Linea guida sul conflitto di interesse/Aggiornamento 2021

Introduzione

Contesto

Nel giugno 2021, il responsabile legale (General Counsel) di Wikimedia Foundation si è assunto l'impegno di preparare un aggiornamento della linea guida sul conflitto di interessi della Wikimedia Foundation. La versione attuale della linea guida si trova su Foundation Wiki. Questa linea guida descrive le regole e le procedure relative ai casi in cui un membro del Board di Wikimedia Foundation o della dirigenza può avere interessi al di fuori della Foundation che sono in conflitto con i suoi doveri verso Wikimedia Foundation. Non riguarda l'editing retribuito o in conflitto di interessi dei progetti Wikimedia, che sono regolati da politiche separate.

Questa bozza di aggiornamento della politica è stata scritta sulla base di modelli di politiche di conflitto d'interesse, delle migliori pratiche per la gestione dei conflitti d'interesse, della guida di esperti legali esterni sulla governance non profit e dei punti sollevati all'inizio di quest'anno nella discussione comunitaria sui conflitti d'interesse.

Riepilogo dell'aggiornamento

Molti elementi dell'attuale linea guida sul conflitto di interessi sono riscritti e riorganizzati in questo aggiornamento. L'obiettivo di questi cambiamenti è quello di aggiungere dettagli e migliorare la chiarezza nei casi in cui la linea guida si applica e le procedure che richiede. I principali cambiamenti sostanziali sono:

• Estendere l'applicazione della linea guida sul conflitto d'interessi a potenziali transazioni con ex membri del Board e dirigenti per 12 mesi dopo la loro uscita dai loro ruoli
• Proibire al Board di approvare transazioni che comportino l'assunzione di membri del Board come dipendenti o collaboratori esterni per 6 mesi dopo la loro uscita dal Board
• Aggiunta della "Valutazione dei conflitti d'interesse" per consentire al Board di determinare chiaramente se c'è un effettivo conflitto d'interesse

Feedback richiesto

L'obiettivo di questo periodo di feedback è di rispondere a queste domande:

• Ci sono aspetti della bozza di linea guida che non sono chiari?

• Il linguaggio utilizzato si presta a malintesi?
• La procedura descritta nella linea guida è poco chiara?

• Ci sono lacune nella linea guida?

• Quali tipi di situazioni di conflitto d'interesse si ritengono preccupanti?
• La linea guida considera queste situazioni?

Prossimi passi

Questo periodo di feedback durerà fino al 22 novembre 2021.

Dopo questo periodo di feedback, le revisioni della linea guida in risposta al feedback della comunità saranno esaminate dal team legale della Fondazione e dal comitato di governance del Board della Wikimedia Foundation.

Dopo che la linea guida sarà stata esaminata dal comitato di governance, verrà sottoposta all'intero Board per essere adottata ufficialmente.

La tempistica esatta di questi passi dipende dai programmi e dalle altre responsabilità del Board e del comitato di governance. Tuttavia, tutto dovrebbe essere completato entro la fine di marzo 2022.

Bozza di linea guida

Scopo

La Wikimedia Foundation è un'organizzazione non profit dedicata a servire il pubblico perseguendo la sua missione di conoscenza libera. Gli individui in posizioni di leadership alla Foundation hanno il dovere di condurre gli affari della Foundation in modo coerente con tale missione, e senza promuovere i loro interessi personali o gli interessi di terze parti. Questa linea guida ha lo scopo di fornire una guida per aiutare i membri del Board, i funzionari, i dirigenti e i dipendenti chiave della Wikimedia Foundation a identificare i casi in cui potrebbero avere un interesse personale che potrebbe mettere in discussione il loro dovere di lealtà alla Foundation, e di definire la procedura per valutare e affrontare qualsiasi conflitto di interessi, nel caso si presentasse.

Definizioni

Conflitto di interesse.

Un conflitto di interessi sorge in situazioni in cui:

• gli interessi esterni di un soggetto coinvolto siano in concorrenza con gli interessi della Foundation;
• la Foundation conclude una transazione soggetta con un soggetto coinvolto o una parte correlata; o
• un soggetto coinvolto ha interessi non esclusivi.

Soggetto coinvolto.

Un individuo che attualmente ricopre la carica di membro del Board, funzionario, dirigente o dipendente chiave della Wikimedia Foundation, o che ha prestato servizio in tale ruolo per un certo periodo nei 12 mesi precedenti. "Impiegato chiave" è usato qui in accordo con la sua definizione per il Modulo 990 dell'Internal Revenue Service degli Stati Uniti.

Transazione soggetta.

Una transazione, un contratto o altre forme di accordo tra:

• la Foundation e il soggetto coinvolto;
• la Foundation e una parte correlata; o
• un soggetto coinvolto e altre parti se ci si può ragionevolmente aspettare che la transazione abbia un impatto negativo rilevante sulla Foundation.

Esempi di transazioni soggette includono accordi di lavoro, accordi di sovvenzione, contratti o pagamenti per servizi, accordi di licenza di marchi e accordi di affiliazione. Il rimborso di spese ragionevoli per gli affari della Foundation non è una transazioni soggette, ma è soggetto alle approvazioni e alle procedure standard di rimborso spese della Foundation.

Soggetto coinvolto.

Un soggetto coinvolto i cui interessi e lealtà esterni, anche a causa di una Relazione Significativa, danno origine al Conflitto di Interessi reale o potenziale che è in questione in una data situazione.

Parte correlata.

Una persona o un'entità con cui un soggetto coinvolto ha una relazione significativa.

Relazione Significativa.

Una relazione significativa origina da:

• una relazione familiare, anche come coniuge, genitore, fratello, figlio, figliastro, nonno, nipote, pronipote, suocero o convivente;
• un interesse finanziario rilevante, come una quota di proprietà complessiva superiore al 10% in un'entità; o
• un ruolo come funzionario, direttore, membro del consiglio di amministrazione, partner o dipendente.

Identificare il conflitto di interesse

Il primo passo per affrontare i conflitti di interesse è quello di identificare i casi in cui c'è un conflitto o dove potrebbe esserci un conflitto. Questo passo dovrebbe essere allargato anche ad eccessi in modo da garantire che tutti i conflitti d'interesse siano identificati.

Questionario

Al fine di assistere la Foundation nell'identificazione di potenziali conflitti d'interesse, ogni soggetto coinvolto dovrà compilare un questionario sul conflitto di interesse fornito dalla Foundation una volta all'anno, e dovrà aggiornare il proprio Questionario se necessario per riflettere i cambiamenti avvenuti nel corso dell'anno. I questionari devono essere presentati al'ufficio legale della Foundation, che è responsabile della loro custodia. I questionari completati possono essere ispezionati da qualsiasi membro del Board, dall'amministratore delegato e dal direttore finanziario, e possono essere esaminati dal responsabile legale della Foundation.

Altre dichiarazioni

Non appena un soggetto coinvolto viene a conoscenza di una proposta di operazione soggetta o di qualsiasi altro potenziale conflitto di interessi, ha il dovere di rivelarne l'esistenza e le circostanze per iscritto al Board of Trustees, all'Amministratore Delegato e al responsabile legale. Un soggetto interessato deve segnalare tutti i potenziali conflitti d'interesse di cui viene a conoscenza, anche se non è direttamente interessato. In caso di dubbio sul fatto che una situazione comporti un conflitto di interessi reale o potenziale che richieda la divulgazione, la questione deve essere risolta dal presidente del Board of Trustees (o dal vicepresidente se il presidente è direttamente interessato).

Identificare il conflitto di interesse

Dopo che un potenziale conflitto d'interessi è stato segnalato al Board of Trustees, questo deve raccogliere informazioni e determinare se esiste un effettivo conflitto d'interessi. Il Board può designare una sottocommissione per raccogliere prove e fare raccomandazioni, ma la decisione finale deve essere presa dall'intero Board.

Recesso della persona interessata

Le persone coinvolte devono mettersi a disposizione del Board della Foundation per rispondere a domande e fornire informazioni, nella misura consentita dalla legge, relative al potenziale conflitto di interessi. Le persone coinvolte devono altrimenti recedere da qualsiasi discussione riguardante il conflitto d'interesse. Le persone coinvolte non possono osservare, essere presenti o partecipare alle discussioni del Board o della commissione riguardanti il conflitto d'interesse, tranne quando necessario per rispondere alle domande. Le persone coinvolte devono astenersi dall'usare la loro influenza personale per incoraggiare il Board a raggiungere una particolare conclusione. Questi obblighi continuano ad applicarsi alle persone coinvolte per tutta la durata della valutazione, dell'esame e dell'approvazione del potenziale conflitto d'interesse da parte del Board.

Decisione del Board

Il Board, senza il coinvolgimento o la partecipazione di alcuna persona coinvolta, deve esaminare le prove e determinare se esiste un conflitto di interessi. Nel prendere la sua decisione, il Board deve considerare se:

• un soggetto coinvolto o una parte correlata riceva un beneficio (finanziario o di altro tipo) dalla proposta transazione soggetta;
• una persona coinvolta si troverebbe in due ruoli contrastanti; o
• una transazione soggetto proposta potrebbe essere percepita come un conflitto di interessi da parti esterne alla Foundation.

La discussione deve essere documentata nei verbali del Board, e la determinazione deve essere documentata come una risoluzione del Board. Un voto di maggioranza è richiesto per il Board per determinare che non c'è conflitto di interessi. Se il Board determina che non c'è un Conflitto di Interessi, allora il processo di revisione del Conflitto di Interessi si conclude e qualsiasi transazione coinvolta può procedere come di consueto.

Gestire il conflitto di interesse

Dopo aver determinato l'esistenza di un conflitto d'interessi, il Board deve decidere se approvare le transazioni soggette proposte. Il Board deve anche affrontare eventuali violazioni di questa politica.

Approvazione del Board

Il Board può approvare una transazione soggetta a maggioranza. Per approvare una transazione soggetta, il Board deve concludere che:

• è a conoscenza di tutti i fatti materiali riguardanti la transazione soggetta e degli interessi di tutte le persone interessate nella transazione;
• la transazione soggetta non è un atto di self-dealing o altrimenti legalmente inammissibile;
• la transazione soggetta gioverebbe alla Foundation ed è nel migliore interesse della stessa;
• il costo per la Foundation è equo e ragionevole, basato su dati di mercato comparabili;
• non è ragionevolmente possibile per la Foundation stipulare un accordo più vantaggioso per ottenere lo stesso beneficio che non produca un conflitto di interessi; e
• la transazione soggetta non comporta l'assunzione da parte della Foundation come dipendente o collaboratore esterno di un individuo che sia stato un membro del Board della Wikimedia Foundation nei 6 mesi precedenti.

Il Board può consultare un consulente legale e altri consulenti esterni come parte della sua decisione. La discussione del Board e la base per la sua approvazione devono essere documentate nei verbali del Board, e l'approvazione del Board deve essere documentata come una risoluzione del Board.

Violazioni della linea guida

Nel corso dell'adempimento dei suoi doveri secondo questa politica, il Board (o uno dei suoi comitati) può venire a conoscenza di informazioni che danno ragionevole motivo di credere che un soggetto coinvolt non abbia rivelato un conflitto di interessi reale o potenziale, o abbia altrimenti violato questa politica. In tali circostanze, il Board deve informare il soggetto coinvolto della base della sua convinzione e fornire al soggetto un'opportunità di spiegare le presunte violazioni. Il Board indagherà ulteriormente, come giustificato dalle circostanze, determinando se c'è stata una violazione di questa politica, e prenderà le opportune azioni disciplinari e correttive.

Responsabilità della linea guida

Questa politica è responsabilità del Board of Trustees della Foundation. Il Board è responsabile di quanto segue:

• ricevere informazioni sulle transazioni soggette proposte;
• esaminare le transazioni soggette proposte per determinare se soddisfano i criteri di approvazione;
• mantenere la documentazione necessaria e appropriata per documentare il suo esame delle transazioni soggette, inclusi i verbali delle riunioni, le risoluzioni e le promesse di impegno personale; e
• rivedere il funzionamento di questa linea guida e apportare modifiche di volta in volta, se necessario.

Riconoscimento

Ogni soggetto coinvolto dovrà riconoscere di aver letto questa linea guida e di essere in regola con essa. Sarà loro richiesto di firmare la promessa di impegno personale e di compilare un questionario sul conflitto di interessi quando accettano il ruolo che li rende soggetti a questa politica. Sono tenuti ad aggiornare e rinnovare questi impegni scritti almeno una volta all'anno.