Blog Wikimedia/Konsep/Layanan Dewan
This was a draft for a blog post that has since been published at https://blog.wikimedia.org/2014/02/28/board-service-every-board-needs-a-bit-of-maintenance/ .
Layanan Dewan: Setiap dewan membutuhkan sedikit pemeliharaan
Untuk semua perbedaan diantara 40 organisasi regional (majelis) dan satu organisasi tematik di gerakan Wikimedia, salah satu fiturnya dapat ditemukan di semua organisasi terdaftar Wikimedia: yaitu berdasarkan kesukarelaan komite pengawasan dan pengendalian. Untuk Yayasan Wikimedia, ada Dewan Pengawas, di Wikimedia Perancis, ada Conseil d'administration, di wikimedia Jerman, ada Präsidium, dan tentunya masih banyak lagi dengan nama lain. Untuk kemudahan, kami disini memberikan nama pendek "dewan" untuk semua badan organisasi.
Memudahkan dewan melakukan pekerjaan mereka
Kami juga sering mengetahui bahwa komite terdiri dari individual-individual dengan harapan, pengalaman, dan pengetahuan yang dapat menemukan cara untuk menyelesaikan tugasnya dengan sendirinya. Komite tersebut dapat mengatur diri mereka dengan baik dan efektif, selalu bekerja dan berkomunikasi secara terbuka dan profesional. Namun dapatkah itu selalu dapat diasumsikan? Bukankah pada kenyataannya sangat sulit untuk bekerja bersama-sama dalam tim untuk memahami kekuatan dan kelemahan setiap individual, dan membangun kepercayaan? Dua hal saya pikir sangat penting untuk dewan fungsional; kemampuan dan kerelaan untuk menerima dan mempromosikan setiap posisi dan konfrontasi yang konstruktif secara berbeda di dalam dewan. Keduanya hanya akan terjadi jika komite telah menyetujui peraturan dan prosedur internal yang dasar, dan jika diterima maka akan berevolusi secara konstan sebagai sebuah lembaga.
Dewan perlu menjaga langkah dengan pengembangan organisasi, untuk memenuhi kewajiban pengawasan pada setiap tahap pengembangan organisasi, dan pada waktu yang sama mendukung organisasi, mempromosikan pengembangannya dan kerangangka arah strateginya. Jika seluruh dewan setuju dengan pertanyaan bagaimana untuk menjadi atau bagaimana untuk tetap dapat bekerja, bekerja di dalam lingkaran serta tugas yang tidak dilakukan. Apa yang dapat lebih tepat dari mempercayai kelompok kecil dengan masalah ini, sehingga meringkankan tugas lembaga secara keseluruhan?
BGC - komite yang melatar belakangi
Sejak 2010 terdapat kelompok di lembaga dari Wikimedia Foundation: Board Governance Committee (BGC), di mana saya sebagai ketua telah bergabung dengan dewan sejak 2012. Mengapa saya melakukan pekerjaan ini secara khusus? Saya benar-benar menemukan minat untuk bertransaksi dengan kebijaksanaan dan pengembangan dari proses. Saya percaya bahwa secara umum sangat membantu untuk menemukan sumber daya untuk mencari apapun, sumber daya yang dimengerti oleh semua orang, dan saya tahu bahwa Dewan Pengawas belum mencapai konsep yang ideal untuk dewan. Dan untuk ini, saya dapat dan saya ingin untuk memberikan kontribusi. Walaupun kami telah menerbitkan agenda tahunan dan pertemuan di Meta, pekerjaan kami tentu saja berada di belakang layar dan hanya diketahui oleh beberapa orang saja.
Tujuan BCG ialah untuk menyakinkan bahwa Dewan memenuhi kewajiban pergadaian dan keabsahan, dan meningkatkan fungsi kontrol, efisiensi dan efektivitasnya. Kedengarannya bagus, namun apa artinya? Secara tradisional, BGC mengurus komposisi dari dewan, menemukan kandidat yang tepat dan mempersiapkan pertemuan. Sejak Dewan Foundation hanya sebagian yang terdiri dari anggota dewan tertunjuk, dan kami mempertimbangkan area tambahan seperti kebijakan dan evaluasi kami sendiri menjadi sepenting susunan dewan, BGC kami telah memperluas cakupan tugas. Secara esensial, BGC Wikimedia Foundation mengurusi tiga area: 1. Kebijakan dan proses, 2. Susunan dewan, 3. Pelatiahan dan evaluasi dewan.
Khususnya, hal ini termasuk -contohnya- Buku pegangan anggota Dewan, perekrutan anggota dewan paling terbaru Ana Toni, dukungan komunitas dan organisasi Wikimedia di bagian prosed tertentu untuk anggota dewan perwakilan atau komite pemilihan, 360-degree feedback untuk anggota dewan dan evaluasi seluruh badan organisasi. Yang terakhir saat ini sedang berlangsung kerjasama erat dengan Komite Humas. Dalam tugas dewan sehari-hari, ikut diingatkan bahwa Dewan harus berkonsentrasi pada tugas yang dimana orang lain tak dapat lakukan. Tergantung dari ukuran dan struktur organisasi, ini bisa berarti banyak. Contohnya, Dewan Yayasan Wikimedia sendiri tidak menentukan jadwal tahunan, dikarenakan penentuan tersebut adalah tugas ED, orangnya adalah Sue Gardner (lihat ringkasan proses). Tugas kami sebagai Dewan adalah untuk menyediakan masukan langsung untuk perencanaan tahunan. Sebaliknya, dalam organisasi dengan pegawai tetap, rencana tahunan dilakukan oleh dewan itu sendiri. Sangatlah penting untuk menentukan area tugas untuk tiap dewan. Dikarenakan banyak halangan yang akan dihadapi, yang tentu harus menjadi fokus utama Dewan.
Pengembangan bukanlah tujuan akhir
Dewan tidak boleh hanya mengurus hal ini - tetapi juga tidak hilang sasaran pada pengembangannya sendiri. Dengan asumsi konstelasi Dewan di dunia wiki yang secara relatif terus berganti, diharuskan mampu bekerja secara efektif dalam waktu yang pendek (dan berterusan). Dewan harus berkembang dan bergerak seperti organisasi, dikarenakan hanya dengan ini dapat dipastikan kepercayaan dan hasil dari kerja sama dalam dewan dan -mungkin saja- di antara dewan dan manajemen. Secara reguler mengevaluasi metode pekerjaan sendiri dan pembuatan konsep sendiri adalah bagian dari ini. Triknya adalah untuk menerapkan prosedur dan proses yang legal dan rasional, tanpa kehilangan arah di kungkungan peraturan. Kelompok kerja, terserah apakah itu BGC atau sesuatu yang berbeda sama sekali, dapat memberikan dukungan yang berharga - di setiap kedewanan.
Saya menantikan untuk ikut serta di Lokakarya Pelatihan Dewan diawal maret nanti di London. Kami dapat mempelajari satu sama lainnya, kami hanya belum menemukan jalan yang tepat untuk membagi ide dan pengalaman tentang hal ini.
Alice Wiegand (User:Lyzzy) telah melayani Dewan Pengawas WMF sejak tahun 2012 sebagai anggota Majelis yang dipercaya. Dia telah terlibat dengan majelis dan isu isu organisasi untuk beberapa tahun dan melayani Dewan Wikimedia Jerman dari tahun 2008 sampai pada tahun 2011.