Training modules/Keeping events safe/slides/event-organizing-team/vi

Trước sự kiện: Đội tổ chức sự kiện

• Chỉ định các bên có trách nhiệm, ai là người sẽ xử lý một vấn đề, nếu nó nảy sinh. Ai là người được chỉ định đầu tiên hồi đáp? Ai chấp nhận báo cáo? Ai phân xử họ? Ai xử lý các tình huống trong người như hộ tống một ai đó? Có đủ số thành viên trong nhóm, có thể giải quyết nhiều vấn đề, trước và sau khi leo thang thành những vấn đề nghiêm trọng? Đây là một trong những nhiệm vụ chính để chuẩn bị cho một sự kiện và sự chuẩn bị trước có thể tạo sự khác biệt lớn cho cách xử lý tình huống trên mặt đất theo thời gian thực.
  • Thiết lập một nhóm phản ứng khẩn cấp sẽ chịu trách nhiệm về việc xử lý sự cố an toàn và mối quan tâm. Điều này có thể được thực hiện bởi đội tổ chức sự kiện trước sự kiện. Nếu sự kiện là lớn, lý tưởng là các thành viên của nhóm phản ứng khẩn cấp nên được giao nhiệm vụ chỉ với những trách nhiệm khẩn cấp. Nếu sự kiện là nhỏ, các thành viên nhóm phản ứng khẩn cấp có thể phải giữ các cương vị khác nữa.
  • Đảm bảo đội ngũ ứng phó khẩn cấp có nhân viên đầy đủ. Trong trường hợp không có báo cáo sự cố liên quan đến một thành viên của nhóm phản hồi khẩn cấp, có đủ thành viên trong nhóm phản ứng khẩn cấp sẽ giúp tránh xung đột lợi ích.
  • Nếu có thể, chỉ định nhóm phản ứng khẩn cấp trong các nhóm có ít nhất hai thành viên trong nhóm: một người có thể xử lý vụ việc và một người sẽ đảm nhận những trách nhiệm chính của người xử lý chính đối với sự kiện và những người tham dự.
  • Đảm bảo sự đa dạng trong nhóm phản hồi khẩn cấp. Trong các sự kiện quy mô nhỏ, nơi có quá ít tổ chức thành lập đội, đội phản ứng khẩn cấp nên bao gồm ít nhất hai cá nhân riêng biệt từ các nguồn gốc khác nhau (cho dù là các trường phái tư tưởng văn hoá, dân tộc hay đơn giản là khác nhau). Điều này sẽ giúp đảm bảo rằng có rất nhiều người báo cáo khác nhau để nếu một bên liên quan cảm thấy không thoải mái thì liên hệ với người có quan tâm, họ có thể liên hệ với người khác.
  • Giao nhiệm vụ / trách nhiệm cho các bên được chỉ định. Cho dù dưới hình thức đội phản ứng khẩn cấp hay không, mỗi người nên biết họ phải làm gì nếu có vấn đề phát sinh.
  • Thiết lập một chuỗi các mức ra lệnh. Đảm bảo rằng mọi người rõ ràng về việc phải làm gì, trong trường hợp nào và nên thông báo cho ai.
  • Quyết định về một giao thức leo thang. Xem xét một phương pháp báo cáo khẩn cấp / nhanh chóng để tiếp cận tới nhiều thành viên của nhóm tổ chức sự kiện hoặc an ninh địa điểm. Xem điện thoại di động với tai nghe rảnh tay về phần cứng. Xem xét việc sử dụng các từ mã khi giao tiếp đã được thực hiện ở nơi công cộng, để đảm bảo sự riêng tư được tôn trọng và tránh hoảng sợ giữa những người tham gia.
• Giới thiệu đội phản ứng khẩn cấp cho phần còn lại của đội tổ chức sự kiện. Nên có một cách công khai để liên lạc với họ trong trường hợp một mối đe dọa an toàn được xác định. Nếu nhóm tổ chức sự kiện có đủ lớn để phân công một nhóm phản ứng khẩn cấp, điều quan trọng là họ biết nhóm trả lời khẩn cấp là ai. Nhận thức về cơ cấu báo cáo là rất cần thiết trong việc xử lý thành công các vấn đề.
• Làm cho đội phản ứng khẩn cấp hoặc tổ chức sự kiện tổ chức thành viên dễ dàng nhận ra . Điều này có thể giúp giải quyết vấn đề nhanh hơn và giảm thiểu việc các cá nhân bị ảnh hưởng bị thất vọng thêm. Tùy chọn này bao gồm áo phông màu khác nhau (so với những người tham dự khác), phù hiệu đặc biệt cho thấy phân công nhóm, các bản in khác nhau trên một áo thun màu thống nhất hoặc mũ khác nhau. Nếu sử dụng mã màu khác, đảm bảo rằng màu sắc sử dụng là thân thiện với người tham gia khiếm thị.
• Được đào tạo đầy đủ. Sẵn sàng để phản ứng một cách nhanh chóng và hợp lý là rất quan trọng để xử lý một vấn đề trong khi trên mặt đất. Nhóm tổ chức sự kiện nên đảm bảo rằng các thành viên nhóm ứng phó khẩn cấp được chỉ định nhận được đào tạo đầy đủ trước sự kiện để họ được chuẩn bị tốt hơn và dây thần kinh không tiếp nhận. Có thể là một ý tưởng tốt để tổ chức một buổi làm mới vào ngày, với nhắc nhở ngắn gọn về quá trình và thông tin quan trọng. Mặc dù tập trung vào tương tác trực tuyến nhưng Module đào tạo để xử lý sách nhiễu trực tuyến có tài liệu tốt về làm việc với nạn nhân quấy rối và xử lý các báo cáo áp dụng cho các vấn đề cá nhân.
• Đánh giá các nhu cầu về an ninh tại địa điểm. Trước khi đặt phòng địa điểm:
  • Nếu sự kiện xảy ra và do đó địa điểm không đủ lớn để có được sự bảo đảm được chỉ định, nhóm tổ chức sự kiện có thể đánh giá rủi ro để xác định liệu có nên xem xét và thuê ngoài dịch vụ bảo vệ trong suốt thời gian diễn ra sự kiện hay không.
  • Nếu địa điểm đã cung cấp an ninh, hãy thảo luận các vấn đề về an ninh với điều phối viên sự kiện về phía địa điểm để đảm bảo không gian và chính sách phù hợp với nhu cầu của sự kiện. Tham gia vào giai đoạn lập kế hoạch ban đầu, trước và sau khi đặt chỗ địa điểm, cho phép chủ động xem xét các vấn đề như đường thoát hiểm và kế hoạch dự phòng. Điều này có thể hỗ trợ rất nhiều ở giai đoạn sau trong sự kiện này.
• Chuẩn bị thông tin quan trọng để thông tin có thể có sẵn trong sự kiện. Đây có thể là một loạt thông tin, chẳng hạn như chi tiết về an ninh của địa điểm, đường thoát hiểm, địa chỉ liên lạc của cảnh sát và đường dây nóng. Điều này có thể giúp nhóm trả lời khẩn cấp đối phó với một vấn đề nhanh hơn nếu loại thông tin này không sẵn có. Chính sách không gian thân thiện của Wikimedia Foundation có thể chứa nhiều thông tin hơn về những gì cụ thể cần chia sẻ.
• Lập kế hoạch bố trí sử dụng cho phòng sự kiện (ví dụ như một phòng yên tĩnh hoặc công việc vệ sinh để đảm bảo sự hòa nhập giới tính). Đảm bảo có không gian an toàn với cách âm hợp lý hoặc rào cản từ phần còn lại của không gian sự kiện có thể được sử dụng cho mục tiêu quấy rối để lấy lại sự bình tĩnh. Ở đó, họ có thể bình tĩnh lại và cảm thấy thoải mái khi chia sẻ những chi tiết quan trọng về sự việc họ gặp phải.
• Xem lại danh sách đăng ký. Đôi khi những người tham gia không được phép tham gia một sự kiện có thể được phát hiện sớm nhất là giai đoạn đăng ký. Theo dõi danh sách đăng ký có thể dẫn đến hành động sớm khi cần thiết và tránh những khó khăn phát sinh ở giai đoạn sau. Bạn có thể tìm thêm chi tiết trong chính sách cấm của sự kiện và các quy trình liên quan.
• Yêu cầu đồng ý với các tiêu chuẩn hành vi và các chính sách (Chính sách không gian thân thiện, Quy tắc ứng xử và/hoặc các chính sách tương đương trong các dự án địa phương) trong quá trình đăng ký. Điều này có thể hoạt động như một lời nhắc nhở về các tiêu chuẩn mà người tham gia dự kiến tuân thủ.
  • Cũng có thể hữu ích khi in ấn các tài liệu an toàn bao gồm bản sao của chính sách không gian thân thiện với Chính sách không gian thân thiện áp dụng cho sự kiện này. Điều này có thể được trao cho những người tham dự khi họ nhận được gói thông tin sự kiện hoặc ID của họ.
• Thông báo bằng văn bản và cc với ít nhất hai người, về bất kỳ người tham dự tương lai nào bị từ chối đăng ký và tham gia sự kiện.

Tất cả những điều trên có thể được xem xét cho các sự kiện quy mô lớn hơn. Nếu bạn đang tổ chức sự kiện nhỏ hơn, một số các bước trên có thể không áp dụng hoặc không thể thực hiện được. Thực hiện một nỗ lực hợp lý để có các quy trình và quy trình thực tế tại chỗ nếu sự cố quấy rối xảy ra; Bạn chỉ có thể làm những gì bạn có khả năng làm.