Grants talk:Programs/Wikimedia Community Fund/WikiCiv 2023

Feedback from the Middle East and Africa Regional Funding Committee on your proposal

Dear User:Papischou and User:Emmanuel Dabo,

Thank you for submitting your application. We found it very clear and focused in terms of issues or areas to which the user group wants to make a contribution. We appreciate your review and assessment of the needs of the community leading to the development of the Micro Grants program, we agree that the program will be useful for the community and especially in addressing access needs.

To support us in the next phase of the review process, please see our comments and questions for your review and response;

• While we have new programs such as the micro-grants program, we are curious if you have identified other opportunities to breathe in innovation.
• We recognize that the budget request is an increase of 40% compared to last year and that part of the reason is the Increase in staffing costs. We are also keen on understanding the following changes and kindly request additional information on the increases;

- We see you would like to buy a printer as part of your equipment, but note that this request was also made last year. Would you share more?

- English training cost increased from 710$ to 4131$ - would you share more and additionally the outcomes you are seeing with making this capacity available for your community?

- General assembly cost increased from 4436$ in 2022 to 10710$ - would you share more on the increase?

- Operational costs increased from 12500$ in 2022 to 35955$ - would you share more on the increase?

- The internet allowance increased from 3392$ in 2022 to 7497$ - would you share more on the increase?

• We are also keen on learning about the roles of the Officer of the CIV user group and Communication officer. Would you please share more on the rationale to have the roles? We noted that the role description of the communication officer was more like a project manager role but remain keen on learning your thinking informing the roles.
  • As you continue to grow we are keen to understand your plan for leadership development and nurturing robust structures for healthy governance including financial management systems in your organization. We would like to know what you have put in place so far and where you envision the organization heading and the plan to get there.
• Lastly, we encourage you to review the metrics section to also align with the learning questions you have indicated. What metrics can you use to help you capture what you need to support your learning?

We highly recommend you get in touch with the regional program officer to support you in understanding the questions raised or if you find it useful to meet with the committee as well, please them know and they can organize a conversation meeting.

Thank you and we look forward to receiving your responses to support us in the next steps. On behalf of the MEA Regional Committee and Staff

Answers to committee feedback's

Merci pour vos retours. Vous trouverez ci-dessous quelques explications complémentaires.

• Nous prévoyons déployer un projet Education à l’issue de notre certification au programme “Reading Wikipedia in Classroom”. Nous avons en effet été sélectionné dans la 3è cohorte en cours. Nous travaillons aussi avec des enseignants chercheurs en vue de proposer des projets de recherche scientifiques intégrant les plates-formes Wikipedia. On a été aussi retenu pour les campagnes AKI de documentation de contenus Africains sur Wikipedia à la faveur des journées Wangari Maathai et de l’Afrique.

• L’augmentation du budget est dûe à la fois à la croissance du User group et à l’inflation généralisée, dû en partie à la crise Russie-Ukraine. En plus d’Abidjan, la capitale, nos activités s'étendent désormais sur d’autres localités telles que Korhogo, Daloa, Yamoussoukro et Bouaké où nous comptons des Clubs. S’agissant de l’inflation, les observateurs évoquent un taux d’inflation ayant atteint 6,3%, largement au-delà de la moyenne contrôlable des 3%. Ainsi, les prix du carburant ont-ils connus des augmentations, impactant systématiquement tous les produits.

• Nos besoins en termes de quantité de documents et de qualité d’impression augmentent de plus en plus. De ce fait, l’imprimante précédente ne répond plus à nos exigences. En effet sur l’année 2022 nous avons dû parfois faire sous traités l’impression de certains documents (Certificats, rapports, cartons d’invitations, badges). Ce qui a augmenté nos charges administratives. D’où la nécessité d’acquérir une autre imprimante plus performante. Nous prévoyons donc d'échanger celle acquise en 2021 contre une plus performante.

• Le coût de la formation avait été sous-estimé. Dans la pratique nous nous sommes rendus compte que le montant était largement supérieur à ce qui était prévu. Ces formations permettront aux membres et aux leaders de notre communauté de renforcer et développer les capacités en expression anglaise de sorte à être plus actifs lors des réunions.

• Nous avons relevé un grand engouement des participants aux rencontres annuelles 2022 de sorte que nous avons eu la participation de plus d’une soixantaine de personnes là où 50 personnes étaient attendues. Partant de cet engouement et du déploiement des clubs dans le pays, nous avons augmenté le nombre de participants attendus pour l’année 2023 à 100 participants.

• Plusieurs facteurs expliquent l’augmentation observée au niveau des coûts opérationnels. Premièrement, le renforcement du staff salarié dont l’apport s’est révélé particulièrement déterminant dans le dépassement des objectifs de 2022. Aussi, avons-nous souhaité adjoindre un responsable administratif et juridique, et une assistante à la coordinatrice des programmes, qui assure à la réalité une fonction de Directrice exécutive du User Group. Nous avons aussi investi dans la formation de notre chargée de communication en vue de développer ses compétences dans la communication 360 degrés. Deuxièmement, nous souhaitons aussi concevoir du matériel de communication (kakemonos) car la plupart de nos matériel sont vétustes. Depuis 2020, nous n’avons plus conçu de kakemonos. De même, nous souhaitons acquérir au moins deux ordinateurs de travail pour notre staff salarié, vu qu’ils exercent quasiment tous avec leurs propres ordinateurs ou de vieux ordinateurs du User Group.

• Les Allocations des membres du bureau exécutif et porteurs de projets bénévoles pour les aider à supporter les charges des frais de transport, de communication et de connexion internet connaissent les influences de l’inflation évoquée plus haut. Dans le but d’optimiser nos charges nous avons pensé à remplacer le défraiement de chaque réunion et la dotation téléphonique par une allocation bimensuelle qui prend en compte les frais de téléphone, internet et le transport.

• La Chargée de communication définit et pilote la politique de communication interne et externe du User Group conformément aux objectifs déterminés par le bureau exécutif. La Coordinatrice des programmes a en charge le suivi de la bonne exécution des différents projets et activités inscrites au programme. Elle assure également un rôle de représentation du Bureau exécutif en cas d’indisponibilité. Elle est en outre la responsable hiérarchique de l’ensemble du staff.

• Nous sommes accompagnés dans la gestion de nos finances par un cabinet comptable qui nous aide dans l'élaboration d'un manuel de procédures comptables afin de professionnaliser notre gestion des comptes. Pour rappel, c’était une recommandation de nos commissaires aux comptes. Nous avons également entamé l’élaboration de la stratégie 2024 - 2027 du User Group. Nous sommes à mi-parcours du processus qui a permis d’établir l’état des lieux de notre User Group depuis sa constitution en 2013, la cartographie des acteurs de notre écosystème et une série de premières recommandations. Les prochaines étapes consisteront en l’organisation d’une retraite pour affiner les priorités d’actions et en l’adoption de ladite stratégie par l’Assemblée Générale. Par ailleurs, les porteurs de projets sont accompagnés par le staff dans l’élaboration de leurs projets, la mise en œuvre, la gestion des finances et le reporting. L’objectif étant de leur permettre de développer leurs compétences et capacités d’autonomie dans le déploiement de projets Wikimedia au niveau local.

Pour Wikimedia Community User Group Côte d'Ivoire, Papischou (talk) 19:38, 7 November 2022 (UTC)

Wikimedia Community Fund approved in the amount of 78000 USD

Dear User:Papischou and User:Emmanuel Dabo,

Congratulations! Your grant is approved in the amount of 78,000 USD, with a grant term starting May 2023-April 2024.

Thank you for submitting your application seeking General Support Funds - Wikimedia Community Fund. The Middle East and Africa Regional Committee and Staff have reviewed your application and recommended funding in the amount $78,000.00  for the period of  January 2023 - December 2023 .    We appreciate your effort in putting together a comprehensive application that indicates intentional care for the growth and development of the community. We acknowledge the effort to move away from just focusing on the community in Abidjan but to also growing community in other cities in the country. Its great seeing you focusing on strengthening the micro-funding program to support access to the internet and new programs such as the CAN initiative & Zenman awards. We also look forward to learning more about the strategic planning process and to seeing how the plan informs the direction you focus on. Exciting! 

While you mentioned the need to have more roles, we request that you review the different roles and see if there is an opportunity for consolidation of some of the roles and responsibilities for more efficiency and while still ensiring that the roles are well supported.  We recognize that we have recommended funding at a lower amount than requested and encourage you to adjust the proposal to align with the available funding. 

We appreciate your work and remain committed to supporting your continued growth and development, as an organization and community. 

We wish you the very best in your work and look forward to learning more about the impact you achieve. 

Best regards from the MEA Regional Committee and Staff --Azogbonon (talk) 13:26, 1 December 2022 (UTC)ff --Azogbonon (talk) 13:26, 1 December 2022 (UTC)