Wikipedia 20/Tapahtumat/Virtuaalisen tapahtuman suunnittelu
Seuraavan vuoden aikana saatat joutua suunnittelemaan tapahtuman Wikipedian 20. syntymäpäivän tai oman yhteisön merkityksellisen virstanpylvään kunniaksi. Tämän virtuaalisten tapahtumien työkalupakki auttaa sinua tunnistamaan tapahtumistarpeesi, joten voit suunnitella onnistuneen syntymäpäiväjuhlat.
How to get involved
15 January 2021 marks Wikipedia's 20th birthday, and there are many ways to celebrate. You can:
- Share a message on social media. Wish Wikipedia a happy birthday! Tag @Wikipedia, and add #Wikipedia20 to the post. We might re-tweet or share your message!
- Attend a Wikipedia 20 event
- Create your own Wikipedia event
Create your own Wikipedia 20 event
Do you want to celebrate Wikipedia at 20 years old? Great. Cannot find one near you listed on Wikipedia 20 Events? Make your own gathering and invite your community to join.
Event suggestions
Wikipedia 20 celebrations do not have to be a party in the traditional sense of the word. Suggestions for ways to frame a successful celebration can be found below.
Finding a venue
Match the size of your venue to event needs. If you are having an edit-a-thon, you'll need internet access power options and more. Consider requesting public spaces for your events such as libraries, school spaces, or public gathering points. Galleries and museums may also be good venues.
Online events
If in-person events and public gatherings are not permitted, consider holding your Wikipedia 20 celebration online. Tips for organizing can be found below
Promoting your event
- Start by listing your event on Wikipedia 20 Events.
- Then consider sharing event details on your community mailing lists.
- Invite attendees to bring friends, colleagues, and family members along.
- Announce the event on social media channels, using the hashtag #Wikipedia20 to help others find it.
However you celebrate, this set of links and recommendations can help you plan a great event, and get people in your community involved in celebrating Wikipedia at 20 years old.
Kuinka käyttää tapahtumien työkalupakettia
Tämä opas on riittävän jäsennelty yhtenäisyyden varmistamiseksi ja riittävän joustava sopeutumiskyvyn varmistamiseksi. Tässä on lyhyt kuvaus työkalupakin käytöstä:
- Lue koko työkalupakki tai tavoitteen kannalta olennaisimmat osat tutustuaksesi sisältöön.
- Määritä hetki selkeästi, mitä olet luomassa (lyhyt online-kokoontuminen vai täydellinen ohjelmallinen tapahtuma puhujien, esitysten ja multimedian kanssa). Seuraavaksi mieti, kenelle luot sen (toisin sanoen, onko se muille yhteisön jäsenille? Lehdistölle? Julkinen?). Määritä viimeiseksi, miksi luot sen (mikä on ensisijainen tavoitteesi tai toimintakehotuksesi?).
- Jos tarvitset lisää apua tapahtumasi suunnittelussa, ota yhteyttä wikipedia20
wikimedia
org tai liity yhteisön tapahtumatiimiin työaikana.
Mitkä ovat yhteisiä syntymäpäiväjuhlatavoitteita?
Wikipedian syntymäpäivä on juhla liikkeelle ja ihmisille, jotka mahdollistavat sen. Joitakin yleisiä tavoitteita voidaan kuvata seuraavasti:
- Lisätään tietyn aiheen sisältöä järjestämällä aihekohtaisia muokkaustoneita
- Uusien tulokkaiden pääsy ja sitoutuminen sisällyttämällä tapahtumaan "esittely" kappaleita.
- Tiedotustapahtumat, joissa voit houkutella liikekumppaneita, avoimen lähdekoodin liittolaisia ja ulkoisia sektoreita
- Tai yksinkertaisesti juhlimalla Wikipedian 20 vuoden menestystä.
Kuinka aion suunnitella virtuaalisen tapahtuman?
Virtuaalitapahtuman suunnittelu muistuttaa hyvin henkilökohtaisen tapahtuman suunnittelua. Sinun on käytettävä aikaa ohjelman suunnitteluun, puhujien hankkimiseen ja osallistujien osallistamiseen.
Hyvä uutinen tapahtumajärjestäjille on, että virtuaalitapahtumilla on vähemmän kustannuksia kuin kasvokkain. Virtuaalitapahtumat säästävät kustannuksia, jotka liittyvät matka-, majoitus-, tapahtumapaikkavuokraus-, ateriapalvelu-, painotuotteisiin (opasteet, julisteet, konferenssiohjelmat), AV-laitteisiin jne.
Sisältöstrategiasi on oltava yhteydessä toisiin tavoitteisiin, jotka haluat saavuttaa. Suunnittele tulos mielessä. Mikä on muutos, jonka haluat aloittaa tapahtuman kautta?
Ohjelmasi tulisi olla ankkuroituna tapahtumaan asettamiesi yleisten tavoitteiden mukaan. Esimerkiksi; jos haluat houkutella uusia tulokkaita, kannattaa harkita sellaisen sisällön löytämistä, johon on helppo tarttua.
Jos suunnittelet juhlaa, minkä tunteet haluat luoda tapahtumallasi. Mitkä elementit tekevät juhlan? Aiotteko jakaa kohokohtia tai saavutuksia? Kuinka monta ihmistä haluat osallistuvan juhlaan? Missä muodossa haluat ihmisten tekevän sisältöäsi?
Oikean tekniikan valinta tulisi tehdä vasta, kun olet asettanut tavoitteet ja muodon niiden saavuttamiseksi. Teknologiavalintasi on sovitettava tavoitteisiin, jotka haluat saavuttaa.
Kutsutko aihe-asiantuntijoita toimittamaan ohjelman sisältöä? Haluatko sisällön olevan livenä, nauhoitettuna vai kumpanakin? Edistätkö osallistumista useilla aikavyöhykkeillä ja kielillä? Teknologiavalintasi pitäisi tukea näitä toiveita.
Tarvitsen ideoita tapahtumani tapahtumiin
By including engagement techniques and activities into your program, you will enable active participation of your attendees. Here are some ways to create engagement in your virtual event:
- Have participants each present a problem they've identified, and use your event as a problem-solving workshop
- Mail your participants Wikipedia 20 stickers/iron-on prints for t-shirts beforehand
- Use polling tools to have participants engage in Wikipedia trivia
- Use whiteboard tools to have people sketch or brainstorm collaboratively
- Repurpose breakout rooms as virtual escape rooms or even hackathon brainstorm rooms
- Create a live music video by asking participants to play an instrument or sing along to a song and record
- Host a 20 minute dance party: a minute for each year of Wikipedia!
- Have participants order food for one another, in order to get to know each other
Kuinka sisällytän Wikipedian 20. syntymäpäivän teeman tapahtumaan?
Wikipedia 20 is all about celebrating the best of human ingenuity, generosity, collaboration, creativity and resilience that can be found in our movement and the work we do.
Think about what aspect of humanity you would like to highlight, and let that guide the theme of your event, or the topics you would like your speakers to present.
Ideas:
- "Humans of Wikipedia": an event with other members of the community, where you share anecdotes and favourite stories from the last 20 years.
- "Human Rights & Wikipedia": an exploration/celebration of advocacy work on and around Wikipedia
- "Tech for Humans": a tools-based hackathon to improve, enhance or make easier the work of humans on Wikimedia projects
- "The Next 20 Years of Humanity on Wikipedia": an event with topics addressing diversity and inclusion in the movement, as well as newcomer onboarding and engagement efforts
Please refer to our press and messaging toolkit for more information on writing thematic messages for your events.
Mikä on perustapahtumaohjelma?
Huomiot
Is there an intentional flow of the program that needs to be followed to engage with the content? Or can your participants engage with the content at any given time?
How does the content relate to the desired action or change for your participants? What is the knowledge gap they have? Check in with your key stakeholders, community and industry experts, committees and other community organizations, to identify topics that are of the most relevance to your participants.
Avaaminen
Helps your participants "land" and familiarize with the environment
Setting the tone so participants are engaged and ready to learn more. Pick a speaker that will not only draw an audience to your event, but also serve your objectives and thematic approach in the right way.
Questions and Answers (Q&A)
Interact with the content with meaningful conversation
Allow for open forum engagement on the speaker topics. Audiences enjoy talks where they can ask questions and interact with the speaker.
Breakout-istunnot
Deep-dive into topics in small groups
Breakout sessions can be a tool to hone in on a specific item or topic and instantly provide helpful insights that feed into their reason for attendance. Consider having a facilitator for breakout sessions to ensure participants are getting the most from their time together. Avoid topics that are too vague, or facilitators that are not able to manage effective discourse.
Päätösistunto
Leave your audience with a key thought or feeling
This is usually the part of an event audiences remember the most. Identify three things you want people to feel by the end of your event. Is it the sense that something was accomplished? That a problem was solved? That they felt connected even apart? Find ways to create those feelings through activities.
You can find more resources on program planning here.
What goes into planning an event?
Here is a step-by-step breakdown of your ideal event planning milestones. Choose which steps are most relevant for you to build your timeline.
STEP 1: Vision and Strategy
- Develop your event concept
- Choose the technology that serves your event goals
- Define your program objectives
STEP 2: Project Management
- Set up timelines
- Review required resources
- Set project roadmap (including deadlines & priorities)
STEP 3: Risk & Financial Management
- Apply for a grant (if applicable)
- Overall risk mitigation (technical risks)
- Manage finances throughout the event lifecycle
STEP 4: Plan for Engagement
- Add tools that support the content: plan breakout sessions, think of polling opportunities, set up Q&A, include gamification
- Developing a social media content plan to spread the word about the event
STEP 5: Promotion of Event
- Start sending invitations / Introduction materials
- Program teaser, event countdown and agenda sharing
STEP 6: Pre-production Planning
- Preparing speakers with talking points and notes
- Gathering pre-recordings and assets required for the event
- Program run through / rehearsal
STEP 7: Event Execution
- Recording the event
- Taking attendance
- Engagement and feedback survey
STEP 8: Wrapping Up
- Content wrap-up with clips and highlights from your event that can be shared across platforms, or saved in your archives for storytelling and learnings
How do I choose the right virtual event platform?
Your choice of technology should be based on the format of your event. Will participants be collaborating? Will speakers be presenting? Or both?
Esitelmä
- Presenters (one or more) address attendees
- Typically a one-way address, sometimes dialogue-driven
Yhteistyö
- Interaction between many presenters or attendees
- Team meeting
Select the right technologies for your meeting type based on collaboration vs. presentation.
Tier one: Easy to obtain software that does not require an advanced technical setup, such as: Zoom, WebEx, or GoToWebinar, Google Hangouts or Skype.
Tier two: Requires a level of expert assistance and supplier intervention due to higher number of attendees and desired functionalities (branded platform or on-demand video's).
Kolmas taso: Täyden palvelun vankka alusta. Vaatii paljon asiantuntija-apua. Alustapalvelun tarjoajalla on kokenut tiimi, joka johtaa virtuaalitapahtuman kehittämistä ja toimittamista
Lisätietoja ohjelmasta ja alustoista täällä:
Työskentely ja kokoaminen etänä. Verkkokokousohjelmiston vertailu.
Mitkä ovat virtuaalisen tapahtuman budjetin osat?
Virtuaalitapahtuman kustannukset määräytyvät valitsemasi alustatason, haluamiesi toimintojen ja suunnittelemiesi osallistujien määrän mukaan. Tämä voi vaihdella 50 dollarin ja 1000 dollarin välillä. Nämä hinnat nousevat tyypillisesti tarvitsemasi tuen mukaan. Jos tarvitset virtuaalisen tapahtuman tuottajan, projektipäällikön tai haluat maksaa kaiuttimillesi, sinun on harkittava tuntihintaa tai kiinteää maksua suoritetuista palveluista. Tämä vaihtelee alueesi mukaan
Sinun budjettisi voisi sisältää:
- Virtuaalinen tapahtuma-alusta tai -palvelu
- Sopimus tapahtuman tuottajan kanssa: suurempiin ja monimutkaisempiin tapahtumiin
- Sopimus projektipäällikön kanssa
- Palkistevat avustajat / valvojat
- Videon ja sisällön esituotanto: materiaalisuunnittelu, tallennus- ja muokkauskustannukset
- Viihde
- Sisällön jälkituotanto: kääri materiaalit jne
Mistä saan tukea Wikimedia Foundationilta?
- Tee hakemus johonkin Wikipedia 20 rapid tai conference grants -palvelusta (vain henkilökohtaisiin tapahtumiin), joka on kaikkien yhteisön jäsenien käytettävissä. Saadaksesi rahoitusta tapahtumallesi.
- Jos sinulla on kysyttävää tai haluat jatkaa ideointia ja saada ohjeita tapahtumien suunnittelusta, tapahtumatiimi (The Community Events Team) isännöi tuntia.
- Katso alla olevasta Hyödylliset linkit -osiosta muita materiaaleja ja tietoja Wikipedia 20-vuotta -juhliin.