Wikimedia Blog/Drafts/A tough journey

Draft post

Wikimedia Sverige had its fifth birthday recently, but we didn’t throw party to celebrate the important milestone. Instead of a celebration, the chapter was busy with two important activities related to its expansion.

Members of the Human Relations Committee interviewed three candidates for the newly established part-time financial administrator position. Meanwhile, two staff members and three volunteers manned a table at the Swedish National Historical Museum in Stockholm for a two-day event organized by the Union of Swedish Local History, one of the target groups for Wikipedia Sverige. The purpose of the event was to recruit more editors within the community of mostly older amateur historians. In addition to the recruiting event, two lectures were given by Wikipedians on the partnership between Wikimedia Sweden and the Council of the Swedish Central Museums, and on the ongoing Wikipedia editing project regarding historic Swedish local government wards.

Wikimedia Sverige has a lot to celebrate as the chapter has been very busy growing over the past year. Back in May and August 2011, two policy and planning seminars were held to explore the possibility of an organizational leapfrog. This resulted in an ambitious request for funds from the Wikimedia Foundation in September 2011. Under the guidance of Sebastian Moleski of Wikimedia Deutschland and with the financing from the WMF, the chapter has seen impressive growth.

Both the Board and the chapter agreed to dramatically expand the activity level of the chapter in 2012. The chapter underwent a transformation from an earlier 100 percent volunteer organization working on a shoestring budget to a professionally run organization with paid employees. In addition, the first office was rented in a low-cost office hotel in Stockholm’s urban quarter, Södermalm, intended for volunteer organizations, and in one go we had both a post office box address and a physical one. The new office space enabled staff to meet regularly in the early stages of expansion and organize chapter goals. Furthermore, in February 2012 our first full-time employee was hired, and he took office as Secretary in March 2012.

From then on it has been a challenging journey for the members of the Board and the new staff. New officers have been hired, a number of major projects have been started, bookkeeping and control systems introduced, income taxes paid on time, membership of an Employers Association applied for, and insurance policies acquired. In addition, the Board underwent the cumbersome effort of transforming itself from a bunch of happy hands-on amateurs to a disciplined set of decision-makers with eyes set on policies, long-term plans, and control.

So far we have muddled through the changes. We are in the last stage of implementation of financial management routines in cooperation with our Chartered Accountants, which will give us prime status as a Swedish public fundraising outfit. And by beginning of November 2012, there will be five employees working in our office on the implementation of the final part of the Year 2012 Program Plan.

With change, new challenges are aplenty. The expansion has been so fast, that reorganization seems imminent. By January 2013, we hope to hire an Executive Manager to take responsibility for a well coordinated implementation of our ambitious second year plan in order to make available more time to develop further plans by the Board. Meanwhile, in the immediate future there will still be a lot of work to fine tune the administrative routines. New and better documents and policies have to be drafted regarding the Working Order of the Board, instructions for the Executive Manager, instructions on Financial Management, and other useful policies.

Needless to say, both the new staff members and the members of the Board have had to work hard to get the administrative infrastructure in place. With all this internal change, there has been some free time to spend on outbound activities. The most interesting achievement has been the start of a fruitful and hopefully long-term cooperation with a number of national Swedish museums. An agreement with the Council of the Central Museums was signed in May, and workshops and training seminars have been held in the last few months at the first group of five museums, with more in the planning phase. Another great achievement was the first two Swedish Wikipedians-in-residence officially started working at the Swedish Heritage Board in Visby and Stockholm.

Our eyes are set on continued expansion with an increase in activities and in budget for 2013, as well as growth of implementation teams, volunteers, and employed staff.

Bengt Oberger Member of the Board of Wikimedia Sweden

Copyright notes (photos from top to bottom): By Axel Pettersson under CC-BY-SA 3.0 Unported, from Wikimedia Commons. Wikipedia logo and wordmark a trademark of the Wikimedia Foundation. By Holger Motzkau under CC-BY-SA 3.0 Unported, from Wikimedia Commons. By Bengt Oberger under CC-BY-SA 3.0 Unported, from Wikimedia Commons.

Swedish

Wikimedia Sverige firade sin femårsdag förra lördagen. Ingen tårta denna gång, utan i stället två arbetsaktiviteter för några av de aktiva. I lokalerna på det hyrda kontorshotellet på Södermalm i Stockholm intervjuade de tre medlemmarna i styrelsens personalutskott tre kandidater för den nyinrättade tjänsten som ekonomiadministratör (halvtidstjänst). Samtidigt bemannade två anställda och tre volontärer ett bord på Historiska museet i Stockholm, där ett tvådagarsevenemang organiserades av museet tillsammans med Sveriges hembygsförbund, en av målgrupperna för Wikimedia Sverige för att kunna rekrytera nya skribenter inom skaran av oftast äldre amatörlokalhistoriker. På museet gavs två föreläsningarn av wikipedianer om samarbetet mellan Wikimedia Sverige och Centralmuseernas samarbetsråd och om det pågående projektet med att få full täckning på artiklar om Sveriges socknar.

Firandet får vänta till senare. Det finns planer på att hålla ett seriöst firande genom att ha ett seminarium för journalister och andra medieaktörer om hur hur man kan använda Wikipedia och om dess styrka och brister.

Det är definitivt för närvarande en sjudande atmosfär i föreningen. Det hela började men en ganska stillsam process, finansierad av Wikimedia Foundation och implementerad av Sebastian Moleski från Wikimedia Deutschland. Två planerings- och strategiseminarier hölls i maj och augusti 2011 för att utforska möjligheterna för ett organisatoriskt jättesprång. Detta resulterade i en ambitiös ansökan om medel från WMF i september.

Sedan dess har det gått nästan ett år med hektiska aktiviteter för att förvandla den tidigare hundraprocentiga volontärföreningen som arbetat med en mager budget till en professionellt driven organisation. Händelsekedjan började i november förra året med ett extra årsmöte som resulterade i ett godkännande av styrelsens förslag att dramatiskt öka aktivitetsnivån i föreningen från och med 2012. Månaden därpå skaffades det först kontorsrummet på ett lågpriskontorshotell för ideella föreningar. Helt plötsligt hade vi inte bara en postboxadress, utan även fysisk sådan. Det hjälpte till på ett tidigt stadium för att hålla ordning på vårt arkiv och kunna mötas regelbundet. I februari 2012 blev vår första heltidsanställd rekryterad och han började arbeta som sekreterare i mars.

Därefter har det varit en tuff och stressig resa för styrelsemedlemmar och nyanställda. Flera poster har fyllts och ett antal stora projekt har startats, bokförings- och kontrollsystem har införts, skatt måste betalas på exakta tidpunkter, medlemskap i arbetsgivarförening har ansökts om och försäkringsfrågor har lösts. En besvärlig utmaning var att omvandla föreningens styrelse från en bunt glada och praktiskt lagda amatörer till en disciplinerad grupp med beslutsfattare med ögon för policys, långsiktiga planer och kontroll snarare än att genomföra vars och ens egna favoritprojekt. Vi har kanske inte helt nått vårt mål i det avseendet men vi har tagit oss väldigt långt i rätt riktning.

Än så länge har vi kämpat på. Vi är i den sista fasen av att implementera ekonomirutiner i samarbete med våra auktoriserade revisorer, vilket kommer att ge oss statusen för den svensk insamlingsorganisation (90 000-konto). I början av november kommer vi att ha fem anställda som arbetar på kontoret med att slutföra vår verksamhetsplan för 2012.

Men det finns gott om nya utmaningar. Expansionen har gått så fort att en omorganisation kommer tidigare än väntat. I januari hoppas vi kunna välkomna en verksamhetschef på kontoret för att ansvara för ett välkoordinerat genomförande av den andra ambitiösa årsarbetsplanen. Detta kommer att ge mer tid till planering för styrelsen utöver arbetet med den omedelbara framtiden. Samtidigt är det kvar mycket arbete med att finjustera administrativa rutiner. Nya och bättre dokument behöver tas fram rörande arbetsordning för styrelsen, instruktioner till verksamhetschefen, ekonomirutiner och riktlinjer för det ena och för det andra.

Det behöver egentligen inte sägas, att det har varit ett tufft arbete för de nyanställda och styrelsen att få både den mjuka och den hårda föreningsinfrastrukturen på plats. Som tur är har energin ändå räckt till för utåtriktade aktiviteter. Den mest intressanta framgången kan ha varit en start på ett fruktsamt och förmodligen långsiktigt samarbete med de flesta stora svenska museerna. En avsiktsförklaring med Centralmuseernas samarbetsråd skrevs under i maj och workshops och seminarier har hållits under hösten på några av museerna i den första omgången utbildningar, och fler är planerade. En annan premiäraktivitet är ett projekt med två "Wikipedians-in-residence" som arbetar på Riksantikvarieämbetet i Visby och Stockholm under andra halvåret 2012.

Vi riktar nu våra blickar mot en fortsatt expansion och en ökning i aktivitetsnivån och av budgeten för 2013, likväl som fler genomförandeteam, bestående både av volontärer och anställd personal.

Bengt Oberger Styrelseledamot i Wikimedia Sverige

Anmärkning om copyright (bilder i ordning): Foto av Axel Pettersson under CC-BY-SA 3.0 Unported, från Wikimedia Commons. Wikipedia logo and namnskrift ett varumärke tillhörande Wikimedia Foundation. Foto av Holger Motzkau under CC-BY-SA 3.0 Unported, från Wikimedia Commons Foto av Bengt Oberger under CC-BY-SA 3.0 Unported, från Wikimedia Commons

Notes