ItWikiCon/2020/Directions

Questa pagina è una bozza sulle directions della itWikiCon 2020. Se non sappiamo da che parte andare, questa è la pagina giusta!

La prima versione di questo manuale per l'organizzazione di una itWikiCon è stato redatto dagli organizzatori della prima edizione, che si è tenuta nel 2017 a Trento. Vedi la pagina originaria.

Cosa ItWikiCon 2020 non è

Effettuando un raffronto con altre occasioni di incontro tra Wikimediani si può dire che:

ItWikiCon non è WikiMania: WikiMania è un incontro internazionale organizzato in tutti gli aspetti formali e informali, in cui lo scambio di esperienze tra utenti di provenienze lontane è posto in primissimo piano. Anche le chiacchiere informali hanno un valore potenzialmente enorme.
ItWikiCon non è un Wikiraduno: un Wikiraduno è un incontro informale con un obiettivo culturale, ma in cui è posto in primissimo piano stare insieme e divertirsi dal vivo tra utenti.
ItWikiCon non è un wiki-concorso: non sono previsti premi in palio per alcunché, semmai sono offerte da Wikimedia Italia, Wikimedia CH o altri capitoli delle borse di partecipazione. Possono esserci dei premi in cibo inaspettati, ma non altro.
ItWikiCon non è un Linux Day (e viceversa): Siamo fieri della nostra community e del nostro amore verso la cultura libera e non possiamo che trarre ulteriore vantaggio nel conoscersi meglio con altre community legate al mondo del software libero. L'intera Wikimedia Foundation è incentrata sulle libertà digitali ad ampio spettro e questo ci insegna che possiamo trarre grande vantaggio dall'interscambio delle reciproche conoscenze. Non c'è contenuto senza software. Non c'è software senza contenuto.

Cosa ItWikiCon 2020 è

Da quanto premesso ciò che ha caratterizzato e reso peculiare ItWikiCon 2017 è stato:

La presenza di utenti in numero maggiore di un Wikiraduno e minore di una WikiMania, appartenenti a diverse wikigenerazioni che hanno scambiato proficuamente le loro esperienze come non è fattibile online per iscritto.
L'allestimento di incontri, workshop e confronti in lingua italiana riguardanti i progetti in lingua italiana, in numero equilibrato e sufficiente a dare spazio anche ai progetti diversi da Wikipedia; durante Wikimania eventi simili contendono la loro visibilità con decine di altri in contemporanea.

Peraltro la prima edizione di ItWikiCon ha presentato piccoli punti in comune ad altri tipi di evento:

Il sostegno di Wikimedia Svizzera e Austria oltre che la presenza di ospiti stranieri ha dato un tocco di internazionalità all'evento; fatte le debite proporzioni la puntigliosa organizzazione dell'accoglienza, dei tempi liberi e della logistica rispecchiano da vicino l'organizzazione di WikiMania.
L'atmosfera di allegria e complicità creatasi prima e dopo i momenti ufficiali, con prosecuzione del dialogo e passeggiata a gruppi per le vie di Trento ricorda da vicino l'esperienza dei Wikiraduni.
È stata installata una mostra delle foto vincitrici del concorso Wiki Loves Monuments che è rimasta in piedi (e dopo? si è sdraiata?) per tutta la manifestazione.

Obiettivi

Prima di organizzare un'edizione di itWikiCon occorre avere ben chiari gli obiettivi.

N.B. Non è detto che gli obiettivi principali di una itWikiCon siano gli stessi di quella precedente.

Momento di incontro e confronto tra i membri italofoni delle comunità dei progetti Wikimedia.
Formazione su aspetti tecnici.
Discussione su argomenti più o meno spinosi.

L'obiettivo imprescindibile è quello di far divertire i partecipanti creando un evento piacevole e far imparare loro qualcosa di nuovo.

Sede

La scelta della sede che ospita itWikiCon è un punto che richiede la massima attenzione.

In caso di edizioni online, non dimenticare di posizionare in punti ben visibili il programma.

Infine, non bisogna dimenticare la questione pulizia della sede. È bene che organizzatori, partecipanti e relatori mantengano una curata igiene personale anche da casa. I relatori potrebbero poi assicurarsi un ambiente di presentazione pulito, ad esempio buttando gli scatoloni della pizza, oppure adottare un semplice sfondo virtuale.

Team

Forse più importante ancora della scelta della sede è avere una squadra affiatata. Fra le persone di cui avete bisogno:

Nel caso si chieda un finanziamento a Wikimedia Foundation servono 2 grantee
Qualcuno con esperienza nell’organizzazione di eventi analoghi (se hai intenzione in futuro di organizzare una itWikiCon chiedi di poterti unire all'organizzazione degli anni precedenti)
Responsabile Friendly Space Policy (FSP)
Una persona che si occupi dell'accoglienza e registrazioni e sia in grado di dare informazioni (non deve essere sempre la stessa ma ci deve sempre essere qualcuno!)
Un moderatore in ogni sala che faccia rispettare i tempi, la FSP, ecc.
Fotografo
Uno scriba in ogni sala per prendere appunti (esclusi i workshop più pratici)
Se si vogliono filmare gli interventi per mandarli in streaming o per pubblicarli successivamente serve l’attrezzatura e qualcuno che la segua
Commissione programma
Commissione borse
Responsabile comunicazione
Tanti occhi che controllino mail e questionari prima che vengano inviate

Programma

Nella itWikiCon 2017 si è optato per la soluzione "tedesca", e cioè evento di 3 giorni, ma iniziando tardi il venerdì e finendo presto la domenica.

Il programma deve essere costruito dal basso. Potete invitare la comunità a inviare sia proposte complete (es. Vorrei fare una presentazione sull’enciclopedicità dei gruppi musicali) che desiderata (es. Vorrei che qualcuno parlasse di LUA). Se c’è interesse per i desiderata da parte di un certo numero di persone provate a trovare qualcuno che possa occuparsene. Per questo potrebbe essere interessante trovare dei community liaison, ovvero persone molto attive in progetti specifici che possano indicarci le persone più adatte a parlare di questo o quell’argomento.

Quando si selezionano i relatori è meglio optare per persone che risultino simpatiche e che sappiano parlare bene in pubblico. Senza ovviamente trascurare le competenze sui temi di cui andranno a parlare.

Friendly Space Policy

Comunicazione

...

Cibo

Se la giornata inizia la mattina presto e finisce la sera occorre tenere a portata di mano pranzo, cena e due coffee break (mattina e pomeriggio). Se si comincia tardi o si finisce presto si può tagliare qualcosa.

Soldi

Organizzare itWikiCon ha ovviamente dei costi. Per coprire le spese è possibile tentare diverse strade. Una di queste è un Conference Grant da chiedere a Wikimedia Foundation, prestando attenzione ai tempi della richiesta. Si può anche chiedere supporto ai capitoli Wikimedia che potrebbero essere interessati a eventi per la comunità italofona (tra questi Wikimedia Italia e Wikimedia CH, ma anche Wikimedia Deutschland e Wikimedia Österreich si sono dimostrate interessate all'evento, e nel 2017 hanno partecipato due francesi).

Se si chiede un Grant a WMF occorre trovare un fiscal sponsor che riceverà i soldi della fondazione ed effettuerà i vari pagamenti. Questo ruolo può essere ricoperto da WMI o da un’altra no-profit (es. Associazione di promozione sociale). È però importante scegliere un ente di cui si conosce bene l’operato e di cui ci si possa fidare.

Per coprire le spese è anche utile cercare degli sponsor, i quali possono contribuire a itWikiCon con denaro o con materiali. Ad esempio, se serve noleggiare dei proiettori, si può chiedere a un'azienda che li produce/vende di prestarli agli organizzatori in cambio del suo logo sul materiale della comunicazione o di altre azioni che possono essere concordate con l’azienda stessa, come ad esempio la presenza con uno stand a itWikiCon, o l’inserimento di gadget con il marchio dell’azienda nella borsina che verrà consegnata ai partecipanti (soprattutto se sono cose utili!). Attenzione però: non diamo alle aziende più di quanto viene da loro richiesto. Se ci concedono soldi o materiale e in cambio non chiedono uno stand, evitiamo di proporglielo.

Crediti

Tutto il materiale prodotto deve presentare i crediti in modo corretto. Se si collabora con più persone, può essere utile far firmare un modulo che autorizza la pubblicazione del materiale da loro prodotto (foto, video, grafiche varie) con licenza CC-BY-SA-4.0. Questo vale per i volontari, ma anche per eventuali professionisti (come ad esempio grafici per le locandine e i manifesti). Per i loghi può essere preferibile il PD-self o la licenza CC-Zero (tanto difficilmente metterete l’attribuzione sulle magliette).

Sui materiali prodotti e sul sito dell’evento devono sempre essere citati i partner e gli sponsor che contribuiscono, economicamente o con supporto tecnico o logistico, alla buona riuscita di itWikiCon. Prima di stampare è opportuno mandare loro le bozze per verificare che sia tutto corretto.

Sul sito è bene inserire anche una pagina con l’elenco delle persone che compongono il team organizzatore, menzionandoli con nome reale o nickname a seconda delle loro preferenze.

Valutazione

Per verificare che l’evento abbia sortito l’effetto sperato, occorre raccogliere le opinioni e i feedback dei partecipanti. Il modo più semplice è predisporre un questionario da inviare ad ognuno di loro, per poi raccogliere i risultati in una pagina apposita.