Política de gastos relacionados ao trabalho

A seguir estão as diretrizes para o deveres de trabalho da Wikimedia Foundation . Consulte a política de aquisições e desembolso do processo de orientação na apresentação dos pedidos de despesa e sobre o processo de aprovações. Consulte a Política de Viagens de orientação sobre as despesas que são especificamente relacionados com viagens.

Definição de gastos de trabalho

Gastos relacionados ao trabalho, refere-se a despesas de produtos alimentares, bebidas e reconhecimentos de entretenimento ou agradecimento gerais. Ele inclui, por exemplo, os custos associados com bilhetes, pagamento de taxi para eventos, flores de agradecimento ou doações, taxas de entrada, etc.. Exemplos típicos de gastos podem incluir flores enviadas para um doador, almoço com um candidato de trabalho ou participação em uma função de rede. Ele não é destinado a gastos frívolos ou gastos sem propósito: ele está sempre a ser utilizados na prossecução dos objetivos da Foundation e melhores interesses.

Gastos relacionados ao trabalho, não englobam produtos alimentares e bebidas fornecidas como parte das operações normais de trabalho: por exemplo, almoços ou refeições fornecidas como parte das reuniões no escritório. Também não inclui refeições fornecidas para o pessoal que trabalha horas estendidas, envolvidas em sessões de desenvolvimento de formação ou pessoal, etc.. Essas despesas são classificadas em despesas de reunião.

O gastos relacionados ao trabalho também não inclui as despesas individuais normais a uma viagem.

Exemplos de gasto de serviço:

Um membro do conselho leva um dos principais doadores para jantar.
O Diretor Executivo envia flores para um dos principais doadores.

Declaração de política

Em geral, a finalidade dos gastos é o de melhorar a reputação global da Wikimedia Foundation com os doadores e outros interessados, e para reforçar a equipe e engajamento voluntário e desenvolvimento.

A Wikimedia Foundation é em grande parte financiada por doadores do público em geral. Portanto, todas as despesas de representação do direito deve ser razoável e deve ser capaz de resistir ao escrutínio público. Em geral, a Wikimedia Foundation exige de seus representantes para o exercício de bom senso quando incorrer em despesas. Em caso de dúvida quanto a saber se uma determinada despesa é aconselhável, pedimos que os representantes da Foudation que consultar previamente com o diretor executivo ou CFOO.

Em geral, a utilização dos fundos da Foundation para o entretenimento dever é desencorajado, com as seguintes exceções:

As despesas ligadas diretamente à angariação de fundos (por exemplo, o cultivo ou manejo de doadores e potenciais doadores). Estas podem ser efetuadas apenas por membros do conselho, o diretor executivo, o pessoal do diretor-adjunto, ou da captação de recursos. Todas as outras despesas com entretenimento, com a finalidade de captação de recursos, devem ser aprovadas previamente pelo DE, DD, ou captação de recursos.
Modestas despesas diretamente ligadas a equipe de desenvolvimento (e.. G., um almoço anual ou bianual com um relatório direta ou estagiário). Estes só podem ser efetuadas pelo supervisor, e não por um colega.
Despesas modestas diretamente ligada ao engajamento pessoal (por exemplo, bolos para aniversários, flores para eventos importantes na vida). Estes só podem ser efetuadas pelo supervisor da pessoa, e não por um colega.
Despesas de modestas vinculadas diretamente a motivar voluntários (por exemplo, almoçar com um voluntário, o fornecimento de bebidas modesto para um meet-up).

Como uma instituição de caridade, a Wikimedia Foundation tem como objetivo de manter um perfil modesto e sua comercialização / atividades de vendas são limitadas. Em geral, os representantes da Foundation são desencorajadas de incorrer em despesas de imposto de entretenimento relacionados com nossos relacionamentos de negócios, incluindo aqueles com consultores, empreiteiros e prestadores de serviços.

Procedimentos e Orientações

Por favor, consulte a política de compras e processo de desembolso para orientações relacionadas com a apresentação das declarações de despesas e o processo de aprovações.

É da responsabilidade da pessoa incorrer o gasto para garantir que é razoável e que são para negócios legítimos da WMF. Se não sabe se é permitido um gasto, é da responsabilidade da pessoa incorrer para solicitar esclarecimentos antecipadamente.

É da responsabilidade da pessoa quando enviar a aprovação para gastos fornecer os nomes de todos os participantes (por exemplo, aqueles presentes no jantar ou evento) e uma breve justificação para as despesas. Ambos devem ser mantidos em arquivo pelo departamento de contabilidade e não estarão disponíveis ao público.

É da responsabilidade da pessoa que aprova o gasto, garantir que este é razoável e são para negócios legítimos da WMF, e que os nomes dos participantes e uma breve justificação foram fornecidos com a apresentação da despesa.

É admissível gastos com álcool, no âmbito da razão. Álcool fornecido como parte de uma função social (por exemplo, um evento de angariação de fundos no escritório) deve ser previamente aprovado pelo fornecimento de ED. O consumo de álcool deve cumprir a legislação local pertinente.

Em qualquer reunião, é permitida apenas a pessoa mais experiente apresente gasto. Por exemplo, apenas o ED pode decidir uma recolha incluindo ED, CFOO, gerente do escritório e contador de gastos. Na mesma reunião, após dedução do ED, apenas o CFOO poderia tomar a decisão de gasto.

A staff não são permitidos gastos sem aprovação prévia. Assim, uma reunião do chefe de comunicações, chefe de desenvolvimento de negócios e consultor geral, só podem ser autorizados com a aprovação prévia da ED ou CFOO.

Despesas relacionados ao trabalho serão controladas de forma contínua e, caso sejam considerados excessivos, o reembolso pode ser negado.