Grants talk:Programs/Wikimedia Community Fund/Conference Fund/WikiConvention Francophone 2023

WMF review and feedback

Bonjour @Papischou, @Emmanuel Dabo and @Manouka,

Merci d'avoir soumis votre proposition pour accueillir la WikiConvention Francophone de 2023. Nous sommes ravis d'avoir l'opportunité de soutenir à nouveau cette conférence. Merci d'avoir pris l'effort d'organiser ceci.

J'ai revu votre proposition et j'ai eu quelques commentaires et questions :

• Les événements annuels thématiques sont une grande priorité pour nous, mais en plus d'avoir cet espace et cette plateforme annuels pour se réunir, nous souhaitons voir une sorte de lien ou de continuité d'une année à l'autre. Pouvez-vous indiquer quelque chose qui s'est passé ou a changé depuis la WikiConvention Francophone de l'année dernière ? Y a-t-il des objectifs qui sont directement liés à, ou le résultat de ce qui a été développé dans la communauté au cours de la dernière année ou depuis le dernier événement francophone ?
• Attendez-vous des nouveaux arrivants à l'événement ? Ou des participants pour la première fois à un événement Wikimedia ? Nous encourageons vivement la présence de nouveaux arrivants, mais veuillez noter que ces derniers doivent être traités en tenant compte de leurs besoins. Cela signifie qu'il faut prévoir des sessions conçues pour les nouveaux arrivants et prendre en compte les compétences requises wiki ou toute formation (si nécessaire).
• Je vois que vous prévoyez également d'organiser un Editathons. Exigez-vous un niveau de compétence minimum ?
• Pouvez-vous préciser quelles personnes ou organisations non wikimédiennes vous allez accueillir ?
• Que ferez-vous pour vous assurer que les participants continuent à s'engager dans vos activités après l'événement ? - Que ferez-vous pour vous assurer que les participants continuent à s'engager dans vos activités après l'événement ? - Je ne vois pas très bien ce qu'il en est. Je comprends que chaque participant vient de sa communauté locale, mais l'un des objectifs d'un tel événement est d'avoir une sorte de lien d'une année à l'autre. Avez-vous l'intention d'assurer un suivi auprès des participants ?
• Veuillez noter que la fondation ne pourra pas vous assister dans la réservation de votre voyage ou de votre hébergement. Si nécessaire, je vous recommande de faire appel à une agence de voyage qui s'occupera de toutes les réservations et de la communication.
• De même, nous ne pourrons pas vous aider pour l'animation ou tout autre travail graphique ou de conception.
• Veuillez noter que nous avons également mis en place une politique pour le processus d'attribution des bourses, y compris ce que l'on attend d'un boursier et quelles sont les conséquences de manquer un vol ou de ne pas assister à la conférence. Veuillez consulter la politique complète ici - https://meta.wikimedia.org/wiki/Grants:Conference/Conference_management_resources#Travel_scholarship_policy
• Question d'apprentissage - Je trouve beaucoup d'entre celles-ci pertinentes et intéressantes, mais il n'est pas clair quels sont en fait les défis et problèmes uniques auxquels Wikifranca et les communautés francophones sont confrontés. Pouvez-vous donner quelques exemples et indiquer comment vous souhaiteriez les aborder lors de l'événement ? Je suis également intéressé par la façon dont vous allez évaluer et mesurer ces apprentissages que vous avez mentionnés.

Le budget :

• Veuillez décomposer les frais de voyage (c'est-à-dire les vols/tout moyen de transport), et les frais d'hébergement. Veuillez préciser ce que chacun comprend (notamment le nombre de nuits, le coût par nuit, le type de chambre, etc.)
• Il n'est pas nécessaire de prévoir un budget pour l'assurance médicale car tous les volontaires et participants *voyageant en dehors de leur pays d'origine*, sont couverts par l'assurance maladie de la fondation. Avant la conférence, vous recevrez des instructions claires et les documents nécessaires pour activer l'assurance si nécessaire. L'assurance voyage personnelle ne doit pas être couverte dans le cadre d'une bourse ou des frais de participation. Il s'agit d'une dépense personnelle et toute personne qui le souhaite doit la payer de sa poche.
• Les restrictions ou les directives locales du Covid vous obligent-elles à effectuer des tests PCR ?
• Je ne suis pas sûr des jours d'apprentissage auxquels vous faites référence. Je vois que la conférence dure trois jours. Allez-vous également organiser des journées d'apprentissage ? Quel est le raisonnement qui justifie cela ? Avez-vous une indication claire que la communauté en a besoin ? Je ne suis pas sûr d'en voir la nécessité. Je serais heureux de mieux comprendre vos idées et vos objectifs.
• Je constate que le nombre de personnes calculé pour la restauration est différent d'un article à l'autre. Pourquoi ? De même - vous avez dit que vous aurez 150 participants, mais je vois que vous avez budgétisé entre 100 et 130 personnes. Pouvez-vous clarifier ce point ?
• Nous encourageons vivement à limiter le SWAG à des articles plus respectueux de l'environnement (tels que des autocollants et des articles à bas prix).
• Comptable (1/3 des honoraires pour 9 mois) + assistant comptable - d'après mon expérience, c'est plus que ce dont vous avez réellement besoin pour des services de comptabilité pour un événement de cette ampleur. Travaillez-vous avec un devis ? Avez-vous actuellement un comptable ?
• Quelle est la différence entre le coordinateur du programme, le coordinateur de la Wikiconvention et l'assistant chargé de la Wikiconvention ? Veuillez expliquer les rôles et responsabilités de chacun.
• Qu'est-ce que la "prime au bénévolat" ?
• Les frais de voyage semblent extrêmement élevés par rapport au reste du budget. Vous devriez peut-être envisager d'accorder moins de bourses.

Merci encore d'avoir soumis cette proposition.

Mes principales réserves portent sur (1) le manque de précision. J'ai l'impression que la raison générale de la conférence est claire, et qu'il s'agit principalement de rassembler.Mais tout cela est un peu trop vague. Je ne vois pas d'objectif ou de stratégie claire derrière tout cela. Quelles seraient les priorités ; que ferez-vous pour assurer le résultat que vous recherchez ; quel est réellement ce résultat ? Vous avez mentionné à plusieurs reprises le renforcement des capacités, les activités de développement communautaire et les conversations stratégiques. Mais je ne comprends pas quelle est la capacité nécessaire ; quels sont les défis qui rendent le renforcement de la communauté si important ; quel type de discussions stratégiques avez-vous actuellement avec la communauté ? Comment envisagez-vous votre travail dans le cadre de la stratégie du mouvement ? Quelles sont les priorités stratégiques de la communauté ? Quelle est la vision ?

(2) Le budget de l'événement est actuellement très élevé et assez coûteux. En particulier les éléments du budget de voyage et le temps de travail rémunéré de l'équipe organisatrice. Le budget actuel est plus du double du montant demandé pour le WikiConvention Francophone 2022. Je ne suis pas sûr que nous serons en mesure de soutenir l'événement avec le budget actuel. Je suggère de revoir le budget et de le repenser et de voir où vous pouvez réduire les dépenses. Vous pourriez également envisager des sponsorisations et autres soutiens en nature.

Dans l'attente d'une réponse de votre part. CAlmog (WMF) (talk) 18:17, 24 February 2023 (UTC)

Bonjour @CAlmog (WMF) ,

Merci pour vos retours qui nous ont aidé à affiner notre demande. Nous avons en effet effectuer des mises à jour aussi bien sur le budget que sur les autres aspects. Vous pourrez en prendre connaissance dans la proposition sur Fluxx. Nous partageons également ici nos réponses à vos interrogations.

Continuité avec les éditions précédentes

Les premières éditions de la WikiConvention ont permis aux communautés francophones non seulement de se rencontrer, de réfléchir ensemble sur des problématiques qui les lient mais aussi de partager les expériences et histoires à succès. Dès ces premières rencontres, les expériences partagées ont vu naître des initiatives de projets dans plusieurs pays.

De même, l’idée de création d’un Conseil/Comité d’Administration de Wikifranca ( collaboration de communautés francophones) est née à partir de l’une des rencontres de cette communauté francophone. Après plusieurs réflexions, le premier Conseil a été élu en 2021. Puis le second CA (Comité d’Administration) a été élu lors de la dernière Wiki Convention francophone en 2022.

Ce Comité travaille à conserver les acquis passés et surtout à une véritable autonomie à travers sa reconnaissance comme association légalement constituée. En tant que Hub, Wikifranca travaille aussi à la mise sur pied d’un projet de formation qui permettra de capaciter les leaders des différentes communautés affiliées. Aussi, suite aux éditions de la Wikiconvention, d’autres communauté ont adhéré à à l’association Wikifranca. Il s’agit entre autres de Wiki In Africa et Vikidia.

Prise en compte des nouveaux

Nous prévoyons effectivement d'accueillir à la fois de nouveaux arrivants et des participants qui seront à leur première d'un événement Wikimedia. En effet, le fait que l'événement a lieu pour la première fois en Afrique favorisera la participants de nouveaux aussi bien de Côte d'Ivoire que d'Afrique. Nous leur proposerons une session "Newcomers" en amont de l'ouverture, en plus d'ateliers spécifiques qui leur seront destinés.

Editathon

Je vois que vous prévoyez également d'organiser un Editathons. Exigez-vous un niveau de compétence minimum ?

Non, nous n’exigeons pas de niveau minimum.

L'éditathon sera organisé de sorte à faciliter la participation d'un grand nombre. Nous veillerons à distinguer les débutants des avancés en vue de mieux organiser la facilitation de cet éditathon.

Communautés non Wikimédiennes invitées

Nous prévoyons inviter les organisations partenaires à Wikimedia CIV, notamment le CNRA (Centre Nationale de Recherche Scientifique), l'Institut Goethe, l’association des blogueurs de Côte d'Ivoire, l'association des professionnels des Sciences de l'information et de la documentation, l’Institut français, l'institut africain des medias, le Goethe-Institut, les écoles et universités où nous avons des Clubs.

Suivi de l’engagement des participants au-delà de la Wiki Convention

Lors de la dernière WikiConvention francophone, la liste des boursiers s’est élargie avec des wikimédiens de pays tels que le Burkina Faso et le Rwanda. Aujourd’hui, des bénévoles de ces pays vont prendre part au Mois de la contribution francophone après avoir reçu les microfinancements de notre commission de microfinancement. Un suivi est fait à plusieurs niveaux :

- au niveau sous-régional à travers les communautés plus expérimentées par le partage d’expérience;

- à travers l’accompagnement lors des sessions de formation organisées dans ces communautés.

Tout ceci à pour finalité de renforcer le travail fait par ces jeunes groupes et permettre aux participants de faire des retours d'expériences aux membres de leur communauté. Egalement, l’attribution d’une bourse sera soumise à certaines exigences comme la rédaction d’un rapport pour chaque boursier afin que ce dernier restitue ses acquis appris lors de la convention et décline comment il compte les mettre en pratique dans sa communauté. Un suivi sera mené de sorte à ce que l’attribution d’une nouvelle bourse aux anciens participants soit faite sur la base de l'impact et l’engagement post-convention du Wikimedien.

En outre, chaque année, le mois de mars qui est dédié mois de la contribution francophone, est un excellent moyen qui est utilisé pour relancer tous les anciens participants de la Wiki Convention francophone afin d’activer leur engagement au sein du mouvement. Dès l’année 2024, WikiFranca compte faire tourner au sein de ses communautés francophones, l'évènement “mois de la contribution francophone” afin d’impliquer davantage les communautés dans le mouvement.

Défis uniques des communautés francophones

Dire que les problématiques que la communauté francophone rencontre sont uniques aux membres de la communauté Wikifranca serait oublier combien notre mouvement est anglo-centré. Nos problématiques se rapprochent souvent des problématiques de toute communauté non-anglophone.

La possibilité de travailler ensemble dans une langue qui n’est pas l’anglais, de nous retrouver sur des thématiques communes, ou bien d’explorer nos différences, de participer à la diversification des sources et des contenus dans les projets francophones mais aussi au delà (beaucoup de pays francophones travaillent aussi dans d’autres langues souvent mal représentées dans Wikimédia) font partie de ce qui souligne l'importance de ce rendez-vous annuel. Grâce à la participation de nombreuses communautés à la Wikiconvention, nous apprenons ensemble à surmonter les obstacles à la contribution, qu’ils soient linguistiques ou pratiques.

Le réseau de coopération de WikiFranca permet entre autres de créer de nouvelles communautés en Afrique francophone à travers un travail de formation et de soutien mené par les communautés francophones existantes. Ainsi au mois de la contribution 2023, nous voyons des ateliers organisés dans des pays qui commencent à peine les activités wikimédiennes : Burkina Faso, Centrafrique, Niger, Rwanda, Burundi. Nous comptons également de nouvelles contributrices au Sénégal, au Togo et de nouveaux contributeurs en Mauritanie.

Ces communautés naissantes sont formées par les wikimédiens des pays avoisinants qui ont un peu plus d’expérience, mais aussi à travers les journées de formations de la wikiconvention. Elles ont besoin que leurs membres fondateurs participent à l’événement pour être formées davantage à la gestion de projet, à l’animation de communauté, aux spécificités du mouvement wikimédia et aux moyens de s’inscrire dans les systèmes de financement, de soutien, de prise de décision. Leur participation à la WikiConvention et la rencontre avec les autres membres de la communauté leur permet d’assurer qu’ils ou elles continuent de contribuer et d’organiser des activités.

Pour ce qui concerne le budget, voici nos réponses, en plus des corrections apportées au budget :

- Les tests Covid19 sont obligatoires pour les non vaccinés.

- La conférence proprement dite se déroule sur 2 jours. En amont, nous organisons 2 jours d’apprentissage pour les leaders des communautés qui souhaitent renforcer leurs capacités en management d’équipe, gestion de projets, financement, UCOC, etc. Cela cible une vingtaine de personnes parmi les 100 boursiers. Ce n'est pas la première fois que la Wikiconvention est précédée de journées d'apprentissage. Ces moments sont très appréciés et demandés par les participants des communautés émergentes.

- Nous avons supprimé la prime au bénévolat. Nous nous appuierons désormais sur les boursiers ivoiriens locaux comme principale équipe bénévole.

Espérant avoir répondu à vos préoccupations,

Cordialement. Papischou (talk) 10:47, 3 March 2023 (UTC)