Charte du Comité des affiliations

La version anglaise a été approuvée par une résolution du conseil de la WMF le 20 août 2012. Toute traduction est fournie à des fins d'information uniquement.

Objectifs du Comité d'affiliations

L’objectif du comité d’affiliations (le « comité ») est de donner des conseils et des recommandations au conseil d’administration de la fondation Wikimedia (le « conseil ») concernant la reconnaissance et l’existence des chapitres nationaux et régionaux, des organisations thématiques et des groupes d’utilisateurs (appelés plus loin les « affiliés »).

Statut de membre

1. Le comité devra être composé d’au moins cinq et pas plus de quinze membres votants, et d’un nombre non spécifié de conseillers non-votants.
2. Un membre ou un conseiller sera nommé pour un mandat de deux ans, cette période pouvant être étendue jusqu’à la fin de la procédure de sélection du remplaçant du membre.
3. Les membres et les conseillers sont nommés par les membres permanents du comité.
4. Il n’y a pas de limite maximum au nombre de mandats d’un membre ou d’un conseiller.
5. Les sélections pour le statut de membre et les rôles consultatifs devront avoir lieu tous les douze mois.
6. Le comité devra être dirigé par un président, nommé par une résolution du comité et devra tenir ce rôle pour un mandat d’un an. Un président adjoint devra également être nommé par le comité pour un mandat d’un an, pour remplacer le président si nécessaire.
7. Le règlement exact concernant la composition, la procédure de sélection et la durée des mandats des membres du comité devra être défini dans ses règles de procédure.

Responsabilités

1. Le comité sera responsable d’émettre des recommandations au conseil concernant la reconnaissance et l’approbation de nouveaux affiliés selon la résolution votée par le conseil d’administration le 31 mars 2012, ainsi que faciliter la création de ces organisations.
2. Les responsabilités du comité comprendront spécifiquement :
   1. l’assistance aux futurs affiliés lors de leur processus de création en aidant à la rédaction de règlements intérieurs et d’autres documents internes ;
   2. l’assistance et l’initiation à la résolution des problèmes techniques et administratifs ou concernant le droit des marques ou la construction de la communauté qui peuvent survenir durant le processus de reconnaissance et d’incorporation ;
   3. le conseil aux futurs affiliés concernant les projets qu’ils prévoient et le transfert de connaissance depuis d’autres affiliés qui ont eu des programmes similaires ;
   4. la demande au conseil de l’attribution d’un financement pour couvrir ses dépenses courantes (y compris les bourses) et les subventions dont il aura la responsabilité lors de la réalisation des procédures décrites plus bas ;
   5. les réponses aux questions concernant ce que la fondation Wikimedia attend de ses affiliés, et ce que les affiliés peuvent attendre de la fondation Wikimedia ;
   6. l’aide générale et le conseil, au mieux des compétences des membres du comité, concernant tout problème non traité dans un des points ci-dessus.
3. Le comité devra également être responsable de la représentation mondiale du mouvement Wikimedia en collaboration étroite avec les affiliés, et de l’assistance à l’échange d’information entre les affiliés et la fondation Wikimedia ;
4. Le comité devra être une source d’information pour tout individu ou groupe qui s’intéresse à l’aspect organisationnel du mouvement Wikimedia ;
5. Le comité fournira des conseils, lorsqu’il sera sollicité, sur les problèmes concernant les affiliés ou les futurs affiliés ;
6. Le comité devra, lors de la réception d’information ou d’indications, enquêter sur le statut des affiliés et, si nécessaire, de recommander une modification ou une suppression du statut d’affilié au conseil d’administration.

Réunions et procédures

1. Le comité devra se réunir aux dates et dans les lieux qu’il déterminera, soit sous la forme de réunions classiques, soit d’autres formes (wiki, listes de diffusions, etc.). Le terme « réunion » se rapporte à la fois aux réunions physiques et virtuelles.
2. Les actions menées par le comité devront habituellement prendre la forme de résolutions. Une résolution sera considérée comme adopté lorsque la majorité des membres votants du comité auront voté en sa faveur.
3. Le comité remplira ses rôles, notamment son rôle d’éduquer les communautés Wikimedia sur le statut d’affilié et de conseiller les futurs affiliés, dans les lieux déterminés par le comité, y compris, mais pas seulement, en ligne.
4. Le comité s’attachera à l’amélioration continue de son travail, en évaluant ses méthodes et ses procédures tous les ans, en rédigeant un rapport annuel de ses activités et en faisant une demande de subvention qui lui permet de remplir ses rôles.
5. Le règlement exact sur la proposition de résolutions, les votes, et d’autres aspects de l’organisation interne du comité sera défini dans ses règles de procédure.

Dépenses courantes, bourses, et subventions

Le comité devra suivre ces procédures en tenant compte de ses dépenses (y compris les bourses) et les subventions pour les activités relevant de ses responsabilités :

1. Le comité peut demander une allocation de fonds pour couvrir ses dépenses courantes (y compris les bourses) et les subventions pour les activités dont il a la responsabilité, dans le cadre du processus de planification annuelle ; dans ce cas, il devra soumettre une proposition de budget pour appuyer sa demande auprès du directeur exécutif de la fondation Wikimedia, à la date fixée par le directeur exécutif.
2. Le directeur exécutif devra transférer la demande du comité dans le cadre de la proposition de planification annuelle de la fondation Wikimedia, et pourra fournir des commentaires sur la demande et la proposition de budget, y compris en donnant des recommandations si nécessaire.
3. En fonction de la demande du comité et de la soumission du directeur exécutif, le conseil décidera d’autoriser le directeur exécutif à fournir les fonds spécifiés au comité pour ses dépenses courantes (y compris un nombre restreint de bourses, si nécessaire) respectant la planification annuelle approuvée et le budget.
4. En fonction de la demande du comité et de la soumission du directeur exécutif, le conseil décidera de délivrer une allocation de fonds qui sera administrée par le Programme de subventions de la WMF (WMF Grant Program, GAC) en respectant le processus de revue habituelle du GAC, la diligence raisonnable, et les procédures décisionnelles pour soutenir les subventions pour les activités dont le comité a la responsabilité, avec ces conditions : (1) aucune limite minimum sur le montant demandé ne devra être imposé par le GAC sous cet allocation ; (2) une limite annuelle maximum de 5 000 $ devra être respectée pour toute demande de fond, par une entité ou une personne, adressée au GAC sous cette allocation ; et (3) le GAC devra accorder toute l’attention nécessaire aux demandes faites sous cette allocation et soutenues par le comité.