Диалог на сдруженията/ Проект/ Методология

Методология Проектно мислене Създаването на новаторски решения е сложно и предизвикателно, без значение дали е във връзка с обществени услуги, политики или международни отношения. С разглеждането на съществуващите каскадни процеси като недостатъчно полезни, поради липсата на гъвкавост при справянето с възникващи или непредвидени обстоятелства, се очертава необходимост от нови подходи към иновациите. Следващото описание е вдъхновено от Инго Раут "Проектно мислене: подход към лошите проблеми за решаване в публичния сектор "(2014 г.). Проектирането първоначално е разработено като дисциплина за създаване на нови и неочаквани резултати в условията на сложни обстоятелства. Докато иновациите традиционно се фокусират върху техническите, инженерните подходи, проблемът за разработването на решения за едно сложно и несигурно бъдеще поставя различни предизвикателства. Проектното мислене се изучава от началото на 1960-те години, откогато за него се твърди от изследователи на процесите на управление, че начинът, по който проектиращите мислят и работят, може да помогне на лицата, взимащи решения за справяне със сложни проблеми. Но едва в началото на 21 век е формулиран общ подход за проектиране ("Проектно мислене"). В най-общ смисъл, Проектното мислене може да бъде описано като подход за съсредоточени около човека иновации. То осигурява рамка и инструментариум на процеса, който се фокусират главно върху потребителския контекст, ценности и нужди, и ги взема като отправна точка за създаването на смислени решения (продукти, услуги, процеси, организационни структури и т.н.). Перспективата на потребителя може да помогне за осигуряването на привеждане в съответствие между различните екипи и организационни отдели. Първо, проектното мислене насърчава здравината на сътрудничеството и многообразието. Един различен екип би допринесъл различни гледни точки, докато мисли върху начините за решаване на предизвикателството, и различни техники за подпомагане на процеса на генериране на идея за сътрудничество. Когато наблюденията или решенията се провеждат във функционална изолация, съществува риск те да се основават само на фрагментирано разбиране на проблема. В процеса на проектно мислене, силният акцент е върху по-дълбокото разбиране на дадено предизвикателство в неговата сложност, преди да започне да се мисли за възможните решения. Затова първите три фази на проектното мислене са насочени преди всичко към разбилането на проблема: Разбиране, наблюдение и синтез. Само дълбокото разбиране и точното формулиране на (сложно) предизвикателство позволява създаването на подходящи и смислени решения във втората половина на проектното мислене, която се състои от фазите Формиране на идеи, създаване на прототип и изпитване и прилагане . В тази част на процеса, фокусът лежи върху проучването на възможните решения; чрез генерирането на колкото е възможно повече идеи, изготвянето на бързи и прости модели, които правят идеята осезаема, и изпробването им колкото е възможно по-рано с потенциалните потребители. Процесът на проектното мислене има повтарящ се характер - той насърчава бързото учене и усъвършенстване на всеки етапи. Например, обратната връзка в тестовата фаза осигурява обучение, което увеличава разбирането на проблема. Това обучение може да се използва или за подобряване на прототипа, или за избистрянето на нови идеи, или дори за преструктуриране на цялото изложение на проблема. Този подход може да защити организации от щети, които могат да струват скъпо по отношение и на време, и на пари. Вместо това, те могат да се превърнат в ерудирани организации, които са наясно с гледната точка на потребителите и могат да създават отлични продукти, услуги, стратегии и структури. На последно място, но не и по значение, е най-трудната част от проектното мислене: привеждане на решението чрез внедряването му. Внедряването всъщност не е част от процеса на проектно мислене, а по-скоро преход между него и класическото управление: бизнес стратегия (или стратегия за организация с нестопанска цел), управление на проектите и всички процеси, които са необходими за изпълнение на определените стратегически цели. Без внедряване, дори и най-добрите идеи, няма да имат ефект. Фази на процеса на Проектно мислене И двете фази Разбиране и Наблюдение характеризират изследователската част на процеса. Вместо изграждането на идеи въз основа на (лични) предположения, полезно е да се разбере потребителския контекст, поведение, съществени потребности и предизвикателства. Разбирането характеризира всички видове кабинетни проучвания, включително определянето на рамка за полевите проучвания и подготовка на интервюта, наблюдения и задълбочаване. Наблюдението е научната полева част, която включва интервюиране на потребителите, наблюдение на поведението, задълбочаване в ситуации и използване на случаи. Изследването, което се провежда в процеса на проектното мислене е с качествен произход, докато количествената част идва едва в етапа на внедряване на идеята. И двата вида изследвания често се комбинират помежду си, например количествения анализ на събраните изводи с качественото изследване. Ако проектното мислене се прилага по изследователски начин за достигане до разбирането на предходен неясен или лошо дефиниран проблем, или не напълно изяснен проблем (за разлика от тестване на потребители за съществуващ продукт или услуга) - качественото изследване е ценен инструмент за тази цел. Качественото изследване може да бъде много полезно, когато е необходимо задълбочаване в историите и достигане до изводи в сложни ситуации с различни заинтересовани страни. Това е инструмент, който помага да се намерят моделите и противоречията в историите, които хора разказват. Изследователската фаза не е само за събиране на данни (под формата на разкази и вникване), но също така и за изграждане на съпричастност. Слушането внимателно съпричастността към личния контекст на интервюирания, без предразсъдъци или оценки - позволява разкриването на изненадващи и неочаквани истории, аспекти и предизвикателства. В същото време, съпричастността към хората и контекста трябва да върви ръка за ръка с рационалността да се анализира ситуацията. Освен това, отчитането на всички съответни заинтересовани страни и техните гледни точки, а не само докосването до изолирани аспекти на предизвикателството, е от ключово значение. С отворен подход, което означава да се говори с всички заинтересовани страни, е по-вероятно, че ще се постигне пълен, 360° поглед върху ситуацията, който е възможно най-малко фрагментиран. Изграждането на съпричастност към всички заинтересовани страни и техните (често противоречиви, противоположни) гледни точки, дава възможност за по-обширен поглед върху сложната тема. Третата фаза в процеса на проектното мислене е Синтезирането, което също може да бъде описано като рамкиране на проблема. Докато разбирането и наблюдението са изцяло насочени към събирането на колкото е възможно повече информация, Синтезирането касае стесняването на количеството информация до златните късчета. Синтез означава изваждането на смисъла от парченца и откъси информация, групирането им в една цяла картина и разбирането на взаимоотношенията, причините и противоречията. Различията и проблемите често не са изказани в ясно изявление от страна на потребителите, а по-скоро се появяват чрез противоположни идеи, ценности или изисквания. Чрез обединяване на информацията от различните източници, е възможно да се разкрият модели, които не са очевидни в началото. Процесът на синтез е най-добре подкрепен чрез визуализация и може да включва различни инструменти и рамки, в зависимост от съдържанието, количеството време и целите на проекта. Втората половина на процеса е за създаването на решения, чрез използването на различни техники за генериране на идеи, създаване на прототипи и тестване и вдъхването на живот на идеята чрез изпълнение. След като веднъж проблемът е формулиран, е времето за Генериране на идеи: големият брой идеи дава възможност за проучване на различни аспекти на проблема. Разнообразен отбор би внесъл различни гледни точки, докато мисли за начини за решаване на предизвикателството; както и различни техники за подпомагане на процеса на генериране на идеи. Prototyping & Testing is about translating an idea into something tangible and testing it with potential users. It can be a paper sketch, a role play, a Lego construction, a comic strip or just about anything that helps to explain the core value of an idea. Prototyping helps teams to align the core functions of an idea and to get quick feedback from users in order to learn from it. Users can interact with the prototype, which is far more valuable for feedback than only talking theoretically about an idea. A quick & dirty prototype invites users to review it critically, whereas shiny and “finished” prototypes will mostly receive feedback about their look and usability. Тъй като Внедряването не е пряка част от процеса на проектно мислене (макар и да е решаващ фактор за иновациите!), няма да навлизаме в подробности по тази тема. Моля, за повече информация вижте теория на стратегическото управление и бизнес администрация . Всички фази използват редица техники (напр брейнсторминг, разказване на истории, визуализация) от различни дисциплини (бизнес развитие, системно мислене, иновационни услуги, етнография, стегнато разработване на софтуер и т.н.). Затова проектното мислене също така може да се разглежда като набор от инструменти. Това не е новооткрит метод, а по-скоро рамка, която обединява съществуващите инструменти и практики и ги използва в различни фази. Вместо да се следват стриктно процедурите, по-полезно е да се адаптират принципите на проектното мислене към индивидуалния контекст. Адаптиране на процеса на проектното мислене към проекта за Диалог на сдруженията Избор на инструменти Всички инструменти трябва да отговарят на съдържанието. Ако те не работят, трябва да бъдат "хакнати" Преди започване на такъв проект, е важно да добиете представа за индивидуалната култура на организацията (тук: уикимедианското движение), защото както вече споменахме, всички методи или инструменти трябва да отговарят на контекста. И ако инструментите не работят добре по проекта, трябва да се "хакнат". Затова Кира започна оценка какви видове практики от проектното мислене са от значение за Диалога на сдруженията. Уикимедианското движение е международно, със сдружения, пръснати по целия свят и движено от хора от най-различни среди; всички те работещи в силно различаващи се социални, икономически и културни системи. Когато се опитваме да добием представа за уикимедианското движение, е необходимо да се вземе под внимание средата на всеки уникален контекст. Как иначе бихме могли да разберем решенията и поведението на тези местни организации и техните заинтересовани страни? Знаехме, че трябва да работим с голяма степен съпричастност. Ето защо, за да получим по-добра представа за тяхната работа, техните стремежи и техните предизвикателства. ние избрахме лично да се срещнем с колкото е възможно повече от интервюираните и да ги посетим в тяхната среда. Изграждането на доверие беше предпоставка за по-ползотворно интервю и бе важно да се даде на анкетираните пространството, от което имаха нужда за да разкажат личната си история. В едно толкова сложно и разнообразно движение е естествен дори само факта, че много от мненията на участниците в него се различават, някои от тях дори са противоположни и противоречиви, спорни и емоционални. Ситуацията включва голяма група от организации и лица от всички краища на света, сложната история на движението и различните, взаимосвързани проблеми и предизвикателства, пред които всички са изправени. Най-необходимото в тази ситуация е по-голяма яснота. Яснота за различните схващания, проблеми и предизвикателства, представени по откровен и открит начин. It was clear that this project was all about Understanding, Observing and Synthesis of insights. We set the goal of designing and conducting extensive story-based research, interviewing all the Chapters individually. Rather than crunching numbers, we were looking for stories. Qualitative research is best suited to finding patterns and contradictions in stories people tell. In the case of Chapters Dialogue, this was exactly what was needed. Философията на проектното мислене категорично подчертава емпатичните умения, които са от съществено значение за всички правилни полеви проучвания. Да бъдеш добър "събирач на истории" означава правилно да слушаш хората, което води до дълбоко вникване в проблемите, вярванията и мотивацията им. Комбиниране на вътрешна информация и външна перспектива Важен аспект от проекта: комбинация от вътрешна информация и външна перспектива One crucial aspect of such a project is the combination of inside knowledge and outside perspective. As the topics that we wanted to address were in part highly sensitive and emotional, we needed to approach them in a careful and respectful way. This was only possible by combining knowledge about movement culture, behaviour, rituals, must-haves and no-gos with methodological skills. Having both of these aspects go hand in hand was a key asset for the project. This included: A thorough briefing: Nicole provided Kira with the basic knowledge about the Wikimedia movement, provided several links and documents (it’s all on Meta!) and introduced her to Wikimedians from around the world. Leadership and support by Nicole: From strategic decisions and iterative alignment of the project goal and scope through to agreements on details and next steps, Nicole provided strong but participatory leadership. Since Kira was new to the movement, Nicole supported her in terms of communication and stakeholder involvement, introduced her to the target group and helped her to avoid possible pitfalls. This way, Kira could adjust her project management, methodology and execution accordingly. Constant exchange of thoughts: In the course of the project, we experienced so many mind-boggling situations and personalities and had to cope with greater and lesser challenges. All of that required a constant exchange of our own perceptions and alignment of our thoughts for subsequent decisions and actions. The synchronising was crucial for pushing the project forward together and prevented us from getting lost on the way to the next phase. And even if that does sound and challenging, we can say: Yes, it was a lot of fun, too! Preparing all presentations together: We paid special attention to the respective audience and each presentation pursued a particular goal. Preparing the presentations together helped us to again consider both the Wikimedia view and the Design Thinking approach. We presented the insights several times, and each presentation required re-definition and adjustment the presentation style, tone and final appeal.

Learn more about the implementation of the project Or go back to know more about the motivation behind the project the project's set-up