activities, rather than focusing only on the activities themselves.
• We strongly encourage WMFR to move toward outcomes-focused reporting and setting clear targets related to the objectives of each of its programs so that we can better understand how WMFR’s programs are affecting related projects and editing communities. For example, we encourage WMFR to track more use of quality content produced or to track the editing activity of participants over time to see if workshops and other programs have positive effects on editor recruitment or retention.
• We encourage WMFR to continue to provide detailed updates on its hiring processes as they develop, and we look forward to learning more about the Territorial Development Program.

• Dans les prochaines sections sur la croissance, nous encourageons WMFR à partager des choses comme le nombre de contributeurs touchés et gagnés ou le nombre d’articles ou le nombre de contenus apportés ou améliorés au travers de ses activités, plutôt que de se focaliser sur les activités elles-mêmes.
• Nous encourgeons fortement WMFR à se diriger vers des rapports centrés sur les retours et à fixer des objectifs clairs liés aux objectifs de chacun de ses programmes de façon à mieux comprendre comment les programmes de WMFR affectent les projets liés et les communautés des projets. Par exemple, nous encourageons WMFR à plus suivre l’utilisation des contenus de qualité produits ou à suivre l’activité de contribution des participants au cours du temps pour voir si les ateliers et les autres programmes ont des effets positifs sur le recrutement ou la conservation de contributeurs.
• Nous encourageons WMFR à continuer à fournir des mises à jour détaillées sur ses processus de recrutement de ses salariés et nous suivons avec intérêt pour en apprendre plus sur le programme de développement territorial.

Answer to the questions

Question 1 − Factors

Please answer the question, “What factors (organizational, environmental) enabled your success?” Consider factors that allowed WMFR to be successful in its work or organization.

Veuillez répondre à la question “Quels facteurs (organisationnels et environnementaux) ont permis votre succès ?” Demandez-vous quels facteurs ont permis le succès de WMFR dans son travail ou dans son organisation.

This quarter had a very slow activity (because of the summer holidays). We mainly pursued the previous actions. The success factors for the period are hard to identify. We prefer not to identify "critical" factors, because its mainly a classical organization which enabled the success.

Pendant ce trimestre, marqué par 2 mois d'activité assez réduite (juillet et août), nous avons principalement poursuivi des actions engagées précédemment. Les facteurs de succès pour cette période sont donc difficiles à identifier. Nous préférons ne pas nous prononcer sur cette question car ceux qui ont été identifiés, ne sont pas "critiques" à notre sens.

Question 2 − Pompidou

We enjoyed reading about WMFR’s partnership with the Centre Pompidou. Since this was expressed a highlight throughout WMFR’s report, we encourage WMFR to share with us some additional details about the expected outcomes or results of this partnership. For example, WMFR held 3-4 workshops with 47-53 attendees. Did WMFR track the activity of the attendees after the workshops, or perform surveys to learn more about the outcomes or results of these workshops? What was learned?

Votre présentation du partenariat avec le Centre Pompidou était très plaisante à lire. Puisqu’il était indiqué comme un fait marquant dans le rapport, nous souhaiterions que WMFR donne plus de détails sur les retours (outcomes) ou les résultats de ce partenariat. Par exemple, WMFR a organisé 3-4 ateliers avec 47-53 personnes. Est-ce que WMFR a suivi l’activité de ces personnes après les ateliers, ou a effectué des enquêtes pour en savoir plus sur les retours ou résultats de ces ateliers ? Qu’avez-vous appris ?

The realization of the project started really at the end of September, that was the reason why we didn't have results to show for the Q1 report. The project includes workshops every week up to April 2014. Since the beginning in september, one dozen workshops have being realized. We have now a group of twenty-thirty regular contributors. We can count more than 200 edits, more than 7 new articles (some contributors work on drafts before create their articles) and several articles were increased. The staff of the Museum is really involved in the project. It's difficult to illustrate articles (because of the copyright, the Centre Pompidou museum is dedicated to modern and contemporary art), but with the help of the museum curators, everybody learn how to describe and explain a painting without the picture.

We prepare with the museum an evaluation survey to make a global report in April. We already now that this kind of project is successfull because it gives a deeper learning and contributors can do long documentary research before writing, to have a lot of knowledge and references. They learn the different aspects of edition step by step during the year.

La mise en œuvre du projet a démarré réellement à la fin du mois de septembre, c'est la raison pour laquelle nous n'avions pas encore de résultats à vous présenter pour le rapport Q1. C'est une action qui comprend des ateliers chaque semaine (ou presque) jusqu'en avril. Depuis le mois de septembre une douzaine d'ateliers ont eu lieu. Nous avons à présent un groupe de contributeurs fidèles (une grosse vingtaine. On compte plus de 200 contributions, 7 articles créés (les autres existaient déjà ou sont travaillés sur brouillon).

Les personnels du Centre s'impliquent réellement dans le projet. La difficulté d'écrire sans pouvoir illustrer les articles (pour des questions de droit) s'efface un peu grâce à l'aide des médiateurs. Un questionnaire de satisfaction est en cours de préparation avec le Centre Pompidou, pour une évaluation globale en Avril. Ce format permet un apprentissage à la contribution approfondi, puisque les participants ont la possibilité de faire de réelles recherches documentaires et d'aborder les différentes problématiques les unes après les autres au cours de l'année.

Question 3 − WikiCristallo

Please explain how the WikiCristallo project is related to the objectives of the Research and Development program? How did WMFR decide to add this project to the list of priorities for this year?

Veuillez expliquer en quoi le projet WikiCristallo est lié aux objectifs du programme Recherche & Développement ? Comment se fait-il que WMFR ait décidé d’ajouter ce programme à ses priorités de l’année ?

The Wikicristallo project is related to the "Research and Development" program because it has the research world as a target audience. But it can also being considered as an editor-recruitment project. The project has the objective to mobilize researchers, science societies, engineers, science museums etc for a project of contribution dedicated to the Cristallography, linked with the Year of Cristallography organized by UNESCO in 2014. The project is conducted with AMCSTI, a scientific organization which groups several scientific actors. The project is to train expert contributors to enrich the Wikimedia projects and make sensibilization about edition on Wikipedia.

Le projet Wikicristallo a été placé dans la thématique "Recherche et développement" parce qu'il a comme public-cible le monde de la recherche, mais il peut également être considéré comme un projet de recrutement de nouveaux contributeurs. Il a pour objectif de mobiliser les acteurs du monde de la recherche scientifique et de la vulgarisation scientifique (chercheurs, sociétés savantes, ingénieurs, musées de sciences, etc) autour d'un projet de contribution axé sur la thématique de la cristallographie, dans le contexte de l'Année de la Cristallographie organisée en 2014 par l'UNESCO. Il s'agit d'un projet mené en partenariat avec l'AMCSTI, une association scientifique qui regroupe de nombreux acteurs du monde scientifique, et qui vise à former des contributeurs experts de leurs thématiques, enrichir les projets, sensibiliser à la contribution sur Wikipédia.

Question 4 − WLM

How did the results of the Wiki Loves Monuments project this year compare to last year’s results? Did participation and amount or quality of content increase or decrease from last year? Does WMFR intend to keep new contributors involved in the Wikimedia projects after Wiki Loves Monuments?

Comment sont les résultats de Wiki Loves Monuments cette année par rapport à l’an passé ? La participation, la quantité et la qualité du contenu a-t-elle augmenté ou baissé par rapport à l’an passé ? WMFR compte-t-elle garder impliqués les nouveaux contributeurs dans la projets Wikimedia après Wiki Loves Monuments ?

The organization of WLM contest was correct and successfull this year. We have less photographies than in 2012 (21 201 vs 27 054 in 2012), less participants (642 vs 941 in 2012). It seems that we have some slowdown for the participation, maybe due to the fact that it was the third WLM contest organized in France. We have received from the international team the results of the survey showing that a large part of participants wants to be involved into the organization, it is an important information that we need to include into our reflexion for the future.

Le concours WLM, dans son organisation, s'est bien déroulé cette année. Nous avons cependant moins de photographies qu'en 2012 (21 201 contre 27 054 en 2012). Nous avons également moins de participants (642 contre 941 en 2012). Il semble qu'il y ait un certain essoufflement de la participation, peut-être dû au fait que le concours était organisé en France pour la 3e année consécutive. Nous avons reçu de l'équipe internationale les résultats de l'enquête montrant qu'un pourcentage important de participants souhaiterait s'investir dans le mouvement Wikimedia. C'est une analyse importante qu'il nous faut prendre en considération.

Question 5 − Reach new contributors

We appreciate the clear targets set for the Reach new contributors program. Has WMFR yet measured progress against those targets?

Nous apprécions les cibles claires établies pour le programme 4 “Reach new contributors”. WMFR a-t-elle déjà mesuré l’avancée par rapport à ces cibles ?

We did not work enough about training's contribution during Q1 to give significant results. For Q2, you can find items for new contributors. We use Wikiscan tool to measure the impact of our projects (That's why we categorize all new contributors who are formed by Wikimedia France members.) It allows us to track their involvement.

Nous n'avions pas assez avancé sur les actions de formation à la contribution lors du Q1 pour donner des résultats significatifs. Pour le Q2, vous pourrez trouver des éléments concernant les nouveaux contributeurs. Nous utilisons l'outil Wikiscan pour mesurer l'impact de nos projets sur le recrutement de nouveaux contributeurs (pour cela nous catégorisons tous les nouveaux contributeurs formés directement par des membres de Wikimédia France, ce qui nous permet de suivre leur implication).

Question 6 − Afripédia

With respect to Afripédia, WMFR writes, “It's always difficult to have a good reporting of installations and training sessions by the African trainers.” Is WMFR thinking of ways to address this challenge while moving forward with the program?

En ce qui concerne Afripédia, WMFR écrit « Il est toujours difficile d’avoir un bon reporting des installation et des sessions de formation par les formateurs Afripédia. » WMFR réfléchit-elle à des moyens d’y remédier lors de la poursuite de ce programme ?

During the last Afripédia training (in Yaoundé in October 2013) we developed action plans for trainees. After training, they have done (or are doing ) specific feedback on the way they set up the broadcasting system offline in their university. They also prepare a schedule of Wikipedia presentation conferences and workshops. We ask them to share on the Afripédia discussion list, initiatives to motivate participants to act and communicate. We have already noticed more communication from them (for example, the monitoring page of the training organized in Ngaoundere - Cameroon - December 2013

On the other hand , we are thinking about the establishment of a skills certification. This certification would focus on two points:

• Competence about the offline Wikimedia projects broadcast: evaluate and certify the technical ability to install offline access to Wikimedia project content by wifi (plug computers), servers and computers. Certification would have a theoretical part (how to install, how to extract statistical consultations , how to give access to the content) and a practical part (how many access are implemented, what distribution strategy was adopted) .
• Competence about training contribution : evaluate and certify the ability of new contributors on Wikimedia projects. The certification will check the ability of trainers to contribute (with a minimum number and quality of contribution on the various Wikimedia projects) and their skills to form new contributors during training workshops. For the moment, we track all contributions made ​​by Afripédia trainees thanks to Wikiscan tool.

Nous avons mis en place lors de la dernière formation Afripédia (à Yaoundé en octobre 2013) le principe de plans d'action pour les stagiaires formés. Après la formation, ils ont fait (ou sont en train de faire) des retours précis sur la manière dont ils mettent en place le système de diffusion hors-ligne dans leur université. Ils préparent également un planning de conférences de présentation de Wikipédia et d'ateliers. Nous avons insisté sur la nécessité de partager sur la liste de discussion Afripédia leurs initiatives afin de motiver les autres participants à agir et à communiquer. Nous avons déjà remarqué davantage de communication de leur part (par exemple, page de suivi d'une formation organisée à Ngaoundéré - Cameroun - en décembre 2013)

D'autre part, nous menons actuellement une réflexion autour de la mise en place d'une certification de compétences. Cette dernière porterait sur 2 points :

• la compétence de diffusion hors-ligne des projets Wikimedia : évaluer et certifier la capacité technique d'installation d'accès aux contenus hors-ligne, par wifi (plug computers), sur serveur et sur ordinateurs. La certification porterait sur une partie théorique (savoir installer, savoir extraire des statistiques des consultations, savoir expliquer comment accéder aux contenus) et une partie concrète (combien d'accès sont installés, quelle stratégie de diffusion a été adoptée).
• la compétence de formation à la contribution : évaluer et certifier la capacité à former de nouveaux contributeurs aux projets Wikimedia. La certification validerait la compétence personnelle des formateurs à contribuer (avec un nombre et une qualité minimale de contribution sur les différents projets Wikimedia permettant d'évaluer leur autonomie et leur maîtrise de la contribution), ainsi qu'une validation de leurs compétences à former des nouveaux contributeurs lors d'ateliers de formation. La certification comporterait une partie théorique sur la compréhension du fonctionnement des projets Wikimedia et de la culture libre, et une partie pratique tournée vers leurs contributions et celles des personnes qu'ils auront formées. Le suivi des contributions se fait grâce à l'outil Wikiscan.

Question 7 − Micro-grants

WMFR writes that micro-grants are an important way to support to the community. How does WMFR let community members know about this program? Has WMFR yet conducted a review to discover how useful community members find this program?

WMFR écrit que le micro-financement est un moyen essentiel pour soutenir la communauté. Comment WMFR s’y prend-elle pour informer les membres de la communauté de ce programme ? WMFR a-t-elle déjà mené une enquête pour déterminer à quel point les membres de la communauté trouvent ce programme utile ?

When we revamped the micro-grant program and moved it to Meta in August, we reached out to the editing communities through messages on the village pumps equivalents on Wikipedia and the various Wikimedia projects. As far as we can tell, these messages generated a limited interest on Wikipedia village pump, and none on the sister projects.
The news was picked up by RAW − Regards sur l’actualité de la Wikimedia (weekly community-led newsletter) and the Signpost.
Finally, chapter members are regularly informed of the existence and activities of the microgrants program, through our mailing lists, and our monthly newsletters.

• No, we have not yet conducted such a review − thanks for the suggestion. We are currently working on a survey to the editing communities, and hope to be able to report on this in the next quarter.

Translation will come soon

Question 8 − Setbacks

WMFR writes that postponing the Territorial Development program was a great setback. We understand the rationale for shortening the program. Were there any other setbacks?

WMFR écrit que décaler le Développement Territorial est un important revers. Nous comprenons les raisons ayant conduit à réduire ce programme. Il y avait-il d’autres revers ?

In 2013, we had a failure project. We organized with the French chapter of the Open Knowledge Foundation a contest called "Public Domain Remix", which aims to promote and value the public domain. This event invited the public to remix public domain material, including contents present on Wikisource and Wikimedia Commons, with other content under free license to create new artistic and cultural works. The contest was well received but it did not gather enough participants and quality production. We did not put enough communication and outreach resources to enable its success.

Nous avons un projet mené sur l'année 2013 qui a été un revers. Nous avons organisé avec le chapitre français de l'Open Knowledge Foundation un concours, appelé "Public Domain Remix", ayant pour objectif de valoriser et sensibiliser au domaine public. Ce concours invitait le grand public à remixer des œuvres du domaine public, notamment des œuvres présentes sur Wikisource et Wikimedia Commons, avec d'autres contenus sous licence libre, afin de créer de nouvelles œuvres artistiques ou culturelles. Le concours a reçu un bon accueil à son lancement mais n'a pas réuni suffisamment de participants et de productions de qualité. Nous n'avons pas mis assez de moyens en termes de communication et de sensibilisation pour permettre sa réussite.

Question 9 − Direct debit donations

Are there plans to increase direct debit donations, or will WMFR instead lower its expectations next quarter?

Est-il prévu d’augmenter les dons en prélèvement direct, ou bien WMFR va plutôt revoir ses attentes à la baisse pour le prochain trimestre ?

The donations by direct debit exceeded the expectations during the Q2. The estimations suggest that the annual targets will be exceeded by 20%.

Les dons réalisés par prélèvement automatique ont dépassés les prévisions lors du Q2. Les estimations laissent penser à un dépassement des objectifs de l'ordre de 20% sur l'année

Nathalie Martin (WMFR) (talk) 23:13, 30 January 2014 (UTC)