Subventions:APG/Comité de diffusion de fonds/Groupe consultatif/Recommendations/2014

Conseils adressés au directeur exécutif de la Fondation Wikimédia par le groupe consultatif du Comité de diffusion des fonds

La dernière réunion du groupe consultatif du FDC (AG) s'est tenue les 25 et 26 mai 2014 à Francfort. Conformément au cadre du FDC, l'objectif principal de l'AG était d'évaluer si le processus FDC a été couronnée de succès et de fournir des recommandations sur l'avenir de la diffusion des fonds au sein du Mouvement Wikimedia. En particulier, le rôle de l'AG était "de conseiller le Directeur exécutif WMF sur les améliorations à donner au processus fondé sur l'évaluation des apprentissages et de mises à jour".

Le groupe consultatif du FDC a décidé à l’unanimité :

• "que le FDC a réussi à atteindre son objectif d'une meilleure diffusion des fonds de notre Mouvement,
• "et de recommander au Directeur exécutif de laisser le FDC poursuivre sa mission, avec quelques améliorations apportées au processus et à la structure".

Nous tenons à remercier le FDC et les autres bénévoles impliqués, ainsi que le personnel et Sue Gardner (l'ancien Directeur exécutif de la WMF) d'avoir su créer le processus FDC et de l'avoir mené au succès au cours des deux premières années. Ce n'est que grâce à leurs efforts que nous sommes actuellement en mesure de faire un retour sur les grands débuts de ce comité.

L'AG a défini neuf principaux sujets à aborder lors de la réunion afin d'améliorer le processus FDC :

• Renouvellement simplifié ou poursuite du financement pour les demandeurs ;
• Segmentation des propositions ou « bandes de financement » ;
• Souplesse du processus ;
• Mesures et évaluation de l'impact ;
• Diversité de l'octroi de subventions selon les régions ;
• Diversification des sources de financement pour les organisations Wikimedia ;
• Renforcement des capacités des demandeurs;
• Conditions d'adhésion au FDC ;
• Participation de WMF en tant que demandeur de fonds au sein du processus FDC.

Renouvellement simplifié ou poursuite du financement pour les demandeurs

Afin de réduire la charge de travail du FDC et des demandeurs, il serait bon que le processus FDC prévoie l'approbation simplifiée du renouvellement de subventions annuelles existantes. Si une organisation demande à revoir le montant de la subvention annuelle, elle devra apporter la preuve de son impact sur notre mission chaque année, et les versements supplémentaires ne seront fondés que sur ces progrès. Le renouvellement du financement concernerait uniquement les fonds du plan annuel et non les projets individuels. Un pilote devrait être mis en place pour évaluer l'efficacité de cette méthode.

Segmentation des propositions ou « bandes de financement »

Les propositions de financement peuvent être réparties en tranches ou en groupes divisés en fonction de l'importance des demandes, de l'âge de l'organisation ou d'autres critères. Si cette idée est appliquée, les modalités de cette répartition ainsi que ses causalités doivent être claires. Il peut être avantageux pour des groupes de s'appairer et de se soutenir mutuellement. Ce système peut comprendre pour les groupes des mesures incitatives à se développer de manière appropriée dans leur secteur, mais au risque de donner l'impression de favoriser la part des grands organismes ou de souhaiter leur formation. Nous recommandons cette question à l'examen du Directeur exécutif même si le consensus ne s'est pas fait sur un résultat souhaité.

Flexibilité du processus

Le système de « garde-fous » qui, l'an dernier, limitait l'augmentation ou la diminution du financement ne nous est plus d'aucun secours. Nous devrions d'avantage prendre en considération les améliorations ou les progrès réalisés séparément par chaque organisation, à charge pour elle-même de présenter des plans de croissance à long terme et de mettre l'accent sur ​​la croissance prévue et la croissance durable.

Les grandes organisations peuvent présenter des demandes détaillées de financement, mais les organisations dont les demandes sont plus petites devraient être autorisées à présenter des plans moins détaillés.

Nous proposons la création d'un « Groupe consultatif d'attribution des subventions » ("Grantmaking Advisory Group") chargé d'appuyer une stratégie intégrée pour différents programmes de subventions WMF et d'examiner leur impact sur ​​une période de 2 ou 3 ans, tandis que le « Groupe consultatif du Comité de diffusion des Fonds » ("Fund Dissemination Committee Advisory Group") actuel peut être arrêté.

Indicateurs et évaluation de l’impact

Nous recommandons à la WMF de définir un ensemble de mesures et d'indicateurs mondiaux utilisables par tous les demandeurs dans leurs propositions et leurs rapports, et de les encourager à définir eux-mêmes d'autres mesures quantitatives et qualitatives pertinentes pour leur contexte et pour leurs stratégies.

Même si les demandeurs définissent leurs propres indicateurs pour exposer les résultats de leurs programmes, ils doivent sans cesse avoir présents à l'esprit la mission et les objectifs stratégiques de Wikimedia. Les organisations devraient s'efforcer de mesurer l'impact de leurs activités hors ligne sur le travail en ligne.

Diversité de l'octroi de subventions selon les régions

Il faut absolument s'assurer que les ressources du Mouvement (qui comprennent les fonds sans s'y limiter) seront équitablement répartis entre les diverses zones géographiques, y compris ceux de l'hémisphère sud, actuellement les parents pauvres du processus FDC. Même ainsi, nous croyons que la volonté de s'organiser plus encore que l'emplacement géographique devrait rester le principal critère pour les recommandations de financement du FDC. Le subventionnement de la WMF s'applique actuellement aux bénévoles et aux entités individuelles selon divers mécanismes incluant des subventions d'engagements individuels, de projets et d'événements. Certains d'entre eux conviennent peut-être davantage à l'extension de la répartition géographique des ressources dans l'ensemble du Mouvement, qui reste un objectif à long terme.

Diversification des sources de financement pour les organisations Wikimedia

Il faut encourager le développement des diverses sources de financement ainsi que des autres ressources des organisations Wikimedia tant que ce financement supplémentaire renforce la mission Wikimedia et s'aligne sur les valeurs du Mouvement. Ces ressources ne doivent pas être considérées comme uniquement financières.

Nous reconnaissons que notre Mouvement a le privilège de disposer d'une relative facilité d'accès à des ressources financières grâce à la collecte de fonds en ligne. L'AG estime que la diversification des fonds de soutien à notre Mouvement est avantageuse, y compris la promotion de la sécurité financière à long terme, le renforcement financier à l'échelle locale. Elle assure en outre une certaine autonomie à la fondation. Cependant, l'AG entend aussi mettre les organisations en garde contre le temps passé et les ressources considérables engagées à la collecte de fonds, qui peuvent distraire du programme de travail lié à la mission en ligne et hors ligne. Afin de maintenir un équilibre durable, nous vous soumettons donc les directives suivantes :

• On entend par "financement extérieur" un don destiné à soutenir notre communauté. Nous devons veiller à ce que ce soutien financier soit compatible avec la mission et les valeurs de notre Mouvement.
• Les partenariats locaux peuvent conduire à une activité programmatique à fort impact et à étendre nos communautés de bénévoles. Tout élément de collecte de fonds doit être nominal de telle sorte que l'accent reste mis sur le travail de programme, ou qu'il continue à porter sur les ressources non financières.
• L'objectif des organisations du Mouvement devrait être axé sur l'activité programmatique. En conséquence, les organisations du Mouvement doivent être prudentes dans l'embauche de personnel chargé de la collecte de fonds.
• Dans la mesure où les organisations recueillent des fonds par le biais des frais d'adhésion, ceux-ci devraient être minimes afin de n'exclure personne de la participation aux organisations du mouvement.

Renforcement des capacités des demandeurs

Alors que la plupart des organisations Wikimedia existantes se sont développées un peu en dehors de la WMF, nous recommandons que la WMF soutienne activement les capacités des organisations nouvelles et existantes afin de renforcer leur efficacité. Néanmoins, ce renforcement des capacités ne devrait pas être le principal intérêt du FDC. Au contraire, les organisations du Mouvement, le Comité des affiliations ainsi que le personnel de la WMF - y compris le personnel affecté à l'aide du FDC - doivent s'employer conjointement à servir de modèles aux organisations. Le processus FDC devrait continuer à servir de repère d'excellence pour montrer les bienfaits de cette efficacité organisationnelle croissante.

Conditions d'adhésion au FDC

L'AG du FDC estime que la force du FDC réside tout entier dans le fait que ce comité est entièrement composé de bénévoles. Toutefois, même s'il reconnaît que son personnel est souvent bénévole de Wikimedia, l'AG suggère que le FDC change de cadre afin que les personnels des organisations financées par le FDC ne soient pas admissibles au FDC.

Bien qu'on ne soit pas parvenus à un consensus sur la façon dont les nominations et les élections à la FDC devraient se faire à l'avenir, l'AG a conseillé au Directeur exécutif d'examiner la problématique du fond de roulement : 50% chaque année c'est considérable. L'AG a également fortement recommandé que l'on continue à favoriser la diversité de la FDC dans un certain nombre de domaines, y compris le sexe, la région, la langue et les projets Wikimedia.

Participation de la WMF en tant que demandeuse de fonds au sein du processus FDC

L'accord de l'AG s'est effectué sur l'obligation d'un examen public du plan annuel de la WMF avant son approbation. Cependant, on ne s'est pas accordé sur le fait de savoir s'il doit ou non s'inscrire dans le processus FDC. Actuellement, le FDC émet des avis sur la première version du plan et du budget annuel de la WMF, sans l'allocation en dollars, et il informe la Commission. L'AG recommande au Directeur exécutif d'examiner l'ensemble des diverses suggestions formulées par l'AG, par le FDC et par les autres membres de la communauté afin de trouver la meilleure solution possible qui permette de trouver un équilibre entre d'une part les efforts intenses nécessaires réclamés à la fois au FDC et au personnel, et d'autre part ce que vaut le contrôle de la communauté.

Annexe à l'avis émanant du Groupe consultatif FDC pour le Directeur exécutif de la WMF

Le Groupe consultatif du FDC a eu des discussions longues et intenses sur de nombreux aspects du processus FDC. L'AG a décidé de proposer à la connaissance du Directeur exécutif de la WMF certaines des idées différentes qui ont émergé de ces discussions, même si elles n'ont pas débouché sur un consensus clair, de sorte qu'elles puissent être envisagées à l'avenir.

Modifications portée à la proposition et à la présentation des rapports

• Accepter d'autres formats pour les propositions et les rapports ;
• Les rapports ne devraient exposer que la réalité existant au sein de leurs groupes.
• Les rapports devraient chercher la cohérence - pas trop la divergence ;
• Il ne s'agit pas de choisir entre telle chose ou telle autre : il pourrait y avoir quelques points de comparaison ;
• Finances et mesures doivent être cohérentes ;
• Il devrait s'écouler plus de temps entre la décision du Conseil et de la date d'attribution (par exemple, le 1er juillet 2014 pour la date de publication de la décision, et le 1er août pour la date d'attribution).
• Meilleures lignes directrices pour les propositions et les rapports ;
• Simplifier les besoins liés aux rapports ;

Status des membres du FDC

• Évitez le turnover de 50% du FDC chaque année ;
• Faire en sorte que la sélection (ou la nomination) et l'élection des membres du FDC se produisent simultanément chaque année.
• Ne pas procéder au vote : avec seulement 1.500 voix ce n'est peut-être pas la peine ;
• Avoir une diversité croissante ;
• Fréquences : doivent-elles être portées de 2 à 3 ans ?
  • Soit passer à une fréquence de 3 ans avec recouvrement par moitié chaque année (avec des mesures pour les temps d'inactivité).
  • Soit rester à 2 en raison de l'intensité du processus ; il n'y a pas de limites de durée, ainsi les gens peuvent présenter une nouvelle candidature s'ils le veulent.

Communications du FDC

• Penser à plusieurs processus hors-wiki (comme cela a déjà été mis à l'essai) à la fois par FDC et par le personnel ;
• Interaction possible par téléphone/skype/ etc. pendant le processus pour rendre les questions plus claires ;
  • En revanche : on a beaucoup discuté sur ce sujet, mais pour être juste envers la communauté internationale (en particulier si l'on évoque la facilité avec l'anglais et avec la mémoire en ligne), autant que possible passer par wiki. En outre, certaines organisations préfèrent écrire plutôt que parler.

Personnel, mentorat et renforcement des capacités

• Comment le Mouvement devrait-il évaluer les frais généraux élevés et les coûts fixes des organisations Wikimedia dans le processus FDC ?
  • La question la plus importante est celle de l'impact et de l'efficacité : notre personnel n'est pas seulement administratif mais il contribue au travail programmatique. Cependant, on doit aussi évaluer l'organisation (y compris son personnel et les autres frais fixes) en fonction de ce qu'elle contribue à apporter au Mouvement. À l'heure actuelle, nous ne savons pas si le coût de la mise en œuvre des programmes et le développement des organisations possède assez de valeur ajoutée.
• Le mentorat doit arriver nécessairement, mais il faut veiller à éviter une dérive des objectifs de la FDC et voir qui devrait être responsable - le personnel de la WMF, AffCom, ou autres.

Plaintes du FDC et les processus d'appel

• Le système de médiation fonctionne bien pour les plaintes touchant au processus. Le processus d'appel devrait être clarifié et utilisé strictement pour les situations extrêmes. On ne s'est pas mis d'accord sur le fait de maintenir ou d'éliminer ce processus.
• Proposer que le Conseil établisse des critères de clarification quand les appels peuvent entraîner le retournement d'une recommandation FDC.
• Proposer l'élimination totale du processus d'appel. Dans le système actuel, "appel" veut dire "Je veux qu'on revienne sur la décision" ; "plainte" veut dire "Je pense qu'il y a un problème de procédure auquel l'organisme doit faire face à l'avenir." Un processus d'appel signifie donc à la FDC que vous n'avez pas confiance dans tout le processus.
• Etablir un processus de plainte officielle près du médiateur, qui peut alors décider si la plainte est suivie d'un recours près de la Commission.
  • Peut-être préciser qu'on doive limiter les recours à cause de soupçons de partialité, plutôt que de ne pas aimer une décision.
• Le but initial origine derrière la procédure d'appel était de permettre de rendre des comptes.
• Clarifier le point sur ​​les recours et les critères.

Diversification des fonds

• Pensez à élaborer des systèmes de mesures pour mesurer/quantifier les dons en nature (tels que l'espace, les matériaux, etc). Nous savons qu'ils constituent une ressource importante pour les organisations qui n'a pas encore été évaluée.
• Le recrutement d'un personnel d'organisation ne doit pas être nécessaire pour collecter des fonds.
• Des organisations Wikimedia pourrait réaliser une étude afin de déterminer les coûts moyens supportés par les organisations membres en fonction de leur contexte ce qui pourrait constituer une référence applicables à leurs propres frais
• Il pourra être utile de tracer des lignes directrices supplémentaires concernant l'utilisation de la marque de notre communauté dans la collecte locale de fonds.

Renouvellement simplifié ou poursuite du financement pour les demandeurs

• Pour les petites demandes de financement, on devrait pouvoir les couvrir à 100% en cas d'approbation.
• Certaines orientations pour le financement pluri-annuel/renouvelé :
  • Dans la continuité du processus de plan annuel, mais avec une conditionnalité fondée sur les performances notées à mi-parcours.
  • Un financement pluriannuel ne devrait pas être basé sur un projet, même si les plans annuels sont ajustables sur des projets à échéances différentes.
  • Réduire la quantité de travail du demandeur comme du FDC, tout en maintenant l'évaluation de la reddition des comptes et de l'impact réel.
• Limiter le renouvellement à un processus de deux sans, pas plus.
• Suivre un pilote avec les bénéficiaires existants.

Indicateurs et évaluation

• Une mesure-clé à laquelle nous, en tant que Mouvement, devrions nous atteler consisterait à évaluer les activités hors ligne et leur impact en ligne. Cela pourrait se faire grâce à l'utilisation de données géolocalisées agrégées de façon anonyme.
• Des mesures appropriées devraient inclure des indicateurs de performance clés (KPI) qui porteraient à la fois sur l'impact quantitatif et qualitatif et sur le travail en ligne et hors connexion.
• Le Conseil pourrait suggérer périodiquement comme but ou priorité stratégique que les demandeurs du FDC portent principalement leur intérêt sur les fonds de la WMF, même s'ils disposent de la souplesse organisationnelle pour couvrir un éventail très large de questions et de stratégies.

WMF comme faisant partie du processus FDC

• Une option est de poursuivre purement et simplement ce processus.
• La valeur des résultats obtenus par la FDC relativement au temps passé et aux efforts demandés aux bénévoles engagés du FDC est controversée. Selon une estimation, le FDC a passé près de la moitié de son temps de réunion en face-à-face lors du dernier tour consacré à la proposition de la WMF, ce qui équivaut à un engagement significatif. Ces heures de bénévolat pourraient être mieux ciblées sur l'examen des propositions de plans annuels.
• En alternance, le Directeur exécutif pourrait envisager une méthode différente destinée à recueillir les résultats de l'examen public et les commentaires de la proposition de la WMF. Nous invitons le Directeur exécutif à faire preuve de créativité dans la recherche de moyens permettant non seulement une révision du plan annuel, mais aussi une participation active de la communauté tout en essayant de réduire les frais généraux d'organisation de la WMF.
• Est proposé d'avoir une évaluation ouverte et publique de la proposition de la WMF, menée par un organisme neutre. Des consultants peuvent s'en charger, cependant ce peut être un processus coûteux (en ressources, en temps de travail du personnel WMF pour l'orientation) et le Mouvement devra être conscient de ce coût.
• Pourrait-on disposer de cet organisme pour évaluer l'impact, plutôt qu'une révision du plan annuel. Par exemple quand le KPMG évalue notre stratégie de subventionnement après un an ?
• Nous souhaitons que le FDC se tienne prêt à examiner la proposition de la WMF sans le montant en dollars : leurs onservations étaient vraiment bonnes.
• Le FDC fait un bon travail pour synthétiser l'information, mais il manquerait des renseignements importants sans l'appoint du CFO.
• La valeur d'une évaluation comme celle du FDC est très différente de celle d'un examen des activités de la WMF. L'examen d'une des activités n'a pas besoin d'être un examen de la communauté car la communauté pourrait être impliquée dans le processus. Aussi le plan annuel de la WMF peut-il se faire sous deux formes distinctes :
  • Une première fois comme un examen général réalisé par des professionnels ;
  • Dans un second temps en termes de mise en œuvre, avec des suggestions faites par le FDC.
• Les analyses d'impact peuvent être réalisées de différentes manières autour de l'octroi de subventions et de l'ingénierie.
• L'évaluation stratégique est la plus importante: est-ce que la fondation finalise ses engagements, et est-ce que la communauté pense que ce sont des bonnes idées.

Divers

• Nous devrions travailler avec les organisations partenaires autres que les organisations Wikimedia.
• Nous devrions renforcer la possibilité d'admission de diverses organisations.
• Le renforcement des capacités devrait être fourni pour accroître la diversité des compétences des membres du FDC.
• Il est important de veiller à ne pas trop attendre du FDC; ils devraient être axés sur la répartition des fonds et non sur chaque problème posé au sein de notre Mouvement.