This page is a translated version of the page Chapters Dialogue/Project/Implementation and the translation is 100% complete.

De implementatie van het project

Begrijpen

Om Kira in staat te stellen een duik te nemen in de complexiteit van het Wikimedia-universum, bereidde Nicole een verzameling documenten, links en verhalen voor, hield ze lange monologen en bracht Kira in contact met Wikimedianen en collega's van Wikimedia Duitsland. Gelukkig kon het project Chapters Dialogue profiteren van een grote hoeveelheid data die er al was. Kira bestudeerde verschillende databronnen en verzamelde input, vragen en onderwerpen.

Het hebben van een enorme pool van contacten, informatie en documenten is in dit stadium cruciaal en was een basis voor Nicole en Kira om een uitgebreide vragenlijst te maken die alle onderwerpen zou dekken waarop we ons in het onderzoek wilden concentreren. We besloten ook dat we verschillende vragenlijsten voor verenigingen en stakeholders nodig hadden om ervoor te zorgen dat verschillende rollen en perspectieven nauwkeurig werden onderzocht. Het kostte wat concepten en feedback voordat we de eerste versie kregen en klaar waren om met de vragenlijsten te beginnen.

Kira voerde de eerste interviews met belanghebbenden (elk een vertegenwoordiger van WMF en de Affiliatiecommissie) en vier verenigingen (Wikimedia Australië, Estland, Zuid-Afrika en Taiwan) op Wikimania in Hong Kong in augustus 2013. We hebben de vragen verbeterd op basis van de feedback die we hebben verzameld tijdens onze kick-off sessie op Wikimania, de eerste interviews en verschillende één-op-één gesprekken.

Waarnemen

Het hart van het project waren de eigenlijke interviews: Kira interviewde vrijwilligers en medewerkers van Wikimedia verenigingen, de Wikimedia Foundation, de FDC en de AffCom om erachter te komen wat voor elk van hen belangrijk is.

Om dit mogelijk te maken was het noodzakelijk

om de reizen te plannen,
om de logistieke uitdaging van het organiseren van de interviews aan te gaan,
om contact op te nemen met de deelnemers en hen te informeren over het project,
het inplannen en verzetten van de afspraken,
om tickets en accommodatie te boeken en om te boeken,
om visumaanvragen in te vullen,
om talloze e-mails te sturen en vele, vele telefoontjes te plegen.

Gedurende het hele project moesten we de datums aanpassen aan de beschikbaarheid van geïnterviewden, de complexiteit van de zaak zelf of andere onverwachte gebeurtenissen. Professionele en betrouwbare administratie is de ruggengraat van een project met een dergelijke omvang. De steun en deelname van vrijwilligers en medewerkers van WMDE, WMF en deelnemende entiteiten stelde ons in staat om de logistiek binnen de strakke tijdlijn af te handelen. We hebben geweldige gastvrijheid en betrokkenheid van over de hele wereld ervaren.

Kira moest in de loop van het onderzoek vele kilometers afleggen. Ze moest zich aanpassen aan tijdzones, talen, klimaat en culturele gewoonten, de luchthavenbeveiliging ervan overtuigen dat haar geluidsrecorder geen wapen was, totdat ze eindelijk de bestemming bereikte: haar geïnterviewden persoonlijk ontmoeten. Het was een heel avontuur, en de interviews vonden plaats op allerlei locaties:

kantoren, hotellobby's, cafés, restaurants, 's nachts op de Zócalo in Mexico-Stad, tijdens treinritten en zelfs op piramides. Bekijk deze stream maar.

Christophe (Wikimedia Frankrijk) met Kira
Kira interviewt in een trein Claudia (Wikimedia Oostenrijk)
Oscar (Wikimedia Venezuela) met Kira bij de piramides van Teotihuacan
Asaf (WMF) en Kira
Kira en Joseph (Wikimedia Filipijnen)

Terwijl een officieel interview ongeveer 90 minuten duurde, probeerden we altijd wat extra tijd door te brengen met de geïnterviewden, in hun kantoor met de rest van het team, tijdens de lunch of het diner of tijdens een wandeling door hun woonplaats. Deze extra tijd was van groot belang, omdat veel interessante aspecten na afloop van het officiële interview aan het licht kwamen – soms echt pas op het moment dat de geluidsrecorder was uitgeschakeld. Tijdens een informeel gesprek hebben mensen de neiging om zich open te stellen en ofwel aanvullende informatie te geven die het begrip van hun verhaal verdiept, ofwel zelfs nieuwe en soms verrassende aspecten geven ie tijdens het interview helemaal niet naar voren kwamen. Bovendien kregen mensen die geen officiële geïnterviewden waren, de kans om hun verhaal te vertellen. Zelfs de kleinste opmerking was soms echt nuttig en bracht waardevolle inzichten aan het licht.

Om organisatorische redenen verliep een deel van de interviews via videoconferenties. Zelfs als we wisten dat een telefonische vergadering niet dezelfde kwaliteit zou opleveren als een face-to-face interview, was het in sommige gevallen onvermijdelijk. Onze voorzichtigheid werd bevestigd: vooral wanneer u elkaar voor het eerst ontmoet, kan een conference call een beetje ongemakkelijk zijn (sociaal en technisch). Het is moeilijk om een sfeer van vertrouwen te creëren, en het laat geen extra "onofficiële" tijd toe die zo waardevol is voor de interviews. We beperkten daarom het aantal videoconferencing-interviews tot een minimum, maar waren blij dat dit ons de kans gaf om extra en – toch – waardevolle gesprekken te voeren.

Hoe dan ook, Kira werkte zich door het reis- en interviewschema heen en dook diep in de beproevingen en beproevingen van het Wikimedia-universum. Talloze notitieboekjes (papieren!) werden gevuld, nieuwe vragen ontstonden, honderden onderwerpen werden besproken en de hoeveelheid verhalen groeide gestaag. Tussen september 2013 en maart 2014 verzamelde ze persoonlijke verhalen van 94 personen.

Iteratie en deelname

Een zeer belangrijk aspect van 'Design Thinking' is het iteratieve karakter ervan. Alles, van hulpmiddelen tot ideeën en prototypes, kan en moet worden aangepast of volledig worden veranderd op basis van wat er tijdens het proces wordt geleerd. Deze aanpak paste heel goed bij de openheid van de Wikimedia-beweging en de werkcultuur bij Wikimedia Duitsland. Het bood het team dialoog verenigingen veel flexibiliteit en stelde ons in staat om de onderzoeksopzet te herhalen en de kwaliteit ervan gestaag te verbeteren. We wilden het onderzoeksproject op een open en transparante manier uitvoeren en alle verenigingen en geïnteresseerden oproepen om actief deel te nemen.

Iteratie betekende voor ons:

Het toestaan en bevorderen van de verbetering en herinrichting van het proces in de loop van het project.
Moedig zijn en openstaan voor mogelijke uitkomsten. Het project moest zich richten op problemen en niet – zoals veel andere onderzoeksprojecten – op oplossingen.
Co-creatie door deelname aan het maken van de vragenlijst op Meta aan te moedigen: we wilden putten uit bestaande kennis en overleggen met experts en mentoren. Dit vormde een goede basis voor onze volgende stappen.
Testen van de onderzoeksprocedure: Voordat we met de interviews begonnen, vroegen we een aantal deelnemers of ze bereid waren om de eerste testgeïnterviewden te zijn. We organiseerden een paar testinterviews op Wikimania in Hong Kong, waardoor Kira een idee kreeg van welke vragen nuttig waren, welke vragen en aspecten ontbraken, welke volgorde van vragen het beste was voor het verloop van de interviews, het aantal vragen en onderwerpen dat realistisch gezien in 90 minuten kon worden behandeld, enz.
Aanpassen van de vragenlijst: Op basis van de inzichten uit de interviews hebben we de vragenlijst herzien en verbeterd, wat betekent dat de antwoorden die in het ene interview werden gegeven de vragen voor het volgende interview vormden en we de procedure in de loop van het project bleven verbeteren.
Kira presenteert een deel van de presentatie op de Board Training Workshop in Londen
De kwaliteit van de interviews verbeterde ook: met elk interview kon Kira meer te weten komen over de Wikimedia-beweging. Haar toenemende kennis stelde haar in staat om verbanden te identificeren, preciezere vragen te stellen en onderwerpen diepgaander op te volgen.
Constante feedback van verschillende mensen van binnen en buiten de beweging hielp ons om regelmatig te controleren of we op de goede weg waren. Opbouwende kritiek leidde tot kleine correcties in het verloop van het project.
Repeteren en live-testen van delen van de presentatie tijdens de retraite van de Chapters' Executive Directors (Berlijn, februari 2014) en op de Board Training Workshop (Londen, maart 2014) was cruciaal voor het ontwerpen van de eindpresentatie.
Participatie: Vanaf de kick-off van het project hebben we bewegingsspelers betrokken via online en offline discussies. Dit leidde tot een onschatbare steun en was essentieel voor het commitment van de betrokken partijen.

In plaats van alleen maar Meta-pagina's op te zetten en te verdwalen in eindeloze discussies over mailinglijsten, gingen we voor een gecoördineerde en gestructureerde aanpak. Flexibel blijven, bijsturen gedurende het hele proces en deelname mogelijk maken, waren de sleutels om dit project soepel en succesvol op een professionele manier te laten verlopen.

Synthese

De synthese was het lastigste deel van het project. De hoeveelheid data en informatie die we in de onderzoeksfase verzamelden was enorm. Van maart tot de eindpresentatie op 11 april 2014 heeft Kira de belangrijkste uitspraken en achtergrondverhalen uit de interviews gedocumenteerd in handgeschreven notities, we hebben bijna alle interviews opgenomen (onder voorbehoud van goedkeuring van de geïnterviewden) en laten transcriberen. Maar hoe weten we de betekenis van al die gegevens? Hoe konden we overeenkomsten en verschillen vinden? En tot slot, hoe moesten we een begrijpelijke maar uitgebreide samenvatting van dit alles maken?

De kunst hierbij ligt in het letten op details en interessante citaten, maar tegelijkertijd het hele plaatje in gedachten houden. De verschillende verhalen moesten worden samengevat in één verhaal dat aan de beweging kon worden verteld. Ons doel was om de beweging te spiegelen, om het hele plaatje te presenteren van wat het eigenlijk is, waar mensen om geven en wat de probleemgebieden zijn.

Voor de synthese van een grote hoeveelheid informatie is een visueel proces van het grootste belang. Door informatie visueel in kaart te brengen, kan een overzicht van een complex onderwerp worden verkregen, wat veel moeilijker te krijgen is door alleen maar honderden pagina's geschreven tekst te lezen. Informatie kan gemakkelijker worden verwerkt wanneer deze in één oogopslag te zien is, stukjes informatie op post-its kunnen worden herschikt, groepen kunnen worden gemaakt en verbanden van verschillende onderwerpen kunnen worden geïdentificeerd.

Door informatie visueel te presenteren, kan deze ook worden gedeeld met mensen die minder betrokken zijn, en kan feedback worden ontvangen, informatie worden geherstructureerd en alles op één plek worden gegroepeerd. Co-creatie was cruciaal voor dit project, omdat er meerdere mensen nodig waren om alle informatie te verwerken en te verwerken.

Het visuele proces wordt ondersteund door het uitgebreide gebruik van post-its om "het eigen brein uit te breiden" naar whiteboards. De content had ruimte nodig om zich te ontwikkelen, met elkaar te verbinden en te groeien. Het was onmogelijk om alles in kaart te brengen aan één bureau. Het ruime kantoor van Wikimedia Duitsland en de coöperatieve WMDE-medewerkers zorgden voor de perfecte omstandigheden: we konden werken in een enorme en lichte ruimte die niet alleen ruimte bood voor post-its, maar ook voor gedachten, actie en creativiteit.

Na het opzetten van de scène kon het eigenlijke werk beginnen: we hebben de informatie honderd keer door elkaar gehusseld – daar wierp de flexibiliteit van de post-its en whiteboards zijn vruchten af – en bekeken we het vanuit alle mogelijke invalshoeken. We hebben geprobeerd de belangrijkste kwesties te destilleren en orde en duidelijkheid te scheppen in de massa van informatie. Het was een proces van het opbouwen van begrip, van leren, van het uitdagen van aannames, van het vinden en verliezen van de rode draad. Het kostte veel tijd, talloze discussies en iteraties om duidelijkheid te scheppen in de "creatieve chaos".

Ter voorbereiding op de eindpresentatie maakten we van de gelegenheid gebruik om een voorproefje te geven van de inzichten tijdens de Chapters' Executive Directors' retreat (februari 2014, Berlijn) en de Board Training Workshop in Londen (maart 2014).

Eindpresentatie

De Wikimedia Conferentie (april 2014, Berlijn) bood de perfecte setting voor onze eindpresentatie (60 min, publiek van ~120 mensen). Al het werk van de afgelopen negen maanden culmineerde daarin. De Dialoog stond in het teken van verhalen en dat gold ook voor de presentatie.

In plaats van dia's voor de presentatie te gebruiken, besloten we het verhaal te vertellen met dezelfde hulpmiddelen die we voor de synthese gebruikten: whiteboards en plakbriefjes. Dit stelde het publiek in staat om getuige te zijn van de totstandkoming van het verhaal, om het grotere geheel bij te houden en om het materiaal te gebruiken om er latere discussies aan te relateren. Het grote voordeel van de flexibele setting was dat het er niet uitziet alsof het in steen gebeiteld is, alsof mensen het er niet mee oneens kunnen zijn en erop kunnen voortbouwen.

De helft van de mensen in het publiek gaf aan dat ze in de loop van het project waren geïnterviewd. De feedback na de presentatie was overweldigend en discussies in de daaropvolgende dagen hadden vaak betrekking op deze presentatie. Hoewel een van onze belangrijkste doelen voor het project en de presentatie was om te wijzen op de "olifant in de kamer" en mensen in staat te stellen zich eindelijk de probleemgebieden binnen de beweging te realiseren en er openlijk over te praten, verwachtten verschillende mensen zeer concrete en gedetailleerde oplossingen.

We hebben afgezien van het doen van aanbevelingen voor concrete actie, omdat we van mening zijn dat er meer analyse, overleg en coöperatieve benaderingen nodig zijn. We eindigden de presentatie met zes lastige vragen, die de beweging dringend op een gestructureerde en gecoördineerde manier moet aanpakken.

Documentatie

De documentatie (rapport, korte film) duurde veel langer dan verwacht. Alleen het glorieuze teamwerk van Madame "Ik ken de perfecte frasering voor ALLES" Ebber, Miss "Tarzan in de inzichtenjungle" Krämer en Mister "Knight in glanzend harnas" Kibelka maakte de publicatie van dit document in augustus 2014 mogelijk.

Go to the next chapter
and learn more about

the insights of the project

Or go back to know more about

the motivation behind the project

the project's set-up

the methodology behind the project