WikiFranca/Rôles et responsabilités des membres du Comité de WikiFranca

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À propos

Ce document, adopté à l'unanimité par le Comité de WikiFranca le vendredi 26 août 2022, fournit une liste de rôles et responsabilités à laquelle les membres du Comité de WikiFranca doivent adhérer.

Communs à l'ensemble des membres du comité

Responsabilités générales

• Servir de bonne foi et d'une manière qui est dans les meilleurs intérêts des membres de l’association, des bénéficiaires et du public.
• Servir d'une manière éthique et inclusive, en conformité, mais sans s'y limiter, à la politique contre la discrimination et le harcèlement de la Fondation Wikimédia.
• S'assurer d'une utilisation juste et prudente de toutes les propriétés de WikiFranca, incluant, mais sans s'y limiter, les installations, les finances, les gens et l'information, au bénéfice de WikiFranca et du public.
• Comprendre les missions et les valeurs du Mouvement Wikimédia et de WikiFranca.
• Rester à jour sur la mission, les politiques, les programmes et le plan stratégique de WikiFranca.
• Rester informé·es à propos du mouvement Wikimédia en général.
• Adhérer et être familier·ères avec les règlements généraux et les politiques de WikiFranca.

Responsabilités sur le comité

• Être présent·es à au moins 75 pourcent des réunions du comité.
• Participer et prendre des responsabilités dans le processus de prise de décisions du comité.
• Servir au sein des comités et / ou des groupes de travail afin d'accomplir des tâches ou des buts spécifiques.
• Se porter volontaire pour effectuer des tâches spécifiques au nom du comité.
• Appuyer le bureau dans l'exécution de leurs responsabilités.

Responsabilités de préparation et de révision

• Proposer et réviser le budget annuel.
• Proposer et réviser le plan stratégique.

Responsabilités de visibilité

• Avoir un compte sur les projets Wikimédia.
• Avoir une page d'utilisateur-trice au moins sur Meta-Wiki avec une présentation de soi-même sommaire, incluant, mais sans s'y limiter, à une mention de votre poste sur le comité de WikiFranca.
• Accepter d'avoir votre nom réel être publiquement révélé en ligne pour indiquer votre poste en tant que membre du comité.

Autres responsabilités

• S'assurer que WikiFranca obéisse aux lois, aux règles et aux règlements de la Suisse applicables.
• Identifier et déclarer publiquement, au moins sur votre page d'utilisateur-trice sur meta.wikimedia.org , tout conflit d'intérêts, qu'il soit réel ou qu'il pourrait être perçu comme tel, et s'abstenir de participer aux discussions et aux votes reliés à un conflit d'intérêts.
• Suivre les politiques et les bonnes pratiques en matière de vie privée et de confidentialité de l'information sensible.

Président·e de WikiFranca

Responsabilités sur le fonctionnement du comité

• Préparer l'ordre du jour pour les réunions du comité.
• Convoquer les membres du comité aux réunions.
• Réviser les procès-verbaux des réunions du comité et des réunions des membres, incluant l'assemblée générale annuelle.
• S'assurer que les résolutions du comité soient exécutées.
• Avoir un vote supplémentaire dans le cas d'une égalité durant les réunions du comité et des réunions des membres, incluant l'assemblée générale annuelle.

Responsabilités pour les réunions

• Présider et superviser les réunions du comité et les réunions des membres incluant l'assemblée générale annuelle.
• Réviser l'ordre du jour pour les réunions du comité et les réunions des membres, incluant l'assemblée générale annuelle.
• Organiser des réunions spéciales si nécessaire.
• Être présent·e à toutes les réunions du comité, si possible.

Responsabilités envers les autres membres du comité

• Évaluer et consulter les autres membres du comité sur leurs rôles et responsabilités et les aider en évaluant leur performance.
• S’assurer du bon fonctionnement du comité.

Responsabilités envers l’association

• Servir en tant que chef·fe de la direction de l‘association.
• Développer et implémenter le plan stratégique de WikiFranca.
• Implémenter les politiques de WikiFranca.
• Effectuer une supervision générale des affaires de WikiFranca, sujette à l'autorité du comité.

Responsabilités envers le public

• Agir en tant que porte-parole pour WikiFranca.
• Servir de point de contact pour WikiFranca avec les organisations externes, les organisations membres de WikiFranca, la fondation Wikimédia, les agences gouvernementales et le public en général.

Secrétaire de WikiFranca

Responsabilités envers l'adhésion des membres

• Maintenir les fichiers sur l'adhésion des associations membres de WikiFranca.
• Maintenir des formulaires en ligne et hors ligne pour que les associations membres puissent rejoindre WikiFranca.
• Produire un rapport annuel sur l'adhésion des membres.

Responsabilités pour les communications

• Produire et distribuer les communications aux associations membres au nom de WikiFranca.
• Fournir et distribuer des avis tel que requis, incluant, mais sans s'y limiter, les avis pour les réunions du comité et les réunions des membres, incluant l'assemblée générale annuelle, lorsqu'un tel avis est requis par les règlements généraux ou demandée par le comité et de la manière prescrite par les règlements généraux.

Responsabilités pour les réunions

• Confirmer le quorum durant les réunions des membres, incluant l'assemblée générale annuelle.
• Confirmer les droits de vote des membres durant les réunions des membres, incluant l'assemblée générale annuelle.
• Produire les procès-verbaux des réunions du comité et des réunions des membres, incluant l'assemblée générale annuelle, incluant au moins la liste de présence, les affaires discutées et les décisions prises lors de telles réunions.
• Être présent·e à toutes les réunions du comité, si possible.

Responsabilités financières

• Maintenir des formulaires de dons en ligne et hors ligne.
• Fournir des reçus pour les frais d'adhésion et les dons lorsque requis.
• Être le gardien ou la gardienne de tous les livres, papiers, documents et autres instruments appartenant à WikiFranca.
• S'assurer de la sécurité et de la précision de tous les documents du comité.

Responsabilités envers les autres membres du comité

• Veiller au bon fonctionnement des procédures administratives au sein du comité.

Autres responsabilités

• Garder l'information de WikiFranca à jour auprès du registre du Canton de Genève.

Trésorier·ère de WikiFranca

Responsabilités financières

• Comprendre la comptabilité financière pour les organismes à but non lucratif.
• Gérer les comptes bancaires de WikiFranca.
• Effectuer les paiements approuvés aux membres et aux organisations externes.
• Transférer les fonds aux membres pour des budgets approuvés pour des projets spécifiques.
• Produire une mise à jour trimestrielle sur le budget pour le comité.
• Produire la balance des comptes de manière trimestrielle, un rapport financier annuel ainsi qu’un rapport de mi-parcours.
• S'assurer que les obligations financières de WikiFranca soient proprement complétées, incluant, mais sans s'y limiter, les rapports d'impôt.
• Préparer et présenter le budget annuel pour l'approbation du comité.
• Produire et livrer des rapports financiers au comité tel que requis.
• Garder le comité informé en temps opportun sur toutes les questions financières.

Responsabilités pour les réunions

• Être présent·e à toutes les réunions du comité, si possible.

Responsabilités envers les autres membres du comité

• Veiller au bon fonctionnement des procédures financières au sein du comité.

Délégation dans le cadre des réunions

• La présidence, le secrétariat et la trésorerie peuvent donner délégation écrite à n’importe quel membre du comité si besoin pour remplir ses fonctions ponctuellement.