Диалог на сдруженията/Поглед отвътре/Набиране и разпределяне на средства

Набиране и разпределяне на средства Всяко интервю довеждаше, рано или късно, до въпроса за парите All the unanswered questions inevitably lead to the next topic, which came up sooner or later in most interviews: money. Движението се финансира изцяло от дарения и събира дарения от цял свят. С дарените средства трябва да се работи отговорно, а някои от средствата се разпределят по целия свят. В средното дарение е около 15 USD и милиони хора даряват за каузата на Уикимедия всяка година. Най-голямата сума пари се събира по време на ежегодните кампании за набиране на средства, с помощта на банери по всички проекти на Уикимедия. През 2010 г., освен ФУ, 12 сдружения "обработват плащания", правейки своя собствена фондонабирателна кампания в края на годината. Писмото от Хайфа На Уикимания 2011 в Хайфа, Съветът на настоятелите обяви решението си да преразгледа текущата стратегия за набиране на средства и "отнеме възможността за набиране на средства" на няколко сдружения. В резултат на това решение и дълъг и разгорещен дебат, бе създаден Кометет за разпределение на фондовете (КРС), а сдруженията в Германия, Франция, Швейцария и Великобритания успяха да удължат споразуменията си за набиране на средства. Не всички сдружения бяха доволни от новия регламент. Начинът, по който бе съобщено "Решението от Хайфа", оказа огромно влияние върху отношенията между ФУ и сдруженията. На сдруженията не бе предоставена възможност да изразят становището си относно "Писмото от Хайфа" преди публикуването му и това подхрани репутацията на решенията на настоятелството на ФУ като изсмукани от пръстите и непредвидими. Това остави много сдружения парализирани, несигурни и уплашени за това, касво може да се случи впоследствие. Терминът "Травмата от Хайфа" често се използваше в интервютата. "Отнеха ни самостоятелността!" твърдяха членове на бившите сдружения, които имаха възможност за обработка на плащанията. Обработката на плащания създаваше чувството за отговорност при работа с пари, вземане на решения и носенето на отговорност. Освен това, автономното фондонабиране имаше различни ползи: сдруженията можеха да се възползват от помощи, подаръци или други финансови облаги; те можеха да създадат внимание чрез дарителски кампании; те бяха в преки отношения с дарителите си и можеха да привлекат нови членове или редактори през базата си от контакти с дарители. Някои сдружения твърдяха, че с новият регламент, този "шум" е изчезнал. Докато ФУ и КРС се опитват да представят новите разпоредби като ценно средство за обучение, усилията им рядко постигат успех. Епизодът остави отворена рана и ще бъдат необходими много усилия, за да се възстанови доверието. Член на КРС призна, че "Промяната (Хайфа) беше необходима. Но несъмнено е разпространена по много лош начин. Сдружения са в правото си да се чувстват отчаяни и безпомощни. ". Комитет за разпределение на средства Вместо обработка на собствени плащания, сдруженията вече могат да се обръщат към Комитета за разпределение на средства (КРС), за получаване на ежегодни грантове. The goal of the Funds Dissemination Committee (FDC) is to help make decisions about how to effectively allocate movement funds to achieve Wikimedia’s mission, vision, and strategy. The Board of Trustees resolved to create the FDC as a body that would advise the Board on how to divide and disseminate movement funds between the different movement groups on a no entitlement basis. [...] The FDC will strive to be a center of excellence in the movement by holding entities to high standards in the plans they develop and in the implementation of their plans. — FDC Framework from Meta Членовете на Комитета за разпределение на средства и техните съветници и персонал (ноември 2013 г.) КРС се състои от девет члена-доброволци и се поддържа от персонала по грантовете на ФУ. В рамките на по-малко от две години, те създадоха процеси и правила и са отговорни за разпределението на $6 милиона годишно. През 2013-14 г., 15 от 40-те сдружения са кандидатствали за финансиране от КРС. Работата на КРС получи одобрение от някои сдружения: "КРС е невероятен. Преди това, имаше само един човек, който решаваше къде отиват парите. Сега, това е доброволна комисия!","Те вършат страхотна работа." И все пак, всички неща относно темата за "парите", изглеждат свързани с миналото. Съшествуват много възприятия и погрешни схващания за разпределянето на парите, честността, независимостта и прозрачността. Основните конфликти са: Непрозрачен процес Как се вземат решенията за грантовете и фондовете - дали вътре във ФУ или от КРС, не е разбираемо за всеки. Докато ФУ и КРС твърдят, че прозрачността е безпрецедентна, същинския процес на вземане на решения е описан като непредвидим и непрозрачен, като черна кутия. Сдруженията се оплакват: "Те просто казват вашето предложение е глупост. Вместо това, те трябва да ни обучат. Ние трябва да разберем какво можем да правим по-добре. " Те искат по-добре да разберат какъв вид информация и комуникация действително иска КРС от тях. Те искат да получават съвети за подобряване в хода на прилагането и да имат възможност да направят необходимите корекции. В момента те имат само възможността да реагират, след като решенията вече са взети. КРС вече определи, че има голяма нужда процесът на вземане на решения да бъде разбираем. "Ние трябва да покажем на сдруженията нашия процес, така че те да могат да го разберат." Твърде много бюрокрация Изискванията за получаване на средства се възприемат от много сдружения като много бюрократични и твърде усложнени. Те се оплакват, че КРС изисква абсурдно количество данни в докладите си. Според КРС, оплакванията от страна на кандидатите за голяма бюрокрация в действителност не отговарят на действителността: в други фондации и дарителски институции, кандидатурите изискват много повече време и ресурси и не предоставят никаква гаранция за успех. В сравнение с това, процесът на КРС може дори да се разгледа като опростен и небюрократичен. Някои от сдруженията, които преди това са участвали в други дарителски процеси, са съгласни с тази преценка на КРС. Въпреки това, условията за кандидатстване и отчитане са повод за недоволство, както на емоционално, така и на енергийно ниво. Начинът, по който тези нови задачи се появяват в списъка със задачи на сдруженията, предизвиква мисли като "Започнахме с радост, а сега всичко е въпрос на изпълнение на нуждите на ФУ." Решения вместо обучение Основен аспект от критиките е фактът, че сдруженията всъщност не знаят правилата и изискванията, които са в основата на препоръките на КРС. Единствената обратна връзка, която сдруженията получават, е под формата на %-тни намаления, което се превърна в новата "метрика", когато става въпрос за грантове: "Те получиха 60%", "Миналата година орязахме 50% от очаквания от нас бюджет". КРС е наясно с проблема и заявява: "Ние разбираме, че те са разстроени. Те влагат толкова много любов в даден проект и след товане получават пълно финансиране. Разбира се, че се ядосват. Трябва да променим това." Процесът като инструмент за обучение Стана ясно, че процесът на КРС трябва да се пренасочи повече към обучението чрез диалог. Обучението и парите са тясно свързани във всяка организация и ако е проектиран правилно, този процес може да бъде ценен инструмент за всички участващи страни. WMF admits that the Foundation cannot be an allocation mechanism without being a supportive mechanism. It is very much in their own interests to have trained and professional grantees. The grant making team explains: “Our role is to facilitate and support the work of Chapters with money and learnings. We are here to help grantees to make Chapter’s application worthy. Through grants we support home-grown initiatives rather than doing it ourselves.” The FDC wishes its procedures to be considered a learning tool. For those who are willing to go down this route, filling out the applications and reports provides an indispensable tool for self-evaluation, improvement and development. FDC clearly states that “Our recommendations are supposed to help”, but there has not yet been a communication process that would have fostered this helping and learning journey to its full potential. Освен това, сред много хора има упорит слух, че всъщност "никой никога не чете тези скучни доклади". Макар, че хора от ФУ и КРС енергично заявяват, че четат докладите, това все още се възприема по различен начин. Нека утре да правим по-добри грешки In addition, a learning process always includes not only successes and best practices, but also mistakes and failures. Movement affiliates are encouraged to report their failures openly and to share what they have learned from their mistakes in order to prevent others from repeating them. However, there is no safe ground for failing (and sharing failures) rooted in the movement. Driven by the fear that admitting mistakes will immediately lead to cutbacks in funding, everyone instead tries to look their very best. “I would never talk openly about my mistakes” - Why? - “You never know how it will come back to you!” “What if we look like losers? We will get even bigger cuts next year!” Keeping failures secret fuels the sense of non-transparency and the black box of funds dissemination. Besides, when talking about sharing failures, several Chapters wonder when and how the WMF will talk openly about the things they failed with. “If they don’t dare … why should we do it?”. Лоша комуникация Overall, communication has been an issue in the relationship of Chapters and the FDC: there is too little interaction; too many things happen behind closed doors and are communicated only afterwards instead of ideas being exchanged constantly. FDC members emphasised that communication needs to be improved. “People are not informed about us. We need to be more interactive, to be the face of FDC. Otherwise, Chapters are only in contact with FDC staff and therefore think that it’s them making the decisions about funds dissemination.” In many cases, it’s the WMF who is perceived to have the decision power about annual grants “WMF decides if we will still exist next year.” In fact, it’s only a small part of WMF that deals with money, but it is deeply rooted in the minds of Chapters that the WMF is an organisation that mainly decides about financial “life or death”. Even if the FDC is a community-driven process, and the WMF staff emphasise that they are “even not allowed in the FDC’s meeting room”, many Chapters perceive that the FDC only “does what WMF staff tells them”. This misperception causes even more irritation. FDC staff wonder: “Why do Chapters attack the WMF for the funds dissemination, if it’s the FDC and the Board of Trustees actually taking the decisions? Both consist of their peers! Are they attacking their own peers?” FDC isn’t happy with this situation either. When hearing complaints and general attacks, it feels to them as if the volunteer work of the committee isn’t as valued as it could be. === Lacking flexibility for the diversity of applicants === Applicants for annual grants differ in terms of age, experience, amount of money requested, type of programmatic work etc. For some small Chapters, the bureaucracy has become a huge burden in comparison to the amount of money they are requesting. At the moment there is no differentiation in procedures according to the different affiliates and some of them are now dealing with “too many reports for too few money”. Some consider the Project and Event Grants being a more suitable option for those Chapters. Another topic of criticism has been the 20% guardrails rule that allows a maximum of 20% annual growth in terms of the annual budget. Young Chapters claim that “In the starting phase, you need some seed-funding to get going. The guardrails are a growth-break”. The FDC has confirmed that their framework doesn’t yet address the diversity. “We should re-assess application and reporting requirements for younger chapters” and “I’d like to be our framework more flexible in terms of process, templates, interactions and feedback”. On the other hand, the committee wishes for a more rigid self-assessment by affiliates: “Every contribution from any affiliation to the movement is welcome – you can stay unique! But please be realistic about yourself.” === Outlook on the FDC process === When looking at the FDC, it needs to be considered that the process is quite young and deals with very large amounts of money in an unique and innovative way. After the first two years, the FDC Advisory Group assessed the process and published recommendations for the enhancement of the FDC future in June 2014. In August 2014, the WMF Executive Director will make a recommendation to the Board of Trustees, containing the possible outcomes of continuing as it is, adopting modifications, or eliminating it. Please note that the interviews took place in 2013-14, before the AG recommendations were published and enhancements on learning and evaluation in the movement were initiated.

Learn more about Role of the Wikimedia Foundation Challenges for Chapters Or go back to Measuring success