Wikimania 2015 bids/Esino Lario/Meeting 19-09-2013

Riunione Esino Lario, giovedì 19 settembre 2013

Partecipano: Elisa Dell'Era, Giovanni Dell'Era, Giovanni Viglienghi, Nicola Nasazzi, Ester Maglia, Tecla Barindelli, Giusy Nasazzi, Piercarlo Barindelli, Matteo Maglia, Serena Nasazzi, Massimo Dell'Oro, Carlo Maria Pensa, Iolanda Pensa.

Ordine del giorno: Wikimania Esino Lario 2015
Obiettivo dell'incontro

Presentazione di Wikimania, come funziona, cosa dobbiamo garantire e a cosa serve.
Questioni pratiche: come affrontarle, come organizzare i prossimi passi.

Wikimania

Wikimania è la conferenza annuale di Wikipedia (e dei progetti Wikimedia che sono Wikipedia e altri siti).
All’evento si prevede che partecipino 1’000 wikipediani, wikimediani e persone interessate a Wikipedia (informatici, persone che lavorano nel settore di tecnologia, innovazione, educazione, ricerca).

Wikimania a Esino Lario

1’000 persone (con 1’500 computer) Settimana 22-29 giugno 2015 (3 giorni di conferenza, 2 giorni di pre-conferenza + 2 giorni di arrivi e partenze).
Temi: Wikimania nel verde e sostenibile (che produce effetti positivi dopo la sua fine).
L’ente capofila è Wikimedia Italia. Ci possiamo candidare sicuramente. Siamo già nel sistema.

A cosa serve Wikimania a Esino Lario

Far conoscere il paese e associarlo a Wikipedia (innovazione, tecnologia, collaborazione, sapere).
Dare slancio internazionale al paese: richiede lo sforzo e la partecipazione di tutti.
È un’occasione per produrre degli interventi che restano: Internet wifi pubblico, palestra, ex-museo, scuola elementare.

Garantire rimborso per spese, migliorare strutture, non pesare sul budget del Comune di Esino Lario. Ma l’evento non ha l’obiettivo di guadagnare e far guadagnare.

Cosa dobbiamo garantire	Proposte domande	Relazione
Alloggio per 1’000 persone fino a 30 minuti di distanza. La maggior parte dell’alloggio deve essere in paese. Camere doppie e anche camere singole. Alloggio per le famiglie. Si possono usare alberghi, appartamenti, bed&breakfast, case private, dormitori. Garantire almeno lenzuola, asciugamani e pulizia. Le persone pagano alloggio e trasporto insieme. Si può partire dal costo standard degli affitti e negoziare un eventuale riduzione di costo.	Come possiamo coinvolgere le persone affinché diano la loro disponibilità? Chi è disponibile a spargere la voce e raccogliere le disponibilità per le case in affitto (o con rimborso spese)? Informazioni da raccogliere: indirizzo, proprietario, contatti proprietario. Numero letti (quanti matrimoniali), numero bagni, condizioni. Scale, accesso.	Censimento dell'alloggio. Foglio per raccogliere adesioni su modello del modulo del Comune di Esino Lario e ufficio turistico. (Lista affitti 2013). Dopo aver distribuito e raccolto i moduli conferenza a Esino Lario con presentazione di Wikimania Esino Lario 2013 (manifesti in paese e presentazione del progetto ai media locali). I volontari pagano alloggio e registrazione? Va valutato numero paganti o meno e come gestirli. Meglio mettere a budget delle borse di studio per i volontari.
Spazio per conferenze per 1’000 persone. Sale con almeno 50 posti a sedere. Attenzione per disabili. Spazi del comune, teatro asilo, scuola ristoranti/bar e... Sistemazione vecchio museo per le associazioni e collaborazione (serramenti, impianto elettrico potenziato, allestimento). Messa in sicurezza della palestra con accesso disabili. Accesso disabili per scuola elementari.	Un referente per ogni spazio. Si possono contattare anche Albergo Grigna? Montecodeno? Meeting? Progetti per gli spazi da sistemare.	Chiarimento su proprietà spazi e stato. Si può fare un elenco referenti per ogni spazio. Serve un responsabile della sicurezza. Possibilmente coinvolgere non solo il comune per evitare carico eccessivo di lavoro. Certificazione sicurezza: numero persone, antincendio, elettricità, pompieri. Da verificare numero bagni. Possono essere potenziati.
Colazione per 1’000 persone (5 giorni). Dolce e salata.	Convenzioni con bar, ristoranti?	Colazione inclusa nella cifra per l'alloggio; chi non può fornire la colazione, convenzione con bar, ristoranti, alberghi.
3 pranzi per 1’000 persone e 2 pranzi per 500 persone. Il pranzo è offerto dalla conferenza.	Convenzioni con bar, ristoranti? tensostruttura per altre 500 persone per mangiare (indispensabile per 3 giorni).	Convenzioni ma serve tensostruttura.
Cene per 1’000 persone 2 feste serali per 1’000 persone offerte dalla conferenza. 1 cena per 1’000 persone e 2 giorni con cene per 500 persone.	Coinvolgiamo gli alpini per le feste? Dove le facciamo?	Convenzioni ma serve tensostruttura. Feste con associazioni. Pro Loco promotrice per le feste e gli eventi.
Dieta: cibo senza carne, cibo senza latticini, cibo senza maiale.	Un dei ristoranti garantisce menù specifici.	Un dei ristoranti garantisce menù specifici.
Pausa caffè con acqua, bibite, frutta, biscotti, snack. 2 volte al dì.	Convenzioni con bar, ristoranti?	Convenzioni ma serve tensostruttura.
Trasporto per 1’000 persone (la maggior parte con i mezzi pubblici). Va Intensificato il trasporto pubblico. Bus deve arrivare agli alloggi Ristoro, Ortanella, PIME Cainallo. Alcuni bus diretti dagli aeroporti	Convenzione con trasporti lecchesi? Decidere dove far parcheggiare.	Raccolti indirizzi, numeri telefonici e nomi dei referenti della società di trasporto lecchese e di altri fornitori locali (Colico e Valsassina). Va fatta una prima ipotesi di orari dei mezzi pubblici con ipotesi dei momenti di presenza più intensi (capire chi può fornire assistenza in questo campo? esperienza precedenti?) Va allestito spazio di attesa e per lasciare bagagli a Varenna in modo da rendere più piacevole possibile il benvenuto e l'arrivo (e far capire che era previsto se c'è un po' da aspettare). Si può chiedere alla provincia di riparare le strade? Creare un noleggio biciclette? Vendita ombrelli? Si può magari chiedere se si possono usare i pulmini dell'ODE (3-4 pulmini da 9 posti). Possibile uso sabato-domenica.
Tensostruttura Non per 1’000 persone (troppo caro)	Preventivo (massimo 20’000 euro tutto) Possiamo ospitarci parte dei pasti?	Pro Loco condivide preventivo del 2011 per tensostruttura per 600 persone. Possibilità di un sostegno di una grande società specializzata ma va gestito montaggio (con presenza di tecnico), smontaggio e trasporto. Si possono affittare le sedie (costo accessibile) Va verificata la questione della sicurezza. Per la tensostruttura serve autorizzazione della prefettura, certificazione sicurezza, elettricità, pompieri, rete antincendio e un responsabile della sicurezza.
Un paese a misura di bambini. Attività per bambini/ragazzini (18 mesi in sù)	Chi può coordinare attività bambini? programma per ragazzini?	Per bambini dai 2 anni in sù asilo (l'età è calcolata sull'età della figlia di Frieda Brioschi!). Asilo solo sabato e domenica perché altri giorni c'è il programma ufficiale. Attività per bambini più grandi con settimana del verde del Parco. Creare attività anche prima e dopo la settimana in modo da avere un programma più ampio e significativo per chi arriva e resta e per l'estate. Settimana sportiva molto bella e con grande successo. Magari da proporre dopo evento in modo da farla durare 1 settimana (si potrebbe usare il Ristoro-centro scout per ospitare i bambini anche a dormire). Spazio per bambini anche per gli esinesi che danno una mano all'evento come volontari.
Programma di attività (eventi, animazioni, escursioni, visite...)	Chi può coordinare il programma? Pro Loco?	Pro Loco. Idee per feste, eventi, animazioni. Riunione tematica in ottobre per cominciare a parlarne.
Indispensabile internet e prese elettriche.	Internet wiki pubblico che resta.	Al momento discussioni con Telecom. Possibilità di usare anche connessioni di famiglie da mettere in rete.
Volontariato durante la conferenza.		Meglio organizzare i giorni più intensi il sabato e la domenica per avere più disponibilità di volontari.

Prossimi passi

Entro settembre, da distribuire in ottobre. Modulo di adesione per appartamenti per censirli, raccogliere dati e avere adesioni. modulo del Comune di Esino Lario e ufficio turistico. (Lista affitti 2013)
Ottobre. Incontro specifico con Pro Loco sull'uso degli spazi (conferenze, pasti). Discussione su struttura pasti.
Conferenza a Esino Lario con presentazione della candidatura di Esino Lario a Wikimania.
Ottobre. Programma di eventi relativi a Wikipedia sul territorio.
Fine ottobre. Comunicazione a media con programma di eventi relativi a Wikipedia.