Grants:Programs/Wikimedia Community Fund/Wikimedia Portugal Annual Plan 2023/Final Report

Final Learning Report

Report Status: Under review

Due date: 2024-08-31T00:00:00Z

Funding program: Wikimedia Community Fund

Report type: Final

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General information

This form is for organizations, groups, or individuals receiving Wikimedia Community Funds or Wikimedia Alliances Funds to report on their final results.

Name of Organization: Associação Wikimedia Portugal
Title of Proposal: Wikimedia Portugal Annual Plan 2023
Amount awarded: 125747.31 USD, 117311.44 EUR
Amount spent: 107073.54 EUR

Part 1 Understanding your work

1. Briefly describe how your proposed activities and strategies were implemented.

Durante o período do grant, apostou-se fortemente na promoção de actividades presenciais que tiveram como principal objectivo promover o encontro de editores residentes em Portugal e fortalecer laços com parceiros, dentro e fora do movimento wikimedia. Para tal, organizámos duas conferências (Wikidata Days e a Wikicon Portugal), exposições, workshops, ações de formação dirigidas à comunidade de editores e não só. As conferências tiveram públicos-alvos específicos: Wikidatadays com uma aposta em bibliotecários, arquivistas, académicos, investigadores e comunidade wikidata, e a WikiCon na comunidade Wikimedia. Estes grandes eventos têm-se revelado cruciais em juntar editores e investigadores que estavam a colaborar de forma isolada, num ambiente onde todos se sentiam confortáveis e motivados para partilhar o que sabiam, mas também aprender e estreitar laços comunitários. A WikiCon deste ano realizou-se fora dos grandes centros urbanos, num local mais acolhedor e com menos distrações, e isso revelou-se extremamente positivo para as interações entre os participantes, inclusive, na receptividade que revelaram para a Biblioteca Pública de Évora, a entidade que nos acolheu. Outra estratégia foi a aposta na realização de actividades fora dos grandes centros urbanos, de maneira a descentralizar e chegar até potenciais editores e também aqueles que já editam fora de Lisboa. Neste sentido foram realizadas ações de formação e divulgação em Vila Franca de Xira, Braga e Évora. Destas atividades destacamos o Open Knowledge Braga, evento que juntou cerca de 30 participantes da Wikimédia e comunidades parceiras como OSM. Este evento piloto revelou-se uma forma fácil de atingir um público muito vasto, mas estamos ainda a ponderar como cativar melhor os participantes para um maior envolvimento nos nossos projetos, aumentando assim a eficiência deste tipo de eventos.

2. Were there any strategies or approaches that you felt were effective in achieving your goals?

A aposta em parceiros-chave tem se mostrado muito proveitosa, permitindo, em alguns casos, dividir esforços. A colaboração com instituições de ensino superior como a FCSH e a FLUP tem sido crucial para divulgar os projetos Wikimedia, as licenças livres, e o conceito de cultura e dados abertos na comunidade académica e científica. O trabalho da gestora do programa GLAM, anteriormente WiR na FCSH, continua a dar frutos, com três projetos submetidos para financiamento pela FCT e a abertura de uma bolsa de doutoramento para um projeto relacionado com MediaWiki e Wikibase no próximo ano. Isso pode, a curto e médio prazo, aumentar o número de profissionais dedicados a tecnologias e projetos Wikimedia em Portugal. Na FLUP, através do CODA - Centro de Humanidades Digitais, a integração tem-se intensificado. Foram incluídas tarefas wikimedia em dois estágios, as solicitações para aulas sobre os projetos aumentaram, e nossa presença em eventos e conferências académicas têm criado ligações a outras comunidades e entidades. O Wiki Loves Earth Portugal, com o apoio contínuo do CIIMAR, merece destaque pelo seu alcance através das exposições realizadas na Biblioteca Nacional durante os Wikidata Days e na Biblioteca Pública de Évora durante a Wikicon e em várias lojas FNAC pelo país, promovendo o concurso, a associação, e as plataformas da Wikimedia, especialmente o Commons. A parceria com a BNP também foi fortalecida, com a realização de várias atividades, tais como os Wikidata Days, Dia do Domínio Público e ciclos de formação. A sua autonomia vai aumentando, o que permite que aos poucos os esforços sejam mais repartidos. Durante o período abrangido também foram fortalecidas as relações com outros capítulos, nomeadamente com a Wikimedia Espanha e a alemã. No primeiro caso através da organização de eventos como o Porto Meeting e a comemoração do Dia do Domínio Público que este ano se estendeu a toda a Península Ibérica; e partilha de experiências e recursos.

3. Would you say that your project had any innovations? Are there things that you did very differently than you have seen them done by others?

Uma grande parte do trabalho desenvolvido pela Wikimedia Portugal continua a ter por base parcerias com associações e comunidades locais que partilham com associação o mesmos valores. É o caso das que se dedicam à promoção do software livre, licenças livres, direitos digitais, conhecimento livre, entre outros. A WMPT continua a desempenhar um importante papel na construção de pontes, não só entre as várias comunidades de cultura e softwares livres mas também entre estas e outros grupos interessados nestas questões (bibliotecários, académicos, investigadores, entre outros). A Festa do Software Livre continua a ser o ponto alto, mas entre 2023 e 2024, estendeu-se a outros momentos, nomeadamente à Wikicon Portugal em que membros da ANSOL, UBUNTU Portugal, D3, e Creative Commons marcaram presença tendo participado activamente nas discussões e ficado a conhecer o que a comunidade de editores presente está a desenvolver em termos de projectos. A criação de pontes ficou também patente nos resultados positivos obtidos em eventos como a celebração do Dia do Domínio Público na Biblioteca Nacional e do Dia da Internet.

O Wiki Loves Portuguese Music continuou a ser projecto chave, fortemente orientado para a divulgação das várias plataformas da wikimedia como forma de fomentar novas parcerias de conteúdos e formação de novos editores. Através de parcerias com festivais de música como o Zigusfest e conferências como a Kismif [0] com um forte impacto mediático; e na organização de um ciclo de acções de formação piloto de introdução à Wikipédia, Wikidata, e Commons que contou com o apoio da BNP.

Continuamos a aprender a comunicar melhor o nosso trabalho, procurando seguir o exemplo de parceiros como o CIIMAR, Wikimedia Espanha, Wiki Movimento Brasil e outros. 0- https://www.kismifconference.com/

4. Please describe how different communities participated and/or were informed about your work.

Tal como na grant anterior, a nossa comunicação com as diferentes comunidades foi feita através das redes sociais, mailing list, o site da associação e através dos projetos wikimedia. Para chegar até à comunidade de editores foram usados vários canais dirigidos a eles especificamente, entre eles, o DIFF, a Glam Newsletter e a Esplanada. Plataformas como o Telegram também desempenharam um importante papel na comunicação, ao permitir um contacto em tempo real com editores, dentro e fora de Portugal. Parte das atividades foram organizadas em conjunto ou com o apoio de outras comunidades e/ou instituições, por isso eventos como a Festa do Software Livre foi difundido por uma grande parte das comunidades ligadas ao software e cultura livre e universidades. No caso específico do WLE, a comunicação externa foi difundida pelo CIIMAR, e teve também representação em publicações de biologia e fotografia permitindo entrar nesses dois nichos. A Biblioteca Nacional permite igualmente atingir um público-alvo específico, ligado ao nicho bibliotecário, e as universidades, em especial a FCSH e a FLUP foram fundamentais ao partilhar os eventos e a informação Wikimedia ao público académico, especialmente a investigadores. Talvez o melhor exemplo tenha sido a celebração do dia do domínio público. A Wikimédia Portugal, em conjunto com a ANSOL e a BNP, publicam no dia 1 de janeiro a lista de autores Portugueses que entra em domínio público, lista e restante posts de celebração são partilhados pelas várias comunidades interessadas, e este ano, essa lista foi o destaque da secção de cultura do jornal com maior circulação de Portugal.

5. Documentation of your impact. Please use the two spaces below to share files and links that help tell your story and impact. This can be documentation that shows your results through testimonies, videos, sound files, images (photos and infographics, etc.) social media posts, dashboards, etc.

Upload Documents and Files

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https://pt.wikimedia.org/wiki/Relat%C3%B3rios/Anual/2023

https://www.jn.pt/4201592218/a-poesia-de-antonio-maria-lisboa-ja-pertence-ao-dominio-publico/

https://buttondown.com/boletim-cultura-livre

https://pt.wikimedia.org/wiki/Relat%C3%B3rios/Anual/2023

https://wikimedia.pt/2023/09/18/wikimedia-portugal-levou-conhecimento-aberto-a-festa-do-software-livre/

https://outreach.wikimedia.org/wiki/Category:This_Month_in_GLAM_Portugal_reports

6. To what extent do you agree with the following statements regarding the work carried out with the support of this Fund? You can choose “not applicable” if your work does not relate to these goals.

Our efforts during the Fund period have helped to...
A. Bring in participants from underrepresented groups	Neither agree nor disagree
B. Create a more inclusive and connected culture in our community	Agree
C. Develop content about underrepresented topics/groups	Agree
D. Develop content from underrepresented perspectives	Not applicable to your fund
E. Encourage the retention of editors	Strongly agree
F. Encourage the retention of organizers	Strongly agree
G. Increased participants' feelings of belonging and connection to the movement.	Strongly agree

7. Is there anything else you would like to share about how your efforts helped to bring in participants and/or build out content, particularly for underrepresented groups?

À semelhança do que aconteceu durante a bolsa anterior, uma boa parte do nosso trabalho focou-se na reativação e expansão da comunidade de editores, através da promoção de eventos e atividades presenciais, tais como a Wikicon Portugal, Wikidata Days, ações de formação, entre outros. Para além, do trabalho desenvolvido junto da FCSH, foram co-organizadas com o CODA (FLUP), uma série de sessões que tiveram como objetivo chegar até aos estudantes, entre eles estudantes de intercâmbio dos PALOP, e restante comunidade da Universidade do Porto. Aqui podemos destacar o apoio dado pelo centro de investigação à realização da edit-a-thon dedicada à Cultura Catalã, como o apoio da AMICAL e do governo catalão que em 2023 estendeu-se ao Porto e que contou com a participação de editores catalães, da comunidade esperanto do Porto, falantes de mirandês e também de Tétum. Ainda no campo das línguas e comunidades minorizadas, a WMPT fez parte do Purmeiro Cunseilho Pu La Lhéngua Mirandesa, e deu início à integração de tecnologias Wikimédia no curso de Língua Mirandesa. Por uma questão de limitação de recursos que a associação tem disponíveis, outra aposta tem sido também dar apoio a grupos de utilizadores que já têm grupos sub-representados como público-alvo, nomeadamente as Wiki Editoras Lx e o Projecto Mais Teoria na Wiki. Ao longo do último ano temos desenvolvido uma proximidade cada vez maior, a que pretendemos dar continuidade.

Part 2: Your main learning

8. In your application, you outlined your learning priorities. What did you learn about these areas during this period?

Está claro que existe um enorme interesse no meio académico e instituições GLAM de referência pelos nossos projetos, e que esse deve ser um dos nossos pontos focais. Em discussões internas, parece-nos evidente que a primeira fase, a de prioridade ao outreach chegou ao fim, dando lugar a uma nova fase virada para potenciar as parcerias existentes, conjugando o impacto imediato de algumas com o impacto a médio prazo. Sentimos que é igualmente importante continuar a fomentar um maior envolvimento da comunidade, envolvendo nas atividades e gestão da associação, especialmente na definição de um plano estratégico, e que se deve dar continuidade a esse envolvimento. Outro ponto que nos têm levado a grandes reflexões prende-se com a necessidade de melhorar o sistema de avaliação das atividades, para melhor medir e orientar os esforços.

9. Did anything unexpected or surprising happen when implementing your activities?

No caso do Porto Meeting, foi marcado outro evento internacional para a mesma data, o que impossibilitaria vários elementos de participarem, por isso teve de ser remarcado. O problema foi encontrar uma segunda data em tempo útil, motivo pelo qual se preferiu não realizar a edição em 2024.

No final da grant, e após uma avaliação em conjunto por parte do staff e da direção foi decidido por mútuo acordo que a relação laboral iria terminar assim que os contratos associados a este grant também terminassem. Havia sinais de burnout e algum descontentamento de parte a parte, que estavam a afetar a saúde e bem estar tanto das funcionárias como da direção, a que não foi alheio, mas não o único fator, o comportamento hostil continuado de um membro da associação para com funcionárias, direção e parceiros. Outros fatores tal como alguma descoordenação entre funcionárias e direção, plano de atividades muitos exigentes em termos de organização e problemas pessoais que afetaram a disponibilidade de funcionárias e direção contribuíram também para este desfecho.

10. How do you hope to use this learning? For instance, do you have any new priorities, ideas for activities, or goals for the future?

Reforçou a necessidade de colocar a comunicação interna e externa como um eixo prioritário, onde é necessário investir. Reforçou a necessidade de no futuro procurar um equilíbrio entre o trabalho desempenhado pelo staff e voluntários (que abrange toda a direção e restantes corpos sociais da associação). Tornou-se também claro que a sustentabilidade do trabalho realizado e a realizar no futuro, passa pela consolidação das parcerias que se encontram ativas e por um maior envolvimento de membros da comunidade na organização de eventos e atividades que venham a ser organizadas no futuro. Que deve haver uma maior ligação entre o staff e a comunidade, para que haja um apoio mútuo continuado.

11. If you were sitting with a friend to tell them one thing about your work during this fund, what would it be (think of inspiring or fascinating moments, tough challenges, interesting anecdotes, or anything that feels important to you)?

No século XVII, um missionário cristão de Bengala escreveu um manuscrito que é considerado como a primeira prosa em bengali. Este será transcrito por um investigador indiano que em 1926, se deslocou até à Biblioteca Pública de Évora. Um século mais tarde a comunidade bengali de wikimedistas, contacta a WMPT para saber se a podem ajudar a descobrir se ele ainda se encontra na biblioteca e se é possível obter uma cópia digitalizada do original. Contactada a biblioteca descobre-se que existem não um, mas três manuscritos, devolvendo assim textos com uma importância histórica e cultural muito profunda para a comunidade bengali.

12. Please share resources that would be useful to share with other Wikimedia organizations so that they can learn from, adapt or build upon your work. For instance, guides, training material, presentations, work processes, or any other material the team has created to document and transfer knowledge about your work and can be useful for others. Please share any specific resources that you are creating, adapting/contextualizing in ways that are unique to your context (i.e. training material).

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N/A

Part 3: Metrics

13a. Open and additional metrics data

Open Metrics
Open Metrics	Description	Target	Results	Comments	Methodology
Porto Meeting: Signed protocol	Signed document signed which communities commit to the creation of an Iberian Network to support Wikimedist communities of minority languages; Iberian wikimedist communities of minority languages	8	0	Devido a conflito na calendarização com outro evento internacional, o Porto Meeting não se realizou em 2023	N/A
Activities with key partners	Workshops, edit-a-thons, open classes, presentations and other outreach events with key partners, in order to reach new high value audiences.	40	45	N/A	Dados de registo internos
N/A	N/A	N/A	N/A	N/A	N/A
N/A	N/A	N/A	N/A	N/A	N/A
N/A	N/A	N/A	N/A	N/A	N/A

Additional Metrics
Additional Metrics	Description	Target	Results	Comments	Methodology
Number of editors that continue to participate/retained after activities	N/A	N/A	N/A	N/A	N/A
Number of organizers that continue to participate/retained after activities	N/A	N/A	N/A	N/A	N/A
Number of strategic partnerships that contribute to longer term growth, diversity and sustainability	N/A	N/A	N/A	N/A	N/A
Feedback from participants on effective strategies for attracting and retaining contributors	N/A	N/A	N/A	N/A	N/A
Diversity of participants brought in by grantees	N/A	N/A	N/A	N/A	N/A
Number of people reached through social media publications	N/A	N/A	N/A	N/A	N/A
Number of activities developed	N/A	N/A	N/A	N/A	N/A
Number of volunteer hours	N/A	N/A	N/A	N/A	N/A

13b. Additional core metrics data.

Core Metrics Summary
Core metrics	Description	Target	Results	Comments	Methodology
Number of participants	Includes participants in Wiki Loves campaigns (usually mostly new participants but with a large % of returning participants). It also includes staff and other trainees at the GLAM institutions. (around 10 participants)	250	390	Apenas eventos em que a WMPT participou na organização. Não estão aqui contabilizados eventos nos quais participamos como convidados	inscrições, visualizações no youtube e facebook, contagem de participantes, toolforge (WLM), dashboard
Number of editors	New and returning contributors from Wiki Loves campaigns:, Trainees at editing workshops and edit-a-thons:	280	216	We had a decrease of capacity in the last months due to an employee medical leave	User participation
Number of organizers	Increase the number of persons with the ability and willing of lead the organisation of events or be a part of events organisation team.	15	15		self recording

**Number of new content contributions per Wikimedia project**
Wikimedia Project	Description	Target	Results	Comments	Methodology
Wikimedia Commons	Number of photos contributed in Wiki Loves Campaigns	20000	N/A	N/A	N/A
N/A	N/A	N/A	N/A	N/A	N/A
N/A	N/A	N/A	N/A	N/A	N/A
N/A	N/A	N/A	N/A	N/A	N/A
N/A	N/A	N/A	N/A	N/A	N/A

14. Were there any metrics in your proposal that you could not collect or that you had to change?

No

15. If you have any difficulties collecting data to measure your results, please describe and add any recommendations on how to address them in the future.

N/A

16. Use this space to link or upload any additional documents that would be useful to understand your data collection (e.g., dashboards, surveys you have carried out, communications material, training material, etc).

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N/A

Part 4: Organizational capacities & partnerships

17. Organizational Capacity

Organizational capacity dimension
A. Financial capacity and management	This capacity is low, and we should prioritise developing it
B. Conflict management or transformation	This capacity has grown but it should be further developed
C. Leadership (i.e growing in potential leaders, leadership that fit organizational needs and values)	This capacity has grown but it should be further developed
D. Partnership building	This capacity has grown but it should be further developed
E. Strategic planning	This capacity is low, and we should prioritise developing it
F. Program design, implementation, and management	This capacity has grown but it should be further developed
G. Scoping and testing new approaches, innovation	This capacity has grown but it should be further developed
H. Recruiting new contributors (volunteer)	This capacity has grown but it should be further developed
I. Support and growth path for different types of contributors (volunteers)	This capacity has grown but it should be further developed
J. Governance	This capacity has grown but it should be further developed
K. Communications, marketing, and social media	This capacity is low, and we should prioritise developing it
L. Staffing - hiring, monitoring, supporting in the areas needed for program implementation and sustainability	This capacity has grown but it should be further developed
M. On-wiki technical skills	This capacity has grown but it should be further developed
N. Accessing and using data	This capacity has grown but it should be further developed
O. Evaluating and learning from our work	This capacity has grown but it should be further developed
P. Communicating and sharing what we learn with our peers and other stakeholders	This capacity has grown but it should be further developed
N/A
N/A

17a. Which of the following factors most helped you to build capacities? Please pick a MAXIMUM of the three most relevant factors.

Formal training provided by a Wikimedia Movement organizing group (i.e., Affiliates, Grantees, Regional or Thematic Hub, etc.), Peer to peer learning with other community members in conferences/events, Peer to peer learning with other community members in community/ies of practice* (structured and continuous learning and sharing spaces), Peer to peer learning with other community members (but that is not continuous or structured)

17b. Which of the following factors hindered your ability to build capacities? Please pick a MAXIMUM of the three most relevant factors.

Lack of staff time to participate in capacity building/training, Lack of volunteer time to participate in capacity building/training

18. Is there anything else you would like to share about how your organizational capacity has grown, and areas where you require support?

N/A

19. Partnerships over the funding period.

Over the fund period...
A. We built strategic partnerships with other institutions or groups that will help us grow in the medium term (3 year time frame)	Strongly agree
B. The partnerships we built with other institutions or groups helped to bring in more contributors from underrepresented groups	Neither agree nor disagree
C. The partnerships we built with other institutions or groups helped to build out more content on underrepresented topics/groups	Neither agree nor disagree

19a. Which of the following factors most helped you to build partnerships? Please pick a MAXIMUM of the three most relevant factors.

Permanent staff outreach, Staff hired through the fund, Partners proactive interest

19b. Which of the following factors hindered your ability to build partnerships? Please pick a MAXIMUM of the three most relevant factors.

Lack of staff to conduct outreach to new strategic partners, Lack of staff capacity to respond to partners interested in working with us, Limited funding period

20. Please share your learning about strategies to build partnerships with other institutions and groups and any other learning about working with partners?

Uma parceria duraroura implica confiança e conhecimento mútuo, e isso consegue-se com o tempo, começando com coisas simples, e de fácil entendimento para os parceiros, aumentando a complexidade com o tempo. Dessa forma, as parcerias deixam de ser unicamente de propósito unico, mas com o tempo, com potencial de expansão.

Em termos WIkimédia e comunidades de espírito livre, têm-se revelado imensamente produtivo o contato regular, em eventos ou na preparação conjunta dos mesmos, pois permite compreender o que de melhor se faz noutras organizações. Este tipo de contactos e parcerias permitem igualmente a organização mais eficaz de eventos conjuntos, com um menor esforço por parte da WMPT.

Part 5: Sense of belonging and collaboration

21. What would it mean for your organization to feel a sense of belonging to the Wikimedia or free knowledge movement?

Sentimento de pertença significa sentir-se incluído e valorizado numa rede de trabalho e colaboração, onde indivíduos e organizações juntam forças para alcançar um objetivo comum. O grande objetivo, recolher e desenvolver conteúdos educativos sob licença livre ou em domínio público, e divulgá-los de forma eficaz e globalmente, é composto por vários tipos de acção e projetos, como a defesa de licenças livres, o livre acesso à informação, ou o desenvolvimento de projetos de conteúdo. Torna-se, pois, importante valorizar e potenciar todos esses elementos de um vasto ecossistema.

22. How has your (for individual grantees) or your group/organization’s (for organizational grantees) sense of belonging to the Wikimedia or free knowledge movement changed over the fund period?

Increased significantly

23. If you would like to, please share why it has changed in this way.

É um resultado de todo o trabalho que tem vindo a ser desenvolvido nos últimos 3 anos que se tornou possível graças ao apoio financeiro obtido através das grants. A contratação de staff facilitou a gestão da organização e o desenvolvimento de atividades mais estruturadas. A organização de atividades presenciais pensadas para a comunidade de editores, principalmente durante o período desta grant, fizeram com que o sentimento de pertença aumentasse significativamente, o que revela num crescente interesse em realizar e participar nas atividades já calendarizadas. Há igualmente um maior reconhecimento e envolvimento de entidades parceiras como Universidades, bibliotecas e arquivos nas atividades, e, aos poucos, partilhando os valores do movimento.

24. How has your group/organization’s sense of personal investment in the Wikimedia or free knowledge movement changed over the fund period?

Increased significantly

25. If you would like to, please share why it has changed in this way.

Ao passar para um modelo profissional, a associação passou a poder desenvolver projetos de maior envergadura, e com mais complexidade. Ao mesmo tempo, passou a ter mais recursos para apoiar a comunidade nas suas necessidades. Durante a execução deste grant, notou-se a vontade de maior envolvimento por parte de pessoas, voluntárias e membros de comunidades e entidades parceiras, muitas delas com um envolvimento pessoal muito maior. O envolvimento de figuras de relevo de outras comunidades é também um factor muito importante para a Wikimedia Portugal, porque isso traz conhecimento e experiência acumulada noutras comunidades, que tentamos aproveitar internamente. Acima de tudo, começa a crescer dentro da comunidade a sensação de que é possível fazer a diferença.

26. Are there other movements besides the Wikimedia or free knowledge movement that play a central role in your motivation to contribute to Wikimedia projects? (for example, Black Lives Matter, Feminist movement, Climate Justice, or other activism spaces) If so, please describe it below.

Tal como nos anos anteriores continuamos a manter uma forte ligação com o movimento de acesso aberto, direitos digitais, licenças livres, software livre e ciência aberta e ciência cidadã em Portugal. Começamos a ver o resultado dos esforços desenvolvidos junto da comunidade académica que começam a perceber os benefícios de utilizarem as plataformas e ferramentas da wikimedia nos seus projectos e como forma de divulgar o conhecimento por ela produzido. Atualmente, começamos a ter também um crescente interesse da parte dos bibliotecários e arquivistas portugueses, principalmente por campanhas que permitam desenvolver atividades com os utilizadores das bibliotecas.

Supporting Peer Learning and Collaboration

We are interested in better supporting peer learning and collaboration in the movement.

27. Have you shared these results with Wikimedia affiliates or community members?

Yes

27a. Please describe how you have already shared them. Would you like to do more sharing, and if so how?

Em encontros com parceiros e reuniões bilaterais

28. How often do you currently share what you have learned with other Wikimedia Foundation grantees, and learn from them?

We do this occasionally (less than once a month)

29. How does your organization currently share mutual learning with other grantees?

A comunicação dos trabalhos em curso foi feita de forma regular através da newsletter GLAM Wiki e da newsletter da Wikimedia Portugal, que passou a ser mantida mensalmente e inclui o anúncio de atividades planificadas, além de outras notícias de relevo para a comunidade Wikimedia em Portugal. Temos também desenvolvido esforços no sentido de divulgarmos o nosso trabalho e as actividades que desenvolvemos em parceria com outros grupos através do DIFF. Para além disto, a partilha de experiências e aprendizagens tem sido realizada através do contacto directo com membros de outros grupos e capítulos, em eventos como a Wikimedia Summit e a assembleia geral da Wikimedia Europa, ou reuniões diretas.

Part 6: Financial reporting and compliance

30. Please state the total amount spent in your local currency.

107073.54

31. Local currency type

EUR

32. Please report the funds received and spending in the currency of your fund.

Upload Documents, Templates, and Files.

Report funds received and spent, if template not used.

https://docs.google.com/spreadsheets/d/18-pt08q2Uatx-NcTjWkXe_fSVsfOFGBkiiMo-rwVjwQ/edit?usp=sharing

33. If you have not already done so in your budget report, please provide information on changes in the budget in relation to your original proposal.

We've made a very detailed budget, by event, but it was easier to manage globally by category.

34. Do you have any unspent funds from the Fund?

34a. Please list the amount and currency you did not use and explain why.

€10 235,89. Devido a um conflito de calendário, o Porto Meeting 2024 foi adiado para 2025. Perto da data do evento foi detetado um outro evento internacional Wikimedia para a mesma data, e em que parte dos participantes alvo seriam os mesmos. Na incapacidade de encontrar uma nova data, optou-se pela não realização em 2024. No primeiro semestre de 2024, uma das funcionárias ficou de baixa médica, diminuindo consideravelmente a nossa capacidade operacional durante uns meses.

34b. What are you planning to do with the underspent funds?

A. Propose to use the underspent funds within this Fund period with PO approval

34c. Please provide details of hope to spend these funds.

Planeamos incorporar no grant 2024/2025, a reforçar a verba dos custos programáticos.

35. Are you in compliance with the terms outlined in the fund agreement?

As required in the fund agreement, please report any deviations from your fund proposal here. Note that, among other things, any changes must be consistent with our WMF mission, must be for charitable purposes as defined in the grant agreement, and must otherwise comply with the grant agreement.

36. Are you in compliance with all applicable laws and regulations as outlined in the grant agreement?

Yes

37. Are you in compliance with provisions of the United States Internal Revenue Code (“Code”), and with relevant tax laws and regulations restricting the use of the Funds as outlined in the grant agreement? In summary, this is to confirm that the funds were used in alignment with the WMF mission and for charitable/nonprofit/educational purposes.

Yes

38. If you have additional recommendations or reflections that don’t fit into the above sections, please write them here.