Hibah:Konferensi

This page is a translated version of the page Grants:Conference and the translation is 99% complete.

15 Oktober 2024: General Support Fund (GSF) recipients will no longer required to submit any affiliate reporting information to the Wikimedia Affiliate Data. All affiliate reporting requirements will be met by the final GSF report in Fluxx.

(archive)

Dana Konferensi dan Acara

Siapa?

Kelompok, individu, afiliasi Wikimedia atau organisasi yang ingin menyatukan Wikimedian

Apa?

Konferensi lokal, regional, dan tematik yang berfokus pada berbagi, pengembangan keterampilan, dan jaringan

Kapan?

Waktu pemrosesan 3 bulan, 2 putaran dalam setahun

Berapa banyak?

Mulai dari 10.000 USD

Cara pendaftaran

Baca tentang dana dan cara merencanakan acara di bawah ini.
Hubungi Program Officer di nomor conferencegrantswikimedia.org untuk membahas jadwal dan proses. Mereka akan membantu Anda memahami putaran mana yang akan dilamar dan akan mendukung Anda dalam proses tersebut. Dua bulan sebelum putaran hibah dimulai adalah waktu yang tepat untuk menghubungi.
Kunjungi halaman Portal Pemohon Hibah Yayasan Wikimedia (Fluxx) dan masuk dengan akun Anda.
- Jika Anda belum memiliki akun, klik Daftar Sekarang dan berikan informasi yang diminta. Anda akan menerima konfirmasi pendaftaran dalam waktu satu hari kerja.
Pilih tombol Apply for Conference and Event Fund di halaman utama. Klik Save and Continue atau Save and Close untuk menyimpan aplikasi.
Ikuti petunjuk pada formulir aplikasi. Anda perlu memberikan informasi tentang acara Anda dan mengunggah beberapa dokumen.
Klik Kirim untuk mengirimkan permohonan untuk ditinjau.

Kami menerima lamaran dalam bahasa apa pun. Kami akan mendukung penerjemahan lamaran dan diskusi sesuai kebutuhan.
Aplikasi akan dipublikasikan ke Meta-Wiki secara otomatis dalam waktu dua hari. Hal ini dilakukan untuk ditinjau dan mendapat umpan balik dari komunitas.
Anda dapat mempersiapkan aplikasi secara offline. Buat salinan formulir aplikasi, jawab pertanyaannya, dan salin teksnya ke Fluxx.

Conference & Event Fund Application Form (Google Docs)

English

Apa yang kami danai

Dana Konferensi dan Acara memberikan dukungan pendanaan dan perencanaan untuk menyelenggarakan konferensi lokal atau regional. Acara-acara ini mempertemukan para Wikimedian untuk berbagi pengalaman, membangun keterampilan, dan membangun jaringan.

Kami memprioritaskan proposal yang:

Berasal dari komunitas yang kurang terwakili yang memiliki pengembangan kapasitas sebagai tujuan utama.
Mendukung penerapan rekomendasi Strategi Wikimedia 2030.
Bermitra dengan afiliasi untuk membuat kelompok regional, tematik, dan bertumbuh dalam gerakan Wikimedia.
Meliputi penjangkauan dan kemitraan dengan organisasi pengetahuan terbuka, memperluas jangkauan global kami.
Berdayakan peserta dan kontribusi baru dengan rencana keterlibatan pendatang baru yang jelas.
Membuat acara virtual alih-alih acara tatap muka.

Catatan: Untuk hibah di bawah 5.000 USD, silakan lihat program Dana Cepat.

Event categories and dates

Pendanaan umumnya diberikan kepada tiga kategori acara gerakan yang luas:

Acara tematik seperti GLAM Bootcamp, WikiWomen's Camp, dan pertemuan strategi tim internasional Wiki Loves Monuments.
Konferensi nasional dan regional seperti WikiConference India, WikiConference North America, dan pertemuan afiliasi regional seperti WikiArabia, CEE Meeting, dan Wiki Indaba.
Acara pertumbuhan yang berfokus pada ide-ide inovatif dan acara yang berfokus pada pertumbuhan gerakan

Baca lebih lanjut tentang setiap kategori di sini

Eligibility requirements

Dana ini untuk Anda jika Anda:

Merupakan kelompok atau organisasi yang tidak memiliki laporan yang belum diselesaikan. Anda dan sponsor fiskal harus mematuhi perjanjian pendanaan dan perjanjian Wikimedia Foundation.
Memiliki rekening bank bersama atau organisasi. Kelompok yang tidak memiliki rekening bank bersama dan individu harus memiliki sponsor fiskal.
Pernah menerima Dana Wikimedia Foundation sebelumnya. Jika Anda belum pernah menerima dana lebih dari 5.000 USD sebelumnya, hubungi conferencegrantswikimedia.org untuk berdiskusi.
Mendaftar untuk menyelenggarakan acara atau konferensi yang direncanakan di masa mendatang.
Merupakan afiliasi Wikimedia yang ingin menyelenggarakan konferensi internasional atau regional. Contohnya adalah konferensi GLAMWiki, Konferensi Wikisource, WikiIndaba, Pertemuan CEE.

Anda tidak memenuhi syarat untuk mendapatkan pendanaan jika:

Anda berasal dari negara yang secara hukum tidak dapat menerima pendanaan untuk kegiatan dan pengeluaran yang dijelaskan, berdasarkan undang-undang tentang pengiriman dan penerimaan dana di Amerika Serikat dan negara mereka.
Proyek ini mencakup kegiatan lobi, sesuai definisi Dinas Pendapatan Internal Amerika Serikat.
Anda tercantum dalam Daftar Warga Negara yang Ditunjuk Khusus dan Orang yang Diblokir (SDN) Departemen Keuangan Amerika Serikat.
Anda tidak memberikan semua informasi dan dokumen yang diperlukan untuk menerima pendanaan dari Wikimedia Foundation.

Kami akan memeriksa semua pelamar melalui proses uji tuntas. Ini berarti Anda harus memiliki reputasi baik secara etika, (misalnya perilaku Wikimedia, perilaku sosial, perilaku finansial, perilaku hukum, dll.).

Anda harus mengikuti Kode Etik Universal dan Kebijakan Ruang Ramah Lingkungan.

Keamanan Pemuda

Kebijakan Keselamatan Pemuda harus diberlakukan untuk setiap aktivitas yang melibatkan anggota masyarakat di bawah umur.

Jika proposal mengindikasikan kontak langsung dengan anak-anak atau remaja, proposal tersebut juga menguraikan kepatuhan terhadap hukum internasional dan lokal untuk bekerja dengan anak-anak dan remaja, dan menyediakan dokumentasi hukum setempat dalam lampiran.
Proposal tersebut menunjukkan bagaimana mereka akan memastikan keterlibatan yang aman dari kaum muda dalam semua kegiatan proyek.
Proposal tersebut menunjukkan bahwa setiap orang dewasa yang akan bekerja dalam kontak dekat dengan kaum muda telah diperiksa dan dilatih dengan benar.
Saran itu menggariskan protokol tindakan jika terjadi insiden yang terkait dengan keamanan fisis dan psikologi anak muda.

Review all compliance requirements

Funding FAQ

Proses peninjauan dan aplikasi

Proposal ditinjau berdasarkan kriteria berikut:

Keterlibatan masyarakat
- Bagaimana Anda ingin melibatkan komunitas Anda dalam proses perencanaan?
Potensi dampak
- Apakah ada kebutuhan nyata untuk acara tersebut?
- Apakah tujuan dan hasil yang diharapkan dirumuskan dengan jelas, berprioritas tinggi, dan dapat dicapai secara wajar?
- Apakah ada rencana tindak lanjut setelah kejadian?
Kemampuan untuk mengeksekusi
- Apakah ada cukup banyak anggota komunitas yang memiliki waktu dan kemampuan untuk merencanakan dan melaksanakan acara tersebut?

Setelah pengajuan, permohonan akan diproses dengan langkah-langkah sebagai berikut:

Tinjauan dan umpan balik komite terhadap proposal (14 hari)
Pelamar membuat penyesuaian terhadap proposal mereka jika diperlukan. Jika pelamar membutuhkannya, mereka dapat menjadwalkan panggilan telepon dengan petugas program atau anggota komite. (14 hari)
Keputusan pendanaan akan diumumkan dalam waktu 4 minggu setelah pengajuan.
Setelah disetujui, panggilan check-in bulanan akan dijadwalkan dengan Petugas Program.

Linimasa

Round 2 (Deadline: 3 Februari 2025)

Round 2

3 Februari 2025

Submission deadline

3 Februari - 24 Februari

Staff and compliance review
Community review

24 Februari - 3 Maret

Receiving and engaging with feedback

3 Maret - 17 Maret

Committee review

28 Maret 2025

Decision announced

Juni - Desember 2025

Event dates

Babak 1 (Deadline: 1 September 2025)

Babak 1

1 September 2025

Submission deadline

1 September - 22 September

Staff and compliance review
Community review

22 September - 29 September

Receiving and engaging with feedback

29 September - 13 Oktober

Committee review

27 Oktober 2025

Decision announced

Januari - Juni 2026

Event dates

Garis waktu lengkap

Conference Fund

Round 2 (2024-2025)

Submission deadline: 3 Februari 2025
Eligibility check: 3 Februari - 24 Februari 2025
Staff review and feedback: 3 Februari - 24 Februari 2025
Community review: 3 Februari - 24 Februari 2025
Engaging with feedback: 24 Februari - 3 Maret 2025
Committee review: 3 Maret - 17 Maret 2025
Decisions announced: 28 Maret 2025
Event dates: Juni - Desember 2025

Conference Fund

Round 1 (2025-2026)

Submission deadline: 1 September 2025
Eligibility check: 1 September - 22 September 2025
Staff review and feedback: 1 September - 22 September 2025
Community review: 1 September - 22 September 2025
Engaging with feedback: 22 September - 29 September 2025
Committee review: 29 September - 13 Oktober 2025
Decisions announced: 27 Oktober 2025
Event dates: Januari - Juni 2026

Rencanakan konferensi atau acara

Berikut ini adalah praktik terbaik untuk membuat proposal hibah konferensi yang sukses. Temukan semua sumber daya di Portal Acara di bagian Portal Tim Acara – Ruang komunitas.

Langkah 1: Kirim survei keterlibatan komunitas

Survei Keterlibatan Komunitas digunakan untuk menunjukkan pentingnya acara ini bagi komunitas Anda. Survei ini akan membantu menunjukkan topik-topik yang dianggap penting oleh komunitas Anda.

Buka ['templat survei keterlibatan komunitas senilai https://docs.google.com/forms/d/1ieEI8EFf2vxjD9wN_h8-srYeRCp4fhSp7_1_wiR2jh8/edit] dan buat salinannya. Ini adalah berkas induk, mohon jangan diedit, tetapi buat Salinan.
Jangan hapus pertanyaan apa pun. Anda dipersilakan untuk menambahkan pertanyaan lain. Anda juga dapat menerjemahkan survei tersebut.
Kirimkan survei kepada orang-orang yang berminat di komunitas Anda. Tetapkan tenggat waktu untuk respons survei dan kirimkan pengingat.
Anda akan menambahkan hasilnya pada formulir aplikasi.

Catatan penting: Survei keterlibatan komunitas diperlukan.

Langkah 2: Belajar dari acara serupa dan praktik terbaik

Komuniti Wikimedia adalah sumber pengetahuan! Pastikan anda memeriksa aplikasi dan laporan dari acara yang serupa. Berikut adalah beberapa hal yang harus dipertimbangkan.

Kemitraan & beasiswa:

Editor dan relawan yang aktif dan berpengalaman harus dilibatkan dalam kelompok ini. Mereka juga merupakan peserta terbaik untuk beasiswa perjalanan.
Konferensi bisa menjadi cara yang mahal dan tidak efisien untuk melakukan jangkauan.
Pertimbangkan untuk menawarkan beasiswa parsial. Atau tanyakan kepada pelamar berapa banyak dana yang mereka butuhkan untuk menghadiri acara tersebut.

Lokasi & Waktu:

Pilih lokasi yang strategis bagi peserta. Ini akan menekan biaya perjalanan dan memungkinkan Anda memberikan lebih banyak beasiswa perjalanan kepada mereka yang membutuhkan.
Batasi pertemuan konferensi dan kelompok kerja menjadi dua atau tiga hari.
Hadkan perjalanan bersiar-jalan pada waktu malam, setelah program konferensi berakhir.

Langkah 3: Rancang belanjawan anda

Tempat & Bahan:

Bermitra dengan lembaga yang memiliki pemikiran serupa dengan ruang gratis atau diskon dapat bermanfaat.
Jika tempat itu memiliki beberapa tempat, berikan sebab mengapa anda memilihnya. Apakah ia biaya rendah, terletak di tengah-tengah?
Hadkan barang kepada barang biaya rendah seperti stiker.
Simpan spanduk dan tanda cetak yang cukup umum untuk digunakan pada acara-acara berikutnya.

Perjalanan & Makanan:

Beasiswa bisa termasuk perjalanan pergi dan balik, akomodasi berkongsi, pendaftaran konferensi dan iuran visa.
Pembiayaan untuk makanan harus dihadkan kepada makan tengah hari saat konferensi. Istirahat kopi dan satu makan malam berkumpulan juga bisa disertakan.

Perencanaan & Dukungan Acara: Anda dapat mengajukan permohonan pendanaan untuk membayar hal-hal berikut:

Pembayaran ejen pariwisata
Dukungan administratif, misalnya pemrosesan surat permohonan visa dan penggantian biaya.
Fasilitator atau pelatih berbayar. Diskusikan hal ini dengan petugas program Anda di awal proses pendaftaran.
Biaya perencanaan, misalnya ruang pertemuan dan transportasi lokal.
Hingga 10% biaya tak terduga dapat disertakan dalam permintaan.

Sumber pembiayaan alternatif:

Sumbangan dalam bentuk barang dapat membuka peluang bagi organisasi mitra yang menarik. Sumbangan ini mencakup barang dan jasa, bukan uang, misalnya penggunaan tempat secara gratis, pengurangan biaya untuk makanan atau jasa.
Hubungi organisasi yang mendukung pekerjaan Anda di wilayah tersebut, mereka mungkin merupakan mitra yang berharga.

Langkah 4: Kumpulkan tim pengorganisasian yang kuat

Memahami besarnya konferensi akan membantu Anda menentukan jumlah relawan yang diperlukan. Peran-peran di bawah ini dapat menjadi panduan. Peran-peran tambahan dapat ditambahkan. Pengalaman konferensi tidak diperlukan, tetapi dapat membantu mempercepat perencanaan.

Koordinator hibah bertindak sebagai kontak utama anda untuk dukungan hibah.

Pastikan rencana berjalan sesuai rencana, dan berikan pembaruan kepada petugas program hibah dari tim.
Melacak belanjawan dan mengumpulkan dokumentasi biaya.

Tim logistik mengoordinasikan penelitian dan konfirmasi rincian acara.

Termasuk tempat acara, garis waktu, dokumentasi resmi, kontrak, dengan pengalaman berkonsultasi dengan vendor.

Tim program konferensi mengoordinasikan survei perencanaan, proposal, dan mengembangkan program.

Mengumpulkan dokumentasi hasil dan item tindakan dari setiap sesi.

Tim Komunikasi menjaga halaman acara tetap terkini dan mengoordinasikan keterlibatan komunitas. Komite beasiswa mengelola proses aplikasi beasiswa. Mereka mengirimkan daftar penerima terpilih kepada petugas program sebelum memberi tahu penerima.

Koordinator sukarelawan memeriksa sukarelawan dan mencatat semua sesi.

Kirim laporan

Jika Dana Konferensi dan Acara anda diluluskan, anda harus mengirim laporan. Kirim laporan dalam waktu 60 hari setelah anda menyiapkan proyek.

Kunjungi Portal Penerima Hibah Yayasan Wikimedia (Fluxx) dan masuk.
Temukan bagian Laporan di bilah sisi kiri. Pilih tautan Mendatang dan Anda akan melihat semua laporan mendatang.
Pilih laporan dan klik Edit. Jawab pertanyaan dalam formulir. Anda dapat menulisnya dalam bahasa pilihan Anda.
Ketika laporan Anda selesai, klik Kirim untuk mengirimkannya untuk ditinjau.