Grants:Programs/Wikimedia Community Fund/Conference Fund/WikiConvention Francophone 2023/Final Report
Report Status: Accepted
Due date: 30 November 2023
Funding program: Conference Fund
Report type: Final
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[edit]- Title of proposal: WikiConvention Francophone 2023
- Username of applicant: Papischou
- Name of organization: N/A
- Amount awarded: 143846
- Amount spent: 151923 USD, 93593276 XOF
Part 1: Understanding your work
[edit]1. Did your event have any impact that you did not expect, positive or negative?
Nous avons noté un impact positif au-delà de nos espérances, à la fois au titre de la participation et de la visibilité. En termes de participation, nous n'avons enregistré aucun refus de visa. 23 pays étaient représentés à la WikiConventionFr2023. 16 participants ont bénéficié de prises en charge autres que les 116 attribuées par la subvention de la Fondation Wikimedia. Ces participants ont soit eux-mêmes financés sous fonds propres leurs participations ou soit bénéficié de prises en charge d'affiliés (Cameroun, Canada, Burkina Faso, France et Suisse). Parmi ces participants hors bourses Fondation, nous avons enregistré 2 non francophones venus du Nigeria. Ce sont par ailleurs, entre 59 et 183 participants qui ont été enregistrés sur les 4 jours de l'événement, pré-conférences y compris. Le pic de 183 participants a été atteint à la cérémonie d’ouverture le premier jour, là où nous prévoyions au maximum 120 participants au départ du projet. Nous notons également la couverture médiatique assurée par une dizaine de médias locaux et régionaux, donnant ainsi une grande visibilité à l'événement. La campagne média avant , pendant et après qui a couvert la WikiConvention francophone, a permis d’atteindre potentiellement au moins 12 945 465 personnes, à travers le monde avec un total de 30 parutions dans les médias. En plus, sur la période du 1er juin au 23 octobre 2023, les actions et activités relatives à la WikiConvention francophone ont permis d’enregistrer, 228 Tweets, 245 posts publiés sur la page Facebook de Wikimedia Côte d’Ivoire et 7 articles publiés sur le blog de Wikimedia Côte d’Ivoire.
2. What do you think will be the long term impact of this conference?
Nous prévoyons un double impact à long terme : au niveau local et au sein des communautés francophones. ● Au niveau local Cette conférence a permis à la communauté wikimédien de Côte d’Ivoire fortement représentée (62 participants venus de différentes villes du pays) de toucher de près l’environnement Wikimedien, de côtoyer des wikimediens d’autres communautés tout en découvrant de nouveaux projets et méthodes de travail. Nous nous attendons à un impact en terme d’engagement, notamment dans les contributions éditoriales sur les plateformes Wikimedia et l’adhésion aux UG et ses démembrements. Autre aspect de l’impact, ce sont de nouveaux partenariats et collaborations discutées lors de la WikiConvention francophone 2023 avec des institutions étatiques et des médias; ce qui aura pour répercussion une meilleure visibilité de Wikimedia en Côte d’Ivoire. ● Au niveau de la communauté francophone Cet évènement aura permis de réduire un peu plus les barrières entre communautés du nord et du sud, affiliés émergents et établis, et de permettre des rapprochements pour une dynamisation de la communauté francophone. Nous pouvons déjà percevoir l'implémentation de nouveaux projets dans des communautés qui ne les déployaient pas auparavant : Les Sans pages Guinées, Wikispecies etc. L’autre impact pour la communauté francophone d’Afrique, c’est la confiance en la capacité d’organiser un événement Wikimedia d’envergure international. A cela, s’ajoute une implication plus poussée des francophones d’Afrique dans le mouvement Wikimedia et dans le déploiement de projets.
3. Would you say that your work improved participants’ ability to apply new skills and knowledge?
Yes
3a. If yes, please describe how and why you think this was successful. Please describe why you think this is the case.
Nous pensons que notre travail a contribué à améliorer la capacité des participants à appliquer de nouvelles compétences. Les participants en témoignent. D’une façon générale, les tendances relevées dans l’enquête de satisfaction post-event révèlent une opinion favorable concernant l’acquisition durant l’événement de connaissances et compétences applicables au-delà la Wikiconvention francophone. 100% des répondants sont par exemple « d’accord » ou « tout à fait d’accord » avec les affirmations suivantes : « le contenu était intéressant pour moi », « Je suis reparti avec des idées nouvelles ou différentes sur la manière dont je pourrais travailler avec Wikimedia à l'avenir » et « J'ai l'intention de partager ce que j'ai appris avec ma ou mes communautés Wikimedia d'origine ». 93% des répondants ont l'intention d'appliquer ce qu’ils ont appris à leur travail au sein de Wikimedia, 91% estiment que le contenu était adapté à leur niveau de compétence et d'expérience quand 89% estiment avoir reçu des connaissances pertinentes pour leurs activités au sein du mouvement Wikimedia. Sur ces affirmations, il apparait néanmoins qu’entre 7% et 11% ne sont « ni d’accord ni en désaccord ». Parmi les sujets/compétences abordés/acquises à la Wikiconvention francophone et jugées les plus utiles/intéressantes, nous pouvons relever : les sources de financement, l’organisation d'évenements/formations, la compétence sur la pédagogie avec les jeux, notamment le jeu « wikeys à cause de sa capacité à allier jeu et apprentissage », le recrutement et l’accueil de bénévoles, le projet Lingua Libre, Openstreetmap, Wikispecies, Wikiqotes, les applications de Wikidata, notamment Listeria, générer un QR code avec les articles wikipédia, les patrouilles sur Wikipedia, le bilan carbone de WMFR… Les participants prévoient appliquer/partager les connaissances et compétences acquises lors de la Wikiconvention francophone de diverses façons, parmi lesquelles apparaissent la contribution sur les plateformes du mouvement (Wikipedia, Wikiquote, Wikispecies, Lingua Libre etc), en renforçant les capacités d’autres personnes, en concevant et déployant des projets au niveau local, constituant/recréant des groupes de travail/d’intérêt, en publiant un rapport, en organisant des ateliers de restitutions, en avançant un article au label sur Wikipédia qui concerne la Côte d'Ivoire et en participant au calcul d'un bilan carbone. 91,5% des participants estiment « avoir franchi une étape importante pour un ou plusieurs projets à la WikiConvention francophone 2023 », quand les 8,5% restant n’en sont pas sûrs. Egalement sur l’acquisition de « compétences pratiques » en rapport avec leurs activités au sein du mouvement Wikimedia, 83% des répondants estiment en avoir bénéficié durant l’événement quand les 7% restant ne le pensent pas.
4. Please use this space to upload media and other files that help tell your story and impact. You can also provide links to them.
Field to type in URLs.
WikiConvention francophone/2023/Presse - Meta. (n.d.) https://meta.wikimedia.org/wiki/WikiConvention_francophone/2023/Presse
Category:WikiConvention francophone 2023 - Wikimedia Commons. (n.d.). https://commons.wikimedia.org/wiki/Category:WikiConvention_francophone_2023
Premières contributions repérées : https://fr.m.wikipedia.org/wiki/%C3%89l%C3%A9phant_en_C%C3%B4te_d%27Ivoire https://fr.wiktionary.org/wiki/Akwaba https://fr.wikipedia.org/wiki/Condition_des_femmes_en_C%C3%B4te_d%27Ivoire#:~:text=En%202021%20la%20population%20de,%2C2%25%20d'hommes
5. To what extent do you agree with the following statements regarding the work carried out with the support of this Fund? You can choose “not applicable” if your work does not relate to these goals.
| A. Bring in participants from underrepresented groups | |
| B. Create a more inclusive and connected culture in our community | Agree |
| C. Develop content about underrepresented topics/groups | |
| D. Develop content from underrepresented perspectives | Agree |
| E. Encourage the retention of editors | Agree |
| F. Encourage the retention of organizers | Agree |
6. Please share resources that would be useful to share with other Wikimedia organizations so that they can learn from, adapt or build upon your work. For instance, guides, training material, presentations, work processes, or any other material the team has created to document and transfer knowledge about your work and can be useful for others. Please share any specific resources that you are creating, adapting/contextualizing in ways that are unique to your context (i.e. training material).
- Upload Documents and Files
- Here is an additional field to type in URLs.
- Category:WikiCONVFR23 - Présentations - Wikimedia Commons. (n.d.). https://commons.wikimedia.org/wiki/Category:WikiConvFr23_-_Pr%C3%A9sentations
7. Is there anything else you would like to share about how your efforts helped to bring in participants and/or build out content, particularly for underrepresented groups?
Nous voulons souligner les 7 points ci-dessous qui nous ont paru déterminants dans la réussite de l’organisation. Le respect des horaires, à travers la responsabilisation de timekeepers répartis dans différentes salles ont permis d’éviter les retards. L’innovation d’un défilé des drapeaux des nations présentes lors de la cérémonie d'ouverture et d’un autre à la clôture, suivi d’une passation du flambeau de la WikiconvFr sous les hymnes nationaux de la Côte d’Ivoire et du Canada ont donné un cachet empreint de solennité et de vives émotions à ces temps forts. La conception d’un programme de sorties en soirée pour les diners dans différents cadres (Bâteau bus, Restaurant, Centre culturel allemand, Bord de lagune) ont permis d’allier tourisme et divertissement (Soirée culturelle, Orchestre), contribuant à créer un fort moment de communion entre les participants. La cohésion au sein de l’équipe locale en dépit des pressions et des conflits inhérents à ce type de projet a permis de focaliser les efforts sur la poursuite vers les objectifs. Nous avons dû fixer des frais de participation eu égard à l’engouement de non boursiers qui tenaient à être des nôtres. Ces frais ont été fixés en tenant compte du coût moyen de participation. Toutefois, nous avions fait des facilités tenant compte des réalités des affiliés et participants. Nous avons mené des démarches administratives auprès de la mairie et assurer un suivi régulier des dossiers de demande de visa auprès de la sûreté nationale. Ce qui a contribué à accélérer la procédure, permettant de n’enregistrer aucun refus. Nous avons aussi invité un newcomer Luso-francophone de la Guinée-Bissau (Braima Namadjo) à participer à la WikiConvention francophone 2023 à Abidjan pour une meilleure connaissance du mouvement, la mise en relation avec d’autres Wikimediens ainsi que le déploiement d’une communauté lusophone d’Afrique de l’Ouest à partir de la Guinée-Bissau.
Part 2: Your main learning
[edit]8. Were there any major challenges or things you found difficult that you would like to share? What would you do differently next time?
La variation des coûts entre la période de soumission de la demande et celle de la réalisation du projet dû à l’inflation au niveau national a eu des répercussions sur l’exécution du budget. Par exemple, les coûts estimés des billets d’avions et des services des différents prestataires sur l’hébergement et le repas avaient une importante différence avec les coûts réels au moment de l’exécution du projet. Nous avons dû faire des ajustements pour tenir dans le budget et tenir l'événement. Egalement les appuis financiers des chapitres France et Suisse, la prise en charge de leurs membres par les chapitres canadien, suisses et français et enfin le paiement de frais de conférence ont permis de supporter les surcoûts qui se dessinaient. D’après plusieurs retours, l’accès à Internet « trainait beaucoup » ou était jugée « très faible ». Il y a aussi la durée des pré-conférences. Jugée comme « trop intense », certains répondants souhaitent une augmentation de la durée des pré-conférences. Des répondants auraient voulu visiter plus de « sites touristiques » de la capitale ivoirienne. Autres points d’amélioration : la mise à disposition plus tôt du programme des pré-conférences. En effet, le programme des conférences a été rendu disponible assez tardivement en raison de la confirmation, elle-même tardive de certains intervenants. « Il serait intéressant de partager suffisamment à l'avance les programmes afin que les participants s'y préparent également ». Ainsi une « meilleure publicité auprès des participants » pourrait être faite en amont. Il faudrait également l’afficher, si possible devant les salles. Il semble aussi qu’il y ait eu un quiproquo entre le titre du parcours porteur de projet environnement et son contenu. Une remarque à propos du bruit, à prendre en compte, notamment pour les activités sociales et festives. « Il faudrait briefer dès le début de la pré-conférence les participants au sujet du bruit. En tant que neurotypique sensible au bruit, je me suis senti parfois exclu des évènements. De même, il faudrait prévenir sur le programme de l'année prochaine quand des évènements, dans et hors du lieu de pré-conférence, sont bruyants ».
9. Was there any non-financial support that the Wikimedia Foundation could have provided that would have better supported you in achieving your goals?
Tout au long de la préparation et de l’exécution de l’organisation de la WikiConvention francophone 2023, nous avons bénéficié de la présence de Chen Almog, ses conseils et ses orientations ont contribué à la réussite cet événement. Peut-être que pour les pré-conférences, nous aurions pu nous y prendre plutôt quant à l’accompagnement effectif de la Fondation.
10. What would you recommend on a local and/or regional level as the best next step to leverage your success and momentum?
Nous encourageons les représentants de communautés présents à organiser des restitutions à leurs membres qui n’ont pu être présents pour partager cette dynamique renouvelée. Il faudra également soutenir les initiatives de collaborations entre communautés qui ont émergées durant l’événement. Wikifranca devra assumer avec plus d’audace et d’ambition son statut de hub francophone pour mieux impulser et porter ce dynamisme des affiliés francophones de Wikimedia.
11. Please add any 3 operational recommendations for future events organizers.
Constituer une équipe motivée, compétente et entreprenante Concevoir le projet de l'événement en prenant en compte les besoins et attentes des cibles Anticiper suffisamment tôt et autant que possible les tâches à exécuter Assurer un suivi régulier des tâches pour une adaptation au fil du déploiement Documenter toutes les actions en perspective de l'évaluation
Part 3: Metrics
[edit]12. Open Metrics reporting
In your application, you defined some open metrics and targets (goals). You will see a table like the one below with your metric in the title and the target you set in your proposal automatically filled in.
- Les commentaires et posts faits sur la liste de diffusion Télégram
- WikiConvention francophone/2023/Presse - Meta. (n.d.). https://meta.wikimedia.org/wiki/WikiConvention_francophone/2023/Presse
- Plusieurs partenariats développés pour le User group
- La médiatisation de l’événement ce qui contribut à faire connaître encore plus la communauté
- Enquête post évènement
- Les commentaires et posts fait sur la liste de diffusion Télégram
| Open Metrics | Description | Target | Results | Comments | Methodology |
|---|---|---|---|---|---|
| Recommandations | Cette métrique vise à relever les solutions aux défis et enjeux de Wikifranca et des communautés francophones qui ont émergées des discussions et conversations durant Wikifranca. Les rapports des sessions ainsi que les commentaires des participants collectés via les formulaires de satisfaction aideront à la collecte de ces métriques. | 10 | 6 | Depuis, il s'est tenu en novembre une AG qui a permis d'adopter plusieurs des recommandations faites à Abidjan. De même, Wikifranca vient d'obtenir le statut d'Association de droit suisse, ce qui lui confère une exonération d'impôts. | Les données ont été collectées via le Compte-Rendu de la réunion Wikifranca disponible en ligne : https://docs.google.com/document/d/1OGSFY7oHJlx7F-k3OqXrPEssmzh0As-NWfcVsTlbFd0/edit |
| Compétences renforcées | Cette métrique vise à identifier les compétences des participants qui ont été développées durant la Wikiconvention, notamment par l’apprentissage entre pairs. Il s'agira aussi d'évaluer le niveau de satisfaction des participants quant au renforcement de leurs compétences. Nous ciblons au moins 75% des participants estimant avoir développé leurs compétences durant l'événement. Elle sera collecté via les déclarations des participants dans les formulaires d'évaluation. | N/A | 82 | 82% des participants ayant répondu au formulaire d’enquête après la WikiConvention francophone 2023 estiment être satisfait par rapport au renforcement de leurs compétences.
43% ont acquis des compétences en production de contenus sur les projets Wikimedia 18% estiment avoir acquis des compétences en gestion de communautés Wikimedienne et 8% sur le réseautage et le partage d’expérience |
Enquête post évènement |
| Entraide & collaboration | Nous recherchons des exemples de collaborations et d'entraide favorisés par la WikiConvention Francophone. Ces histoires seront identifiés via les formulaires de satisfaction, puis documenter par des interviews. | 10 | 36 | 36 personnes ont eu des échanges de collaborations et d'entraide favorisés par la WikiConvention francophone 2023. | |
| Participations | Nous analyserons plusieurs segments de cette métrique : les tranches d’âge représentées, la représentation géographique enregistrée, la diversité des contributeurs selon les projets Wikimedia, les affiliés francophones présents, les partenaires, les autorités locales. Les différentes listes d'inscription et de présence aideront à effectuer ces segmentation. | N/A | 183 | Forte participation avec une diversité de participants tant du point de vue des pays, du genre que de l'âge et de l'ancienneté dans le mouvement Wikimedia
|
Formulaires de candidatures aux bourses, d'inscription à l'événement, liste de présence, Enquête de satisfaction |
| Impact | Il s'agit d'évaluer l'effet de cette organisation sur le User Group et ses membres. Des entretiens avec les différentes équipes organisatrices permettront de mieux comprendre cette métrique. | N/A | 62 |
13. Were there any metrics in your proposal that you could not collect or that you had to change?
No
13a. If you have any difficulties collecting data to measure your results, please describe and add any recommendations on how to address them in the future. Also mention why you felt you had to change some metrics.
N/A
14. Here are the templates of registration and survey tools that the Wikimedia Foundation has developed so that you can use in your conference fund work.
1. Standard Registration Form, 2. Post-event participant survey, 5. I used other survey or registration tools
14a. Please share the result(s) with us, provide the link(s) or summarize the main result(s) and insight(s) from them.
Voir fichier joint
14b. If you used other forms, please share them with us, as these forms might be useful for others to use.
Part 4: Financial reporting and compliance
[edit]15. & 16. Please state the total amount spent in your local currency.
93593276 XOF
17. Please state the total amount spent in USD.
151923 USD
18. Please report the funds received and spending in the currency of your fund.
Upload a financial report file.
Please provide a link to your financial reporting document.
N/A
As required in the fund agreement, please report any deviations from your fund proposal here. Note that, among other things, any changes must be consistent with our WMF mission, must be for charitable purposes as defined in the grant agreement, and must otherwise comply with the grant agreement.
19. If you have not already done so in your budget report, please provide information on changes in the budget in relation to your original proposal.
N/A
20. Do you have any unspent funds from the Fund?
No
20a. Please list the amount and currency you did not use and explain why.
N/A
20b. What are you planning to do with the underspent funds?
N/A
20c. Please provide details of hope to spend these funds.
N/A
21. Are you in compliance with the terms outlined in the fund agreement?
Yes
22. Are you in compliance with all applicable laws and regulations as outlined in the grant agreement?
Yes
23. Are you in compliance with provisions of the United States Internal Revenue Code (“Code”), and with relevant tax laws and regulations restricting the use of the Funds as outlined in the grant agreement? In summary, this is to confirm that the funds were used in alignment with the WMF mission and for charitable/nonprofit/educational purposes.
Yes
24. If you have additional recommendations or reflections that don’t fit into the above sections, please write them here.