Hubs/Criterios mínimos para los pilotos

Este documento es un borrador de los criterios para poner en marcha los pilotos de hubs temáticos y regionales. Incluye las condiciones necesarias para pasar de la fase de investigación a la de pilotaje, y un modelo de información necesaria.

Los hubs pilotos son proyectos a nivel del movimiento. Sus planes deben ser transparentes, visibles y responsables ante el movimiento. Esto también ayuda a crear colaboración y coordinación entre los distintos proyectos de hubs y a evitar duplicidades o conflictos innecesarios. Si no se cumplen los criterios señalados, un proyecto de hubs no puede pasar de la investigación y la planificación al pilotaje y la aplicación reales.

Se trata de un borrador de documento que se pondrá a disposición de todo el movimiento para su revisión.

Propuesta de proceso de aprobación de pilotos de hubs

Esta es una propuesta de proceso de revisión descentralizado para los aspirantes a hubs pilotos. A falta de una Carta del Movimiento que defina los hubs o de un proceso establecido oficialmente para aprobar los pilotos de hubs, es importante que las primeras propuestas de hubs comiencen su fase de pilotaje con un fuerte apoyo del movimiento. Los hubs pilotos son útiles para experimentar y aprender como movimiento sobre este nuevo tipo de organización. Sin embargo, tenemos que evitar colectivamente el riesgo de que el pilotaje de hubs se precipite sin consenso, una posible fuente de futuros problemas. Concluir la fase de investigación y pasar a las necesidades de establecimiento del piloto:

• Cumplir los criterios de 1) evaluación de necesidades efectuada, 2) plan disponible públicamente y 3) modelo de gobernanza, según la evaluación del equipo de Estrategia y Gobernanza del Movimiento.
• Prueba del debate público y de la aprobación general de las comunidades relacionadas.
• Validación por el Comité de Redacción de la Carta del Movimiento.
• Validación por el Comité de Afiliaciones.
• Para las propuestas de hubs regionales, validación por parte del Comité Regional de Subvenciones correspondiente.

Criterios mínimos para convertirse en un hub piloto

En este apartado se expone la propuesta de criterios para cada fase de un proyecto de pilotaje de hubs. Para pasar a la siguiente fase deben cumplirse todos los criterios de la fase actual.

Para la responsabilidad a nivel de movimiento tiene que haber:

1. Documentación e información pública sobre el progreso del piloto de hubs disponible en meta.
2. Respuesta a las consultas en la página de discusión sobre el piloto de hubs en la página de discusión del proyecto en Meta. Se recomienda encarecidamente la creación de un tema sobre la propuesta de piloto de hubs en el Foro de la Estrategia del Movimiento para la comunicación multilingüe.

FASE

CRITERIOS - que la propuesta debe incluir

Inception

• Un objetivo establecido - Una explicación clara del objetivo del piloto de hubs. Incluyendo por qué este objetivo necesita una nueva estructura o no puede lograrse con las estructuras actuales de Wikimedia.
• Entidades implicadas - Lista de entidades implicadas en la creación y supervisión del proyecto. Un proyecto piloto de hubs no debe ser supervisado por una sola entidad, puesto que ya tenemos un modelo de afiliados y la Fundación Wikimedia para este tipo de proyectos.
• Documentación pública - Antes de pasar a otras actividades, hay que crear una página del proyecto en Meta y copiarla en el Foro de la Estrategia del Movimiento para facilitar su traducción automática.

Investigación / Planificación

• Evaluación de necesidades - Se basa en la investigación para comprender las necesidades de las comunidades relacionadas con la región o el tema. Hay que llegar a todas las comunidades de la región o del área temática para que participen en el proceso de evaluación de necesidades.
• Un plan claro - Descripción de cómo el programa piloto comenzará y continuará abordando las necesidades identificadas en la evaluación de necesidades. ¿En qué acciones se centrará el piloto en los primeros años (incluyendo cuáles, cómo se priorizan, por qué se priorizan)?
• Modelo de gobernanza compartida - Descripción de cómo se supervisará el proyecto piloto, incluyendo una descripción clara de las funciones y responsabilidades, y el proceso para gestionar las opiniones y aportaciones de la comunidad.
• Aprobación – Aprobación comunitaria clara. Incluyendo aprobación clara del piloto de las comunidades para mantenerse con el hub piloto.

Configuración del piloto

• Criterios de éxito - Acuerdo sobre los objetivos que debe alcanzar el piloto para ser considerado exitoso, ligado a la evaluación de necesidades.
• Marco de evaluación y monitorización – Plan claro de cómo el progreso de un hub piloto será controlado y evaluado. Incluyendo definición clara de objetivos y resultados claves para el piloto.
• Plan de mitigación de solapamientos - Un mapa claro de su mandato frente a las estructuras existentes y un plan para mitigar los posibles solapamientos.
• Marco de compromiso de la comunidad - Plan para que las comunidades apoyadas puedan informar del trabajo del piloto, comprometerse con sus actividades y participar en la toma de decisiones.
• Liderazgo inclusivo - El liderazgo del piloto debe incluir perfiles diversos (representación de género, edad, idiomas, regiones...)
• Conexión con el proceso de aplicación de la Estrategia de Movimiento - Representantes designados para participar en los debates de los hubs y de la Carta del Movimiento y compromiso de seguir los resultados y decisiones de estos procesos.
• Plan Off-ramp - Proceso para detener el piloto si no satisface los criterios de éxito.

Plantilla de planificación

Esta es una plantilla sugerida para documentar tu plan. Asegúrate de que tu plan cubre estas preguntas.

Plan

¿Por qué? ¿Qué? ¿Cómo?

¿POR QUÉ? - META

Objetivo – ¿Qué quiere conseguir el hub piloto?

• ¿Qué problemas que ya existen solucina el hub piloto ?
• ¿Quién se beneficiará del hub piloto y cómo?
• ¿Por qué se necesita un nuevo hub piloto? ¿Por qué las estructura actuales no son suficiente?

¿QUÉ? - ALCANCE

Foco y escala – ¿Qué servicios proporciona el hub piloto ?

• Descripción clara de las funciones del hub piloto.
• Descripción clara de los servicios proporcionados por el hub piloto.

¿CÓMO? - CONFIGURACIÓN

Instalación – Cómo el hub piloto será instalado para conseguir eficazmente su objetivo

• Descripción de pasos y actividades para instalar el hub piloto.
• ¿Cómo se conecta el hub el piloto con otras entidades del movimiento (afiliados existentes, comunidades de proyectos, Fundación Wikimedia, otros hubs, etc.)?

Gobernancia – ¿Cual será la estructura de gobernancia del hub piloto?

• Lista de afiliados implicados.
• Breve descripción de la estructura de gobernanza (puede ser un organigrama).

Recursos – ¿Qué recursos humanos y/o financieros se necesitan para el hub piloto?

• Financiamiento
  • Proporciona un presupuesto estimado para los cuatro primeros trimestres, y luego una previsión financiera básica para los tres primeros años. Se trata de identificar los principales costos y fuentes de financiación previstos, no de crear un presupuesto exhaustivo.
  • ¿Cuál es tu plan para conseguir la financiación?
• Recursos humanos
  • ¿Quién mantendrá abierto el hub piloto?
  • ¿Estas funciones se cubren con voluntarios, con personal existente o con nuevos puestos de trabajo?

Off-ramp - ¿Cómo se cerrará el proyecto, si no tiene éxito?

• Descripción de pasos y actividades para cerrar el hub piloto.

Personas'

¿Quién?

¿QUIÉN? - PERSONAS

Gobernancia – ¿Quién coordinará la instalación del hub piloto?

• Lista de personas implicadas.
• Breve descripción del papel de cada persona implicada.
• Breve "CV del movimiento" de cada persona implicada.

Ejecución (equipo de núcleo) – ¿Quién coordinará la instalación del hub piloto?

• Lista de personas implicadas.
• Breve descripción del papel de cada persona implicada.
• Breve CV de cada persona implicada

Compromiso con la comunidad

RESPONSABILIDAD

Aviso público – ¿Dónde puede hablarse del concepto del hub piloto públicamente? (Enlace)

Evidencia de apoyo – ¿Quién está apoyando la idea del hub piloto?

• Prueba de la evaluación de las necesidades en las comunidades pertinentes.
• Muestra de los debates de la comunidad sobre la idea.
• Aprobación directa en el hub piloto o página de subvención.

Evaluación - ¿Cómo será seguido y evaluado el progreso del hub piloto? ¿Cada cuanto?

• ¿Cuáles son los criterios de éxito del piloto de hubs? ¿Cómo se evaluará? ¿Con qué frecuencia?

Informes públicos – ¿Cómo se harán los informes que relacionarán las actividades al hub piloto?