Wikimedia Diversity Conference 2017/Volunteers

3-5 november arrangerar Wikimedia Sverige Wikimedia Diversity Conference 2017, ett evenemang för och av Wikimediagemenskapen. Mer än 80 deltagare från hela världen kommer att samlas för att diskutera Wikimediaprojektens framtid ur ett mångfaldsperspektiv. Detta kommer dock inte kunna vara möjligt utan ett starkt volontärteam. Vill du engagera dig och bidra till att skapa en framgångsrik konferens? Häng på!

Nedan listar vi vilka olika saker som vi kommer att behöva hjälp med innan och under eventet.

Olika volontärroller

Rumsansvarig: Ta hand om det som händer i rummet under en session, hjälpa talare, hålla tiden
Partyprisse: Hjälpa till under de sociala evenemangen och middagarna, ta med folk ut efter middagarna
Kommunikatörer: Vara aktiv i sociala medier, sprida information
Dokumentationshjältar: Strukturera dokumentation, fotografera, spela in video
City guide: Promenad- och körhjälp på fredagens promenad till och från Livrustkammaren
Help desk/registreing: Bemanna registreringsdisken och helpdesk.

Alla volontärer som deltar under konferensen ska vara bekanta med den Friendly space policy (se bild) som gäller. För den som vill veta mer eller fördjupa sig finns en eventsäkerhetsträningsmodul online att gå igenom. Kursmodulen är på engelska och tar ungefär 15-20 minuter att genomföra.

Help desk/Registrering

Registrering av deltagare under fredagen och lördag morgon, hjälp under dagarna med frågor som uppstår och annat som behöver lösas.

Till registreringen kommer det att finnas deltagarlistor där alla ska bockas av. Alla deltagare kommer att få ett halsband (gröna till deltagare, röda till deltagare som inte vill bli fotograferade, blåa till volontärer och funktionärer) med namnlapp och innehåll,en tygkasse samt en reflex. Vid fredagens registrering på Livrustkammaren ska även dom deltagare (utom scholarship 3) som vill ha mat betala för den. Kostnaden är 90:- och det går att betala kontant eller med kort (via iZettle). Efter att registreingen är klar på fredagen ska allting packs ihop och flyttas över till Sheraton så att dom som kommer på lördagen kan registreras där.

Help-deskfunktionen består i att svara på frågor och lösa situationer som uppkommer, eller att lyfta dom till någon av arrangörerna.

Rumsansvarig

Under de två dagar som konferensen pågår kommer många saker att hända. Föreläsningar, lightning talks och workshops-baserade sessioner kommer att blandas. En gemensam faktor kommer vara utmaningen att få allt att hålla ihop. Till det behövs du! Du behövs för att samla ihop alla efter gruppdiskussioner i smårummen, så att alla är på plats i tid. Du behövs för att hålla tiden åt föreläsarna, så att de slutar i tid. Ibland kanske flytta om stolar och annat, för att det ska fungera för vad som ska göras. Det behövs för alla småsaker som kommer att uppstå, men som är svåra att förutse. DU är central för att få konferensen att fungera fläckfritt.

Under fredagen behövs rumsansvariga för att hjälpa till med ordningställande av Stensalen på Livrustkammaren, kaffekokning, sista minuten-fix och övrigt som kommer upp.

Dokumentationshjälte

Ansvarar för att dokumentera och bevara resultatet av sessioner, diskussioner och andra programpunkter. Till sessionerna finns det etherpads där kollektiva anteckningar förs, men dokumentationshjälten behöver påminna deltagarna om att vara aktiva, formattera länkar, koppla ihop med andra dokument och hålla rent i anteckningarna. I den mån det går behöver också texten i etherpadsen kopieras över till Meta och kopplas till respektive sessioner. Dokumentationshjälten kan också om tid finns kategorisera bilder som laddas upp till Commons och se till att bilderna kommer till användning på relevanta sidor.

Dokumentationshjälte video ansvarar för att fotografera, filma och streama sessionerna.

City guide

På fredagskvällen ska alla deltagare gå från Sheraton Hotel till Livrustkammaren, och tillbaka. Ett 80-tal deltagare ska tas bägge vägar, och några kan eventuellt ha problem med att gå. Därför behövs det både volontärer som kan tänka sig att gå med deltagarna till och från Sheraton och berätta lite om Stockholm på vägen, och en med bil som kan tänka sig att köra i några omgångar om det behövs. Det här är en viktig uppgift för att se till att alla känner sig bekväma med att röra sig i en stad man kanske aldrig har varit i tidigare.

Partyprisse

Det kommer vara 80 deltagare från hela världen på konferensen. Människor av alla olika slag. Många har inte varit på många Wikimedia-evenemang innan, och kanske inte känner så många. Ditt oerhört viktiga uppdrag är att få alla att känna sig välkomna. Du finns tillhands under de sociala middagarna på fredags- och lördagskvällen, och är den som föreslår att kanske gå ut och ta någon öl eller så när dagen är slut. Du är helt enkelt den som gör att inte bara konferensen blir bra, utan att deltagarnas hela vistelse blir fantastisk. Det här är också ett ypperligt tillfälle att bekanta sig med Wikimedianer från hela världen.

Engagera dig!

Skriv upp dig genom att skriva in dig på den roll och tid som passar för dig i tabellen nedan. Det går också att maila diversitywikimedia.se med kontaktuppgifter, roll och tid om du inte har ett användarkonto eller vill skriva upp dig publikt. N/A betyder att den rollen inte behövs det passet.

Roll	Fredag 15-21	Lördag 8.30-13	Lördag 13-21	Söndag 8.30-13	Söndag 13-19
Help desk/registrering 1	Laura Tuononen	Jonatan Svensson Glad	Laura Tuononen	~~Jonatan Svensson Glad~~	Laura Tuononen
Help desk/registrering 2	Katya Vlasko-Vlasova (från 16.00)	Banafshe	~~Sophie Österberg~~		Zquid
Rumsansvarig 1	N/A	Einar Spetz	Sten Sundin	Einar Spetz
Rumsansvarig 2	N/A	Magnus, a.k.a LittleGun	Banafshe (17:00)		Banafshe (16:00)
Dokumentationshjälte 1	N/A	Magnus Sälgö	Zquid	Banafshe	Sten Sundin
Dokumentationshjälte 2	N/A	JoergenB	JoergenB	Magnus Sälgö	Johan Jönsson
Dokumentationshjälte 3	N/A	N/A	N/A	Sten Sundin	N/A
Dokumentationshjälte video	Jan Ainali	Jan Ainali	Jan Ainali	Jan Ainali	Jan Ainali
Partyprisse (18-24)		N/A		N/A
City guide 1	Bengt Oberger	N/A	N/A	N/A	~~16.30-18.00, Bettobaba, Ture~~
City guide 2	Zquid	N/A	N/A	N/A	N/A
City guide 3	Magnus, a.k.a LittleGun	N/A	N/A	N/A	N/A
City guide 18.30	Annas, Abde	N/A	N/A	N/A	N/A
City guide 5 (with car)		N/A	N/A	N/A	N/A

Kommunikatör

Syns man inte finns man inte. En framgångsrik konferens behöver vara nästan lika närvarande i sociala medier som fysiskt. Hur gör vi synligheten för konferensen så stor som möjligt, innan, under och efter konferensen? Här behöver vi mediala superstjärnor till hjälp: både till att planera kommunikationen, genomföra den och följa upp den.

Kontakta diversity@wikimedia.se om du vill hjälpa till med kommunikationen före eller efter konferensen, så återkommer vi med vad som behöver göras. Ange gärna hur du vill hjälpa till.

Se även