لجنة الجهات الشقيقة/قرارات/تحديث العملية الداخلية حول الإنفاق - ديسمبر 2012

في حين أنه يمكن للمجتمع طلب تمويل لنفقات التشغيل و المنح وفقا لميثاقها،
في حين أن الصرف السليم لهذا التمويل يحتاج إلى وجود إجراءات داخلية و ضوابط الإنفاق،
و تذكيرا بقرار اللجنة بتاريخ 12 سبتمبر 2012 فيما يتعلق بالموافقة على الإجراء الداخلي حول الإنفاق،
في حين أنه عند أستعمال العملية أصبح من الضروري وجود عدد من التحسينات و التوضيحات

لقد تقرر، تعديل الإجراء الداخلي حول الإنفاق ليقرأ بالكامل:

الإجراء الداخلي حول الإنفاق

ملاحظة: إذا أمكن، يجب أن توضع الطلبات مع وقت مسبق كاف لتقوم اللجنة بمراجعتها و الإنتهاء من العملية قبل السفر. يفضل أن يكون الإطار الزمني لتقديم الطلب من 3-4 أسابيع قبل النشاط.

المبالغ أقل من 350 دولار

إجراء الطلب

إقتراح ميزانية الطلب. يجب أن يضم الطلب ما يلي:

• • الشخص/الأشخاص المعني/القائم بالعملية/المصروف
  • مبلغ المال المقدر المطلوب للنشاط (قائمة مفصلة عن المصاريف)، بالدولار الأمريكي (و/أو عملة السداد، إذا كانت مختلفة)
  • الجدول الزمني
  • تبرير بفسر الحاجة إليه (إنحياز مع مهمة/رؤية ويكيميديا و مقاصد لجنة الإنتماءات)
  • هدف غايات محددة بوضوح للمصاريف

الإعلان والموافقة على الطلب

• يوضع الطلب على ويكي لجنة الإنتماءات، و يتم إعلام أعضاء لجنة الإنتماءات عبر القائمة البريدية.
• يتم الموافق على الطلب إذا وافق عليه الرئيس و أمين الصندوق بدون أعتراض أي كان خلال 3 أيام. إذا أبدى أحد الأعضاء معارضة، يوضع الطلب للتصويت لمدة 7 أيام، و يعتبر مقبولا إذا وافق عليه غالبية بسيطة من الأعضاء، بمن فيهم الرئيس و أمين الصندوق.

المبالغ أكثر من 350 دولار

إجراء الطلب

• إقتراح قرار الميزانية. يجب أن يضم القرار ما يلي:
  • الشخص/الأشخاص المعني/القائم بالعملية/المصروف
  • مبلغ المال المقدر المطلوب للنشاط (قائمة مفصلة عن المصاريف)، بالدولار الأمريكي (و/أو عملة السداد، إذا كانت مختلفة)
  • الجدول الزمني
  • تبرير بفسر الحاجة إليه (إنحياز مع مهمة/رؤية ويكيميديا و مقاصد لجنة الإنتماءات)
  • هدف غايات محددة بوضوح للمصاريف

الإعلان والموافقة على الطلب

• يوضع الطلب على ويكي لجنة الإنتماءات، و يتم إعلام أعضاء لجنة الإنتماءات عبر القائمة البريدية.
• يحدد وقت التصويت على القرار بـ 7 أيام أبتداء من وقت إرسال البلاغ عبر القائمة البريدية.
• يوافق على القرار إذا وافقت أكثرية بسيطة من الأعضاء، بمن فيهم الرئيس و أمين الصندوق.

جميع المبالغ

الفشل في إنتاج تقرير المصروفات، الإيصالات و/أو تقرير النشاط في الوقت المناسب و بطريقة منظمة حسبما ذكر هنا قد يؤدي إلى تحذيرات شديدة، لا مزيد من المدفوعات للفرد في المستقبل، و في الحالات القصوى الإزالة من لجنة الإنتماءات على النحو المنصوص عليه في القواعد الإجرائية.

الصرف المتقدم

في الحالة التي يكون فيها الصرف المتقدم مطلوبا قبل السفر، يجب اتباع الخطوات الإضافية التالية قبل إكمال العملية (راجع الخطوات تحت "الصرف غير المتقدم" و "تقرير النشاط"، أسفله):

• يقوم أمين الصندوق بتوجيه طلب العضو الموافق عليه للتمويل إلى مؤسسة ويكيميديا
• تقر مؤسسة ويكيميديا بالإستلام، و تساعد الأعضاء بحسب حاجتهم (على سبيل المثال، توجيهه أو توجيهها إلى منسق السفر، أو إرسال مقدم إذا لزم الأمر)

عملية الصرف غير المتقدم و الإبلاغ

• يرسل العضو تقرير نفقة و نسخ جميع الإيصالات ذات الصلة لأمين الصندوق خلال 30 يوما من النشاط.
• يتحقق أمين الصندوق من أن المصاريف المطلوبة صحيحة، و أن جميع المصاريف المذكورة تم إدراجها.
• يرسل أمين الصندوق طلب تمويل العضو الموافق عليه مع المصاريف إلى مؤسسة ويكيميديا لصرفها.
• ستتحقق مؤسسة ويكيميديا للتأكد أن التوثيق مناسب و الموافقات موجودة.
• تتصل مؤسسة ويكيميديا بالعضو لطلب معلومات شخصية ضرورية للصرف.
• تدفع مؤسسة ويكيميديا للعضو و تعلم أمين الصندوق بالقيمة المقتطعة من ميزانية اللجنة.
• تضع مؤسسة ويكيميديا الوثائق (بما في ذلك المصاريف)، طلب التمويل، و المعلومات الشخصية المجمعة لكل صرف ضمن ملفات على خادم محمي.

تقرير النشاط

سيكون من الإلزم القيام بـ:

• • إرسال تقرير مفصل عن النشاط في مدة أربعة عشر (14) يوما، على الويكي والإعلان عنه عبر القائمة البريدية للجنة. يجب أن تضم التقارير التواريخ، خلفيات القيام بالطلب، كامل الغايات المستهدفة، تحقيق أحد أهداف اللجنة، إمكانية المتابعة لهذا الطلب، و المبلغ الإجمالي المطلوب لهذا الطلب. يجب أن يكتب هذا التقرير مع الأخذ بالإعتبار أنه قد لا يكتب فقط لأهداف لجنة الإنتماءات، و لكن لمؤسسة ويكيميديا و أعضاء حركة ويكيميديا أيضا (خلاصة القول، يمكن أن تنشر نسخة معدلة عنه على ميتا أيضا).
• إذا شارك عدة أعضاء في الحدث، يكتفى بتقرير واحد.

• سيقوم أمين الصندوق بعد كل عملية مكتملة بتذكير أعضاء لجنة الإنتماءات، عبر القائمة البريدية، عن مبلغ الميزانية المتوفر حاليا.

قوانين خاصة بالنسبة للمنح الدراسية

عند منح المنح الدراسية سيتم أستخدام إجراءات السفر لأعضاء اللجنة، مع التغييرات المناسبة:

• سيقوم أحد أعضاء اللجنة بإرسال الطلب نيابة عن الباحث. (لا يمكن منح المنح الدراسية لأعضاء اللجنة.) سيكون العضو مسؤولا عن أنه قام/قامت بإخبار الباحث عن عملية التمويل، و أن الباحث قد وافق على اتباعها.
• سيقوم الباحث بإرسال تقريره/ها إلى القائمة البريدية للجنة (و على العموم، استخدام القائمة البريدية لأي خطوة التي تفرض أستخدام ويكي اللجنة المغلق).
• قد تحتاج اللجنة إلى إرسال الباحث تقريرا عاما أو تقريرا مترجما لمجتمعات ويكيميديا ذات الصلة عند أتخاذ القرار الذي يجيز الميزانية.

القوانين الخاصة للمنح

"بناءً على طلب من اللجنة و تقديم المدير التنفيذي لمؤسسة ويكيميديا، ينوي مجلس مؤسسة ويكيميديا إجراء تخصيص للتمويل ليعطى من قبل برنامج المنح لمؤسسة ويكيميديا وفقا لعملية المعاينة المنتظمة للجنة الإستشارية للمنج، العناية الواجبة، و إجراءات أتخاذ القرار لدعم المنح و النشاطات التي تندرج ضمن مسؤولية اللجنة، مع هذه الشروط: (1) لن تفرض أي حد أدنى على قيمة التمويل المطلوب من قبل اللجنة الإستشارية للمنح بموجب هذا التخصيص؛ (2) سيدخل حيز التنفيذ حد سنوي أقصى بقيمة 5.000 دولار مع أحترام أي طلب تمويل من قبل هيئة فردية أو شخص للجنة الإستشارية للمنح بموجب هذا التخصيص؛ و (3) ستقدم اللجنة الإستشارية للمنح الإحترام المطلوب لأي طلب تمويل بموجب هذا التخصيص و التي تقر بها اللجنة."' - |ميثاق لجنة الإنتماءات

سنستعين بالعملية التالية كي ننفذ هذا التخصيص:

1. سوف تناقش الجهة التي قدمت الطلب مع لجنة الجهات الشقيقة الشروط المقترحة للمنحة.
2. بعد الحصول على مشورة لجنة الجهات الشقيقة، سوف تقدم الجهة مسودة اقتراح للمنحة إلى برنامج منح مؤسسة ويكيميديا.
3. تتولى لجنة الجهات الشقيق مراجعة المسودة.
4. سوف توصي لجنة الجهات الشقيقة عن طريق قرار متعلق بالميزانية (بموجب موافقة أغلبية مباشرة من لجنة الجهات الشقيقة ويشمل ذلك رئيس اللجنة وأمين الخزانة) اللجنة الاستشاري للمنح بمنح التمويل المطلوب من مخصصات لجنة الجهات الشقيقة الموجهة للمنح. كما ستطلب من مؤسسة ويكيميديا إبلاغ لجنة الجهات الشقيقة بكافة الأخبار المتعلقة بالمنحة (يشمل ذلك حالة المراجعة والقرارات المتعلقة بالمنحة وحالة التقارير وخلافه) وأية مبالغ خصمت من ميزانية لجنة الجهات الشقيقة.
5. يوصل القرار المنشور بطلب المنحة وتتغير حالته من طلب "مسودة" إلى طلب "مفتوح".
6. يطبق على المنحة عملية برنامج منح مؤسسة ويكيميديا المعتادة، ويشمل ذلك مراجعة الطلب والقرار وتنفيذه ورفع التقارير عنه وما بعد التنفيذ.

أصوات

القرارات المعتمدة مع 6 أصوات مؤيدة، 0 أصوات غير مؤيدة، 0 ممتنع، 4 أصوات لم تقدم، في 27 December 2012.