Ressources communautaires/COVID-19 Mise à jour sur les subventions pour les conférences Wikimédia

Ce courriel a été envoyé à tous les bénéficiaires de subventions pour la conférence le 24 mars 2020. Pour de plus amples informations et des mises à jour, voir COVID-19.

Bonjour à tous,

Je vous écris en tant que demandeurs et bénéficiaires de financements pour les conférences du mouvement Wikimedia prévues ou planifiées avant décembre 2020. Vous ne serez pas surpris d'apprendre que nous apportons quelques changements à notre soutien aux conférences du mouvement pendant la pandémie mondiale COVID-19 de 2020. (Plus d'informations disponibles auprès de l'Organisation mondiale de la santé et sur Wikipédia)

Il y a deux semaines, j'ai envoyé à tous les bénéficiaires de subventions de projets, de rapides et de plans annuels une demande d'annulation ou de report de tous les programmes publics, et la semaine dernière, nous avons annulé Wikimania. Aujourd'hui, je veux apporter des éclaircissements aux bénéficiaires de subventions pour les conférences.

Annulation ou report d'événements : prochaines étapes

Nous demandons à tous les bénéficiaires de subventions ayant des conférences déjà approuvées et financées de reporter ou d'annuler leur conférence jusqu'à ce que l'Organisation mondiale de la santé déclare la pandémie COVID-19 terminée.

Nous reconnaissons que vous avez déjà consacré beaucoup d'efforts à l'organisation et à la planification de votre conférence. Toutefois, notre première priorité est votre santé et votre sécurité, celles de votre communauté Wikimédia et du grand public. Nous vous remercions d'avoir donné l'exemple de la responsabilité sociale et du leadership en reportant votre événement.

Les orientations mondiales en matière de santé publique indiquent que plus le monde réagit rapidement à une pandémie, meilleurs sont les résultats. Afin de préserver la libre connaissance, nous devons également donner la priorité au bien-être des personnes qui la rend possible.

Pour faciliter le report des événements et leur reprogrammation à une date postérieure au 15 septembre 2020, nous demandons ce qui suit :

1. Rassemblez les données concernant toutes les dépenses payées d'avance et signalez les fonds non utilisés. Les frais encourus en raison d'annulations ne seront pas déduits de votre subvention totale. En temps voulu, nous examinerons toute demande d'augmentation au cas par cas.
2. La détermination de la nouvelle date de l'événement doit se faire en collaboration avec votre agent de programme (Chen Almog, calmogwikimedia.org) afin de s'assurer que la date de votre nouvel événement ne chevauche pas d'autres événements de mouvement ou d'autres contraintes potentielles.
3. Veuillez conserver les fonds de la subvention jusqu'à ce qu'ils puissent être réutilisés pour couvrir l'événement reprogrammé. Ces fonds ne doivent pas être réaffectés à une autre activité sans l'approbation de votre responsable de programme.
4. Si vous avez une proposition de réaffectation des fonds de la subvention qui diffère du simple report de votre événement, veuillez en discuter avec votre responsable de programme.
5. Nous espérons que nous aurons un meilleur aperçu de l'avenir d'ici juin. Nous vous contacterons d'ici le 30 juin pour réexaminer la situation. N'hésitez pas à nous contacter si vous pensez être prêt à en discuter plus tôt.
6. Si vous souhaitez annuler l'événement proposé, nous vous demandons de nous le communiquer rapidement afin que nous puissions travailler spécifiquement avec vous sur le retour des fonds à la Wikimedia Foundation pour un autre usage.

Merci

Nous savons combien il est important de se soutenir mutuellement et de maintenir nos communautés connectées en ce moment. Nous savons également combien il est important que vous puissiez prendre soin de vous-même, de votre famille et des autres aspects de votre vie. Si vous voulez continuer à planifier des activités Wikimedia appropriées à ce moment (comme des événements en ligne), nous vous soutenons. L'organisation d'événements en ligne sera une nouveauté pour beaucoup d'entre nous, mais nous avons déjà vu des wikimédiens du monde entier travailler sur de nouvelles approches. Nous vous encourageons à vous connecter avec eux, et à consulter cette collection croissante de ressources sur Meta-Wiki.

Nous reconnaissons également que certaines personnes peuvent avoir besoin de faire une pause dans leurs efforts de bénévolat afin de prendre soin de leur entourage. C'est également normal. Vous ne devez pas ressentir de pression pour repenser vos activités afin d'atteindre les objectifs précédents. Il n'y a pas de pénalité en cas d'annulation.

Votre responsable de programme peut travailler avec vous pour discuter de toute idée ou répondre à des questions, alors n'hésitez pas à nous contacter si vous souhaitez discuter. Nous continuerons également à partager davantage d'informations et de ressources dans les semaines à venir via les canaux communautaires habituels et cette page Meta-Wiki : COVID-19

Nous sommes tous ici pour vous soutenir, vous et vos communautés, en ce moment même. Si vous avez des questions concernant ce courriel ou votre subvention, veuillez contacter votre responsable de programme, ou envoyer un courriel à eventsteamwikimedia.org.

Soyez prudents et prenez soin de vous !

En vous remerciant,
Katherine Maher - directrice générale,
Janeen Uzzell - directeur général des opérations,
Joël Letang - responsable de l'équipe des événements.