Modelli di apprendimento: Verso la creazione di collaborazioni di successo su GLAM

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A learning pattern forCollaborazione per il rilascio di contenuti

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Verso una collaborazione GLAM di successo

problemLe collaborazioni GLAM tra istituzioni culturali e WIkimedia Deutchland sono varie e molto flessibili: - è proprio per questo che sono così coinvolgenti per i partecipanti

solutionNonostante le diversità, i 100 partneriati GLAM di Wikimedia deutchland ci consentono di definire alcune linee guida generali. La lista sottostante elenca cosa fare e cosa non fare quando si inizia la collaborazione con una istituzione GLAM.

creator• Barbara Fischer (WMDE)• Lilli Iliev (WMDE)

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created on17 September, 2015

Quali problemi risolve?

Le collaborazioni GLAM tra istituzioni culturali e Wikimedia Deutschland sono varie e molto flessibili: è proprio per questo che sono così coinvolgenti per i partecipanti. Nonostante le diversità, gli oltre 100 partneriati GLAM di Wikimedia Deutschland consentono di definire alcune linee guida generali. La lista sottostante elenca cosa fare e cosa non fare quando si inizia la collaborazione con un'istituzione GLAM.

Qual è la soluzione?

1. Praparazione

Essere preparati per il primo incontro è alla basa del successo quando si inizia una partnership. Se possibile si dovrebbero verificare in anticipo i seguenti punti. Le risposte indicano se la cooperazione sia vantaggiosa dal punto di vista di Wikimedia. Se questo non può essere fatto in anticipo possono essere utilizzati come domande da fare nel corso dell'incontro. Se la maggior parte delle risposte risultano essere "no", probabilmente una collaborazione non sarà possibile.

Contenuti:

La prima domanda da prendere in considerazione quando si vuole creare una collaborazione è: l'istituzione è in possesso di contenuti che potrebbero essere di interesse per un progetto Wikimedia? Tali contenuti possono includere manufatti storici, banche dati scientifiche, voci di catalogo o materiali come film, fotografie, grafica, o scansioni di oggetti.

La seconda domanda relativa ai contenuti potrebbe essere: il contenuto è già disponibile in formato digitale? Se sì, in quale misura? Se l'indagine non fornisce una risposta soddisfacente a questa domanda in anticipo, la domanda dovrebbe essere discussa nel corso della prima riunione.

La terza domanda riguarda il tema dei diritti sui contenuti digitalizzati. Per esempio, controllate il sito dell'istituzione prima della riunione, poiché esso può contenere informazioni sul riuso dei propri dati. Spesso, anche con istituzioni come la Rijksmuseum , queste informazioni sono visibili solo nella visualizzazione degli oggetti digitali, nei dettagli delle pubblicazioni, oppure nella sezione termini e le condizioni (sempre nel caso che questa sezione esista). Vale la pena discutere nel corso della riunione se il contenuto deve essere considerato come di pubblico dominio, o se si può supporre che l'ente abbia la posizione giuridica per prendere decisioni sulle licenze.

Volontari:

Anche se un ente non offre alcun contenuto interessante per i progetti Wikimedia, una collaborazione potrebbe ugualmente essere utile. Una biblioteca che ospita solo materiale protetto da copyright, per esempio, può esprimere un interesse a collaborare con Wikimedia. In questo caso, si dovrebbe verificare se l'ente ha altre risorse che potrebbero essere di interesse per i volontari di Wikimedia. Tali risorse potrebbero includere lo spazio per lo svolgimento di edit-a-thons o l'accesso ai testi di consultazione su argomenti particolari. In alternativa, l'ente potrebbe essere in grado di offrire qualcosa che si potrebbe utilizzare per ringraziare i volontari per il loro duro lavoro e l'impegno. Un tour esclusivo dietro le quinte di un teatro, per esempio, sarebbe una buona occasione per mostrare ai volontari quanto il loro sostegno sia apprezzato

E 'importante coinvolgere il più presto possibile i volontari di Wikimedia nelle discussioni sulle potenziali collaborazioni per chiarire il loro interesse. Se i volontari non sono interessati, allora questa particolare collaborazione potrebbe (e dovrebbe) avere una priorità bassa.

Una questione completamente diversa per quanto riguarda i volontari è se l'ente stesso ha un potenziale bacino di volontari che potrebbero essere conquistati da Wikimedia attraverso la collaborazione con i volontari del progetto Wikimedia. Visto da questo punto di vista, una discussione con una società storica potrebbe essere abbastanza interessante, anche se non possiamo aspettarci di ottenere dei contenuti liberi interessanti.

Una volta ricevute risposte positive ai punti sopra indicati, i benefici per la vostra associazione Wikimedia derivanti da una collaborazione diventeranno più chiari.

Contatti:

Più alto è il ruolo del vostro interlocutore all'interno dell'ente, meglio è. Un altro vantaggio è se la persona di riferimento ha precedenti esperienze con progetti Wikimedia e ha lavorato con i volontari prima. L'incontro dovrebbe durare almeno un'ora. È possibile inviare materiale quale brochure GLAM (questo esempio è in tedesco) alla persona di contatto prima della riunione in modo che lui o lei si facciano un'idea delle opportunità che una partnership Wikimedia fornisce. Nel fissare l'incontro è possibile fare riferimento ai contenuti della brochure, concordando sul fatto che nel corso della riunione questi contenuti saranno ulteriormente approfonditi.

2. La riunione:

Obiettivo:

Collaborare significa lavorare insieme su qualcosa. E' importante che si presentino forti argomenti per spiegare perché una collaborazione con Wikimedia è utile per un istituto GLAM. Assicuratevi di aver controllato tutti i punti sopracitati ed avere un chiaro obiettivo in mente. L'obiettivo finale è una situazione win-win.

Struttura:

L'incontro iniziale generalmente ha un carattere informale:

Breve conversazione
Introduzione
Temi per la collaborazione
Presentazione dei propri interessi
Sottolineare le opportunità offerte dalla collaborazione
Discutere i possibili ostacoli
Raggiungere un accordo e decidere i passi successivi

Argomenti:

Visibilità: Grazie alla collaborazione con Wikimedia, un ente può aumentare la sua presenza online attraverso le sue contribuzioni ai contenuti nei progetti Wikimedia. Per l'ente, ciò si traduce in una maggiore visibilità, più visitatori sia online che offline, più collaboratori, più sponsor, e, infine, una maggiore importanza - anche per quanto riguarda la concessione dei fondi. Non vi è alcuna garanzia che queste cose accadranno, ma la collaborazione migliora notevolmente le prospettive di un ente.
Reperibilità: Una partnership con Wikimedia rende più facile la ricerca online dei contenuti di un ente, i suoi metadati, ecc, perché essi sono collocati in un contesto più ampio e generale.
Anche altri enti lo stanno facendo: Il fatto che enti simili o di maggior rilievo siano già entrati in collaborazione con Wikimedia è un argomentazione efficace.
Comprendere Wikipedia: Non bisogna ignorare il "fenomeno Wikipedia" - è altrettanto importante per gli enti capire e, idealmente, essere coinvolti in questo fenomeno, quanto è l'avere un sito web e essere attivi sui social media.
Nuove prospettive: Il riuso gratuito di dati e contenuti può dare origine a nuovi prodotti e fatti che aiutano l'ente ad entrare in nuovi gruppi target.
Responsabilità sociale/ Obiettivi educativi: I cittadini hanno il diritto di accedere ai contenuti culturali che sono stati finanziato dalle entrate fiscali.

Opportunità derivate dalla collaborazione:

Quali obiettivi possiamo raggiungere insieme? Per rispondere a questa domanda è necessario avere una immagine più chiara possibile di cosa possiamo ottenere dalla collaborazione. Contemporaneamente, bisogna chiarire che la collaborazione può svilupparsi in modalità personalizzate. Si raccomanda di suggerire alcuni dei sottoelencati strumenti testati e verificati per illustrare gli scopi della collaborazione.

Supporti che offre Wikimedia Deutschland:

Scegliere il supporto:

Come decidere quale formato è il più adatto?

Il questionario durante il primo incontro dovrebbe aiutare ad ottenere un primo quadro generale della situazione.
Un ente senza esperienza di collaborazioni con Wikimedia dovrebbe iniziare con i formati

KulTour o GLAM on Tour. Questi eventi permettono a volontari e dipendenti di approfondire contenuti di loro interesse e di sviluppare i contenuti insieme.

Il Wikiversum World Café è un ottimo format per nuove collaborazioni perché informa dipendenti e volontari dell'istituzione GLAM sui progetti Wikimedia e li incoraggia a farsi coinvolgere personalmente.E' adatto a istituzioni che possono trovare autonomamente almeno una ventina di partecipanti.
Un progetto QRpedia ha bisogno di molti volontari disposti a scrivere articoli in diverse lingue. L'ente deve essere disposto a esporre i codici QRpedia e la Wikimedia Foundation deve permettere l'utilizzo del logo.
Per partecipare al progetto Coding da Vinci l'ente deve già possedere una buon numero di dati digitali ed essere disposto a renderli disponibili con licenza libera.
Inviare un Wikipediano in Residenza è utile solo se l'ente ha preparato il terreno per licenze libere e digitalizzazione e se ha già iniziato il processo che comporta. Solo in quel momento il WiR può istruire e assistere i colleghi creando legami con il Wikiverso.

Stabilire i passi successivi:

Alla fine dell'incontro entrambi dovrebbero avere un'idea chiara di quali sono i passi successivi e quali attività congiunte intraprendere. Bisognerebbe inviare una mail di follow-up per ringraziare i partecipanti all'incontro e ribadire per iscritto gli accordi presi. Che cosa si farà, quando, da chi? Quando va intrapreso ogni passo?

Può anche essere utile da un punto di vista organizzativo stendere un accordo in cui siano specificati e controfirmati tutti i compiti e le attività di tutti i partecipanti. L'impegno reciproco è la chiave di ogni collaborazione - crea fiducia. Siate attenti a non promettere nulla che non possiate realizzare.

3. Problemi e ostacoli

Di seguito un breve riassunto sui probabili ostacoli:

La questione delle licenze libere è spesso un punto delicato nel decidere di collaborare. Per esempio un ente che ospita un tour fotografico avrebbe il diritto di proibirne l'uso commerciale, e sarebbe inutile fare foto per i volontari Wikimedia.
La logistica può essere un problema se il progetto richiede la partecipazione di volontari ma l'istituzione è disponibile al lavoro collaborativo solo negli orari d'ufficio.
Se l'ente crede di poter decidere il risultato finale o addirittura di proibire la pubblicazione di voci di Wikipedia, o di influenzare in qualsiasi modo il lavoro dei volontari, si sbaglia. I volontari sono liberi di decidere come lavorare. Questo deve essere comunicato con chiarezza in anticipo.
Nessuno può garantire all'ente che i format e gli eventi che coinvolgono Wikimedia riescano esattamente come pianificato. Le attività sono libre e basate sulla contribuzione volontaria. Questo può causare molta frustrazione, quindi è importante affrontare esplicitamente l'eventualità.
Ricordatevi che per molti enti è insolito lavorare con volontari senza alcun partner istituzionale. In questo caso il vostro capitolo locale Wikipedia può funzionare da intermediario.

Ecco qualche suggerimento da ricordarsi al primo incontro con un ente. Le basi principali per la collaborazione sono fiducia, pazienza e perseveranza. A volte un ente può essere davvero interessato, ma non è il momento giusto. In questo caso, riprendere la discussione dopo un pò di tempo può portare a una partnership. Di solito è una buona cosa dimostrare un genuino interesse per l'ente e i suoi potenziali preziosi contributi. Tutto il resto riguarda le vostre capacità di negoziazione e una bella dose di fortuna, per essere al posto giusto al momento giusto.

Vedi anche

WMDE GLAM partnerships

Percorsi correlati

Collegamenti esterni

GLAM brochure (German)
GLAM flyer (German)
GLAM on Tour flyer(German)
Wikiversum Weltcafé flyer (German)
Workshop CC Change your mind flyer (German)
Film “Wikipedia on GLAM tour” (English subtitles available)
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Endorsements

This pattern has been very helpful during the design phase of Ireland's Wikimedian in Residence program. We met with a manager from Cancer Research UK who recently completed a Wikimedian Residency, which he presented the results of at a Science Communications conference in Ireland. He gave us insight on how to approach organisations about the program and what benefits to highlight. He also provided additional advice on how to encourage in house editors to continue editing (by keeping in close contact with them). Due to this discussion we are looking beyond the cultural and government organisations we have been targeting towards other non-profit organisations in Ireland. We look forward to putting this into place in Ireland in 2016. The full report can be seen here Sameichel (talk) 11:21, 18 December 2015 (UTC)[reply]
I would like to add my initial thoughts about the continuity of these partnerships and what it requires from both parties: the Wikimedia representative and the memory organization. It is important to encourage and support the enthusiastic individuals in the memory organizations as well as in the movement, but to base the long-term collaboration between organizations, usually a chapter: follow up, support, fund, connect, generate new ways to engage. This is valid also for niche topics and small chapters. In the process of creating partnerships, we are also creating new experts in the movement and in the organizations, who will have enormous impact when they disseminate their learnings in their circles. Relationships may start our small and take time, but an engaged memory institution is likely get more engaged, and in different ways. They get involved, because they see the mutual benefit. A relationship with a memory organization is a long-term affair that has to be fostered. (Created as part of IEG/Wikimaps Warper 2.0/Midpoint report)--Susannaanas (talk) 06:28, 17 April 2016 (UTC)[reply]