Wikimedia Indonesia/Hibah Mini GLAM Indonesia 2024/Syarat

GLAM Indonesia (Galeri, Perpustakaan, Arsip, dan Museum) merupakan divisi Wikimedia Indonesia yang bergerak di bidang keterbukaan data, terutama institusi perpustakaan, museum, dll. yang peduli dengan topik-topik seputar Informasi Terbuka (Open Data), Akses Terbuka (Open Access), Hak Cipta (Copyrights) dan Lisensi Bebas (Free License), Proyek Wikimedia untuk GLAM, dan gerakan terbuka lainnya di Indonesia.

Dalam kegiatannya, GLAM Indonesia bekerja sama dan menjalin relasi yang baik dengan institusi dan organisasi-organisasi lain yang memiliki visi dan tujuan yang sama, baik di dalam maupun di luar Indonesia. Kami menyadari bahwa sebagian dari pelaku GLAM di Indonesia memiliki proyek-proyek yang menarik, seperti digitalisasi maupun penelitian, yang tidak sempat terealisasikan karena kendala finansial.

Hibah Mini GLAM Indonesia hadir untuk menjawab kebutuhan tersebut. Individu maupun institusi dapat mengajukan hibah mini (micro grants) yang akan dibiayai oleh Wikimedia Indonesia.

Apabila Anda adalah orang yang sudah menanti-nantikan kehadiran hibah semacam ini, jangan menunggu lagi, segera kirimkan proposal Anda ke alamat surel glamwikimedia.or.id dan kami akan menyeleksi proposal yang terbaik untuk menerima hibah tersebut.

Permohonan

Permohonan diajukan antara 9 September hingga 8 Oktober 2024.
Permohonan diajukan atas nama pribadi ataupun kelompok. Apabila mengajukan atas nama kelompok, maka harus ada satu penanggung jawab atas permohonan yang diajukan. Setiap individu atau kelompok hanya dapat mengajukan satu permohonan. Apabila permohonannya ditolak, Anda masih dapat mengajukan permohonan ulang di program hibah berikutnya.
Permohonan berisi setidaknya satu kegiatan.
Setiap pendaftar akan menerima surel yang menyatakan status pengajuan proposal mereka di akhir proses seleksi.
Keputusan panitia Hibah Mini GLAM tidak dapat diganggu gugat.

Pemohon

Para pemohon berdomisili di Indonesia.
Para pemohon boleh mencantumkan nama pengguna di proyek-proyek Wikimedia seperti Wikipedia, Wikisource, Wikimedia Commons, Wikidata, dll., jika ada.
Pemohon tidak berasal dari komunitas Wikimedia, dan bukan staf atau kontraktor Wikimedia Indonesia atau Wikimedia Foundation.
Para pemohon tidak diperkenankan terlibat dalam lebih dari satu permohonan.
Para pemohon memiliki KTP (bukan KTP Anak).
Penanggung jawab permohonan memiliki rekening bank atas nama pribadi. Rekening tersebut adalah rekening bank yang ada di Indonesia.

Kegiatan

Proyek harus berhubungan dengan GLAM (Galeri, Perpustakaan, Arsip, maupun Museum)
Proyek memiliki luaran yang dapat dikontribusikan dalam salah satu dari 3 proyek berikut: Wikimedia Commons, Wikisource, dan/atau Wikidata (lihat contoh di bawah)
Proyek harus menghasilkan suatu hasil (karya) dalam rentang waktu yang sudah ditentukan.
Karya yang dihasilkan harus terbuka, baik secara lisensi maupun akses.
Anda dapat mengajukan hibah secara perseorangan maupun kelompok, namun jumlah dana yang diajukan tidak dapat melebihi 15 juta rupiah.
Proyek dapat berupa suatu digitalisasi, riset/penelitian, maupun pengembangan teknologi.
Proyek tidak dapat berupa membuat tulisan (di Wikipedia atau proyek-proyek Wikimedia lainnya), mengunggah berkas media (di Commons atau proyek-proyek Wikimedia lainnya), namun setelah karya dihasilkan, apabila memenuhi syarat, dapat dibuatkan artikelnya dan/atau hasilnya diunggah ke Commons.
Para pemohon bebas mengusulkan jumlah hari (lama kegiatan), tetapi Wikimedia Indonesia akan memutuskan jumlah hari yang layak untuk kegiatan yang diusulkan berdasarkan evaluasi terhadap halaman permohonan. Tanggal kegiatan bebas dalam rentang waktu 15 Oktober hingga 31 Januari 2025, tidak harus berurutan, tetapi sebaiknya ditentukan secara rinci dalam halaman permohonan. Apabila belum tahu tanggalnya, pemohon boleh menulis 'tentatif' pada halaman permohonan.
Pemohon wajib menuliskan laporan hasil kegiatan di akhir kegiatan. Kegiatan akan dianggap tidak terselesaikan dan pemohon tidak akan bisa mengajukan hibah di masa depan apabila kewajiban ini dilalaikan. (lihat di bawah)

Anggaran

Hibah Mini GLAM Indonesia memberikan dana maksimal Rp. 15.000.000 untuk masing-masing aplikasi terpilih.
Pemohon tidak diberikan gaji, honor, uang saku atau uang jalan untuk melaksanakan kegiatan dalam program Hibah Mini GLAM ini.
Penanggung jawab permohonan bertanggung jawab atas anggaran yang diusulkan. Penanggung jawab permohonan bersedia mengembalikan dana hibah apabila terdapat sisa atau terbukti tidak digunakan dengan semestinya.
Jumlah dana hibah yang diusulkan wajib disertakan, dan akan dinilai oleh panitia apakah nominalnya telah memadai. Harap diingat, bahwa ini adalah sebuah hibah mini (micro grants).
Seluruh penggunaan dana harus disertai bukti belanja (bon, setruk, nota, kuitansi). Bukti belanja harus mengandung kop atau cap toko/penyedia jasa, lalu ditempelkan pada kertas A4 (untuk dikirim ke Ruang Komunitas Wikimedia di Jakarta setelah laporan dinyatakan DITERIMA).
Dana terkait akomodasi, komunikasi, konsumsi, transportasi, asuransi, dan ATK mengikuti aturan Wikimedia Indonesia sebagai berikut.
- Batas atas biaya akomodasi: Rp450.000 per orang per malam dan Rp650.000 berdua per malam.
- Batas atas biaya komunikasi: Rp200.000 per orang per bulan. Meski demikian, terdapat pengecualian bagi kegiatan sosialisasi atau pelatihan daring. Batas atas biaya komunikasi bagi setiap penanggung jawab kegiatan sosialisasi atau pelatihan daring adalah Rp150.000 per kegiatan daring.
- Batas atas biaya konsumsi: Rp60.000 per orang per makan (sehari maksimal 3 kali makan).
- Batas atas biaya transportasi tidak ada. Transportasi yang dianjurkan adalah transportasi daring/umum/sewa. Penggunaan kendaraan pribadi tidak dianjurkan; pembelian bensin untuk kendaraan pribadi tidak diperbolehkan. Sewa kendaraan harus disertai bukti NPWP pemilik kendaraan; pajak sewa ditanggung penyewa.
- Batas atas biaya asuransi tidak ada. Asuransi yang dimaksud adalah asuransi perjalanan. Asuransi tersebut wajib dianggarkan apabila kegiatan sukarelawan melibatkan perjalanan panjang saja. Contoh: keliling suatu daerah untuk pengambilan foto cagar budaya.
- Batas atas biaya ATK tidak ada. Dana ATK atau alat tulis kantor digunakan untuk (1) membeli kertas A4 sebagai media menempelkan semua bukti belanja yang ada fisiknya (bukan bukti belanja digital) dan (2) mengirimkan seluruh bukti belanja yang telah ditempelkan pada kertas A4 tersebut ke Ruang Komunitas Wikimedia di Jakarta.
Pembelian alat elektronik (misal: kamera, telepon genggam, laptop) tidak diperbolehkan. Sukarelawan boleh menganggarkan biaya sewa alat-alat elektronik.
Dana yang tersisa dikembalikan ke Wikimedia Indonesia melalui transfer.

Laporan

Laporan wajib dikumpulkan segera setelah kegiatan selesai.
Panitia akan menyediakan dokumen laporan dan mengirimkannya melalui surel penanggung jawab.
Seluruh bukti belanja wajib difoto atau dipindai (scan) dan dikirimkan versi digitalnya melalui surel penanggung jawab bersamaan dengan diselesaikannya dokumen laporan. Panitia akan memeriksa laporan beserta bukti belanja yang dikirim melalui surel dan menyatakan DITERIMA apabila tidak ada masalah.
Setelah laporan dinyatakan DITERIMA, setiap bukti belanja yang ditempelkan pada kertas A4 wajib dikirimkan ke Ruang Komunitas Wikimedia di Jakarta. Panitia akan memeriksa kelengkapan bukti belanja fisik dan menyatakan LENGKAP apabila tidak ada kekurangan.