Grants:IdeaLab/Towards a New Wikimania/Outcomes/my

Towards a New Wikimania

Outcomes

Summary

From 15 December 2015 to 19 January 2016, the Community Resources team at the WMF held a consultation on articulating the value of Wikimedia movement conferences overall, the unique value of Wikimania, and what new form Wikimania could take to better serve the movement going forward. Based on the feedback from over a hundred participants (both on wiki and via the private survey), the following emerged:

1. The value of Wikimania is that it provides a unique opportunity to engage with the global movement face to face, to ask questions, listen and learn from people who have different backgrounds, perspectives and experiences than ourselves.
2. The value of Wikimedia movement conferences overall is that they provide an opportunity to deepen and strengthen our relationships with one another, through collaborations, experience-sharing, and discussions on complex issues.

1. Participants supported experimenting with a new model for planning Wikimedia conferences where:
   • Wikimania will be held every other year (with 2018 as the first non-Wikimania year), and

1. • In the years Wikimania is not held, regional and thematic conferences will receive increased support.
   • Building connections between different conferences will become increasingly important in order to enhance the values that have been identified.

Methods and participants

Feedback was gathered in two places:

• Qualtrics: 82 people shared feedback in a private survey on Issue 1 and Issue 2, with some of these individuals (5 participants) only sharing personal stories about movement conferences.
• The discussion page: 37 people shared feedback in public on the same questions for Issue 1 and Issue 2, or brought up additional topics related to Wikimania and movement conferences.

Identical questions on both issues (Questions on Issue 1, Questions on Issue 2) were presented on both Qualtrics and the discussion page.

‘‘စုစုပေါင်း တုံ့ပြန်မှု ၁၁၉ ခုကို ကျွန်တော်တို့ သုံးသပ်ထားပါတယ်။ ပါဝင်သူ 90 ခန့်သည် စစ်တမ်း သို့မဟုတ် ဆွေးနွေးမှု စာမျက်နှာတွင် တွေ့ရသည့် တိုက်ရိုက်မေးခွန်းများကို ဖြေကြားခဲ့သည်။ ချန်နယ်နှစ်ခုစလုံးတွင် ပါဝင်ခဲ့ကြသူ အနည်းစုရှိသော်လည်း အကြံပြုချက်ကို ပြန်လည်သုံးသပ်ပြီးနောက် ၎င်းသည် သိသာထင်ရှားဖွယ်မရှိပေ။

Ensuring there were multiple channels for feedback, including an option for private feedback, was useful for participation. This methodology for gathering feedback has also worked well in past consultations that affect Wikimedia project contributors generally.

Additional information on sampling and analysis
The following groups were sampled to participate in the survey: Individuals who attended or had expressed interest in attending Wikimania 2015 and Wikimania 2014 Past attendees of regional and thematic conferences including WikiArabia, Wikimedia CEE Meeting, Iberoconf, Wiki Indaba, Wikisource Conference, and GLAM Wiki 2015 Various mailing lists, including wikimedia-l and wikimania-l Wikimania Steering Committee သက်ဆိုင်ရာ သတင်းအချက်အလက် အမျိုးအစားများအပြင် မကြာခဏ ဖော်ပြလေ့ရှိသည့် အကြောင်းအရာများ သို့မဟုတ် အကြောင်းအရာများကို ခွဲခြားသတ်မှတ်နိုင်ရန် ကျွန်ုပ်တို့သည် တုံ့ပြန်မှုချန်နယ်အားလုံး (စစ်တမ်းနှင့် IdeaLab) တို့မှ တုံ့ပြန်မှုများကို အရည်အသွေးဖြင့် ကုဒ်နံပါတ်များ ရေးထိုးထားပါသည်။ ကျွန်ုပ်တို့သည် ကုဒ်များကို အသုံးပြုခဲ့သည်- group quotes about the most frequently identified themes, and then look at how many times each theme came up. identify instances of agreement/disagreement with values of Wikimedia conferences in addition to new values and unique values for Wikimania. identify instances of support and concerns for the options for Wikimania planning, in addition to identifying rationales supporting those attitudes. In this report, we use some numbers to identify how often different themes and types of feedback were found. We do think the numbers are useful to help us understand the aggregated feedback at a high level, but we've used language like "about" to describe frequency since qualitative coding is not an exact science. We had two people coding the responses to get more consistency in how the codes were applied, and to catch inaccuracies. When looking at the discussion page feedback, we grouped comments that came from the same user as one response. We tried our best to limit coding within each comment by not coding related or redundant items. If a similar or same point was brought up on the discussion page several times by the same person, it may have been coded only once.

Issue 1: Building a shared understanding of Wikimania's value

The value of Wikimania

Wikimania provides a unique opportunity for us to engage with the global movement face to face, to ask questions, listen and learn from people who have different backgrounds, perspectives and experiences than ourselves.

Participants indicated that Wikimania has similar outcomes as all movement conferences (collaborations, sharing of experiences, discussion of issues), but 1/3 of respondents also noted that the unique value of Wikimania is it provides an opportunity for attendees to engage with the diverse global movement, in a way that is substantially harder (or perhaps impossible) to do otherwise.

This opportunity leads to conversations and collaborations that cross projects, languages and geographical boundaries, at a scale that could not be achieved simply through regional or thematic conferences alone, and it may also promote more unity across the movement. Those responses have been used to build a unique value statement for Wikimania (above).

Wikimania...has [the] unique value of putting our very diverse community together, with people of different countries (from Global North editors of English Wikipedia to Global South editors of small local wikis), different backgrounds (from tech experts to education and GLAM specialists), different experience and interests etc. There is no way to achieve this in any other way.

— 

Anonymous

At Wikimania in Mexico City I discussed very different subjects, from forming regional groups in my country (something I am interested in as a chapter member) to discussions on global rename policy (something I am interested in as a bureaucrat), including a lot of things from translations to Wikidata. I could have [only] achieved this by attending probably 5 or 6 other conferences otherwise.

— Anonymous

The value of Wikimedia movement conferences overall

Gathering together and meeting face to face at a movement conference helps to deepen and strengthen our relationships with one another, both within our communities and as a global movement.

We do this by:

1. Collaborating together in new or existing projects and groups (e.g. User Groups, Committees), both at and after the conference.
2. Sharing our experiences and learning from the experience of others.
3. Discussing the issues of every day wiki life, how those issues could be addressed, and sometimes making progress toward resolution.

Most participating community members indicated that the proposed value statement and associated outcomes were consistent with their experience. Less than 10% disagreed with the proposed value statement. A few proposed adjustments, additions or clarifications; these improvements have been incorporated into the updated value statement (above).

• Improvement suggestions: Most common suggestion was that the value statement should emphasize how face to face interactions are the foundation for relationship building at the conference; without these relationships, the primary outcomes – statements #1-3 above – would be less likely to happen.

• Concerns: The most concern or disagreement (about 10%) was expressed around statement #3, previously stated as "Resolving issues, or making progress toward resolving issues". While many recognized the value and importance of discussing issues, most also emphasized the difficulty in actually resolving issues, due to the short timeframe of the conference and the absence of broader community involvement.

Yes, [these values] are generally consistent, although I think these statements apply to small conferences and local meetups more than large international conferences.

— Anonymous

I believe the face-to-face contact at a global event helps tremendously in making an excellent connection that you can refer to in the future when the right circumstances arise.

— Anonymous

Issue 2: Rethinking the overall form of Wikimania

Option 1: Change to Global Rotation	Option 2: Change to Regional/Thematic Conferences	Option 3: Alternate years between Global and Regional/Thematic
Host Selection	No more bidding Instead, move to global rotational schedule, set 3-4 years out WMF and Steering Committee select location and invite local communities to participate, plans are developed collaboratively with prospective hosts	Stop holding one big Wikimania for everyone Instead, do more Regional / Thematic Conferences each year. Bids are replaced by grants process, where increased Conference Support funding can be made available for communities organizing these. Consider how we can build more connections between these regional/thematic events	Hold Wikimania every two years selecting hosts using a non-bidding system In years without Wikimania, increased funding and logistical support for regional/thematic conferences instead Build more connections between these regional/thematic events
Program Setup	Program Chair is appointed by Steering Committee, taking location into account Program Chair selects Program committee	Programming for regional/thematic conferences decided by local hosts and attendees
Logistical Support	Similar to current form.	WMF offers significantly more logistical & event-planning support for regional/thematic conferences

Results

Participants expressed the most support for Option 3, followed by Option 1.

• ရွေးချယ်မှု 3 အတွက် ပံ့ပိုးမှု 55 ကြိမ် (61.1%) နှင့် Option 1 အတွက် ပံ့ပိုးမှု 47 ကြိမ် (52.2%) ခန့်ရှိကြောင်း ခွဲခြမ်းစိတ်ဖြာသည်။ ရွေးချယ်မှု 2 အတွက် ပံ့ပိုးမှု 16 ကြိမ် (17.8%) သာ ရှိပါသည်။

Participants were most frequently concerned with Option 2.

• There were about 36 instances of explicit concerns (40%) raised about Option 2 , whereas concerns were raised for Option 3 only 9 times (10%), and for Option 1 only 13 times (14.4%).

Concerns and Support for Options

Option 1 (Change to Global Rotation)

One particular issue is "What are the regions we are rotating through?", continents could be considered too broad, and do we work harder to cover less active regions or support more organically growing areas...?

-StuartPrior, from the discussion page.

• Support: People who supported Global Rotation often pointed out that being able to meet year-to-year as a unified movement is valuable, and that this applies to individuals new to the movement in addition to ongoing projects and collaborative efforts.

• စိုးရိမ်မှုများ- Option 1 နှင့်ပတ်သက်ပြီး သက်ဆိုင်သူများသည် လက်ရှိလေလံစနစ်တွင် ပြဿနာရှိနေကြောင်း၊ သို့မဟုတ် ကမ္ဘာလုံးဆိုင်ရာလှည့်ပတ်မှု လက်တွေ့တွင်မည်ကဲ့သို့လုပ်ဆောင်မည်ကို အသေးစိတ်အချက်အလက်များကို လိုချင်စိတ်မရှိကြပါ။ ငွေကြေး၊ အချိန်လိုအပ်ချက်နှင့် အခြားအရင်းအမြစ်များဆိုင်ရာ Wikimania ၏ကုန်ကျစရိတ်များသည် အလွန်ကြီးသည်ဟု အချို့က ယူဆကြသည်။

Option 2 (Change to Regional/Thematic Conferences)

A regional gathering in which many can attend (instead of some selected Wikimedians) will increase by far the collaboration between countries and Wikimedians that speak and edit in the same language.

-Anonymous.

• ပံ့ပိုးကူညီမှု- ဒေသဆိုင်ရာနှင့် အကြောင်းအရာဆိုင်ရာ ညီလာခံများကိုသာ အာရုံစိုက်ရန်အတွက် ပံ့ပိုးမှုအဆင့် နိမ့်ပါးခဲ့ပြီး ဤဦးစားပေးအတွက် ပါဝင်သူများက ရှင်းလင်းချက်အနည်းငယ်ကို ပံ့ပိုးပေးခဲ့သည်။ ပါဝင်သူတဦးက အင်္ဂလိပ်စကား မပြောတတ်သူများအတွက်၊ ဒေသဆိုင်ရာနှင့် အကြောင်းအရာအလိုက် ပွဲများကို Wikimedia ညီလာခံများကို တက်ရောက်ရန် တစ်ခုတည်းသော အခွင့်အရေးဖြစ်ကြောင်း မှတ်ချက်ပြုခဲ့သည်။ အခြားတစ်ဦးတစ်ယောက်သည် တစ်နှစ်တာလုံး ညီလာခံများတဖြည်းဖြည်းကျင်းပခြင်းအတွက် အားသာချက်များရှိသည်ဟု ခံစားမိသည်။

• Concerns: Participants overwhelmingly rejected the notion of abandoning Wikimania altogether, as it has unique value independent of regional and thematic conferences.

Option 3 (Alternate)

တတိယရွေးချယ်ခွင့်ကို မဲပေးရတာ ပိုကြိုက်ပါတယ်- Wikimania နဲ့ ဒေသဆိုင်ရာ ညီလာခံတွေကြား လှည့်ပါ။ အဓိကပွဲဖြစ်သည့် Wikimania အတွက် အကြိုညီလာခံမျိုးဖြစ်မည့် အကြောင်းအရာနှင့် ဒေသဆိုင်ရာ ညီလာခံများကို ကျွန်ုပ်တို့ လျစ်လျူမရှုသင့်ပါ။

-Anonymous, translated from French.

• ပံ့ပိုးမှု- ဤပေါင်းစပ်ချဉ်းကပ်မှုအတွက် ပံ့ပိုးမှုသည် ဒေသဆိုင်ရာနှင့် အကြောင်းအရာဆိုင်ရာ ညီလာခံများကို ပံ့ပိုးရန်အတွက် ပိုမိုလုပ်ဆောင်နိုင်ပြီး ပိုမိုလုပ်ဆောင်သင့်သည့် တုံ့ပြန်ချက်များအပေါ် အခြေခံထားသည်။ အများအပြားက ဤရွေးချယ်မှုကို Wikimedia ပရောဂျက်များနှင့် ညီလာခံများမှတစ်ဆင့် ပါဝင်သူများကို ပံ့ပိုးပေးရန်အတွက် မျှတသောချဉ်းကပ်မှုအဖြစ် အထူးဘောင်ခတ်ထားသည်။ ဒေသတွင်း/အကြောင်းအရာဆိုင်ရာ ညီလာခံများသည် နောက်နှစ်တွင် ပိုမိုကြီးမားသော Wikimania ကွန်ဖရင့်အတွက် ပြင်ဆင်မှုတွင် အသုံးဝင်သော ရှေ့ပြေးနိမိတ်များအဖြစ် ဆောင်ရွက်နိုင်ကြောင်း ပါဝင်သူအချို့က အဆိုပြုခဲ့သည်။

• စိုးရိမ်မှုများ- ဤရွေးချယ်မှုအတွက် စိုးရိမ်မှုအနည်းငယ်ရှိသော်လည်း၊ အချို့က Wikimania တွင်တွေ့လေ့ရှိသော လူတစ်ဦးချင်းစီနှင့် အလုပ်လုပ်သောဆက်ဆံရေးသည် နှစ်နှစ်တစ်ကြိမ်သာတွေ့ဆုံနိုင်လျှင် ထိန်းသိမ်းရန်ခက်ခဲမည်ဖြစ်ကြောင်း အချို့ကဖော်ပြကြသည်။ အလားတူပင်၊ Wikimania တွင် တွေ့ဆုံမှုများသည် အသုံးဝင်သည့် ပရောဂျက်များနှင့် အစပြုမှုများကို စတင်ရန်နှင့် ထိန်းသိမ်းရန် ပိုမိုခက်ခဲနိုင်သည်။

Other suggestions and concerns

A number of specific suggestions and concerns about the more detailed aspects of Wikimania's organization were also brought up by participants.

This information, summarized below, will be collated in more detail at Wikimania/Consultation suggestions, for handoff to planning committees and future organizers of Wikimania and other conferences.

Comments regarding specific Wikimania considerations and other movement conferences matters
များစွာသော ကွန်ဖရင့်ကို လူများလက်လှမ်းမမီနိုင်သော ပြဿနာကို ဖြေရှင်းရန်အတွက် Wikimania အတွက် အိမ်ရှင်ရွေးချယ်မှုဆိုင်ရာ အကြံဉာဏ်များစွာကို တိုးမြှင့်ခဲ့သည်။ ၎င်းတို့တွင် အလှည့်ကျအချိန်ဇယားအတွက် အသုံးပြုရန် တိုင်းတာနိုင်သော အကြံပြုချက်အချို့ ပါ၀င်သည် * သုံးစွဲနိုင်မှုနှင့်ပတ်သက်၍လည်း အချို့သောပါဝင်သူများသည် ဒေသဆိုင်ရာ/အကြောင်းအရာဆိုင်ရာ ဆွေးနွေးပွဲများအတွက် ပညာသင်ဆုများ ထပ်မံတောင်းဆိုခဲ့သည်။ The increasing number of WMF staff attending the conference, in particular at Wikimania 2015, as well as the proportion of presentations given by WMF Staff, was concerning to some participants. Wikimania ရှိ ပရိုဂရမ်ရေးဆွဲခြင်းဆိုင်ရာ ဆုံးဖြတ်ချက်များအပေါ် ထည့်သွင်းစဉ်းစားမှု အမျိုးမျိုးဖြစ်သည့် အကြောင်းအရာဖန်တီးမှုနှင့် အကြောင်းအရာပြင်ဆင်ခြင်းဆိုင်ရာ ကိစ္စရပ်များနှင့် ပတ်သက်သည့် ကိစ္စရပ်များကို ပိုမိုအာရုံစိုက်ခြင်း၊ စေတနာ့ဝန်ထမ်းများအတွက် ၎င်းတို့၏အလုပ်များကို တင်ပြရန် သို့မဟုတ် ဆွေးနွေးရန် အခွင့်အလမ်းများ နှင့် ပရိုဂရမ်ကော်မတီ၏ တာဝန်များဆိုင်ရာ အကြံပြုချက်အမျိုးမျိုးကဲ့သို့သော အမျိုးမျိုးသော ထည့်သွင်းစဉ်းစားမှုများကို ကမ်းလှမ်းထားပါသည်။ ပါဝင်သူအချို့ကလည်း ပြင်ဆင်မှုတွင်ကူညီရန် Wikimania စပီကာ/တင်ဆက်သူများအတွက် လေ့ကျင့်မှုတစ်ခုကျင်းပရန် သို့မဟုတ် ပံ့ပိုးကူညီပေးရန် အကြံပြုထားသည်။ A few participants noted that there is considerable benefit to having a local professional event organizer for Wikimania, and that local teams should be able to choose this organizer.

Next steps

Based on the above findings from this consultation, the following next steps are now under consideration:

Timeline for changes

2016	Wikimania in Esino Lario, as planned. Setup WMF Conference Support systems for improving grants and other resources to regional/thematic event organizers
2017	Wikimania 2017 in Montreal, as planned. Setup and planning for "option 3" experimentation with community input, including plans to address key concerns identified for this option
2018	Year of no Wikimania; Increase support and connections for regional and thematic conferences
2019	Wikimania under experimental rotational model, including any suggestions/revisions from Wikimanias 2016 & 2017

Feedback

Got questions or other thoughts to share about these reported outcomes? Please post them on the discussion page!

References