Wikimédia France/Assemblée générale/Commission électorale

Cette page présente le fonctionnement de la commission électorale de Wikimédia France.

Commission électorale

La commission électorale est un organe destiné à ce que les élections communautaires au CA ainsi que les assemblées générales se déroulent en toute transparence, sans influence de la part du conseil d'administration. Cette commission est composée de membres volontaires. Avant une élection ou une assemblée générale, le ou la secrétaire lance un appel aux volontaires qui souhaiteraient la rejoindre. Tout membre à jour de sa cotisation peut faire partie de la commission, à l'exception des membres du conseil d'administration, des membres candidatant lors de l'élection ou l'assemblée et de leurs compagnes, compagnons et membres de leurs familles.

Les discussions de la commission sont confidentielles et une très grande discrétion est attendue de la part de ses membres. La commission a pour référent au CA le ou la secrétaire, mais il ou elle ne fait pas partie de la commission elle-même ni ne participe à ses discussions. La commission désigne en son sein un président ou une présidente.

Le rôle de la commission électorale est :

de vérifier la validité des candidatures au CA ;
de recueillir et vérifier la validité des procurations ;
de s'assurer que l'élection ou l'assemblée générale se déroule conformément aux statuts et règlement intérieur, le cas échéant à la demande d'un ou une membre (ou d'un wikimédien ou une wikimédienne pour l'élection communautaire) ou du CA ;
de veiller au bon déroulement des scrutins en ligne ;
de veiller au bon déroulement des scrutins sur place le jour de l'AG ;
de superviser le dépouillement le jour de l'AG et d'annoncer les résultats ;
de rédiger et remettre au CA le PV du vote.

Contact : electionswikimedia.fr

Procédures

Élection communautaire

À rédiger

Assemblée générale

Des documents types ont été créés par la commission électorale de 2018 et sont disponibles sur ce Google Drive, n'hésitez pas à les réutiliser en les adaptant.

Préparation

90 jours avant l'AG, le ou la secrétaire lance un appel aux volontaires pour être membre de la commission. L'appel est répété s'il n'y a pas assez de volontaires. La composition de la commission est approuvée par le CA 45 jours avant l'AG. Elle doit se composer d'au moins 3 membres, et de préférence un nombre impair.

Le ou la secrétaire s'assure que les archives de la liste de discussion electionslists.wikimedia.fr ont bien été effacées, le fait si ce n'est pas le cas, puis y inscrit les membres de la commission. Un mail leur est envoyé pour leur indiquer l'existence de cette procédure et leur demander de désigner un président ou une présidente. La composition de la commission est ensuite annoncée sur la liste discussions et sur la page Meta de l'AG. Le ou la secrétaire transmet à la commission la liste des membres à jour de cotisation, comportant exclusivement leurs noms, prénoms et adresses mail. Cette liste, hautement confidentielle, est destinée à être utilisée exclusivement pour l'AG et toute copie doit être détruite une fois celle-ci terminée. Elle permet à la commission de s'assurer de la validité des candidatures et des procurations.

La commission vérifie que les candidatures au CA sont valides, déclarées sous l'identité civile de la personne, en demandant à cet effet de lui confirmer son identité avec l'adresse courriel utilisée lors de l'inscription à l'association.

La commission prépare la liste d'émargement, qui ne doit comporter que les identités civiles, sans pseudonyme ni mail, afin d'éviter le doxxing. Elle est imprimée par les salariés, en double exemplaire au moins, un comme feuille de présence et un pour chaque scrutin prévu. La commission prépare également les bulletins de vote et les feuilles pour comptabiliser les voix lors du dépouillement, pour impression par les salariés. S'il y a plusieurs scrutins, les différents bulletins de vote sont imprimés sur des pages de différentes couleurs, pour facilement les distinguer selon les scrutins.

Pour faciliter les choses, il est conseillé d'utiliser des documents partagés, sur Google Drive ou un service équivalent proposant un accès strictement restreint aux membres de la commission (Nextcloud de l'association quand il sera en place ? À condition de pouvoir garantir la stricte confidentialité). Ce dossier partagé peut inclure les documents suscités, la liste des procurations validées, la liste des candidatures validées, un lien vers les statuts et le règlement, etc.

La commission vérifie les convocations avant leur envoi, est associée à la préparation du scrutin en ligne et vérifie son bon déroulement, et recueille les procurations des membres. Pour être valides, celles-ci doivent être soit envoyées par courriel à la commission avec l'adresse utilisée pour l'adhésion à l'association, soit remises en mains propres au mandataire. Dans ce dernier cas, la copie d'un document officiel comportant nom, prénom et photographie est nécessaire.

À la demande d'un membre ou du CA, la commission peut être amenée à se prononcer sur toute question ou tout problème dans la préparation de l'AG, et vérifie en tout temps que celle-ci se déroule bien conformément aux statuts et règlement intérieur en statuant à la majorité dans les plus brefs délais. La commission prend généralement ses décisions par consensus. Dans le cas où celui ci n'est pas atteint, un vote à la majorité peut avoir lieu. En cas de partage de ce vote, la voix du président ou de la présidente est prépondérante.

La commission s'assure que les salariés amèneront à l'AG le matériel électoral, l'urne et une imprimante avec du papier (pour le PV). S'il y a plusieurs scrutins sur place, de grandes enveloppes sont aussi apportées, pour stocker les bulletins sortis de l'urne pendant les autres scrutins.

Le jour de l'AG

La commission vérifie la présence du matériel électoral en quantité suffisante et le bon fonctionnement de l'urne et de l'imprimante. Elle fait signer aux membres la feuille de présence, en s'assurant de faire passer les membres un par un pour éviter tout problème de doxxing. Elle s'assure du bon déroulement du vote à main levée qui désigne le bureau de l'assemblée. Elle peut être amenée à se prononcer sur toute question relative à la conformité aux statuts, au règlement intérieur et au déroulement des scrutins.

Juste avant les scrutins sur place, le président ou la présidente de la commission présente à l'assemblée leur déroulement et répond à ses questions. Il rappelle que les membres doivent présenter pour voter un document officiel comportant leurs nom, prénom et photographie et qu'ils peuvent demander, au moment du vote, que leur identité ne soit pas prononcée à voix haute en transmettant ce document caché et en indiquant "discrétion". La commission met en place le matériel électoral et l'urne, sous le contrôle des assesseurs de l'AG. Cette dernière est fermée et la clé conservée par un membre de la commission.

La commission électorale se positionne autour de l'urne, par exemple une personne pour vérifier le droit de vote à droite, une derrière l'urne pour faire voter, et une à gauche pour faire signer la feuille d'émargement (dans cet ordre dans tous les cas). Les assesseurs se positionnent de façon à pouvoir surveiller le déroulement du scrutin sans le gêner. Le président ou la présidente ouvre le scrutin. Les membres de la commission et les assesseurs votent en premier, y compris pour leurs procurations le cas échéant, suivis des membres, les uns après les autres. La commission veille particulièrement au respect de la confidentialité de l'identité des membres. Lorsque tous les membres ont voté, le président ou la présidente clos le scrutin.

S'il y a plusieurs scrutins, la commission prend une grande enveloppe, ouvre l'urne et la vide en mettant les bulletins dans l'enveloppe et en la fermant, sous le contrôle des assesseurs, avant de recommencer la procédure de vote.

Le président ou la présidente de la commission peut faire un appel à des volontaires dans la salle pour le dépouillement. Celui-ci est effectué en présence des membres de la commission et des assesseurs. L'urne est ouverte, les bulletins recomptés, dépouillés puis de nouveau recomptés. Les feuilles ayant servi au décompte sont signées par toutes les personnes présentes. La commission s'assure que le quorum de 25 % de membres présents, représentés ou ayant voté par voie électronique est bien atteint, délibère seule le cas échéant de tout point litigieux, puis valide ou invalide les résultats.

Le président ou la présidente de la commission fait part à l'assemblée générale, le cas échéant, des délibérations de la commission, puis annonce les résultats. La commission rédige le procès-verbal du vote, l'imprime, ou, si l'imprimante fait défaut, le rédige à la main, le signe et le remet au CA. Conformément aux statuts et au règlement intérieur, le procès verbal doit être rédigé sans blanc ni rature sur des feuillets numérotés.

Après l'AG

La commission détruit tous les documents confidentiels en sa possession. Le secrétaire désinscrit les membres de la liste de discussions et s'assure que ses archives sont supprimées. Cette page est mise à jour le cas échéant.

"Jurisprudence" de la commission

Cette section sert à répertorier des décisions de la commission dont l'impact n'est pas limité à une assemblée.

L'identification ~~des candidat·e·s au CA et~~ des votant·e·s ~~pour les procurations et~~ le jour du vote peut se faire avec tout document officiel comportant au minimum nom, prénom et photographie, bien qu'une pièce d'identité soit préférable (AG de novembre 2018).
- Amendement à partir de l'AG de novembre 2020 : pour éviter les risques liés aux transmissions de tels documents par courriel, il est seulement demandé aux candidat·e·s et aux membres établissant des procurations d'adresser un courriel à la commission électorale, avec l'adresse liée à leur compte Wikimédia France, afin d'établir le lien avec leur identité vérifiée au moment de l'adhésion.
En cas de problèmes avec le nombre de votant·e·s ou de votes, l'élection n'est invalidée que si l'écart constaté est supérieur à la différence de voix. Pour les élections au CA, on ne prend en compte que l'écart pour le premier ou la première éligible et, le cas échéant, l'écart entre les candidat·e·s élu·e·s pour différentes durées. Dans le cas où le problème concernerait le vote en ligne, on fait procéder au scrutin sur place, et la décision est prise sur la base du total des votes (AG de novembre 2018).
La validation de l'élection communautaire par l'assemblée générale se fait selon les modalités d'un vote à l'ordre du jour et non d'une élection au CA, les votes pour, contre et NSPP sont donc possibles, et l'élection est validée à la majorité absolue (AG de novembre 2019).
Une procuration sans personne désignée et sans vote exprimé vaut approbation des dispositions proposées à l'ordre du jour (RI 5.3.2) mais abstention pour l'élection au conseil d'administration (AG de novembre 2019).
La clôture du vote avant l'heure prévue par l'article 5.3.4 du règlement intérieur (23h59 la veille de l'AG) est une cause de nullité en cas de faible écart de voix. Si le problème est détecté le jour de son ouverture, le vote peut être relancé, l'heure de début de vote n'étant pas précisé dans le règlement intérieur ni les statuts (AG de novembre 2022).
Un vote sur une révocation ad nutum étant une résolution, il est possible de voter pour, contre ou NSPP (AG de novembre 2024).