Empowering Italian GLAMs/Relazione musei coinvolti giugno 2024

Relazione musei coinvolti giugno 2024

Aggiornamento 28/06/2024. Redazione Alice Pittini, supervisione Sarah Orlandi, Iolanda Pensa e Dario Crespi.

Please note that in the final report we included data from July 2024, with around 10 more institutions completing the workflow.

Fasi nel processo di coinvolgimento dei musei

Nel corso del progetto Empowering Italian GLAMs/ Tutti i musei su Wikipedia, sono state seguite diverse fasi operative nel completamento del form da parte dei musei.

Gli step necessari sono i seguenti 7:

Fase 1: Tipologia museo

Identificazione del museo.

Fase 2: Referente

Identificazione del referente del museo.

Fase 3: Lettera di adesione

Compilazione e invio della lettera di adesione.

Fase 3.1: Sondaggio

Compilazione di un sondaggio riguardo le tematiche dell’open access.

Fase 4: Storia del museo

Caricamento di un breve testo descrittivo dell'istituzione e controllo/correzione dei dati su Wikidata.

Fase 5: Beni istituzionali

Caricamento di un breve testo descrittivo, messo a disposizione della comunità di Wikimedia per integrare le voci di Wikipedia.

Fase 6: Autorizzazione

Caricamento di un'autorizzazione all'uso delle immagini e dell'Open Access Policy per l'istituzione.

Fase 7: Immagini

Condivisione di alcune immagini dell'istituzione.

Statistiche di Adesione e Partecipazione:

A seguire sono riportate alcuni risultati del progetto a partire dal completamento del form.

Numero totale di musei che hanno iniziato la procedura: 300
Numero di musei che hanno ritirato l'adesione: 23

Musei con Caricamenti:

Musei che hanno fornito tutti i materiali per ottenere il caricamento su Wikimedia Commons: 79
Musei in attesa di caricamento immagini: 7
Musei che hanno ottenuto il caricamento su Wikimedia Commons con successo: 58
Musei di cui non è stato possibile caricare le immagini per "questioni burocratiche": 21

Statistiche sulle Immagini:

Totale immagini pervenute: 1480
Immagini caricate su Commons: 828 (56%)
Immagini non ancora caricate: 652 (44%)

Dettagli sulla partecipazione dei musei:

Musei con tutti i passaggi completati tranne le immagini (1/2/3/4/5/6): 12
Musei con tutti i passaggi completati tranne autorizzazione e immagini (1/2/3/4/5): 21
Musei che hanno iniziato la procedura (1/2), identificato il referente ma si sono fermati: 95
Musei che hanno fornito referente e testi ma non adesione, autorizzazione e immagini (1/2/4/5): 47
Musei che hanno compilato il sondaggio (3.1): 140

Il progetto ha visto una partecipazione significativa, con un totale di 300 musei che hanno avviato la procedura. Inoltre, il sondaggio per testare e ottenere maggiori informazioni riguardo alle politiche open access e alle opinioni delle istituzioni culturali sul tema del libero accesso è stato completato da 140 musei.

La distribuzione della partecipazione attraverso le varie fasi ha evidenziato una progressiva riduzione nel completamento delle attività, con un numero considerevole di musei che si sono fermati nelle prime fasi o che non hanno fornito tutte le autorizzazioni e immagini richieste. Le motivazioni di questo stop nel completamento della procedura sono indagate nei paragrafi successivi.

In conclusione, il progetto ha permesso di raccogliere e integrare numerosi contributi testuali e ha coinvolto un'ampia gamma di istituzioni appartenenti a tipologie diverse e sparse su tutto il territorio italiano.

Problematiche affrontate dai musei nella partecipazione al progetto Empowering Italian GLAMS: Tutti i musei su Wikipedia

All’interno del progetto Empowering Italian GLAMS: Tutti i musei su Wikipedia promosso da Wikimedia Italia, i musei aderenti all’iniziativa hanno riscontrato alcuni tipi di problematiche ricorrenti nel processo di iscrizione.

Le tre tipologie di problemi riscontrate dai musei sono:

problemi tecnici
problemi legali legati a copyright ed autorizzazione open access
mancanza di risorse

Tra queste tre tipologie la seconda è sicuramente la più frequente. Nei seguenti paragrafi queste problematiche verranno analizzate in maniera più dettagliata fornendo esempi di musei che hanno riscontrato queste difficoltà.

Problemi tecnici

Diversi musei non sono riusciti a caricare autonomamente le immagini attraverso la piattaforma a causa di problemi tecnici del sistema. Per venire incontro a queste difficoltà, sono state spesso mandate delle cartelle per effettuare l’upload più agevolmente direttamente nel sistema nextcloud.

es. MuMa Museo del Mare di Milazzo

Problemi legali (copyright e autorizzazione open access)

All’interno di questa categoria è opportuno creare dei sottogruppi più specifici.

scarsa informazione riguardo al diritto d’autore e al mondo dell’open access es. Museo del disco d’epoca di Sogliano al Rubicone
difficoltà nell’ottenimento dell’autorizzazione open access per problemi di copyright Alcuni musei, in particolare di arte contemporanea, hanno problemi riguardo all’esistenza di copyright e crediti nei confronti di chi ha scattato le immagini
- es. Museo Costantino Nivola: chiedono di caricare solo testi perché hanno problemi di crediti e copyright nel rilasciare immagini
- Museo delle maschere mediterranee: dubbi riguardo l’autorizzazione; vogliono concedere l’autorizzazione solo alla diffusione delle immagini caricate da loro e non dare la possibilità di fotografare gli esterni del museo e la collezione a chiunque.

difficoltà nell’ottenimento dell’autorizzazione open access per problemi burocratici es. Museo Etno-antropologico: aspettavano la delibera da parte del comune per ottenere l’autorizzazione

Mancanza di risorse

Alcuni musei non hanno sufficienti risorse per seguire il progetto, specialmente dal punto di vista di capitale umano. Avendo il progetto coinvolto tantissimi musei anche molto piccoli, alcuni enti hanno avuto difficoltà a dedicarsi alla partecipazione al progetto a causa di insufficiente tempo da dedicare a causa di una mancanza di personale.

Es. Museo del saxofono

Feedback da parte di alcuni referenti sulla procedura:

La procedura necessita di molto tempo per essere completata;
La compilazione della procedura non viene salvata se ci si sofferma per troppo tempo sulla pagina e viene persa la sessione e ricaricata la pagina, per cui si perde anche il salvataggio;

Sono state riscontrate problematiche in fase di caricamento dei contenuti (le immagini risultano o troppo pesanti o non si riesce a caricarle mediante il form, alcune lettere di adesione e autorizzazione risultano condivise tramite la piattaforma, ma all’apertura viene letto: error 404) à i files vengono, quindi, inviati maggiormente via e-mail e poi caricati sul cloud da noi; per le immagini è possibile condividere con i referenti dei link diretti a Nextcloud, con l’accesso esclusivo alla cartella dedicata;
Sono state riscontrate problematiche nella compilazione del sondaggio: la piattaforma non consente di procedere perché vengono rilevati dei campi vuoti, anche se in realtà non ce ne sono (il problema è stato risolto eliminando l'obbligatorietà della domanda "codice identificativo del museo", che viene visualizzata solo se si arriva al questionario dal form); inoltre è stato richiesto di inviare il link del sondaggio via e-mail;

Molti referenti hanno richiesto (anche tramite e-mail) la disattivazione delle notifiche di reminder;
Per quanto riguarda i contenuti da condividere, alcuni responsabili hanno fatto riferimento al fatto che la compilazione deve essere effettuata da parte del direttore, oppure attendono risposte da parte del consiglio direttivo.

Elementi che hanno contribuito al successo

La possibilità del contatto diretto e il supporto facilmente accessibile tramite la mail musei@wikimedia.it nel caso di difficoltà nel completamento della procedura e per domande di qualsiasi natura riguardo al progetto
Processo di recall dei musei che erano ad uno stadio medio/avanzato della procedura in modo da risolvere eventuali problematiche emerse nel completamento della procedura oppure semplicemente ricordare le fasi necessarie alla finalizzazione
Uno degli step in cui le istituzioni culturali hanno avuto più problemi dell’intera procedura è stato sicuramente il caricamento delle immagini. Ho riscontrato che il metodo più efficiente ed efficace per caricare le immagini sia stato l’invio del link diretto al cartello di nextcloud del museo per fare l’upload diretto. L’unico problema in questo caso (e anche nella procedura normale tramite il form) è stato quello di non avere modo di rivedere le immagini che sono state caricate.
L’ affiancamento a BAM! Strategie Culturali si è dimostrato di grande supporto per pubblicizzare il progetto, specialmente per istituzioni culturali più conosciute sul territorio, e per spiegare gli obiettivi più in profondità.

Impressioni generali e consigli

In conclusione, il progetto ha avuto una notevole estensione geografica all'interno del territorio italiano, coinvolgendo numerose istituzioni culturali di diverse tipologie e dimensioni. Questo ha permesso di avvicinare molte persone al tema dell'open access. Tuttavia, è necessario continuare a formare il personale dei musei su queste tematiche e sul più ampio argomento del copyright. Spesso, infatti, sono sorte complicazioni nell'ottenere le autorizzazioni per l'uso delle immagini, oppure sono state ottenute in modo errato, a causa della mancanza di informazione e della scarsa conoscenza delle normative pertinenti.