WikiConvention francophone/2017/Bilan
 WikiConvention 2017
|
 Participant-e-s
|
 Strasbourg
|
 Hébergement
|
 Programme
|
 Équipe
|
 Bénévoles
|
 Presse
|
 Idées
|
 Code de conduite
|
Bilan de la WikiConvention francophone 2017
Cette page présente le bilan de la deuxième WikiConvention organisée en octobre 2017.
La WikiConvention est la déclinaison francophone des événements WikiCon organisés un peu partout dans le monde. Sorte de Wikimania en langue française, la WikiConvention est une conférence internationale rassemblant les contributeurs francophones aux projets de la fondation Wikimedia (Wikipédia, Wiktionnaire, Wikidata, Wikisource, etc.). Elle aborde le fonctionnement de ces projets, la production de contenu libre, le participatif, etc. L'événement est une plateforme de débats, de formation ou encore de rencontre entre participants d'un projet. Le fil directeur des organisateurs tout au long de l'élaboration de ce projet a été de constituer « un événement PAR la communauté, POUR la communauté ».
Objectifs principaux :
– Découvrir des projets, acquérir des connaissances ;
– Nouer de nouveaux contacts afin d'élaborer de nouveaux projets après l'événement.
Objectifs secondaires :
– Évènement pérenne en gardant les dépenses à un niveau raisonnable, en évitant de faire supporter la charge financière de l'événement sur un seul acteur du mouvement Wikimedia et en faisant appel à des partenaires extérieurs pour financer l'événement ;
– Évènement pour tous en favorisant la participation et une attention particulière à la diversité des participant-e-s.
– coût modéré pour les participant-e-s
Nous nous sommes non seulement efforcés de limiter le coût de l'événement mais également les frais restants à la charge des participant-e-s. Pour cela, et étant donné l'offre hôtelière limitée, nous avons pré-réservé 150 lits dans deux auberges de jeunesse strasbourgeoises.
– lieu accessible
Une attention particulière a été faite pour que tous les lieux de la convention (centre de convention, salle de conférence, lieu du cocktail, lieu de la festicabale et les hébergements) soient accessibles aux personnes à mobilité réduite. Lorsque c'était possible, nous avons renvoyé vers le site de référence en la matière accessible.net et repris la signalétique lorsque nous avions l'information.
– événement parent-friendly
Au lieu de proposer une réponse unique sous forme de garde d'enfants, nous avons indiqué aux parents souhaitants participer à la Convention que l'équipe d'organisation était à leur disposition pour étudier toutes les contraintes auquels ils font face et trouver ensemble des solutions.
– offrir une bourse à au moins 10 % des participant-e-s
Diversifier le public passe également par la mise en place d'un important programme de bourses permettant aux personnes aux moyens financiers limités et aux participant-e-s qui viennent de loin d'assister à l'événement (en particulier les ressortissants francophones d'Afrique et du Québec). Un effort important a été fait pour collecter de l'argent afin d'offrir un grand nombre de bourses et les aider à obtenir le visa Schengen. Cette tâche représente une grande partie du temps consacrée à l'organisation de l'événement.
• Douze bénévoles Wikimédien(ne)s ont constitué l'équipe d'organisation,
• Un salarié a travaillé sur le projet de A à Z et le reste de l'équipe salariée de Wikimédia France à apporté son aide,
• Et de nombreuses personnes sont intervenues tout au long de l'élaboration du projet afin de l'enrichir de leurs expériences.
☛ Consulter les crédits exhaustifs
• Un wikipédien coordinateur,
• Outils utilisés : Phabricator, Google Drive, notes.wikimedia.fr et Framaforms,
• Réunion principalement physique au Local Cléry.
• 12 mois de conception (décembre 2016-novembre 2017)
.jpg)
Légende :
- Nombre de pays représentés = Allemagne, Belgique, Cameroun, Canada, Côte d'Ivoire, États-Unis, France, Maroc, Suisse, Tunisie
- Nouveaux = Personnes n'ayant jamais participé à un rassemblement international de Wikimédiens
-
Délégation tunisienne -
Jeeb1207 et Mireille Libmann de la Wikipédia en alémanique -
-
-
-
-
-
-
-
.jpg)
-_20th_of_october_2017.jpg)
La 2e WikiConvention francophone a réuni 120 participant-es, dont une part importante de femmes (26%).
L'ensemble des participants venaient de 10 pays différents.
Un effort financier important est fait pour permettre au plus grand nombre de participer à l'événement. La subvention de l'OIF a permis d'attribuer 13 bourses à destination de contributeurs francophones des pays en développement. Au final 7 boursiers ont pu assister à l'événement. La DGLFLF a financé 5 bourses transport. Ces deux programmes ont reçu 60 demandes de bourse provenant de 14 pays : Algérie, Belgique, Côte d'Ivoire, Cameroun, Canada, France, Mali, Maroc, RDC, Sénégal, Suisse, Tchad, Togo, Tunisie.
Wikimedia CH a offert 5 bourses. Wikimédia France a exceptionnellement offert 2 bourses afin d'avoir des wikimédiens canadiens. Enfin, Wikimedia Deutschland a proposé de rembourser les frais pour tous les allemands se rendant à l'événement. Au final, 21 bourses ont été offertes, ce qui représente 18% de l'ensemble des participant-e-s.
-
-
-
Mairie de Strasbourg -
-
-
-
-
Afin de pérenniser l'événement, nous avons fait appel à plusieurs partenaires financiers. Nous avons pu compter sur le soutien financier de l'Organisation internationale de la francophonie, la Délégation générale à la langue française et aux langues de France (DGLFLF), Google France et Wikimedia CH. À cette aide financière, s'ajoute une aide matérielle du Conseil Régional Grand Est[1] et de la Mairie de Strasbourg[2] et d'une mise à disposition de l'équipe salariée de Wikimédia France.
Plus de 20 000 euros ont été alloué aux programmes de bourse.
L'offre hotelière à Strasbourg étant réduite, Wikimédia France a préféré, pour cette édition, pré-réserver des lits et les redistribuer aux participants. Du fait d'une demande largement sur-estimée et d'une préparation tardive de la WikiConvention, un grand nombre de lits est resté vide. La dépense exceptionnelle engendrée par les lits non réservés est estimée à 5000 euros.
Cette année, les participant-e-s à la WikiConvention ont reçu un tote bag en coton, une pochette papier, un programme papier et une planche d'autocollants.
-
Pochette pliée -
Pochette dépliée -
Programme -
Planche d'autocollants
Les Dernières Nouvelles d'Alsace et France 3 ont évoqué l'événement. Les médias internes au mouvement wikimédia se sont aussi fait l'écho de l'événement (revue de presse).
Pour faciliter l'échange d'information durant l'événement, un groupe Telegram a été mis en place.
Nous avons conviés, sur la base du volontariat, chaque participant-e à se faire photographier. Le résultat final en est un mur de portraits représentant la diversité des participant-e-s.
Comme l'an passé, le site programme.wikiconvention.fr a été mis en place pour permettre de consulter le programme depuis son smartphone. Accessible hors-ligne, le site permet également de mémoriser les sessions auxquelles on souhaite participer. Il est possible de faire des recherches par titre, thèmes, mots clés, nom des conférenciers.
1. Programme
Les contributeurs ont apprécié l'intervention d'un chercheur. Renouveler et amplifier les ponts entre la recherche et les contributeurs.
Présentations éclairs, visite guidée, sortie en canoë, edit-a-thon
2. Ambiance générale
3. Centre de conférence
4. Financement de l'événement
5. Apéritif Festicabale
6. Nourriture
- La restauration était de bien meilleur qualité que l'an dernier. A l'avenir, prévoir un menu hallal.
7. Logistique
- L'édition 2017 a démontré qu'il n'y a pas de problème particulier d'organiser l'événement à distance. A l'avenir, prévoir d'arriver l'avant-veille et non la veille.
1. Aide pour la demande de Visa
- Trois boursiers OIF (26%) sur les treize contributeurs sélectionnés n'ont pas obtenu leur visa. Délivrer les bourses plus tôt et notre contact au ministère des Affaires étrangères n'ont pas suffit. L'an prochain, essayer d'obtenir une lettre de la collectivité territoriale qui accueille l'événement.
- Recourir à une agence de voyage doit aussi être envisagé afin de déléguer la gestion des billets d'avion, assurance, hébergement qui requiert beaucoup de temps.
2. Hébergement
- Proposer des solutions d'hébergement sur deux sites avec des disponibilités différentes a dérouté les participants. A l'avenir, prévoir un système plus simple et pré-réserver moins de lits (30 à 50 max.)
3. Bénévoles
- Quasiment aucun français dans l'équipe d'organisation. L'événement repose encore beaucoup trop sur deux personnes de Wikimédia France.
- Très peu de contributeurs se sont portés volontaires pour aider durant la WikiConvention.
4. Version mobile du programme
- Quelques difficultés pour déployer la Wikiconvention Schedule App.
5. Programme
- Pas assez de personnes présentes à la session Dialogues & débats.
6. Frais d'inscription
- Difficile de s'avoir qui doit payer et qui en est exonéré (conférencier-e-s ? membre du CA ?). A l'avenir, supprimer la participation financière des participant-e-s.
Quelques liens utiles :
☛ wikiconvention.fr
☛ programme.wikiconvention.fr
☛ phabricator.wikimedia.org
☛ photos de l'événement